12 applications qui font de nous une meilleure entreprise

Après près de deux ans d'exploitation de Fat Joe, de sa très modeste incarnation à la grande opération qu'il est aujourd'hui, il y a eu des applications, des outils et des logiciels sans lesquels nous serions perdus. J'ai compris l'autre jour à quel point ces outils sont importants pour nous, et même si nous trouverions des alternatives ou des façons manuelles de faire les choses si certaines de ces applications n'existaient pas, la vie ne serait pas aussi facile, et tout simplement notre service ne serait pas aussi aimé qu'il est!

Ces outils sont principalement destinés à la gestion quotidienne de notre entreprise et facilitent la communication, la planification, la construction, le traitement et même la vente. La plupart s'appliqueront à n'importe quelle entreprise, et d'autres uniquement aux types d'entreprises de référencement et de marketing. Certains dont vous avez certainement entendu parler, d'autres peut-être pas, mais vous voudrez les vérifier si vous venez de démarrer une entreprise ou même si vous êtes établi.

1. Grammaire

L'ajout le plus récent à notre arsenal d'outils, Grammarly, a considérablement amélioré nos processus de vérification de la preuve. En permettant à nos rédacteurs d'écrire dans Grammarly, ils ont un correcteur en direct sur leur épaule, qui résout les problèmes d'orthographe et de grammaire, tout en les aidant à améliorer la rédaction de leur blog avec des mots alternatifs et améliorés. Même si la sensibilisation des blogueurs, la rédaction de contenu Web et la rédaction de blogs sont notre point fort, nous aimons nous considérer comme une entreprise de contenu d'abord, et une entreprise de création de liens ensuite, et à cause de cela et du niveau de clients que nous avons maintenant, la qualité de notre contenu doit être exceptionnel.

Certes, Grammarly ne capte pas tout … <<< Comme le mot manquant au hasard dans cette phrase « fait », mais c'est pourquoi nous faisons aussi une relecture manuelle. Si votre entreprise fait tout type d'écriture ou de relecture (elle vérifie même la grammaire dans les e-mails), vous devriez vérifier la grammaire.

Coût : à partir de 29,95 $ par mois

Idéal pour : vérifier la grammaire de tous vos documents écrits, y compris les e-mails

2. Paypal

Une évidence, je suppose, et dont vous auriez déjà entendu parler, mais PayPal a été absolument essentiel dans nos ventes en ligne. Si vous vendez quelque chose en ligne et que vous ignorez PayPal, vous devez être fou. Mis à part les frais élevés, il a une portée mondiale et une grande confiance, ce qui rend la vente vraiment facile. La plupart de nos ventes initiales passent par Paypal sans aucune interaction. Sans cela, je doute que nous obtiendrions autant de nouvelles ventes sans une sorte d'interaction préalable. Une fois qu'il est configuré sur votre site Web (facile), il s'exécutera tout seul.

PayPal est non seulement idéal pour la vente, mais également pour l'achat. Au lieu de retirer la carte de crédit à chaque fois lors de l'achat en ligne, nous pouvons facilement utiliser PayPal pour la plupart de nos achats de logiciels en ligne.

Coût : % de frais par transaction en fonction du volume mensuel

Idéal pour : acheter et vendre en ligne

3. Applications d'entreprise Google

Google Apps est au cœur de notre activité. Tout le monde dans notre bureau utilise Gmail comme e-mail principal. Nous planifions toutes les réunions ou rappels, y compris les jours fériés du personnel, dans le calendrier. Google Drive gère les petits projets de collaboration à distance entre le personnel, ce qui vous permet d'y accéder en déplacement. Nous pouvons nous envoyer n'importe quel lien rapide à l'aide de Google Talk, et c'est ce type de communication instantanée, de collaboration et d'accessibilité en ligne de n'importe où dans le monde qui le rend si utile pour toute entreprise.

Coût : 3,30 £ par utilisateur et par mois

Idéal pour : communication, documents et collaboration

4. Formes de gravité

Gravity Forms est un générateur de formulaires WordPress qui se connecte directement à PayPal pour les paiements en ligne. Il est également idéal pour les formulaires ou les enquêtes en ligne. Il collecte toutes les commandes et données dans une base de données pour une visualisation facile directement depuis le tableau de bord WordPress. À ce jour, Gravity Forms ne nous a pas laissé tomber et le taux de conversion a été si fantastique que nous n'avons pas cherché d'alternative.

Lorsque nous avons commencé à accepter les paiements en ligne, nous avons utilisé les formulaires Wufoo, qui sont assez similaires et un peu moins chers, mais nous avons aimé la façon dont Gravity Forms pouvait être personnalisé et à quel point cela fonctionnait avec WordPress et PayPal.

Il peut s'agir d'un constructeur de formulaires assez coûteux (en ce qui concerne les constructeurs de formulaires WordPress), mais cela en vaut la peine pour les ventes en ligne. La barre de progression des différentes parties de vos formulaires est vraiment simple et efficace.

Coût : Forfaits à partir de 99 $

Idéal pour : les formulaires en ligne, la vente de services et les paiements PayPal

5. Boîte de dépôt

Jusqu'à l'introduction de notre service de conception infographique, c'était la première fois que nous trouvions une utilisation pour Dropbox. Il y a quelques mois, nous avons commencé à envoyer des infographies entre plusieurs membres du personnel et de la clientèle. Nous devions trouver une solution rapide pour partager des fichiers volumineux. Après avoir essayé Google Drive pour le téléchargement et le partage de fichiers, ce n'était pas aussi efficace que Dropbox, qui est tellement simple et intuitif.

Avec 2 Go gratuits, c'est une évidence pour les entreprises qui ont besoin de stocker et de partager des fichiers volumineux. La fonction de partage est simple et rapide avec la possibilité d'envoyer des liens.

Coût : gratuit jusqu'à 2 Go

Idéal pour : Le partage de fichiers volumineux entre le personnel et les clients

6. FreeAgent

Soyons honnêtes, lorsque nous avons commencé, nous n'avions aucune idée de ce que nous faisions avec la comptabilité. Nous avons enregistré les dépenses dans Google Docs et espérions juste le meilleur. Nous avons entendu parler de FreeAgent en voyant quelques tweets de Dom Hodgson, et même s'il semblait assez lourd au début, il est en fait très léger et facile à utiliser. Qu'il s'agisse d'enregistrer les dépenses, de facturer les clients et d'analyser les ventes, FreeAgent est à la hauteur de nos attentes et nous fait gagner des heures sur la comptabilité. Cela rend Sage très ennuyeux…

De nos jours, la plupart des comptables modernes connaissent FreeAgent comme leur poche.

Coût : À partir de 15 £/mois en tant qu'entrepreneur individuel jusqu'à 25 £/mois pour les sociétés à responsabilité limitée

Idéal pour : la tenue de livres, la comptabilité et la facturation au jour le jour

7. TeuxDeux

Mise à jour : Nous avons abandonné TeuxDeux pour Trello. Faites défiler jusqu'au #11 pour voir pourquoi.

Après avoir essayé presque toutes les applications de liste de tâches sur le marché et avoir eu recours au stylo et au papier pendant des années, j'ai découvert TeuxDeux il y a quelques années lorsqu'il est apparu pour la première fois (oui, je suis enfermé dans un compte gratuit). J'ai tout de suite été séduit par sa simplicité. Vous n'avez pas vraiment besoin de projets, de types de projets, de codes de couleur, de balises et de plusieurs listes, n'est-ce pas ? J'ai aimé l'idée de GTD, mais toutes les applications qui ont suivi les théories m'ont juste paralysé donc je ne pouvais pas… eh bien… faire avancer les choses.

TeuxDeux c'est simplement des listes quotidiennes. Pas grand-chose d'autre. Moi et l'autre Joe partageons un compte TeuxDeux, et rayons simplement les choses au fur et à mesure. Simple. Il existe également une application iPhone pratique lorsque vous êtes en déplacement.

Coût : 3 $/mois

Idéal pour : Liste de tâches quotidiennes très simple

8. Olark

Olark est meilleur que le téléphone à mon avis. Il vit sur votre site Web, regardez en bas à droite, vous pouvez le voir sur le nôtre. Pourquoi ne pas dire bonjour ? Il s'agit essentiellement d'un chat en ligne très facile à utiliser et rentable. Nous sommes sur un abonnement premium, mais ils ont une option gratuite. Il peut vous dire certaines choses de base sur le visiteur, comme d'où il vient et quelle page il regarde. Il enregistrera également l'historique des discussions si vous le souhaitez. Après avoir essayé d'autres applications de chat comme Zopim, nous avons tendance à préférer Olark pour sa simplicité, son absence de bugs et de temps d'arrêt.

Coût : Essai gratuit jusqu'à 20 conversations, puis 17 $ par mois

Idéal pour : Avoir des conversations en temps réel avec des clients potentiels et les mener finalement à la vente

9. Flipboard

Flipboard est une application iPhone et iPad fantastique qui nous aide à trouver des idées de contenu pour les articles de blog pour nos clients. Nous l'utilisons au moins une fois par jour comme source d'inspiration. Il vous suffit de saisir un terme de recherche ou de parcourir une catégorie, et il vous montrera des actualités récentes et des articles de blog provenant de flux populaires. Comme certaines des autres applications de ce blog, elle ne fait rien de spécial, c'est la façon dont elle fait ce qu'elle fait qui nous impressionne. Afficher plusieurs messages par «flip» est idéal pour l'inspiration. En quelques retournements, vous avez une bonne idée du type de publication que vous pourriez faire pour une industrie particulière. Nous avons mentionné Flipboard sur notre article Moz.

Coût : Gratuit

Idéal pour : trouver l'inspiration pour les articles de blog et suivre vos actualités sociales quotidiennes

10. Rang de graisse

Ne pas trop klaxonner ici, mais j'ai tendance à utiliser Fat Rank tous les jours. C'est un excellent vérificateur de classement léger directement dans le navigateur. Idéal pour vérifier rapidement les classements des clients ou des concurrents lors de la prospection ou du reporting. Nous avons maintenant ajouté une fonctionnalité qui vous permet de vérifier le classement des mots clés d'un site Web dans n'importe quel pays.

Coût : extension Chrome gratuite. Télécharger ici.

Idéal pour : vérification rapide du classement depuis le navigateur

11. Trello

Nous utilisons TeuxDeux depuis un certain temps comme notre application pratique de liste de choses à faire, mais au fur et à mesure que notre équipe s'est agrandie et avec la collaboration du personnel partout dans le monde, nous sommes en quelque sorte sortis de TeuxDeux et sommes passés à Trello. Ne vous méprenez pas, TeuxDeux est une application de liste de tâches géniale et très simple qui fait extrêmement bien son travail sans aucun problème, cependant, notre fonctionnement est simplement devenu un peu plus compliqué et ces petites fonctionnalités supplémentaires que nous avons précédemment rejetées, eh bien nous avons maintenant besoin d'eux. Trello est idéal pour configurer des tableaux pour chaque membre de votre équipe et lister les tâches et les tâches à accomplir. C'est beaucoup mieux quand on gère une équipe car on peut voir en un coup d'œil quelles tâches notre équipe est en suspens et lesquelles sont terminées. Il vous permet de créer des cartes de projet un peu plus complexes et de les allouer à différents membres de l'équipe. Trello enverra des notifications de statut aux membres de l'équipe impliqués dans des projets particuliers afin que tout le monde soit mis à jour. Ils ont également une application IOS assez impressionnante.

Coût : gratuit pour toujours avec quelques mises à niveau facultatives.

Idéal pour : Gestion de projets et de tâches entre le personnel.

12. Aidez le Scout

Help Scout a été notre sauveur de la communication client. C'est un système de CRM par e-mail absolument génial que nous aurions aimé rencontrer beaucoup plus tôt. C'est un moyen simple et direct de vous assurer de ne plus jamais manquer un e-mail client. De plus, cela motive en fait notre équipe à traiter les demandes beaucoup plus rapidement et efficacement grâce à ses statistiques intégrées qui vous indiquent des choses comme votre temps de réponse, les e-mails résolus, le personnel qui résout le plus de demandes, etc. Cela nous a permis de cibler la réponse de communication temps en quelques heures, ce qui aide à réduire les appels à notre bureau et améliore le service général que nous offrons à nos clients. Moins de temps au téléphone signifie un processus plus productif et ininterrompu dans notre bureau.

J'ai presque oublié. Le service d'assistance présente un énorme avantage par rapport aux autres systèmes de service d'assistance. Il est invisible pour le client. Tout ce que les clients voient, c'est votre e-mail avec votre signature standard, aucune option de connexion complexe pour les clients, etc.

Coût : gratuit jusqu'à 3 utilisateurs et 15 $ par utilisateur pour plus de 3 utilisateurs.

Idéal pour : assistance technique évolutive et sans tracas.

Cela conclut notre tour d'horizon des applications sans lesquelles notre entreprise ne pourrait pas survivre. Si vous en avez à ajouter, veuillez nous en informer dans les commentaires ci-dessous. Nous aimerions en savoir plus sur ces outils astucieux qui vous facilitent la vie et améliorent votre entreprise !