Comment gérer efficacement votre temps tout en travaillant à distance

Pendant le confinement, nous pouvons avoir l'impression que tout ce que nous avons, c'est du temps, nous pouvons donc ne pas reconnaître la nécessité de le gérer efficacement et de prendre des décisions conscientes pour mieux hiérarchiser nos tâches.

Mais le plus souvent, nos journées s'écoulent et cette longue liste de tout ce que nous pensions accomplir est repoussée au lendemain, et au lendemain, jusqu'à ce que nous soyons submergés par le fardeau de tout cela.

La mise en œuvre d'outils de gestion du temps est difficile à réussir en toutes circonstances, mais ajoutez-y la complexité des équipes distribuées, la coordination des efforts avec les autres à distance, la gestion de l'isolement et de la solitude du confinement, cela devient un défi qui nécessite des solutions créatives.

Une flexibilité sans fin n'est pas nécessairement une bonne chose

Le travail à distance s'accompagne d'une perte naturelle de contrôle. À bien des égards, nous sommes maintenant responsables de notre propre horaire. Les organisations non plus ne se concentrent plus sur le temps chronométré et se préoccupent davantage de la productivité et du rendement des employés. Avoir une flexibilité illimitée pour planifier notre journée nous oblige à avoir un niveau supplémentaire de discipline afin d'organiser notre travail. La structure intégrée d'une journée de travail régulière au bureau est manquante. Nous devons trouver des outils de gestion du temps efficaces pour combler ce vide.

Multitâche ≠ Productivité

Ces termes sont généralement confondus. Lorsque vous travaillez à domicile, le désir de faire plusieurs choses à la fois est omniprésent. Nous pensons que nous pouvons nous occuper des tâches ménagères tout en répondant aux e-mails ou nous occuper des enfants lors d'une conférence téléphonique.

Avec les frontières floues entre la maison et le travail, il y a une tentation constante de basculer entre les tâches. Bien que nous ayons l'impression d'être constamment occupés, nous ne faisons peut-être pas grand-chose.

Les défis

Traduire simplement un horaire qui a fonctionné pour vous au bureau dans votre routine de travail à domicile peut ne pas fonctionner. Il y a tout un ensemble d'autres considérations à prendre en compte pour rester efficace et productif tout en travaillant à domicile.

Risque de surmenage

Nous ressentons souvent le besoin d'en faire trop lorsque nous travaillons à domicile. Étant donné que la plupart d'entre nous sont limités à rester à l'intérieur, nous avons l'impression qu'il n'y a pas grand-chose d'autre à faire que de travailler. Cela pourrait nous faire prendre plus que nous ne le devrions. Nous ne nous déconnectons pas de notre journée de travail, ce qui ne nous permet pas la pause dont nous avons besoin pour rester rafraîchis et productifs.

Sentiment de solitude

La plus grande perte du travail à domicile est le sentiment de communauté que nous ressentons sur le lieu de travail. Ce sentiment d'isolement peut conduire à une attitude mentale lente, nous rendant démotivés, ce qui peut grandement affecter la façon dont nous gérons notre temps.

Plus d'équilibre travail-vie personnelle

  Avoir une vie sociale active en dehors du travail est important pour notre performance. Il faut des efforts supplémentaires pour trouver des moyens de rester épanouis lorsque nous n'avons plus accès à nos routines habituelles. Nous devons trouver des moyens de terminer nos tâches de travail afin de pouvoir passer à autre chose.

Des distractions sans fin

Malgré tous nos efforts, il y aura toujours des distractions liées au travail à domicile. Trouver du temps uniquement dédié au travail productif peut être difficile quand il y a tant d'autres choses à faire à la maison.

Structurez-vous pour mieux gérer votre temps

Établir une routine

Des techniques simples comme se réveiller et commencer à travailler à la même heure chaque jour peuvent vous aider à démarrer votre productivité. Vous pouvez alors mieux identifier les moments de la journée où vous êtes plus efficace et répartir les tâches en conséquence.

Communiquez votre emploi du temps à votre équipe afin qu'ils sachent clairement quand vous êtes disponible afin que vous ne soyez pas constamment interrompu lorsque vous traitez d'autres questions.

Fixer des objectifs

Divisez vos tâches en unités gérables. Vous devez être en mesure d'identifier vos objectifs à long terme et de les traduire en tâches réalisables plus immédiates. Établissez une charge de travail quotidienne en adéquation avec l'atteinte de vos objectifs en fin de semaine. Cela vous permet d'évaluer vos progrès plusieurs fois et de faire des ajustements en conséquence.

Soyez proactif et visible

Utilisez Slack et d'autres plateformes de communication avec vos équipes et fournissez-leur constamment des mises à jour sur ce sur quoi vous travaillez. Faites-leur savoir quand vous êtes absent et que vous ne pouvez pas vous rendre au travail. Si vous ne pouvez pas terminer quelque chose à temps, informez les personnes concernées à l'avance afin que les choses ne deviennent pas incontrôlables.

Planifiez vos pauses et respectez-les

Il est essentiel de se déconnecter et de consacrer du temps aux activités que vous aimez pour rester rafraîchi et motivé. Ne vous sentez pas coupable de consacrer du temps dans votre journée de travail à oublier le travail. Faites des pauses profondes et significatives et faites savoir aux gens quand vous êtes. La création de « zones sans travail » vous donne quelque chose à espérer et vous permet de revenir plus concentré.

Apprendre à dire non

Lorsque nous travaillons à distance, nous nous sentons obligés d'assumer toute tâche qui se présente afin de prouver à quel point nous travaillons dur. Mais cela peut être contre-productif, prendre trop de choses peut nous éparpiller au point où nous ne faisons rien aussi efficacement que nécessaire. Être franc sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire permet une plus grande transparence et vous aide, vous et l'organisation, à gagner du temps.

Des outils visuels de gestion du temps pour booster la productivité

Timeboxing

Timeboxing est un outil de gestion du temps qui divise votre journée en blocs de temps. Chaque case est dédiée à une activité ou à un groupe d'activités connexes. Au lieu de disperser votre journée dans de nombreuses activités dont vous avez besoin pour sortir de votre liste de tâches dans un ordre aléatoire, le timeboxing vous permet de structurer vos activités de manière plus efficace afin que vous puissiez mieux planifier votre journée.

C'est très bien si vous gérez différents projets et responsabilités entre lesquels vous devez alterner. Cela vous permet de mieux tenir compte des interruptions afin que vous ne réagissiez pas constamment aux e-mails ou que vous ne vous occupiez pas des choses au fur et à mesure qu'elles surviennent.

Vous utilisez ensuite ce temps et seulement ce temps pour adresser les tâches prévues pour un projet spécifique. La mise en place de limites strictes dédiées aux tâches augmente la concentration et vous permet de dépenser un effort proportionnel en fonction de l'importance de la tâche.

Sans outils efficaces de gestion du temps, vous constaterez peut-être que le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour le terminer. Ce n'est pas une façon très efficace d'aborder les tâches car vous pourriez vous retrouver à passer trop de temps sur des tâches sans conséquence.

Matrice d'Eisenhower

Tous les emplois ne sont pas créés égaux. Vous ne pouvez pas gérer efficacement votre temps sans hiérarchiser les tâches à accomplir. Vous devez trouver un moyen efficace d'ajouter du poids à ce qui est prévu dans votre emploi du temps pour vous permettre de mieux répartir le temps. La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps efficace qui vous aide à visualiser les tâches que vous devez accomplir et dans quel ordre.

Cet outil visuel vous permet de regrouper les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence et vous permet de mieux comprendre comment vous devez diviser votre journée.

Listes de contrôle

Simples et efficaces, ils devraient être un incontournable lors de la planification de votre journée et de votre semaine. Le simple fait d'énumérer toutes les choses que vous devez faire vous donne une meilleure idée de la façon dont vous devez planifier votre journée. Lorsque vous travaillez à domicile, vous devez répertorier toutes les tâches non liées au travail qui doivent être effectuées au cours de la journée afin qu'elles ne vous prennent pas au dépourvu.

L'utilisation d'outils en ligne comme Online Checklist Maker vous permet de répertorier facilement vos tâches afin que vous puissiez les traiter de manière plus efficace.

Les diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont un excellent outil pour ajouter de la visibilité aux équipes de travail à distance. Vous pouvez répertorier toutes les tâches à accomplir dans un projet particulier et spécifier l'ordre dans lequel elles doivent être effectuées ainsi que le délai. C'est un excellent outil car il identifie les dépendances et permet à chacun de voir qui est responsable de quoi en un coup d'œil.

Avec les diagrammes de Gantt, vous pouvez identifier la différence entre les tâches séquentielles (celles qui ne peuvent être démarrées que lorsqu'une autre est terminée) et les tâches parallèles (celles qui peuvent être travaillées en même temps).

Les équipes distantes peuvent alors mieux se répartir le travail et se coordonner facilement.

Conseils pour assurer une meilleure gestion du temps

Identifier les pertes de temps

Les puits de temps sont des drains de productivité, ce sont des choses sur lesquelles vous passez trop de temps sans en retirer de réel avantage. Répondre à trop d'e-mails qui vous empêchent de faire un vrai travail, assister à de nombreuses réunions ou simplement consulter trop souvent les réseaux sociaux. Identifier les plus grands puits de temps dans votre journée vous permet de planifier en fonction d'eux.

Réaliser un audit des temps

Un audit du temps est un processus d'identification et d'enregistrement exact sur quoi vous avez passé du temps au cours d'une période donnée. C'est un excellent moyen d'identifier les inefficacités des équipes distantes et de prendre des mesures correctives. Un audit de temps répond à trois questions fondamentales :

Comment voulez-vous passer votre temps ?

Comment passez-vous réellement votre temps ?

Quels ajustements pouvez-vous faire ?

Regrouper des tâches similaires

Le processus de regroupement de tâches similaires ou de « regroupement de temps » est un excellent moyen de diviser votre journée. Par exemple, réserver du temps dans la journée pour passer des appels ou répondre à des e-mails peut éviter les distractions constantes et peut être un excellent hack de productivité.

Tampons intégrés

La gestion du temps n'est pas une science exacte. La création d'un calendrier doit tenir compte d'un certain degré de divergence lorsque les tâches débordent sur les autres sans avoir d'effet en cascade sur votre calendrier global.

Quelles techniques de gestion du temps fonctionnent pour vous ?

Trouver un moyen efficace de gérer votre temps lorsque vous travaillez à domicile peut être un coup de pouce immédiat pour votre productivité et votre esprit général. Si vous avez trouvé de meilleurs outils de gestion du temps pour organiser votre journée, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous. Pour plus de conseils sur la façon de rester productif tout en travaillant à distance, consultez cet article.