9 façons intelligentes de garder les participants virtuels engagés

À ce jour, nous avons probablement tous assisté à notre juste part d'événements virtuels. La plupart d'entre nous pourraient probablement nommer une conférence virtuelle inspirante et perspicace. Alors que d'autres n'hésitent pas à signaler un événement qui les a ennuyés, désengagés et frustrés d'avoir perdu leur temps précieux.

Il ne fait aucun doute que les événements virtuels offrent un nouveau type d'opportunité. Mais, tout comme les événements en personne, ils nécessitent encore beaucoup de planification stratégique pour être efficaces. La déconnexion se forme souvent lorsque les organisateurs d'événements ne parviennent pas à capturer le même niveau de réseautage, d'interaction et d'engagement qui accompagne automatiquement la plupart des événements en personne.

Oui, il faut un peu plus de créativité pour recréer cette expérience. Mais c'est possible. Et si vous vous penchez sur l'opportunité, vous constaterez que vos événements virtuels ont un impact beaucoup plus important sur vos participants.

Lorsque vous élaborez votre stratégie d'événement virtuel, incluez ces 9 façons intelligentes d'aider à maintenir l'engagement des participants virtuels avant, pendant et après votre événement virtuel.

Avant votre événement virtuel

Une stratégie d'engagement à toute épreuve commence bien avant que votre événement virtuel ne commence réellement. En étant stratégique dans votre planification, vous créerez non seulement une meilleure expérience globale pour vos participants, mais vous inciterez les gens à participer en premier lieu. Utilisez les conseils suivants pour élaborer votre stratégie d'engagement avant le début de votre événement.

1. Décidez de votre plateforme et de votre format

Bien sûr, l'une des premières choses sur votre liste de choses à faire lors de la planification d'un événement virtuel est de sélectionner votre plateforme d'hébergement. Vous devrez également décider du format de votre événement. Voici quelques questions à considérer :

• Les intervenants seront-ils diffusés en direct ou préenregistrés ?
• Les participants pourront-ils parler et poser des questions ?
• Comment ces questions seront-elles posées ?
• Y aura-t-il un chat en direct ?
• Qui surveillera ces questions?

Il n'y a vraiment pas de mauvaise ou de bonne réponse en ce qui concerne le format et la plate-forme, mais sur la base de certains événements et conférences virtuels auxquels nous avons assisté, nous avons quelques suggestions sur ce qui fonctionne le mieux pour stimuler l'engagement.

Tout d'abord, lorsqu'il s'agit de choisir une plate-forme, nous avons constaté que les événements les plus engageants intègrent un certain type de communauté en ligne. Réfléchissez aux principales raisons pour lesquelles la plupart des gens assistent à des événements en personne et essayez de recréer cela avec votre communauté en ligne. N'oubliez pas que vous pouvez avoir un excellent contenu, des conférenciers incroyables et des informations précieuses, mais toujours pas fournir l'expérience engageante que les participants à l'événement recherchent.

Les raisons les plus courantes pour lesquelles les gens assistent à des conférences incluent :

• Opportunités de réseautage
• Écoutez des experts de l'industrie
• Informations pédagogiques
• Poser des questions aux pairs et aux experts de l'industrie
• Rassembler des ressources pour répondre à leurs propres besoins commerciaux

Alors, comment faites-vous pour recréer virtuellement ces expériences ? Heureusement, la technologie joue en votre faveur. Il existe de nombreuses plates-formes d'hébergement d'événements virtuels différentes qui offrent des moyens uniques d'accomplir tout ce qui précède. En voici quelques-unes qui valent la peine d'être examinées :

Plate-forme d' événements virtuels Hubb - Cette plate-forme est idéale pour ceux qui planifient un événement plus important comme une conférence annuelle. Il est complet et offre une expérience d'engagement exagérée qui n'est pas tout à fait nécessaire pour les webinaires mensuels ou les réunions récurrentes. La plate-forme Hubb permettra aux participants de créer leurs propres horaires d'événements, de visiter des stands d'exposition virtuels et des halls virtuels. Il propose également des outils de bibliothèque de contenu où vous pouvez organiser toutes vos sessions en une ressource à la demande pour vos participants.

Plateforme d'événements virtuels Hopin - Idéale pour les petites entreprises ou les événements, Hopin propose une version de démarrage à seulement 99 $ par mois. Ils proposent également des versions professionnelles ou d'entreprise plus étendues. Diffusion en direct des provinces de Hopin, réseautage vidéo 1: 1, salles de sous-commission, ainsi que des outils de marketing pour votre événement.

Whova - Un autre outil idéal pour les petits événements, car le prix varie en fonction de la taille de l'événement. Whova est un outil simple et polyvalent qui peut être intégré à d'autres outils comme Zoom, Google Hangout, Youtube et Vimeo. Sa force réside dans ses dispositions en matière de mise en réseau. Offrant des fonctionnalités telles que des questions-réponses en direct, des forums de discussion, des matchs de réunion et des rencontres virtuelles, les participants pourront facilement se rencontrer et se connecter avec leurs collègues. De plus, les organisateurs d'événements peuvent fournir aux participants un accès à l'application Whova avant l'événement, ce qui permettra aux gens de socialiser virtuellement avec d'autres participants à la réunion à l'avance.

Une fois que vous avez choisi votre plateforme, vous devrez ensuite réfléchir au format de votre événement virtuel. Pour maximiser l'engagement, nous vous recommandons de pré-enregistrer la plupart de vos segments et de permettre à l'orateur de s'engager activement avec le public pendant la présentation. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de chat en direct de votre plateforme pour y parvenir.

Cette méthode permet de garder les participants du public engagés, au lieu de simplement rester les bras croisés tout au long d'une présentation.

Une autre option consiste à avoir une session préenregistrée et à organiser une session de questions-réponses en direct après. Ce modèle hybride permettra au public de se concentrer sur la présentation, mais lui donnera également la possibilité de s'engager activement avec le présentateur le moment venu.

2. Définir les attentes

Une fois que vous avez choisi une plate-forme et un format, il est important que vos conférenciers et votre public les connaissent et soient à l'aise avec les deux. Semblable au concept de création d'une présentation virtuelle convaincante , il est important que chacun comprenne à quoi s'attendre et quel sera son rôle. Cela créera de la cohésion et du confort, créant ainsi un espace où les orateurs et les participants n'auront pas peur de s'engager le moment venu.

Préparer les conférenciers

Tout d'abord, assurez-vous que vos intervenants comprennent ce qu'on attend d'eux. Ont-ils déjà pris la parole lors d'un événement virtuel auparavant ? S'il s'agit de leur première fois, vous voudrez passer du temps à vous entraîner et à vous préparer avec eux ou leur donner quelques conseils pour les aider à se préparer par eux-mêmes.

Gardez à l'esprit que de nombreux haut-parleurs puissants tirent leur énergie du public. Étant donné que les événements virtuels n'offrent pas la même boucle de rétroaction du public, les orateurs peuvent souvent être déconcertés et ressentir une déconnexion de leur public qui peut affecter leurs performances. Gardez cela à l'esprit et préparez vos haut-parleurs en conséquence. Voici quelques bons conseils qui peuvent les aider à préparer leurs présentations virtuelles.

D'autres sujets importants à discuter avec vos conférenciers incluent leurs arrière-plans de caméra, l'éclairage, leur code vestimentaire et la technologie. En ayant ces conversations à l'avance, vous assurerez une expérience transparente pour votre public, et donc une expérience globalement plus engageante.

Préparer les participants

Ensuite, vous devrez préparer votre public. Comment pouvez-vous vous attendre à ce qu'ils s'engagent pendant l'événement, s'ils ne savent pas comment le faire ?

Faites-leur savoir que vous appréciez leurs commentaires pendant les sessions et indiquez clairement comment ils peuvent les donner. Si tous les participants sont mis en sourdine jusqu'à la séance de questions-réponses en direct, faites-le-leur savoir ! Lorsqu'ils sont en mesure d'exprimer leurs questions, indiquez clairement où ils doivent les soumettre ou les faire connaître.

En définissant des attentes claires, vous constaterez un meilleur taux d'engagement global simplement parce que les participants sauront comment s'engager. Cela semble simple, mais pourtant il est si facile d'oublier.

3. Créez de l'excitation

L'excitation est la voie de l'engagement. Pour amener les gens à interagir, vous devez les faire bourdonner. C'est un principe physiologique de base. L'excitation crée des émotions plus puissantes, qui en retour font parler les gens. Plus il y a de buzz autour de votre événement, plus les gens voudront y participer. Non seulement vous verrez une augmentation de la fréquentation, mais vos participants attendront avec impatience votre événement, ce qui peut fournir un marketing événementiel supplémentaire.

Voici quelques suggestions pour augmenter l'excitation avant votre événement :

Envoyer une boîte de cadeaux d'événement virtuel personnalisée

Qui n'aime pas recevoir une boîte personnalisée de cadeaux gratuits par la poste ? Envoyer une boîte d'articles promotionnels stratégiquement planifiés avant votre événement est un moyen facile de faire parler les gens avant le début de votre événement. Nous avons vu l'excitation que le swag peut créer de première main. Découvrez le succès que l' un de nos propres clients a vu en envoyant des cadeaux d'événements virtuels.

Nous vous recommandons toujours de créer un hashtag pour votre événement et de l'intégrer d'une manière ou d'une autre dans votre boîte d'événement virtuel. Cela donnera aux participants un endroit pour partager leur enthousiasme, publier des photos de leurs articles swag et leur donner un point de vente pour se connecter. Cela stimulera également l'engagement envers votre événement et vous aidera à faire passer le mot.

Puisez dans FOMO

Un autre moyen simple d'augmenter l'excitation de l'événement consiste à puiser dans le marketing FOMO ou à craindre de manquer quelque chose. Utilisez les médias sociaux, les e-mails, les pages Web et les articles de blog pour créer lentement du suspense pour votre événement. Les campagnes de goutte à goutte comme l'annonce d'un nouveau conférencier ou d'un nouveau segment ajouté en raison de la demande populaire en sont tous d'excellents exemples.

Vidéos et graphiques promotionnels

Envisagez d'investir dans une vidéo promotionnelle bien faite pour votre événement. Tout comme une bande-annonce pour un nouveau film, les vidéos créent un type d'excitation incomparable. Vous aurez envie d'investir dans quelque chose de professionnel, ce qui pourrait être coûteux. Mais envisagez d'utiliser de courts extraits de cette vidéo promotionnelle pour étendre l'investissement. Vous pouvez les partager sur les réseaux sociaux, les pages d'événements et via des campagnes par e-mail. Ils peuvent même être utilisés lorsque vous planifiez votre prochain événement, particulièrement utile s'il s'agit d'une conférence annuelle qui se répète chaque année.

Pendant votre événement virtuel

La planification stratégique de votre agenda pour stimuler l'engagement est une clé essentielle du succès. Voici quelques éléments que vous voudrez intégrer lors de votre événement.

4. Soyez créatif avec des activités

Utilisez votre plateforme au maximum de ses capacités. Il y a une raison pour laquelle bon nombre des outils répertoriés ci-dessus ont des questions-réponses intégrées, des chats en direct et des salles de réunion spéciales. C'est tout pour aider les planificateurs d'événements comme vous à garder leurs participants engagés. Voici quelques activités interactives que vous pouvez inclure dans votre agenda :

• Chat en direct - Questions et réponses pendant les présentations

• Sondages - un excellent moyen d'apprendre à connaître vos participants

• Sondages - que vous essayiez de prouver un point dans une présentation ou simplement d'impliquer vos participants, les sondages sont un excellent moyen de garder les gens à l'écoute

• Quiz - organisez des sessions de quiz à la fin de chaque événement pour voir si les participants ont été attentifs

• Concours - poussez vos quiz un peu plus loin en en faisant un concours et envisagez d'offrir des récompenses aux gagnants

• Débats - demandez à deux de vos intervenants de "débattre" en direct, puis demandez au public de commenter le gagnant

• Panneaux de haut-parleurs - au lieu d'un seul haut-parleur, envisagez plusieurs haut-parleurs qui peuvent se nourrir les uns des autres et créez davantage une conversation au lieu d'une présentation formelle

De plus, envisagez d'inclure des activités qui favorisent le réseautage et la connexion entre les participants. Voici quelques exemples:

Sessions "Demandez-moi n'importe quoi" - Une tactique qui gagne en popularité parmi les événements virtuels consiste à "demandez-moi n'importe quoi". Ces petites séances en petits groupes utilisent un expert en la matière (PME) qui, si lors d'un événement en personne, les gens feraient la queue pour réseauter et poser des questions. L'orateur anime ensuite une session de type « table ronde », où il n'a pas d'ordre du jour, mais les participants conduisent la conversation avec des questions spécifiques qu'ils posent. N'oubliez pas de vous assurer que votre PME dispose d'une liste de questions de secours, juste au cas où la conversation tarderait à démarrer.

Sessions de rencontre personnelles - Un autre incitatif au réseautage est les petits groupes de « meetup ». Créez une session avec des entrées limitées pour permettre aux gens de mieux se connecter virtuellement. Vous voudrez encourager les personnes ayant des intérêts ou des titres de poste similaires à se rassembler pour rendre les rencontres plus attrayantes. Envisagez d'avoir un leader dans chaque groupe, avec des questions de démarrage ou des activités pour briser la glace. Une autre façon de rendre ces séances moins intimidantes consiste à les qualifier de «l'heure du café» ou de «l'heure du cocktail». Vous pouvez même inclure une boisson de marque dans votre boîte à surprises et encourager les participants à l'ordre du jour à saisir leur tasse et à partager une boisson virtuellement.

Cabines de salons virtuels - Une grande partie de la conférence en personne est le salon. Heureusement, de nombreuses plateformes d'hébergement d'événements virtuels ont trouvé des moyens créatifs de recréer cela en ligne. Envisagez d'incorporer des fournisseurs qui auraient été présents à votre événement en direct en leur donnant une page spéciale pour afficher leur propre profil, images, logos, affiches ou tout autre élément qu'ils voudraient inclure. Encouragez également les fournisseurs à avoir un membre du personnel virtuellement présent sur la page, afin qu'ils puissent interagir avec tous les participants qui visitent leur stand. Il peut être un peu difficile de comprendre l'idée d'un salon virtuel, mais vous trouverez ci-dessous un exemple de ce à quoi ressemble un stand en ligne sur la plateforme Whova.

5. Assurez-vous de donner une pause aux participants

Les pauses semblent venir naturellement lors d'événements en personne. Généralement, les gens doivent marcher vers un nouvel endroit entre les sessions. De plus, il y a généralement une heure de déjeuner ou de collation intégrée pour plus de socialisation.

Mais lorsque nous sommes tous virtuels, il peut être facile de planifier une journée complète de sessions et de ne même pas envisager d'intégrer une pause. Ironiquement, la meilleure pratique pour les événements virtuels consiste à intégrer davantage de pauses. Comme les distractions du « monde réel » ne disparaissent pas lors d'événements virtuels, les participants ont une durée d'attention beaucoup plus courte.

Une bonne référence à suivre est pour chaque heure d'une présentation en direct, environ la moitié de ce temps fonctionnera dans un environnement virtuel. Ainsi, un conférencier principal typique de 60 minutes devrait être décomposé virtuellement en une session de 30 minutes.

Pensez également à faire preuve de créativité avec vos pauses. Prévoyez du temps pendant lequel les participants peuvent rattraper leurs besoins personnels, mais autorisez également des pauses interactives supplémentaires.

Pensez à la façon dont vous divertiriez les invités ou les participants lors d'un événement en personne. Pourquoi ne pas recréer cette expérience virtuellement. Voici quelques idées :

• Pause bien-être - envisagez d'organiser une séance de médiation, d'étirement ou de yoga avec vos participants.

• Divertissement - envisagez d'inclure un concert, de la musique en direct ou une autre forme de divertissement qui pourrait être pertinente pour votre secteur.

• Séance de tour de magie - puisez dans le talent de votre entreprise ou engagez un magicien extérieur.

• Séance de cuisine - profitez d'une courte pause « mentale » pour enseigner une leçon de cuisine ou une recette amusante.

• Spectacle de talents - permet aux participants d'envoyer des vidéos avant l'événement et de les présenter dans un spectacle de talents pendant l'une des pauses. C'est aussi une excellente occasion de réseautage et donne aux gens une chance de rire et d'interagir les uns avec les autres.

6. Continuez les conversations avec un maître de cérémonie virtuel

Les pauses sont extrêmement efficaces pour promouvoir l'engagement, même si vous optez simplement pour le style d'entracte traditionnel. Mais il est important que vous ne laissiez pas les participants partir seuls, sans aucune sorte d'incitation à revenir. Encore une fois, les distractions sont élevées lors d'événements virtuels. Vous ne voulez pas risquer que les participants soient pris dans une tâche sans rapport et oublient complètement de rejoindre votre conférence.

Les notifications push peuvent être un excellent moyen de garder tout le monde concentré sur la tâche. Envoyez des rappels indiquant la durée de chaque pause et la date de votre retour. Vous pouvez également utiliser des notifications pour maintenir les conversations tout au long de l'événement lui-même.

Envisagez d'envoyer des faits intéressants pendant la journée ou de crier les gagnants du concours. Pensez aux notifications push, aux envois d'e-mails ou aux publications sur les réseaux sociaux en tant qu'animateur d'événement en personne. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une personne réelle, ce type de correspondance pendant l'événement est un moyen de donner une voix à votre conférence tout en gardant tout le monde ensemble et engagé.

Après votre événement virtuel

Votre stratégie d'engagement ne devrait jamais se terminer avec l'événement. Il y a beaucoup d'occasions après l'événement de poursuivre la conversation et de garder les participants enthousiastes à propos de leur expérience et de votre entreprise. Alors entretenez ce feu avec les conseils d'engagement suivants.

7. Utilisez le marketing de contenu généré par l'utilisateur

Le contenu généré par les utilisateurs est l'un des moyens les plus puissants de connecter les gens à votre marque, et donc à votre événement. Vous souvenez-vous de ce hashtag d'événement dont nous avons parlé plus tôt ? Il est maintenant temps d'y puiser.

Si vous avez fait la promotion de votre hashtag tout au long de votre événement, vous disposez probablement d'un stock de contenu téléchargé par vos participants que vous pouvez partager et promouvoir. Tirez parti de ce contenu sur vos pages sociales, dans vos suivis par e-mail et sur les pages de votre site Web. Contactez certaines de ces personnes qui ont offert des commentaires positifs et demandez si vous pouvez les utiliser dans un témoignage. Ceux-ci peuvent être utiles lorsque vous allez créer votre campagne de marketing pour votre prochain événement.

8. Partager les ressources

Le but de votre événement virtuel était probablement d'éduquer et d'inspirer vos participants. Alors gardez cette inspiration après l'événement en partageant des ressources qu'ils peuvent emporter avec eux et utiliser tout au long de leur vie.

L'un des plus grands avantages des événements virtuels est la manière simple dont les gens peuvent revenir en arrière et regarder les sessions qu'ils ont manquées ou qu'ils ont trouvées particulièrement précieuses. Assurez-vous de leur fournir cette opportunité en rendant votre bibliothèque de contenu accessible à tous ceux qui y ont participé.

Vous pouvez également utiliser des extraits de ces sessions, ou des diapositives de conférenciers spécifiques, pour aider votre public à continuer à apprendre tout au long de l'année, en gardant l'excitation fraîche. Transformez les sessions en mini-clips que vous pouvez partager par e-mail ou sur les réseaux sociaux. Cela peut également être un autre moyen d'enthousiasmer les gens pour le prochain événement du calendrier.

9. Demandez des commentaires

Enfin, la meilleure chose que vous puissiez faire pour améliorer l'engagement de votre événement virtuel est de demander des commentaires. Votre public est celui qui vit votre événement et il aura les meilleures informations sur les domaines que vous pouvez améliorer.

Envisagez d'envoyer un sondage après l'événement pour recueillir des commentaires sur les meilleures sessions et activités. Voici quelques questions suggérées que vous pourriez inclure :

• Pourquoi avez-vous participé à notre événement et qu'espériez-vous en retirer ?
• Avez-vous emporté ce que vous espériez emporter ?
• Qu'avons-nous fait de mieux ?
• Selon vous, quels aspects de l'événement pouvons-nous améliorer ?
• Quelle séance as-tu préférée et pourquoi ?
• De quel type de sessions aimeriez-vous que nous ayons plus ?

Accédez aux réponses que vous obtenez. Un sujet ou un format particulier a-t-il mieux résonné auprès des participants ? Cela vous donnera un aperçu précieux de ce que votre public apprécie et de la manière dont vous pouvez améliorer votre format, vos activités et vos tactiques d'engagement globales pour la prochaine conférence.

Suivant - Améliorez vos événements virtuels

Lorsque vous planifiez votre prochain événement virtuel, rappelez-vous que la concurrence est élevée. Partout, les entreprises modifient leurs stratégies événementielles pour capitaliser sur le mouvement virtuel. Utilisez ces connaissances pour alimenter votre côté compétitif, alors que vous réfléchissez à des moyens d'offrir une meilleure expérience aux spectateurs de votre événement.

Cela peut prendre un peu de réimagination, mais l'engagement du public est certainement encore réalisable dans le monde virtuel. En fait, avec un peu de créativité, vous pouvez inspirer vos participants d'une manière qu'ils ont déjà vue auparavant. Et n'oubliez pas, s'il est fait correctement, votre événement virtuel peut atteindre et engager des personnes que vous n'auriez jamais capturées lors d'un événement physique.

Les opportunités sont infinies, alors utilisez les idées ci-dessus pour développer votre stratégie d'engagement et élargir votre audience tout en le faisant.