Gestion du temps en projet | #43 Se lancer dans la gestion de projet

Une gestion efficace du temps dans un projet est cruciale pour sa réussite. Cependant, selon une enquête PMI 2021, seulement 55 % des projets sont réalisés dans les délais. Le plus souvent, les chefs de projet sont confrontés à des problèmes dus à des plannings irréalistes, à un manque de flexibilité ou à des outils inappropriés. Après tout, la gestion du temps concerne la planification, le suivi et le contrôle du temps du projet, tandis que le chef de projet est chargé de fixer des objectifs et d'établir des priorités pour s'assurer que les tâches sont terminées dans les délais.

Gestion du temps dans le projet – table des matières :

1. Introduction
2. Qu'est-ce que la gestion du temps dans un projet ?
3. Problèmes de gestion du temps dans le projet
4. Méthodes de gestion du temps de projet
5. Méthode de Pareto
6. Méthode ABC
7. Méthode d'Eisenhower
8. Résumé

Introduction

Les projets doivent être terminés dans un certain délai, selon un calendrier établi, afin de ne pas subir de pertes et de constituer une menace pour l'organisation. Le déplacement des délais génère des surcoûts, affecte d'autres tâches dans l'entreprise et conduit à une accumulation de tâches et à une augmentation rapide de la complexité des projets. Alors comment bien appréhender la gestion du temps dans un projet déjà au stade de la planification ?

Qu'est-ce que la gestion du temps dans un projet ?

La gestion du temps dans un projet consiste à :

• planification,
• suivi, et
• surveillance continue du calendrier des tâches individuelles et des sous-objectifs.

Le chef de projet doit fixer des objectifs et établir des priorités pour s'assurer que le projet respecte le calendrier. À cette fin, le chef de projet doit soigneusement planifier chaque étape du projet, en tenant compte du temps nécessaire à chaque activité et des obstacles les plus probables à leur réalisation.

Problèmes de gestion du temps dans le projet

Les problèmes de gestion du temps les plus courants dans un projet sont :

1. Horaires irréalistes - en particulier lorsque vous travaillez avec une nouvelle équipe ou dans un domaine à haut risque, créer un horaire précis et fixer des jalons réalistes nécessite de l'expérience et est très difficile ; par conséquent, il est courant de créer des échéanciers lors de la planification du projet qui sont impossibles à exécuter dans le temps imparti.
2. Manque de flexibilité - Le manque de flexibilité est un calendrier trop serré, un manque de temps prévu pour la mise en place de nouveaux membres de l'équipe ou l'absence d'un plan d'urgence pour les temps d'arrêt en raison d'un manque de matières premières ou d'un intérêt attendu du marché.
3. Outils inadéquats - Les chefs de projet appliquent souvent des outils de gestion du temps inadéquats, ce qui entraîne des erreurs dans l'estimation des durées et des dépendances des tâches.

Méthodes de gestion du temps dans le projet

Pour éviter ces problèmes ou réduire le risque associé d'échec du projet, le chef de projet doit examiner de près les méthodes et outils de gestion du temps du projet : la méthode Pareto, ABC et la méthode Eisenhower.

Méthode de Pareto

Le scientifique italien Vilfredo Pareto cultivait des pois dans son jardin. Ce faisant, il a remarqué que jusqu'à 80 % des graines de pois se trouvaient dans 20 % des cosses. Puisqu'il s'intéressait principalement à l'économie, il découvrit rapidement que ce principe s'appliquait également à d'autres domaines de la vie. Par exemple, à son époque, 80 % des terres en Italie appartenaient à 20 % de la population.

Il est vite devenu clair que l'application de la méthode de Pareto est vraiment large, en particulier dans le domaine des affaires. Il permet, entre autres, d'identifier :

• Les tâches les plus importantes à effectuer dans le projet, ainsi que
• Le type de tâches qui causent le plus souvent des retards,
• Les causes les plus fréquentes de retards, quel que soit le type de tâche.

La méthode de Pareto repose sur l'hypothèse que 20 % des activités produisent 80 % des effets. En pratique, cela signifie que pour éviter les retards, le chef de projet doit se concentrer sur :

• Identifier les 20 % de tâches les plus importantes du projet et s'assurer qu'elles sont effectuées en premier,
• Détecter les tâches causant des retards et comprendre leur cause,
• Définir les 20 % de causes de retard les plus courantes et travailler à les éliminer.

La méthode de Pareto est souvent visualisée à l'aide d'un diagramme de Pareto. Il combine un diagramme à barres avec un diagramme linéaire, où :

• Sur l'axe X, par exemple, les causes des retards sont marquées, classées dans l'ordre des plus courantes,
• Sur l'axe Y se trouve le nombre de leurs occurrences et le pourcentage du nombre total de retards,
• Le graphique linéaire permet d'identifier facilement les causes de retard qui se situent dans les vingt pour cent les plus importants.

Méthode ABC

La méthode ABC consiste à étiqueter les tâches selon leur importance – classes A, B et C. Tâches de classe :

• A – sont les plus importants et demandent le plus d'attention,
• B – sont importants, mais moins urgents,
• C – ne sont pas pertinents et peuvent être reportés.

Cela permet au chef de projet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de ne pas perdre de temps à se concentrer sur les moins importantes.

La méthode ABC est simple à appliquer et facile à comprendre. C'est particulièrement pratique dans les projets comportant de nombreuses tâches d'importance similaire.

Méthode d'Eisenhower

La méthode d'Eisenhower, également connue sous le nom de matrice d'Eisenhower, est peut-être l'outil le plus largement utilisé pour hiérarchiser les tâches, les objectifs et même des projets entiers. La méthode consiste à diviser les tâches en urgentes et non urgentes, importantes et non importantes, puis à se concentrer sur celles qui sont à la fois urgentes et importantes.

Il est généralement présenté avec deux lignes qui se croisent divisant la feuille en quartiers.

Le chef de projet doit déterminer si les tâches sont urgentes et importantes, seulement urgentes seulement importantes, ou ni urgentes ni importantes du tout. De cette façon, on peut se concentrer sur les tâches les plus importantes et ne pas perdre de temps sur celles qui apportent peu au projet.

Afin d'utiliser efficacement la matrice d'Eisenhower, vous devez régulièrement mettre à jour l'état des tâches qui y sont placées. En effet, une tâche passe souvent dans la catégorie des plus urgentes du jour au lendemain.

Résumé

La gestion du temps dans un projet affecte la qualité et le succès du projet. Le chef de projet doit donc connaître et utiliser des outils tels que la méthode Pareto, la méthode ABC et la méthode Eisenhower, et tenir à jour le statut de toutes les tâches du projet. Pour ce faire, il doit constamment communiquer avec toutes les parties concernées et ajuster le calendrier pour tenir compte des changements qui peuvent survenir.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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Initiation à la gestion de projet :

1. Qu'est-ce qu'un projet ?
2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
3. Comment gérer des projets ?
4. Méthodes de gestion de projet
5. Types de projets
6. 4 exemples de projets
7. Priorisation des projets
8. Domaines d'activité du projet
9. Définition du succès en gestion de projet
10. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
11. Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ?
12. Présentation du logiciel de gestion de projet
13. Cycle de vie d'un projet
14. Quelle est la vision du projet ?
15. Objectif du projet. Qu'est-ce que c'est et comment bien le définir ?
16. Phase de lancement du projet - à quoi faire attention ?
17. Le domaine de la planification en gestion de projet
18. Qu'est-ce qu'un planning de projet et à quoi sert-il ?
19. Comment utiliser les jalons dans un projet ?
20. L'exécution du projet
21. Comment préparer un plan de contingence de projet réussi ?
22. Importance de la clôture du projet
23. Échec du projet. 5 raisons pour lesquelles les projets échouent
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25. Tâches et responsabilités les plus importantes du chef de projet
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41. Diagramme de Gantt dans la planification de la gestion de projet
42. Comment créer un budget de projet ?
43. Gestion du temps en projet
44. Comment créer un registre des risques projet ?
45. Stratégies de gestion des risques du projet
46. Commercialisation de projets
47. Sources et domaines de changement dans le projet
48. Modèles de changement de gestion de projet
49. Qu'y a-t-il après Agile ? Méthodes en gestion de projet