Moins de stress pendant les vacances ; Préparez votre entreprise pour la fin d'année MAINTENANT

7 choses à faire en matière de conformité des entreprises en fin d'année à effectuer le plus tôt possible

Attendre que le chaos des vacances arrive pour s'attaquer aux tâches de conformité obligatoires des entreprises rend une saison déjà stressante encore plus éprouvante. Et retarder les dépôts jusqu'à une date ultérieure peut causer de gros problèmes.

Le défaut de soumettre les rapports et les formulaires à temps peut entraîner des amendes, des pénalités et même la suspension ou la dissolution d'une entreprise. Pas exactement un scénario idéal pour dire « au revoir » à 2021 et « bonjour » à 2022 !

Heureusement, avec un peu de prévoyance et de planification, les propriétaires d'entreprise peuvent anticiper leurs besoins de fin d'année avant de se lancer dans l'achat (et l'emballage !) de cadeaux, les voyages chez des parents et l'organisation de fêtes de fin d'année.

Je vais partager plusieurs exigences de fin d'année auxquelles de nombreux propriétaires d'entreprise doivent s'attaquer pour maintenir leur entreprise en règle. Gardez à l'esprit que tout le monde n'a pas les mêmes responsabilités en matière de conformité commerciale. Ils varient en fonction du type d'entité, de l'industrie et de l'emplacement de l'entreprise. Pour cette raison, les entrepreneurs doivent s'assurer qu'ils comprennent les règles et les exigences spécifiques qui leur sont applicables. Consulter un avocat et un conseiller fiscal de confiance peut vous aider à vous assurer que rien n'est oublié.

1. Tenir une réunion annuelle.

Presque tous les États exigent des sociétés qu'elles tiennent des assemblées annuelles des actionnaires et consignent les procès-verbaux de ces assemblées. Dans certains États, les LLC (sociétés à responsabilité limitée) doivent organiser des assemblées annuelles des membres. Même si les règles statutaires ne l'exigent pas, une LLC peut toujours devoir tenir une réunion conformément aux conditions de son accord d'exploitation. Toute entreprise responsable de la tenue d'une réunion annuelle mais qui n'en a pas encore tenu en 2021 voudra la planifier bientôt !

2. Soumettre un rapport annuel.

De nombreux États exigent que les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés soumettent un rapport annuel chaque année. Certains ont plutôt des rapports biennaux (tous les deux ans). Et puis d'autres – comme la Pennsylvanie et ses rapports décennaux (tous les dix ans) – suivent un calendrier différent. Les propriétaires d'entreprise doivent rechercher les règles et les délais de leur État afin de ne pas manquer cette responsabilité essentielle de conformité.

Non seulement la fréquence des rapports varie, mais aussi les dates d'échéance. Certains États fixent des délais qui correspondent à l'anniversaire de la date de création ou de constitution de l'entreprise. D'autres exigent les rapports en même temps que lorsque les déclarations fiscales annuelles sont dues. D'autres en ont besoin avant la fin de l'année civile.

3. Passez en revue les paiements d'impôts effectués en 2021 jusqu'à présent.

Les entreprises (telles que les entreprises individuelles, les sociétés en nom collectif et les sociétés à responsabilité limitée) qui effectuent des paiements trimestriels estimés sur le revenu et l'impôt sur le travail indépendant tout au long de l'année peuvent bénéficier de l'examen de leurs revenus, dépenses et paiements d'impôt depuis le début de l'année. Vérifier les calculs peut les aider à déterminer s'ils ont sous-payé ou trop payé leurs impôts pour l'année. Ensuite, ils peuvent discuter de leur situation avec leur conseiller fiscal ou leur comptable pour voir s'il serait judicieux d'apporter des ajustements à leur dernier paiement d'impôt estimé de l'année pour compenser tout excédent ou déficit.

4. Évaluez si le type d'entité commerciale crée toujours le meilleur scénario juridique et financier.

La structure d'entreprise qu'une startup choisit initialement peut ne pas rester la meilleure option à mesure que l'entreprise grandit et évolue. Par exemple, une entreprise individuelle qui a ajouté des employés à sa masse salariale et élargi ses gammes de produits peut constater que la protection de la responsabilité personnelle et la flexibilité fiscale d'une LLC fourniront une situation optimale sur le plan juridique et financier. Les avocats, les comptables et les conseillers fiscaux peuvent aider les entrepreneurs à évaluer le type d'entité qui répondra à leurs besoins et à déterminer le moment idéal pour rendre le changement effectif.

5. Informer de l'état des changements fondamentaux.

Les entreprises enregistrées en tant que sociétés à responsabilité limitée et sociétés doivent notifier officiellement l'État de certains changements survenus avec l'entité. Dans de nombreux États, le formulaire utilisé pour le dépôt est appelé «Articles de modification» ou «Certificat de modification».

En règle générale, les changements qui justifient une notification de modification incluent :

• L'entreprise a changé de nom.
• L'entreprise a déménagé et a maintenant une nouvelle adresse.
• Un ou plusieurs membres de la LLC ont quitté l'organisation, ou il y a de nouveaux membres.
• La société a autorisé la vente de plus d'actions.
• La société a ajouté une nouvelle catégorie d'actions.
• Des changements ont été apportés à la composition du conseil d'administration de la société.
• L'entité a changé d'agent enregistré.
• L'entreprise a ajouté, modifié ou supprimé des dispositions de ses documents organisationnels originaux - par exemple, les statuts de l'organisation (LLC) ou les statuts constitutifs (société).

Les propriétaires d'entreprise doivent soumettre des clauses modificatives pour signaler de tels changements dès que possible dans l'année où ils se sont produits afin que l'État dispose d'informations précises sur leur entreprise. Le fait d'avoir des détails à jour déposés auprès de l'État permet de garantir qu'une entité reste en règle et maintient le voile corporatif qui protège les actifs personnels de ses propriétaires contre les réclamations juridiques et financières contre l'entreprise.

6. Inscrivez-vous aux charges sociales.

Les entrepreneurs qui envisagent d'embaucher leurs premiers employés en 2022 peuvent démarrer en s'inscrivant aux charges sociales avant l'arrivée de la nouvelle année. Les employeurs retiennent l'impôt fédéral sur le revenu des chèques de paie des employés, ils ont donc besoin d'un EIN (numéro d'identification d'employeur) s'ils n'en ont pas déjà obtenu un auprès de l'IRS. Les enregistrements d'État incluent la taxe d'assurance-chômage de l'État (SUI), qui offre des allocations de chômage de courte durée aux travailleurs éligibles qui sont au chômage en raison de la perte de leur emploi ou d'un départ en raison de problèmes de santé ou personnels. En outre, la plupart des États exigent que les entreprises s'enregistrent pour retenir l'impôt sur le revenu de l'État (SIT) sur les salaires bruts de leurs employés et les remettre à l'agence fiscale de l'État.

7. Dissoudre une entreprise inactive.

La fermeture d'une entreprise implique plus que de simplement freiner la vente de produits ou de services. Les entrepreneurs doivent suivre un processus pour mettre fin officiellement à l'existence de la LLC ou de la société en déposant un document appelé "Articles de dissolution" ou "Certificat de résiliation" auprès du bureau du secrétaire d'État. Dans certains États, les sociétés en nom collectif doivent déposer des documents pour notifier leur état de leur dissolution.

D'autres tâches peuvent inclure la fermeture des comptes fiscaux de l'entreprise et l'annulation des licences et permis commerciaux.

Le fait de ne pas informer officiellement les agences étatiques, fédérales et locales appropriées lors de la fermeture d'une entreprise pourrait signifier que les propriétaires resteront responsables du dépôt des rapports requis et du paiement des taxes et autres frais même s'ils ont cessé leurs activités.

Sonnez dans la période des fêtes à droite ; Vérifiez les tâches de conformité de votre liste maintenant

Bien que la fin de l'année puisse sembler lointaine, elle approche à grands pas. Organisez-vous et assumez vos responsabilités de conformité restantes maintenant afin que vous puissiez profiter de la joie des vacances sans aucune distraction !