Stratégies pour des réunions d'affaires efficaces

Une étude menée à la fin de l'année dernière par Steven Rogelberg, professeur de gestion et de psychologie à l'Université de Charlotte en Caroline du Nord, a révélé que jusqu'à un tiers des réunions auxquelles assistent les employés ne nécessitent pas leur présence. Les entreprises qui s'appuient principalement sur ce mode de fonctionnement (en particulier à une époque de travail à distance généralisé) perdent jusqu'à 100 millions de dollars par an.

Qu'est-ce qui peut aider à résoudre ce problème ? Tout d'abord, analysez attentivement si un sujet peut être abordé différemment, par e-mail ou sous forme de note écrite. Deuxièmement, cherchez des moyens de vous assurer qu'avec le besoin de se voir en personne ou en ligne, le temps est passé aussi efficacement que possible. Voici les meilleures stratégies pour des réunions d'affaires efficaces.

Des réunions d'affaires efficaces – sont-elles nécessaires ?

Il faut sans doute répondre par l'affirmative à cette question – même si, au stade actuel de développement, les entreprises fonctionnent bien avec l'aide de divers types de messagerie instantanée. Pourquoi? Parce qu'aucun échange de courriels (qui sont généralement réfléchis, abrégés, dépourvus d'émotion, etc.) ne fournira le genre de résultats qu'une discussion - une séance de remue-méninges dans laquelle les points de vue, les pensées et les idées de différentes personnes d'horizons différents se heurtent.

Les réunions d'affaires deviennent particulièrement indispensables lorsqu'il s'agit de prendre une décision importante pour l'équipe ou l'entreprise, de résoudre un problème sérieux, de discuter d'une stratégie affectant les opérations à long terme de l'entreprise ou de générer de nouvelles idées (par exemple pour des campagnes de marketing de marque). Aucune entreprise, quel que soit son secteur d'activité, ne peut donc se passer de discussions en direct ou en ligne en petits ou grands groupes.

Une réunion d'affaires efficace – pourquoi est-il si difficile d'en organiser une ?

On peut énumérer plusieurs raisons diverses pour lesquelles les appels commerciaux prennent trop de temps, ne parviennent pas à fournir les résultats escomptés et donnent aux participants le sentiment que leur temps a été perdu. A commencer par les traditionnels retards, à l'absence de plan (« sauter » de sujet en sujet) et d'objectif (le résultat que l'on veut atteindre, qui conduit à des délibérations inutiles), à la modération insuffisante de la discussion par l'organisateur.

Ces raisons les plus populaires conduisent au fait qu'il est nécessaire d'organiser une autre occasion de parler du même sujet, car la première fois s'est avérée insuffisamment efficace, ce qui affecte le travail (taux d'exécution des autres tâches) de chaque participant.

Réunions d'affaires efficaces - stratégies à mettre en œuvre

Alors, que pouvez-vous faire pour vous assurer qu'aucun participant ne dise "Cette question aurait pu être discutée par e-mail" ? Voici les 5 principales choses dont vous devriez vous occuper si vous vous engagez à ne tenir que des réunions d'affaires efficaces.

1. Définir l'objectif

Avant d'organiser une discussion, il est nécessaire de définir clairement son objectif, car sans cet élément, la discussion peut s'avérer chaotique et donc – improductive. Définir l'objectif permettra à tous les participants de se concentrer sur les questions pertinentes et d'orienter la discussion dans la bonne direction. Ainsi, indiquez dès le départ si l'objectif est de prendre une décision précise, de résoudre un problème ou peut-être de développer de nouvelles idées.

2. Préparer l'ordre du jour

L'ordre du jour est l'élément le plus crucial - juste après l'objectif - des réunions d'affaires efficaces. Un plan défini point par point auquel les participants adhèrent, ainsi que les personnes chargées de parler du problème en question, conduira aux résultats attendus (car chaque participant sait à quoi s'attendre). Assurez-vous d'envoyer l'ordre du jour aux participants quelques jours à l'avance, afin que chacun ait le temps de s'en familiariser et de se préparer adéquatement pour discuter des points.


3. Regarder l'heure

Le dépassement du temps fixé pour des points individuels (ou même l'absence d'une structure temporelle claire, c'est-à-dire un temps spécifique pouvant être consacré à un point particulier) peut se terminer par une discussion interminable, entraînant une perte de concentration et l'intérêt des participants. Une gestion du temps inefficace augmente les niveaux de fatigue, réduisant considérablement l'efficacité et l'engagement, c'est pourquoi il est si important de respecter l'horaire à tout moment.

4. Limiter le nombre de sujets à discuter

N'oubliez pas non plus qu'essayer de discuter de trop de sujets lors d'une réunion peut conduire à une discussion précipitée et superficielle et à une incapacité à explorer chaque problème en profondeur. Il est préférable de se concentrer sur quelques-uns des points les plus pertinents et de leur accorder une attention adéquate, mais de discuter de questions liées au sujet mais de moindre importance, sous forme d'e-mail.

5. Assurer une participation active

Pour assurer une réunion d'affaires pleinement efficace, encouragez les participants à participer activement à la discussion. Posez des questions, écoutez leurs opinions et incitez-les à partager leurs idées, tout en veillant à ce qu'ils restent concentrés sur les problèmes en cours. L'élimination des distractions inutiles (telles que la prise d'appels téléphoniques pendant la discussion) vous aidera particulièrement à le faire.

Réunions d'affaires efficaces - résumé

Aucun employé ou partenaire n'aime avoir l'impression d'avoir perdu son temps de travail en assistant à une réunion qui n'a pas abouti à un accord sur des questions importantes. Puis l'amertume s'installe puisqu'on aurait pu se concentrer sur d'autres tâches pendant ce temps.

Pour cette raison, tout organisateur d'échanges, qu'il soit interne avec des collaborateurs ou avec des partenaires externes, doit s'y préparer en conséquence, en utilisant par exemple les stratégies décrites ci-dessus, notamment dans le domaine de la définition de l'objectif et de l'établissement d'un ordre du jour détaillé. La combinaison de tous ces conseils fera en sorte que chacun ait l'impression de participer à une réunion d'affaires efficace.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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