Le guide facile de la gestion des parties prenantes
Publié: 2019-02-01La plupart des projets échouent parce que les intérêts et les exigences des parties prenantes ne reçoivent aucune attention.
Bien que vos principales parties prenantes aient le pouvoir de faire échouer votre projet, vous devez mettre en place un plan approprié pour identifier leurs besoins, communiquer et dialoguer avec eux.
Votre plan de gestion des parties prenantes doit être un élément clé de vos efforts de planification de projet.
Dans cet article, nous examinerons ce qu'est la gestion des parties prenantes et les différentes étapes du processus de gestion des parties prenantes.
Nous avons également introduit plusieurs outils visuels que vous pouvez utiliser au cours de chaque phase ainsi que des modèles modifiables.
Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes ?
Une partie prenante est une personne qui a un intérêt ou qui est affectée par votre projet et ses résultats.
Cela peut inclure des entités internes et externes telles que les membres de l'équipe du projet, les sponsors du projet, les cadres, les clients, les fournisseurs, les partenaires et le gouvernement.
La gestion des parties prenantes est le processus de gestion des attentes et des exigences de ces parties prenantes.
Cela implique d'identifier et d'analyser les parties prenantes et de planifier systématiquement la communication et l'engagement avec elles.
Processus de gestion des parties prenantes
Voici les étapes clés de la gestion des parties prenantes. Suivre ces étapes vous aidera à répondre efficacement aux exigences de vos parties prenantes et à les satisfaire.
Identification des parties prenantes
La première étape consiste à identifier les parties prenantes de votre projet. Vous pouvez commencer par dresser la liste de toutes les personnes concernées par le projet.
Vous n'avez pas encore à vous soucier de leur attribuer une catégorie ; notez simplement leur nom ou leur entreprise pour le préciser. Les parties prenantes que vous devez prendre en considération sont celles
- Qui sera affecté (positivement et négativement) par votre projet
- Qui est intéressé par votre projet
- Qui a le pouvoir sur votre projet
- Qui veut que votre projet échoue
- Qui veut que votre projet aboutisse
Un modèle de carte mentale comme celui-ci peut vous aider à les répertorier.
Une fois que vous avez une liste complète des parties prenantes, il est plus facile de les catégoriser. Par exemple, vous pouvez les regrouper en Externe et Interne. Vous pouvez utiliser une carte des parties prenantes similaire à celle ci-dessus pour ce faire.
Analyse des parties prenantes
Dans cette étape, vous évaluerez les parties prenantes en termes de pouvoir et d'intérêt qu'elles ont sur votre projet. En les catégorisant ainsi, vous pouvez décider sur quelles parties prenantes vous devriez consacrer le plus et le moins d'efforts.
La grille d'intérêt pour le pouvoir
La grille Power Interest est la technique la plus largement utilisée dans l'analyse des parties prenantes. Cet outil vous aide à déterminer ce que vous communiquerez
Puissance élevée/Intérêt élevé (engagement total)
Les parties prenantes que vous placez dans ce quadrant sont les acteurs clés. Bien que vous deviez consacrer le plus d'efforts à vous engager avec eux, vous devez les tenir informés à tout moment.
Puissance élevée/intérêt faible (restez satisfait)
Faites suffisamment d'efforts pour garder ces parties prenantes satisfaites. Mais évitez d'aller trop loin dans vos efforts de communication de peur de les ennuyer.
Faible puissance/intérêt élevé (tenez-vous informé)
Fournissez des informations adéquates sur le projet à ces personnes et assurez-vous qu'elles n'ont aucun problème avec le projet.
Faible puissance/faible intérêt (effort minimum)
Suivre ces acteurs et leur intérêt pour le projet et leur fournir les informations adéquates sans les surcharger.
Diagramme en oignon - Priorisation des parties prenantes
Maintenant que vous savez où chacun de vos
Analyse SWOT des parties prenantes
Un autre excellent outil pour analyser l'importance de vos parties prenantes et les hiérarchiser est l'analyse SWOT.
Avec lui, vous pouvez évaluer vos parties prenantes en fonction de leurs forces et faiblesses, des menaces qu'elles représentent pour votre projet et des opportunités qu'elles peuvent apporter pour mener à bien le projet.
Planification des parties prenantes
Maintenant que vous savez comment et à quelle fréquence vous devez communiquer et vous engager avec vos parties prenantes, il est temps de créer un plan pour transmettre le bon message à la bonne partie prenante en temps opportun.
Avant de commencer à créer votre plan de communication, vous devez avoir un profil de partie prenante à la main.
Ces profils (vous devriez en avoir un pour chaque catégorie de parties prenantes) doivent énumérer leurs besoins, intérêts, objectifs, responsabilités, niveau de pouvoir et d'intérêt, canaux de communication, etc.
Ensuite, vous pouvez développer un plan de communication pour chaque profil de partie prenante. Le plan doit spécifier des informations telles que
- Le type d'information à communiquer (le message clé)
- L'approche engageante
- Les canaux de communication (ex : e-mails, newsletters, appels vidéo etc.)
- Fréquence d'engagement et phase du projet
Engagement des parties prenantes
C'est là que vous exécutez votre plan de communication que vous avez créé.
Tout en vous engageant activement avec les parties prenantes, vous devez les surveiller en permanence pour identifier si elles peuvent avoir des problèmes avec le développement du projet.
Prenez les mesures nécessaires pour y remédier afin d'obtenir leur soutien continu.
Veillez également à sélectionner une approche d'engagement appropriée en fonction du type de partie prenante. Par exemple, vous pouvez utiliser des approches coûteuses telles que des réunions en face à face, des consultations approfondies, etc. avec les parties prenantes qui ont un pouvoir élevé et un intérêt élevé (les acteurs clés) pour votre projet.
Réservez les méthodes les moins chères telles que la newsletter et les e-mails à ceux sur qui vous devez faire un minimum d'efforts.
Mesurez ensuite l'efficacité de votre stratégie d'engagement et appliquez les ajustements nécessaires pour l'améliorer au besoin.
D'autres conseils sur la gestion des parties prenantes ?
En haut de votre liste ou non, chaque partie prenante de votre projet doit être gérée et engagée. Leur satisfaction est la clé d'un projet réussi.
Dans cet article, nous avons expliqué comment vous devez exactement identifier et analyser les parties prenantes et créer un plan efficace pour vous engager avec elles.
Reportez-vous également à notre article sur la cartographie d'un plan de communication client pour apprendre en détail comment créer un plan de communication réussi pour vos parties prenantes.