Qu'est-ce que la gestion des stocks et 8 façons de l'optimiser

La gestion des stocks est l’épine dorsale d’une entreprise, jouant un rôle central dans l’équilibre entre l’offre et la demande. En maintenant systématiquement des niveaux de stocks optimaux, les détaillants peuvent éviter les conséquences désagréables du surstockage - immobilisations en capital et coûts de détention élevés - ou du sous-stockage, qui entraînent une perte de ventes et une atteinte à leur réputation.

Mais au-delà de ses bénéfices opérationnels, une bonne gestion des stocks a aussi une valeur stratégique et peut déterminer le succès ou l’échec d’une entreprise.

En d’autres termes, votre inventaire contient plus que vous ne le pensez. Une gestion optimale des stocks donne accès à des analyses qui renforcent les marques sur plusieurs aspects, depuis la compréhension du comportement des consommateurs et la prévision des tendances, jusqu'à la performance des produits ou même l'identification des domaines de croissance.

De plus, avec l’essor du commerce de détail omnicanal, où les consommateurs passent constamment des magasins en ligne aux magasins physiques, une gestion efficace des stocks devient encore plus cruciale. La visibilité en temps réel des niveaux de stock, obtenue grâce à un logiciel avancé de gestion des stocks, garantit que la disponibilité des produits est cohérente sur tous les canaux, disponible au bon moment et au bon endroit.

Découvrons tout ce que vous devez savoir sur ces opérations et explorons comment améliorer la gestion des stocks de votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks, également appelée gestion des stocks, est le processus permettant d'avoir une visibilité sur le flux de marchandises d'une entreprise, de superviser les commandes, le stockage, le suivi, l'expédition et le réapprovisionnement des stocks. L’objectif principal d’une gestion réussie des stocks en entrepôt est de trouver l’équilibre optimal entre la demande et l’offre des clients, tout en minimisant les coûts associés au stockage. Cela implique qu’il est essentiel de savoir exactement quelle quantité de stock commander sans se retrouver avec un stock excédentaire ou avoir à faire face à des situations de rupture de stock désagréables. À mesure que les entreprises se développent, les questions entourant leur inventaire se multiplient :   « Comment savoir si j'ai suffisamment de produits en stock ? » ou "Quels articles génèrent mes bénéfices ?" . Il est important de répondre à ces questions avec précision, car elles contribuent à façonner la trajectoire d'une entreprise et à éliminer le risque de perdre de l'argent en raison de stocks morts.

Différences entre le contrôle des stocks, la gestion des stocks et l'optimisation des stocks

Dans la gestion d’entrepôt, les termes et concepts de contrôle, de gestion et d’optimisation des stocks sont souvent liés. Analysons leur signification en détail.

• Contrôle du stock:   Il s’agit d’avoir toutes les informations concernant la quantité, les caractéristiques et l’emplacement des produits dans l’entrepôt. Surveiller en permanence les niveaux de stock et effectuer régulièrement des inventaires est donc essentiel pour garantir des délais de réapprovisionnement précis, en s'assurant que les chiffres enregistrés correspondent au stock physique.
• Gestion de stock   dans un entrepôt fait référence à tous les processus liés aux systèmes de stockage, de suivi des stocks, de réapprovisionnement ou de mouvement des marchandises comme FIFO, FEFO ou LIFO.
• Optimisation des stocks   fait référence aux stratégies visant à améliorer la productivité du stock stocké. Par exemple, s'assurer que les stocks répondent à la demande des clients ou équilibrer les coûts d'entreposage et les ventes.

Différents types de stocks

Les quatre principales catégories d'inventaire sont les suivantes :

• Matières premières:   matériaux et composants de base utilisés dans la production de biens
• Travaux en cours :   articles qui sont encore en production
• Produits finis :   articles prêts à être vendus aux clients
• Consommables:   stock utilisé dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise, par exemple carburant et fournitures de bureau

Chaque catégorie nécessite une approche différente, afin de maintenir un inventaire équilibré. En outre, vous pouvez décider de diviser vos actions en catégories en fonction de leur valeur, par exemple des actions de valeur faible, moyenne et élevée. Cela pourrait être utile pour identifier les éléments qui nécessitent une attention particulière en termes de conditions de sécurité de stockage ou d’investissements en capital plus importants.

Différence entre la gestion des stocks perpétuelle et périodique

Il existe deux approches principales de la gestion des stocks :

Gestion périodique des stocks

Cette méthode convient aux petites entreprises dont les stocks sont limités et qui n'ont pas besoin de systèmes de suivi ni de codes-barres avancés. Cela implique des inventaires manuels à intervalles spécifiques. L’inconvénient de cette approche est qu’il n’existe pas d’informations et d’analyses en temps réel sur lesquelles baser les décisions stratégiques et, par conséquent, sa simplicité peut se faire au prix d’inefficacités ou de perturbations.

Les entreprises en croissance ou celles qui manipulent de grandes quantités de stocks ne devraient pas utiliser cette méthode, car les inventaires physiques prennent beaucoup de temps et les exposent à des erreurs qui peuvent nuire à leurs activités.

Gestion perpétuelle des stocks

Cette méthode, basée sur le suivi électronique intégré aux systèmes POS (Point de vente) et aux plateformes de commerce électronique, permet aux entreprises de surveiller en permanence leurs stocks. Dès qu'une commande est passée ou qu'il y a un mouvement lié à un article donné, le système est automatiquement mis à jour, permettant aux détaillants de savoir exactement combien d'articles sont disponibles. La visibilité en temps réel élimine le besoin d’inventaires manuels réguliers et le risque d’erreur humaine qui en résulte. La gestion perpétuelle des stocks donne un aperçu plus précis de l'inventaire, aidant à éviter les ruptures de stock et à prendre des décisions plus éclairées basées sur des données précises.

Conseils pour une gestion efficace des stocks

Faites confiance à un logiciel de gestion des stocks

Le paysage commercial du commerce électronique est difficile, notamment en raison de son imprévisibilité et de sa concurrence féroce. Dans un tel contexte, un logiciel de gestion des stocks peut devenir un énorme différenciateur. Ce logiciel aide à remodeler les stratégies commerciales en tirant parti de la puissance de la technologie d'automatisation des stocks, en identifiant les modèles de vente, les tendances du marché et les fluctuations saisonnières, grâce à ses solutions précises de tenue de registres et de suivi en temps réel. Grâce à l'analyse prédictive et aux rappels de réapprovisionnement, vous pouvez vous assurer que vos niveaux de stock sont toujours précis, réduisant ainsi le gaspillage financier et les pertes causées par le sous-stockage ou le surstockage.

Vérifiez toujours le stock que vous avez commandé

Il est important de vérifier si la qualité et la quantité du stock que vous recevez des fournisseurs correspondent à ce que vous avez commandé. Vous ne voulez pas risquer de recevoir plus ou moins que ce dont vous avez besoin, ce qui affecterait votre réputation ou vos ventes potentielles à cause de telles erreurs.

Évitez le hasard

Cacher les stocks là où il y a de l'espace dans l'entrepôt peut être tentant, mais c'est aussi une recette pour un désastre. Placer des articles au hasard peut entraver le suivi des produits, entraîner une sélection incorrecte des articles et des retards, entraînant plusieurs inefficacités opérationnelles, ainsi que des erreurs coûteuses. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il y a un flux constant de grands volumes de marchandises ou lorsque des produits sont d’apparence similaire mais varient dans leurs caractéristiques. Envoyer la mauvaise variante d’un produit est la dernière chose que vous souhaitez. Un système de stockage désorganisé perturbe l’ensemble de vos processus de traitement des commandes, alors assurez-vous de structurer correctement votre entrepôt et d’utiliser un système de stockage efficace. Par exemple, vous pouvez :

Zones d'utilisation

L'attribution de zones ou de zones spécifiques dans votre espace de stockage à des catégories de produits spécifiques est utile pour faciliter le déroulement des opérations. Par exemple, les stocks à rotation rapide doivent être stockés plus près de la zone d’emballage, tandis que les articles vendus moins fréquemment peuvent être stockés plus loin.

Utiliser un système d’étiquetage clair

Avoir un système d'étiquetage clair sur vos conteneurs avec le numéro de produit, la quantité, les dates de péremption et la description correspondants permet d'identifier les produits plus rapidement. Pensez à utiliser des codes-barres, par exemple, qui accélèrent le processus et permettent des mises à jour du niveau de stock en temps réel. S'il y a des articles périssables, étiquetez-les avec toutes les informations dont vous avez besoin pour vous assurer qu'ils sont vendus avant leur date de péremption.

Définir les niveaux de stock seuils

Chaque entreprise a ses propres modèles de vente. Pour en profiter au fur et à mesure qu’ils surviennent, il est important de connaître les délais de livraison des fournisseurs et de gérer les stocks en conséquence. Par exemple, si votre fournisseur a besoin de semaines ou de mois pour livrer des produits, vous ne pouvez pas attendre d'être presque en rupture de stock avant de passer une nouvelle commande. En alignant les délais de livraison de vos fournisseurs sur vos modèles de vente, vous pourrez tirer profit des périodes de pointe de la demande, mieux anticiper et répondre à la demande des clients.

Gérer les retours avec précision

Lorsque les retours ne sont pas traités et documentés efficacement, cela a non seulement un impact sur la qualité, mais crée également des inefficacités dans d'autres services, comme les ventes, le support client et la comptabilité. Sans compter que les données de ventes précises deviennent un mirage. Vous constatez peut-être des ventes élevées, mais si un nombre important d’entre elles sont des retours non documentés, l’entreprise pourrait fonctionner sur la base de mesures trompeuses. En séparant les articles retournés des autres, vous pouvez identifier les problèmes de retour et les résoudre plus facilement. Au contraire, une mauvaise gestion des retours peut nuire considérablement à la réputation de votre entreprise ; imaginez négliger les problèmes récurrents des produits et vendre un lot de produits défectueux. Cela fera fuir les clients et on ne peut pas leur en vouloir !

Gardez une trace des stocks en temps réel

Avec un système de gestion des stocks, vous pouvez être automatiquement mis à jour sur tous les processus liés aux articles de votre entrepôt et obtenir une visibilité en temps réel sur chaque mouvement. Un suivi constant garantit que toutes vos données d'inventaire sont fiables et que les prévisions ou les stratégies sont basées sur des informations fiables. Cette transparence réduit les écarts et l’automatisation élimine le risque d’erreur humaine manuelle. N'oubliez pas que la visibilité signifie être capable de quantifier, et la quantification est la clé de la rentabilité.

Savoir quels produits privilégier

Généralement, selon le principe de Pareto ou règle des 80/20, les entreprises constatent que 80 % de leurs revenus sont générés par 20 % de leurs produits. Cela signifie que ce sont des articles qui doivent être priorisés et réapprovisionnés régulièrement, précisément parce qu'ils sont stratégiquement importants pour l'entreprise. C'est ici que   Analyse ABC   est pratique, car il vous aide à identifier les éléments sur lesquels vous concentrer et à optimiser   gestion de stock   par conséquent. C'est une pratique très utile pour optimiser les niveaux de stocks, maximiser la rentabilité et réduire les coûts de gestion.

Comprenez combien de temps il faut pour que vos produits se transforment en ventes

Calculateur   Jours en inventaire   est essentiel pour un fonctionnement optimal   la gestion des stocks, car elle fournit des données précieuses sur l'efficacité de votre gestion des stocks et, en fonction des résultats, peut indiquer s'il existe des domaines qui nécessitent une intervention. En règle générale, lorsque le DII est élevé, cela signifie que les ventes sont plus lentes, alors qu'un nombre faible suggère une rotation des stocks plus rapide. Ces informations aident les entreprises à comprendre combien de temps les stocks peuvent durer et à planifier les mises à jour des stocks en conséquence.

Avantages d’une gestion efficace des stocks

Satisfaction du client

La capacité d'un entrepôt à localiser avec précision un SKU, à l'emballer, à l'expédier, à le livrer dans les délais et en parfait état a un impact direct sur la satisfaction et la fidélisation des clients. En effet, les avis des clients peuvent faire ou défaire une marque, et l’importance d’une expérience d’achat fluide ne peut être surestimée. Voyons comment la satisfaction client dépend d'une gestion efficace des stocks.

La disponibilité des produits

Si les clients constatent qu’un article de votre catalogue est en rupture de stock, ils n’hésiteront pas à se tourner vers un concurrent et ne reviendront probablement pas chez vous. Être toujours en mesure de répondre à la demande des clients, en mettant à leur disposition les articles qu'ils désirent, définit votre magasin comme fiable et digne de confiance.

Livraison à temps

Une gestion efficace des stocks garantit que les commandes sont traitées rapidement et que les clients peuvent recevoir leurs commandes dans les délais que vous leur avez promis. Des livraisons rapides sont essentielles pour obtenir un avantage concurrentiel dans le monde du commerce électronique, où les délais de livraison peuvent changer la donne dans les décisions d'achat des commandes.

Meilleure communication

Grâce à un système avancé de gestion des stocks, le service client peut accéder rapidement à toutes les informations dont il a besoin pour résoudre les problèmes et offrir aux clients la transparence dont ils attendent pour rester fidèles à une marque.

Des rendements réduits

Une meilleure gestion des stocks entraîne moins de retours, car moins d'erreurs se produisent, comme l'expédition d'articles ou de quantités incorrectes. À long terme, cela conduit à des économies de coûts significatives.

Flexibilité pour s'adapter à la demande

Un système avancé de gestion des stocks peut prévoir la demande, garantissant ainsi que les produits très demandés sont toujours disponibles pendant les périodes de pointe. De plus, les entreprises peuvent augmenter efficacement le volume de leurs opérations, en capitalisant sur la tendance sans manquer d’opportunités de vente potentielles.

Coûts de détention réduits

Le stockage des stocks dans l’entrepôt coûte cher ; vous ne voulez pas finir par payer pour un inventaire inutile. Une gestion efficace des stocks réduit les coûts de détention, car vous commandez toujours les quantités dont vous avez réellement besoin sans immobiliser de capital dans des stocks morts.

Cela se traduit par une meilleure gestion des flux de trésorerie et une réduction des dépenses opérationnelles. Ces économies importantes peuvent être investies dans d’autres départements ou même pour offrir à vos clients des prix plus compétitifs.

Meilleure prise de décision

Avoir une visibilité précise et en temps réel sur les stocks signifie avoir accès à des informations qui soutiennent les stratégies commerciales et la prise de décision. De plus, cela aide les entreprises à tirer parti des opportunités dès qu’elles se présentent. Par exemple, savoir instantanément quels articles sont vendus rapidement et lesquels ne le sont pas signifie que vous pouvez donner la priorité à la réapprovisionnement de certains produits plutôt que d'autres, évitant ainsi d'immobiliser des ressources et de l'espace en stock qui ne fonctionnent pas bien. Le résultat est une plus grande agilité dans la livraison des produits souhaités par vos clients et un achat de fournitures plus intelligent.

Gestion améliorée des entrepôts

Un contrôle optimal des stocks conduit à un entrepôt plus organisé, notamment en termes d'utilisation de l'espace et de réduction des déchets. Puisque chaque pied carré d’un entrepôt a un coût, il est essentiel d’en tirer le meilleur parti. Personne ne voudrait continuer à payer pour le stockage d’objets dont il n’a pas besoin, n’est-ce pas ? En utilisant ce système, les entreprises réduisent la quantité de stocks inutiles détenus dans l’entrepôt. Toutes les opérations deviennent plus rentables et moins de ressources sont gaspillées.

Prend en charge l'omnicanal

Avec l’essor de la vente omnicanale, un bon contrôle des stocks devient encore plus essentiel. Grâce à une visibilité des stocks en temps réel sur tous les canaux, les entreprises éviteront de manquer de stock et leurs plateformes refléteront des inventaires précis.

En conclusion

La gestion des stocks est l’épine dorsale d’une chaîne d’approvisionnement et d’une entreprise de commerce électronique saines. La gestion efficace des stocks est essentielle pour naviguer dans le paysage du commerce de détail actuel, où les clients attendent de la disponibilité, des livraisons dans les délais et de la transparence. Même le commerce électronique le plus attractif peut échouer sans une bonne stratégie de gestion des stocks. Il ne s’agit pas seulement de disponibilité des produits, mais aussi de création d’un atout stratégique pour favoriser des pratiques commerciales réussies et durables, où les déchets sont minimisés et les ressources utilisées efficacement.