La méthode OHIO de gestion des documents et des e-mails

Dernière mise à jour le 27 janvier 2022

Les interruptions sont nulles. Ils ruinent notre flux de travail et nos routines et nous empêchent trop souvent d'avoir des journées de travail productives. Des interruptions se cachent derrière chaque coin de travail - des appels téléphoniques inattendus avec les clients aux réunions impromptues pour discuter de questions importantes. Notre plus grand atout pour nous aider à être productifs est également le plus grand obstacle à l'exécution efficace et sans interruption de notre travail - nos ordinateurs et plus particulièrement notre gestion des e-mails.

Comment j'ai découvert la méthode OHIO pour la gestion des e-mails

Récemment, j'écoutais un podcast pendant mon trajet matinal vers le travail. Bien que je trouve généralement ce podcast particulier perspicace et informatif, un épisode récent a vraiment attiré mon attention. Si vous êtes comme moi, votre boîte de réception au travail est complètement inondée de courriels allant de lettres types d'autres entreprises présentant leurs services à des clients vous informant de préoccupations importantes à des notes de service qui ne peuvent être ignorées. Le sujet expliqué sur le podcast qui a frappé comme un Buckeye à la tête était la méthode OHIO de gestion des e-mails.

La méthode OHIO de gestion des e-mails signifie SEULEMENT GÉRER UNE FOIS . Essentiellement, une fois que vous voyez l'e-mail dans votre boîte de réception, traitez-le immédiatement s'il doit l'être, traitez-le plus tard. En tant que narrateur du podcast, Ken Knorr a expliqué: "Si vous avez le temps d'ouvrir l'e-mail, vous avez le temps pour une réponse rapide ou un classement approprié." La façon dont je traitais mon e-mail auparavant (comme j'imagine que beaucoup d'entre vous le font) consistait à le regarder, puis s'il devait être supprimé, le message sans conséquence serait immédiatement supprimé. Sinon, je me dirais que je "reviendrais" au courrier électronique plus tard et ferais quelque chose de plus approprié avec le message - soit en y répondant, soit en le cataloguant/classant.

Pourquoi la gestion des e-mails est importante

Selon MNC Consulting Group, 80 % du courrier entrant peut être immédiatement affecté au déchiquetage ou au recyclage. Cela signifie que seulement 20 % du courrier et des messages que nous recevons quotidiennement doivent être alloués ailleurs ou enregistrés pour une utilisation/action future.[1]

Un article récent dans Money Magazine a expliqué le courrier électronique de cette façon :

"Je considère la boîte de réception comme un jardin de fleurs (restez avec moi ici). Vos e-mails essentiels sont les fleurs de vos clients, prospects, superviseur, etc.

Ce que la méthode OHIO nous oblige à faire, c'est de faire l'action appropriée pour l'e-mail sur-le-champ. Comme l'explique le podcast, à mesure que la méthode est intégrée et utilisée quotidiennement, elle devient un moyen efficace et productif de répartir le temps sur ce qui, autrement, pourrait être une tâche chronophage et inutile.

Examinons comment s'organiser en utilisant la méthode OHIO de gestion des e-mails

• Classement - Ce sont les e-mails et les messages qui doivent être enregistrés et classés pour une utilisation ultérieure. Dans certains cas, ces courriels devront être intégrés au système de ressources d'information de l'organisation. Dans d'autres cas, ils peuvent simplement être enregistrés dans la boîte de réception de l'individu, pour ne jamais être supprimés. Certaines organisations préfèrent que leurs employés ne suppriment jamais rien, ce qui permet à toutes les informations contenues dans leurs e-mails d'être consultables et à portée de main.
• Lecture – Ce sont des e-mails dont vous pouvez (et devriez !) rattraper le contenu lorsque vous avez une minute gratuite pour les parcourir. Ces e-mails peuvent être examinés n'importe où - les pauses déjeuner, dans le train ou mieux encore - pendant une partie désignée de votre journée, de préférence vers la fin de votre journée de travail lorsque vous avez moins de distractions et la capacité d'agir sur les choses dont vous pourriez avoir besoin rapidement .
• Routage - En d'autres termes, transfert. Ce sont des e-mails dont vous n'avez pas besoin d'encombrer votre boîte de réception ou vos dossiers, mais qui peuvent être utiles à un collègue. Si le message peut être utile à quelqu'un d'autre, donnez-le-lui – sinon, débarrassez-vous-en et ne le laissez pas prendre la poussière dans votre boîte de réception.
• Action - Ce sont les e-mails qui incluent quelque chose qui doit être fait - votre liste de choses à faire. Ayez un dossier séparé dans votre programme de messagerie pour y placer instantanément ces e-mails lorsque vous consultez votre boîte de réception. Ouvrez ce dossier tous les jours et assurez-vous d'effectuer les tâches et les actions répertoriées. Videz le dossier et commencez le lendemain avec un dossier d'action vide à remplir et à exécuter.

Selon votre lieu de travail et votre situation, ces quatre dossiers peuvent être des dossiers physiques placés sur votre bureau et utilisés lorsqu'un courrier atterrit sur votre bureau. Cependant, dans la plupart des cas, ce système peut être utilisé en créant quatre "dossiers" dans votre serveur de messagerie de bureau.

L'intégration de l'OHIO signifie que nous n'avons pas besoin de survoler constamment nos boîtes de réception en attendant à bout de souffle que notre prochain message illumine notre écran. Saviez-vous qu'une personne moyenne consulte ses e-mails 15 fois par jour ?[3] La méthode de l'OHIO suggère que nous ne consultions nos e-mails que quelques fois par jour. De cette façon, il y a plus de messages sur lesquels agir sur-le-champ. Bien sûr, un autre avantage à cela est qu'il y a plus de temps gagné à faire des choses importantes, plutôt que de vérifier notre boîte de réception toutes les quelques minutes pour regarder les messages avec lesquels nous n'allons rien faire de toute façon.

J'ai particulièrement aimé les conseils de Mark Murphy pour la productivité au travail :

« … pour commencer, faites une pause de 2 heures avec les e-mails. Et puis pendant ces 2 heures, lancez vos 1-2 projets les plus importants. Verrouillez votre porte, quittez votre bureau, marchez jusqu'à votre café préféré, tout ce que vous devez faire pour avoir les 2 heures les plus productives de votre journée. »[4]

La méthode OHIO est un moyen simple et rapide d'augmenter la productivité et de gagner un temps précieux tout en gérant une routine chargée et compliquée de tâches, de projets et de communication au travail. Comme l'un de mes managers me l'a fait remarquer récemment, vous êtes moins actif et efficace lorsque vous avez des petites pensées ou des soucis qui vous taraudent derrière la tête. Si le sentiment que je dois garder un œil constant sur mes e-mails et ensuite répondre immédiatement, perturber mon flux ou finalement ne rien faire de productif avec eux jusqu'à ce que je «revienne» vers eux ne me ralentit pas pendant la journée de travail, je ne peux pas pensez à un meilleur exemple.

Après avoir écouté le podcast pendant mon trajet du matin, je peux attester que la méthode OHIO fonctionne pour moi. Je vous encourage à l'essayer et à en parler aux autres. Voyez combien de temps vous et vos associés pouvez économiser sur la gestion des documents et des e-mails, et soyez plus productifs ou conscients de la multitude de tâches que nous avons tous au cours de nos journées de travail.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38