L'avenir de l'aide gouvernementale est centré sur l'humain

Au cours des trois dernières années, de nombreux gouvernements étatiques et locaux ont fait des efforts herculéens pour répondre aux besoins des membres de leur communauté. Non seulement ils ont été confrontés aux impacts à grande échelle de la pandémie de COVID-19, mais de nombreux organismes ont également réagi à des catastrophes naturelles en évolution rapide et soutenu des niveaux historiques d'investissement fédéral.

Si la convergence de toutes ces forces a intensifié la pression sur de nombreuses équipes gouvernementales à court terme, ce n'est pas un moment isolé. L'avenir des programmes du secteur public dépend de la capacité des administrateurs à maintenir l'élan qu'ils ont déjà créé.

Plus que tout, les événements récents ont mis en évidence la réalité que les problèmes sociaux se chevauchent et se croisent. Alors que les agences gouvernementales élaborent des programmes pour répondre aux besoins de la communauté, elles doivent le faire en gardant à l'esprit cette interconnexion. Et ils doivent investir dans la bonne technologie, une technologie qui centre les gens et permet un changement transformateur.

Les programmes d'aide gouvernementale doivent veiller à ce que les personnes soient centrées tout au long du processus de conception, de construction et de mise en œuvre. Les pratiques doivent être enracinées dans des expériences réelles, tant pour le personnel que pour les membres de la communauté. En bref, les processus et la technologie doivent être au service des personnes, et non l'inverse.

La technologie est un élément important de cette transition vers une approche centrée sur l'humain, et le logiciel de gestion des subventions en est un élément important. Un bon logiciel de subvention permet aux équipes gouvernementales de répondre aux besoins communautaires urgents et à long terme en ouvrant des voies de communication et en réduisant le fardeau administratif pour le personnel et les candidats.

Mais un bon logiciel de gestion des subventions ne se limite pas à la technologie elle-même. Avec le bon partenaire logiciel, les équipes peuvent se développer efficacement en puisant dans l'expertise de professionnels de la mise en œuvre et de l'assistance qui ont de l'expérience dans la transformation de programmes de subventions et d'aide de toutes tailles. Cette capacité accrue leur permet d'être stratégiques dans la façon dont ils intègrent la technologie, ce qui leur permet de rester concentrés sur les personnes au cœur de leur programme.

Un équilibre nécessaire

Pour les employés du secteur public, la transformation vers une approche centrée sur l'humain nécessite de la flexibilité et de l'intention. Les équipes devront équilibrer ce qui peut sembler être des priorités opposées.

Évolution & conformité

Peu importe à quel point les administrateurs de programme sont ambitieux quant à l'évolution des pratiques, la réalité est que cette évolution doit se produire dans les cadres de conformité existants. Il ne s'agit pas de repartir de zéro. Les équipes gouvernementales doivent itérer sur leurs processus pour mieux répondre aux besoins de la communauté tout en respectant les règles et réglementations qui sous-tendent leur travail.

Rapidité et équité

Les administrateurs de programme doivent agir rapidement, mais jamais au détriment de l'équité ou de la transparence. La rationalisation des processus permet aux gouvernements d'agir plus rapidement pour répondre aux besoins urgents de la communauté. Mais alors que les équipes cherchent à simplifier l'expérience des candidats, elles doivent préserver les leviers d'équité et de responsabilité.

Innovation & fiabilité

Les équipes gouvernementales doivent pousser pour développer de nouvelles idées sans sacrifier la fiabilité. Alors qu'ils cherchent à innover, ils doivent accorder la priorité à la fourniture d'une expérience cohérente et fiable aux candidats et au personnel. Ils doivent faire de la place pour expérimenter, tout en adoptant des solutions éprouvées qu'ils peuvent mettre en œuvre avec un minimum de perturbations. Ils doivent rechercher une plateforme intuitive, facile à utiliser et accessible à tous.

Adopter une approche centrée sur l'humain

Peu importe à quel point une équipe gouvernementale est engagée dans une approche centrée sur l'humain, si la technologie n'est pas construite sur cette même éthique, elle aura probablement du mal à mettre ses idées en pratique. Les bonnes solutions technologiques répondent aux besoins des équipes gouvernementales et aux réalités de la vie réelle des membres de la communauté tout en réduisant les risques d'abus ou de mauvaise utilisation des fonds.

Lancez et évoluez rapidement

La mise en place des bons systèmes permet aux gouvernements de mettre en place de futures applications ou des programmes entiers en quelques heures ou jours plutôt qu'en semaines ou mois. Cette rapidité est essentielle lorsqu'il s'agit de répondre à des crises soudaines.

Pour de nombreux gouvernements, l'élaboration d'une réponse à la pandémie de COVID-19 a été une leçon sur la raison pour laquelle il est important d'avoir la technologie en place avant qu'un besoin ne se fasse sentir. Les agences qui n'avaient pas encore adopté la technologie d'octroi de subventions se sont retrouvées en difficulté. Beaucoup passaient des systèmes de gestion sur papier ou des tableurs à des solutions logicielles à des vitesses vertigineuses. C'était comme essayer de construire l'avion et de le faire voler en même temps.

Idéalement, la technologie devrait non seulement accélérer le processus d'acheminement de l'aide, mais aussi favoriser l'évolutivité. De nombreux gouvernements locaux et étatiques ont été chargés de distribuer le financement de la loi CARES, un programme d'aide de 2,2 billions de dollars. Les processus qui avaient fonctionné pour fournir un soutien à petite échelle se sont soudainement révélés insoutenables.

Les bonnes solutions technologiques permettent aux équipes gouvernementales de créer et de gérer des programmes de subventions et d'aide de toute taille.

Pour permettre la vitesse et l'évolutivité, les administrateurs de programme doivent rechercher une technologie qui intègre l'automatisation avancée et la science des données. Ces outils permettent aux petites équipes gouvernementales de maximiser leurs efforts, en réduisant le temps et l'énergie nécessaires pour lancer et gérer des programmes tout en renforçant la sécurité et l'accessibilité.

Quelle que soit la rapidité avec laquelle les équipes progressent dans le processus de demande et d'examen, si elles continuent d'imprimer et d'envoyer des chèques papier, elles retardent inutilement leur processus. La technologie devrait faciliter la distribution numérique des fonds afin de simplifier le travail de l'équipe et d'accélérer les paiements aux personnes dans le besoin.

Intégrer l'équité dans le processus

Lorsqu'il s'agit de programmes gouvernementaux de subventions et d'aide, l'équité doit être un principe de conception fondamental. La bonne technologie fournit les outils et les informations nécessaires pour concrétiser les intentions en matière d'équité.

L'équité n'est pas une poursuite théorique. Il a un impact dans le monde réel. Et les enjeux sont élevés. Au niveau fédéral, les dirigeants de la FEMA ont été confrontés à la réalité que la race fausse souvent l'aide qu'elle fournit aux victimes de catastrophes, les Blancs recevant systématiquement plus d'aide que les personnes de couleur.

Une partie de l'adoption d'une approche équitable consiste à reconnaître le fardeau qu'une demande fait peser sur ceux qui demandent des fonds. Qu'un programme s'adresse à des particuliers, des entreprises ou d'autres organismes gouvernementaux, les administrateurs doivent se rappeler qu'il y a de vraies personnes de l'autre côté de l'application. Les candidatures ne doivent exiger que des informations absolument essentielles, et la plate-forme doit permettre aux personnes d'accéder et de remplir les formulaires aussi facilement que possible. Le processus de demande de fonds ne doit jamais être si lourd qu'il décourage les candidats qualifiés.

À tous les niveaux, les gouvernements prennent des mesures pour soutenir l'équité. Avec l'Initiative Justice40, le gouvernement fédéral s'est fixé pour objectif de diriger 40 % des investissements climatiques vers les communautés défavorisées. Pour aider les équipes à atteindre des objectifs comme celui-ci, la technologie doit capturer les données nécessaires pour évaluer et améliorer les programmes, tout en facilitant tous les rapports et audits requis.

Intégrer de nouvelles solutions avec une technologie existante et familière

Dans le secteur public, il est important que la technologie simplifie l'expérience pour tout le monde, à la fois les personnes qui gèrent les programmes et les membres de la communauté qui en bénéficient. Pour de nombreuses équipes gouvernementales, cela signifie que toute nouvelle solution doit bien s'intégrer aux systèmes existants.

Les équipes doivent chercher à créer une expérience transparente pour les candidats, le personnel et les autres parties prenantes en utilisant un logiciel intuitif et facile à utiliser. L'interface de la technologie doit être moderne et familière. Les petites choses comptent ici. Les outils doivent être par glisser-déposer et les candidats doivent pouvoir démarrer, enregistrer et revenir à une candidature sans perdre leur travail. Si des images ou des documents font partie de la candidature, les candidats doivent pouvoir utiliser leur téléphone pour capturer une image, et les équipes d'examen doivent pouvoir visualiser les fichiers sans les télécharger.

La technologie doit également permettre une collaboration en temps réel, tant pour les candidats, qui peuvent travailler avec des collègues ou des pairs, que pour l'équipe gouvernementale, qui doit coordonner ses efforts tout au long du processus d'examen.

Réduire la fraude et l'erreur humaine sans surcharger les candidats

La fraude siphonne les ressources essentielles loin des personnes qui en ont besoin, sapant les efforts pour élever les communautés. Le bon logiciel donne aux équipes gouvernementales la possibilité de lutter contre la fraude sans les éloigner de l'important travail de création et de gestion de leurs programmes.

Non seulement la fraude peut fausser les résultats, mais elle érode également la confiance du public dans les processus et les institutions, mettant en péril les programmes futurs. Prenez les récents scandales autour des prêts PPP, qui ont représenté 80 milliards de dollars de vol de fonds de secours COVID. Lorsque les électeurs et les élus voient ce genre de détournement, ils sont beaucoup plus réticents à soutenir des dépenses de secours à grande échelle à l'avenir.

Pour lutter efficacement contre la fraude, les gouvernements doivent rechercher des partenaires technologiques et de conseil qui adoptent une approche informée et centrée sur l'humain pour comprendre l'intention principale des programmes. Si les partenaires ne s'efforcent pas de comprendre le contexte plus large de l'existence d'un programme, ils auront du mal à éliminer la fraude sans accabler les candidats.

Encore une fois, nous revenons à l'idée d'équilibre. Il est essentiel d'éliminer la fraude et l'erreur humaine, mais si les mesures de protection en place compliquent la candidature des candidats qualifiés, c'est comme abattre un pommier pour en conserver le fruit.

L'équipe gouvernementale doit rechercher une technologie qui peut aider à lutter contre la fraude sans ajouter d'étapes fastidieuses au processus de demande. Des contrôles de sécurité simples mais efficaces peuvent être extrêmement utiles ici. Par exemple, les quiz d'authentification basés sur les connaissances vérifient l'identité des candidats en leur faisant répondre à quelques questions à choix multiples telles que les adresses ou les véhicules auxquels ils ont été associés. Une autre option est la vérification instantanée de l'identité avec photo, dans laquelle un outil confirme que la pièce d'identité émise par le gouvernement d'un demandeur correspond à un selfie pris en temps réel.

Bien qu'elle reçoive moins d'attention que la fraude, l'erreur humaine peut être un gros problème, en particulier pour les équipes qui traitent de gros volumes d'applications. Il est facile de faire des erreurs lorsque vous avez des milliers ou des dizaines de milliers de formulaires à examiner. L'automatisation soulage la pression. La bonne technologie peut éliminer les tâches fastidieuses en automatisant des tâches telles que la vérification des données des formulaires fiscaux ou l'analyse des images. La notation automatisée peut éviter aux équipes gouvernementales d'avoir à effectuer des calculs complexes lors de l'examen des candidatures.

Avec la bonne technologie, aucun compromis n'est nécessaire. L'expérience peut être facile et directe pour tout le monde, tout en s'assurant que les vérifications et contrôles appropriés sont en place pour prévenir la fraude et l'erreur humaine.

L'avenir se construit sur les partenariats

Les agences gouvernementales à travers le pays sont à un moment charnière. Ils ont un élan - il s'agit maintenant de canaliser cet élan vers un changement transformateur à long terme. Il est temps d'adopter une approche centrée sur l'humain et d'investir dans la technologie et les ressources qui soutiennent cette poursuite.

Les partenariats sont essentiels. Dans le secteur privé, la philanthropie et les entités gouvernementales, les coalitions stratégiques permettent aux équipes de servir les individus et les communautés.

C'est pourquoi nous sommes ravis de la nouvelle collaboration entre Submittable et BDO. Ensemble, nous avons créé un service complet de gestion des subventions adapté aux organisations du secteur public.

Ce nouveau service conjoint fournit le logiciel robuste et le support de mise en œuvre expérimenté nécessaires pour aider à protéger les programmes de subventions contre les récupérations, à rationaliser la préparation aux audits gouvernementaux et à maintenir la documentation continue. Avec des outils conviviaux, des automatisations puissantes et des services complets, BDO et Submittable contribuent à rendre l'administration des subventions plus facile, évolutive et plus efficace pour les agences gouvernementales.

Avec une vision commune d'un avenir centré sur l'humain, Submittable et BDO sont positionnés pour soutenir les gouvernements de toutes tailles alors qu'ils cherchent à évoluer.