Rationalisez l'allocation des tâches avec Zoho Projects

Une gestion de projet bien définie et efficace est vraiment importante lorsque vous travaillez sur n'importe quel type de projet. Il y a généralement de nombreuses étapes qui doivent être gérées pour un projet, quelle que soit sa taille.

Si vous êtes sur le marché à la recherche d'un outil de gestion de projet, il est fort probable que vous ayez entendu parler des avantages offerts par Zoho Projects. Si ce n'est pas le cas, Zoho Projects est probablement le meilleur outil sous la forme d'un logiciel de gestion de projet en ligne qui aide les entreprises à suivre les tâches, à collaborer et à rester au courant des mises à jour.

C'est une plate-forme utile qui peut être très utile pour les processus d' allocation des ressources et de gestion de projet. Ce qui sépare Zoho Projects de ses homologues, c'est qu'il s'agit d'une énorme plate-forme qui permet l'intégration entre différentes applications.

Dans ce blog, nous examinerons en profondeur toutes les fonctionnalités et les avantages de Zoho Projects.

Qu'est-ce que Zoho Projects ?

Zoho propose un puissant logiciel de gestion de projet composé de quatre modules de base disponibles dans chaque package ainsi que dans la version gratuite. Les modules inclus dans les projets Zoho sont les tâches et les jalons, le projet, les documents, les réunions et les forums et les calendriers. Tous ces outils sont une partie importante des capacités prêtes à l'emploi de cette excellente application.

Au fur et à mesure que les exigences d'une entreprise augmentent et doivent être intensifiées, les modules complémentaires tels que le suivi du temps, le wiki, le chat et la facturation peuvent être ajoutés sans aucun problème à l'application afin qu'une solution économique puisse être fournie aux petites entreprises.

Après avoir compris ce qu'est Zoho Projects , nous allons maintenant voir les différentes méthodes par lesquelles ce logiciel facilite une répartition transparente des tâches.

1. Planification de projet et collaboration

Planifier les projets et collaborer avec les autres membres de l'équipe peut être très difficile, mais c'est important pour les entreprises. Heureusement, Zoho Projects permet à tout le monde d'être sur la même page en permettant d'importer des documents à partir de différentes applications comme Open Office, Photoshop, PDF, des fichiers ZIP et Microsoft Office.

Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez créer des pages intranet ou des pages wiki où les membres de l'équipe peuvent créer, partager et répondre au contenu lié au projet comme des documents, des présentations, des clips vidéo, des feuilles de calcul , etc. et déposez des outils qui simplifient la création et la mise à jour de pages personnalisées en quelques minutes.

Dans le cas où la priorité est sur ce dont vous avez besoin, Zoho Projects propose également des forums de discussion où l'on peut créer un fil pour publier des sujets, susciter des conversations et encourager la collaboration. Si vous souhaitez poursuivre la conversation, il existe également une option pour créer une salle de discussion où les membres de l'équipe d'une entreprise peuvent être invités. Grâce à la fonction de chat intégrée, tout le monde peut se réunir pour discuter de choses importantes, partager différentes idées et résoudre des problèmes en temps réel. Il n'est pas nécessaire d'installer l'application car Zoho Projects inclut la fonctionnalité de chat et le plus étonnant est que la transcription complète est enregistrée afin que les membres de l'équipe puissent revenir plus tard pour revoir la conversation si nécessaire.

2. Configurer un portail du personnel

Avec l'aide de la connexion Zoho Projects , il devient possible d'ajouter les utilisateurs de votre personnel de votre propre organisation tout en ajoutant des clients au portail du projet. Il est ainsi beaucoup plus simple pour l'ensemble du personnel et des clients de coordonner sans effort les tâches qui se déroulent au même endroit.

De plus, il est également possible de créer plusieurs projets. En fait, vous pouvez affecter le personnel et les clients à certains des projets dédiés comme vous le souhaitez et le jugez nécessaire. Les clients n'ont pas besoin d'un compte Zoho pour être ajoutés au portail.

Pendant que vous créez un projet, il existe également un e-mail dédié à ce projet spécifique. Toute personne qui envoie un e-mail à cette adresse peut se connecter automatiquement pour un problème concernant le projet.

3. Définition des tâches et des jalons

Avec l'aide de la gestion des tâches, des vues de dépendance des tâches et des jalons du projet, il devient possible d'effectuer l'allocation des ressources et de créer des rapports sur n'importe quelle fonction. Vous pouvez définir les tâches et les attribuer au personnel comme vous le jugez nécessaire.

En dehors de cela, il est également possible de définir les dates d'échéance des tâches afin qu'elles puissent être livrées en temps opportun. Avec chaque tâche, il y a une minuterie équipée, toute personne à qui une tâche est assignée peut enregistrer ses heures tout en entreprenant et en complétant cette tâche.

Une tâche peut avoir des pièces jointes et des instructions et il est également possible de former une dépendance où le début d'une tâche dépendra de l'achèvement d'une autre. Juste après la fin de la tâche ; la dépendance peut être configurée pour se fermer. De plus, les statuts personnalisés des tâches peuvent également être configurés. Les jalons doivent être enregistrés séparément. Soit ils peuvent être associés à des tâches, soit vous pouvez définir un jalon pour un ensemble de tâches.

4. Problèmes de journal au moment du projet

Presque aucun projet n'est parfait et il y a toujours un problème sous-jacent à trouver. Un onglet séparé avec les noms des problèmes ou des bogues peut très probablement exister afin que les clients puissent consigner les problèmes ou les problèmes susceptibles de se produire. Comme il a été mentionné précédemment, une adresse e-mail fixe peut être envoyée par courrier afin de se connecter à un problème.

Les problèmes ont également un suivi du temps et d'autres moments afin que l'on puisse se connecter sur le temps qu'il faut pour réparer quelque chose. Il est également possible d'ajouter les pièces jointes partout où cela est nécessaire. Les statuts par défaut disponibles sont ouvert et fermé mais les statuts personnalisés peuvent également être ajoutés.

La section des problèmes est en fait une plate-forme centralisée où les clients peuvent communiquer leurs problèmes et une organisation peut y répondre et résoudre les problèmes en conséquence.

5. Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt peuvent être juste un autre moyen de visualiser l'avancement des tâches en cours. Ils vous permettent de voir tous les détails d'un projet, y compris les listes de tâches, les pourcentages d'achèvement, les tâches en retard, les dépendances et les jalons. Chaque catégorie se voit attribuer une couleur différente, ce qui facilite l'identification et la distinction des tâches.

En plus de cela, la replanification et la réorganisation des tâches sont également simplifiées grâce à l'utilisation de diagrammes de Gantt. Vous pouvez modifier vos plans en ajoutant les tâches, en faisant glisser et en déposant une tâche d'une zone du graphique à une autre, puis en modifiant les jalons au besoin.

De plus, vous pouvez également basculer les vues sur un graphique en fonction du type d'informations nécessaires. Si vous souhaitez savoir quels projets sont dus dans les temps à venir, vous pouvez changer la vue du diagramme de Gantt pour afficher les dates d'échéance à venir en premier. Enfin, le diagramme de Gantt peut être personnalisé en fonction de vos préférences, y compris la mise à l'échelle d'un diagramme, le filtrage des informations et l'exportation des données de la tâche au besoin.

6. Feuilles de temps

Zoho Projects simplifie la comptabilité en permettant à toutes les personnes travaillant sur des projets d'enregistrer leurs heures de travail et de non-travail sur la plate-forme Zoho. Les feuilles de temps peuvent enregistrer la date de début et de fin des tâches pour suivre le coût et le temps passé sur des parties d'un projet. Vous pouvez définir les minuteries pour une tâche et une fois que vous arrêtez la minuterie, les entrées de temps passé sont automatiquement enregistrées dans les feuilles de temps.

Les minuteries aident grandement à calculer les heures de travail réelles consommées par un projet. Au cas où vous en auriez besoin, Zoho Projects contient une ventilation détaillée de toutes les tâches effectuées tout au long de la durée de chaque projet. De plus, il y aura également une option pour enregistrer le temps quotidiennement ou hebdomadairement en fonction du type de projet.

Vous pouvez établir un processus d'approbation et un statut de facturation pour les feuilles de temps. Assurez-vous de sélectionner un statut de facturation par défaut pour les entrées avant l'heure de journalisation. Vous pouvez également établir un processus d'approbation bien défini pour les entrées afin qu'il devienne simple de filtrer et d'afficher les entrées approuvées et non approuvées.

En un seul clic, vous pouvez envoyer à vos clients, parties prenantes, chefs de projet et rapports de feuilles de temps concernant des projets spécifiques afin qu'ils puissent comprendre quel travail a été effectué. Avec autant de feuilles de temps enregistrées dans le système, vous pouvez également choisir d'afficher les rapports en fonction des utilisateurs, de la facturation ou même d'une fenêtre de dates. Une fois les rapports consultés, vous pouvez choisir d'exporter les données de la feuille de temps sous forme de fichiers PDF, xls ou csv.

7. Automatisation des tâches

L'automatisation est un autre avantage essentiel des différents outils proposés par Zoho et Zoho Projects ne fait en aucun cas exception à cette règle. Avec l'aide de Zoho Projects , vous pouvez créer des règles de notification automatisées par e-mail pour informer toutes les parties importantes lorsqu'un problème est connecté et lorsqu'un problème est attribué en conséquence.

En dehors de cela, il est également possible de définir des règles métier où les tâches automatisées peuvent être effectuées lorsqu'un problème de projet offre un niveau de sécurité élevé. Vous pouvez également utiliser un webhook qui permet à une application tierce d'effectuer une action basée sur une tâche Zoho Projects.

Un exemple parfait de webhook consiste à envoyer un message à un utilisateur chaque fois qu'il y a une escalade urgente. Zoho a des fonctions personnalisées qui rendent possible la configuration d'une automatisation personnalisée qui n'est pas disponible directement dans Zoho Projects.

Enfin, les Blueprints peuvent être utilisés pour affiner les processus du projet. Il aide à la configuration des statuts personnalisés et des actions qui suivent bien avant, pendant et juste après le statut personnalisé. Lorsque vous travaillez sur un problème, vous pouvez définir le statut sur "En cours". Juste après cela, les clients sont informés qu'une tâche est en cours. Lorsque la tâche est terminée, le statut peut être défini sur "A tester" afin que le client puisse réviser. Les plans sont très utiles pour l'automatisation des tâches segmentées.

8. Rapports Zoho

Une analyse avancée et une application d'intelligence d'affaires, Zoho Reports aide à extraire les données et à les cartographier clairement visuellement. L'intégration d' un logiciel de gestion de projet comme Zoho Projects avec Zoho Reports peut offrir un aperçu détaillé des progrès de l'équipe tout en transformant les données en informations exploitables.

Zoho Reports offre une image plus grande avec un tableau de bord personnalisable et perspicace. Vous pouvez facilement créer un large éventail de rapports tels que l'état du projet, les graphiques de gravure, l'utilisation des heures, la planification et l'exécution de rapports réels qui aident une équipe à relier les points et à mettre en action les informations du projet.

9. Intégration de Zoho Invoice

L'intégration intégrée à l'aide de Zoho Invoice permet de générer automatiquement des factures avec des feuilles de temps enregistrées. Si vous souhaitez rationaliser ce processus pour la comptabilité, assurez-vous de consulter également l'application Zoho Invoice.

Zoho Projects fournit des fonctionnalités de suivi du temps qui optimisent les performances d'un projet, calculent le temps de la tâche et aident à exporter les données de feuille de temps au format souhaité lors de l'envoi de factures pour les paiements à l'aide de Zoho Invoice. Il est possible de charger les données de la feuille de temps dans Zoho Invoice en cliquant sur l'option Créer une facture.

10. Gestion des documents

Agissant comme un lieu efficace et sûr pour stocker et partager les fichiers, Zoho Projects aide à garder les fichiers organisés tout en permettant à une équipe de partager et d'accéder aux fichiers selon les besoins. Peu importe qu'il s'agisse d'un document, d'une vidéo, d'un rapport, d'un clip ou d'une feuille de calcul, vous pouvez facilement envoyer et enregistrer tous les fichiers dans Zoho Projects.

Une bonne fonctionnalité de Zoho Projects est qu'il enregistre la version précédente des fichiers tout en simplifiant la récupération des fichiers et le retour aux versions précédentes lorsque cela est nécessaire. Enfin, Zoho Projects inclut un puissant outil de recherche qui aide également à trouver les fichiers sans avoir à tout parcourir. Zoho Projects aide à simplifier le partage de documents depuis n'importe quel endroit.

Conclusion

Comme mentionné ci-dessus, Zoho Projects contribue à rendre les processus de gestion de projet simples et efficaces. Cependant, la plate-forme permet également d'automatiser de nombreux processus et de gagner du temps avec des rapports et des flux de travail automatiques.

Il est simple de visualiser tous vos projets, qui travaille sur les projets et de partager les documents pertinents à un projet. Vous pouvez également intégrer différentes applications à Zoho Projects, ce qui rend tout encore plus simple à gérer. Dans l'ensemble, Zoho Projects est une plate-forme puissante qui présente de nombreux avantages.

Si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour configurer Zoho Projects pour une organisation ou même si vous avez besoin d'assistance pour les tâches d'intégration, contactez Encaptechno pour obtenir l'aide d'un expert. Notre équipe de professionnels compétents et expérimentés se fera un plaisir de vous accompagner.