20 meilleurs conseils d'organisation pour un bureau productif

L'endroit où vous travaillez influence votre façon de fonctionner. Travailler dans des conditions confuses, chaotiques ou déroutantes influencera votre travail, et vraisemblablement de manière négative.

Si vous ressemblez à un professionnel de l'information normal, vous investissez une grande partie de votre énergie devant un écran d'ordinateur. Malgré le fait que votre travail tourne autour d'un PC, votre bureau, dans l'ensemble, devrait vous aider à être aussi rémunérateur qu'il serait prudent.

Un bureau efficace a des avantages colossaux. Dans tous les cas, cela donne un sentiment de contrôle et de compétence, ce qui incite à des niveaux d'efficacité plus élevés. Deuxièmement, la simple vérité qu'il est réglé protège contre les détournements. Votre bureau trié peut assimiler le travail qui approche et vous positionner pour progresser.

1. Commencez par un nettoyage

Vous ne pouvez pas créer un espace de travail rentable sans The Purge.

En fonction de l'état de votre bureau, le nettoyage peut durer de quelques heures à une journée entière. Le dernier objectif du nettoyage est d'avoir un bureau totalement exempt de désordre.

2. Créez un espace d'accroche.

Chaque bureau a besoin d'un endroit pour découvrir les ordures qui approchent. Il existe trois types fondamentaux de déchets qui affluent dans un bureau :

1) archives impératives,

2) les affaires que vous devez garder (manteau, parapluie, tasse de voyage),

3) déchets.

Un espace catch-it doit être aménagé dans la zone la plus dégagée de votre bureau. Dans le cas où vous avez une entrée, faites votre espace catch-it d'un côté de l'entrée. Si vous vous trouvez dans une zone de travail, créez un espace de capture quelque part près du passage.

Un espace catch-it devrait avoir:

1) une crédence ou plaque pour archives ;

2) un râtelier, des pièges ou un étui dans lequel mettre les choses vitales ; et

3) une poubelle.

Votre espace catch-it vous encourage à garder votre bureau propre avec peu d'effort.

3. Gardez votre zone de travail exempte de désordre

L'espace physique le plus vital dans un bureau est la zone de travail.

Un grand nombre de personnes trouvent qu'elles sont plus rentables lorsqu'elles travaillent dans une zone de travail exempte de désordre. D'autres individus, pour la plupart imaginatifs, s'épanouissent dans un décor disloqué.

Si vous avez une affinité pour l'innovation et un amour mystérieux pour la confusion, faites alors ce qui vous convient. Nos styles de travail se reflètent dans notre environnement de travail; un espace de travail parfait fait un processus de travail bénéfique.

4. Placez deux plaques de rapport autour de votre zone de travail

Un cadre à deux plaques est le moins complexe et le meilleur pour traiter le papier qui approche.

Le framework fonctionne ainsi :

1) nouvelle plaque, nouveaux rapports ;

2) vieille plaque, rapports que vous avez ouverts ou consultés et que vous devez gérer.

Tous les enregistrements nouveaux, nouveaux ou non ouverts vont dans la nouvelle plaque. Cette plaque est destinée à aider les personnes qui se promènent dans votre bureau à lancer des objets autour de votre espace de travail. Pointez la plaque. La nouvelle plaque est pour les choses que malgré tout vous devez gérer. Enveloppes non ouvertes, organisateurs, dossiers - tout est bien rangé pour vous, parfaitement empilé, lorsque vous y êtes prêt.

L'ancienne plaque est pour les choses que vous avez ouvertes mais que vous devez gérer en même temps - filtrer, documenter, transférer, etc. Il ressemble à un plan de la journée, pourtant de toute façon il n'est pas dissipé partout sur votre bureau

Il s'agit d'une méthodologie extrêmement basique, mais elle fonctionne bien pour éliminer le désordre papier d'un espace de travail, vous libérant pour être de plus en plus rentable.

5. Faites deux zones

Tous les travaux ne sont pas rendus équivalents. Vous devriez approcher l'association de bureau avec ce point de vue à deux zones.

Zone 1 : Travail sur ordinateur. Ceci est votre zone de travail conventionnelle. Vous investissez la grande majorité de votre énergie ici, en sortant des trucs et en complétant les choses.

Zone 2 : Travail sans PC. C'est l'endroit où vous allez faire des choses non PC. Il peut s'agir d'une zone de travail similaire, mais essentiellement d'une autre zone débarrassée des écrans, des cordes et des chargeurs. C'est l'endroit où vous allez lorsque vous consultez des dossiers, utilisez votre iPad, signez des papiers, vérifiez des rapports ou tamponnez des enveloppes - tout ce qui ne nécessite pas une façon pratique de gérer le travail.

La façon à deux zones de gérer un bureau vous encourage à la fois à organiser votre travail et à gérer le genre de choses que vous gérez une fois par jour.

5. Placez les articles physiques dans des tiroirs ou une assiette de tri.

La plupart des lieux de travail nécessitent quelques dispositions. En effet, même Andrew Hyde, l'extraordinaire modéré qui a réduit son appartenance à 15 choses, a besoin d'un endroit pour ranger son iPhone, ses chargeurs, ses écouteurs, son appareil photo, ses lunettes de soleil et son portefeuille.

Que vous ayez 15 choses ou 500, vous avez besoin d'un endroit pour tout dire – un endroit hors de la portée de quiconque.

Une armoire de zone de travail est un endroit sensé. Maintenez une distance stratégique par rapport à l'impulsion pour garder votre charmante agrafeuse, votre élégant conteneur de ruban adhésif et votre joli porte-papier découpé au-dessus de votre espace de travail. Généralement, ces provisions doivent être rangées dans un endroit trié et ouvert comme une armoire.

6. Obtenez une plus grande poubelle

Une plus grande poubelle semble un peu insensée, mais c'est vraiment un hack clé. Voici la raison. La majorité du papier qui entre dans un bureau peut être éliminé ou numérisé plutôt qu'enregistré. La documentation des papiers est l'une des courses qui prend le plus de temps et, dans ce sens, la plus tergiversée.

Puisqu'une grande poubelle est de plus en plus reconnaissable, vous y penserez en général d'autant plus fréquemment. Au moment où du papier superflu arrive dans votre espace de travail, vous êtes obligé de le mettre à la poubelle plutôt que de l'empiler dans une tour de papier froissé de "Aucune idée de quoi en faire".

Une poubelle plus grande évite également l'inondation de la poubelle. L'un des types de désordre de bureau les plus terribles est une poubelle qui a atteint sa capacité trois jours auparavant. Obtenez une plus grande canette, et vous aurez la capacité d'ingérer de plus en plus gaspiller. Faites un point pour réutiliser!

7. Rationalisez votre espace.

Avant de faire quoi que ce soit d'autre, prenez quelques minutes vers le début de chaque journée pour composer et désorganiser votre espace de travail.

Avoir une condition sans désordre vous encourage à penser d'autant plus clairement et à obtenir de meilleurs résultats. En rangeant et en triant votre espace, vous augmenterez incroyablement votre rentabilité et limiterez le temps que vous passez à scanner les choses.

8. Inclure des mouches d'ombrage ou des plantes vivantes.

L'ombrage peut affecter considérablement votre état d'esprit et votre efficacité tout au long de la journée. Le bleu donne le sentiment de douceur et vous amène à vous centrer, tandis que le rouge est extraordinaire pour un travail qui nécessite précision et minutie.

Les plantes peuvent également permettre aux individus de se centrer : une enquête de l'Université de l'État de Washington a révélé que les spécialistes qui étaient présentés aux plantes dans un espace de travail austère étaient moins concentrés, de plus en plus rémunérateurs et se sentaient de plus en plus attentifs.

9. Décorez votre espace de travail.

Malgré l'ombrage et la végétation, quelques bibelots individuels dans votre espace de travail peuvent vous faire sentir de plus en plus bien et lâche, ce qui peut éventuellement soutenir votre efficacité.

par exemple, les reconnaissances et les subventions, et d'autres choses vivifiantes qui vous font vous sentir fructueux, reconnu et motivé.

————————-

10. Sortez votre mission la plus redoutée des sentiers battus.

Tout le monde a pas moins d'une tâche à l'ordre du jour quotidien qui continue d'être repoussée, simplement parce que la perspective de le faire vraiment semble si épouvantable.

Cette course est vraiment celle que vous devriez vous efforcer de terminer en premier. Plutôt que d'attendre jusqu'au dernier moment pour terminer une tâche, sortez-la de votre assiette le plus tôt possible.

Vos différentes entreprises sembleront moins accablantes par corrélation, et vous cesserez de vous soucier de cette seule mission tout au long de la journée, ce qui vous rendra de plus en plus bénéfique en général.

11. Organisez et gérez vos différentes entreprises.

Votre centre doit d'abord se concentrer sur les tâches les plus importantes, alors considérez tout ce que vous faites et à quel point tout est important ou mineur.

Dans le cas où vous le pouvez, mettez de côté les choses peu nécessaires et pensez à un arrangement pour les désigner ou vous les réapproprier afin de pouvoir investir plus d'énergie dans les choses qui augmentent la valeur de votre poste et de l'organisation,

12. Tuez vos notifications par e-mail.

Plutôt que de parcourir chaque e-mail au fur et à mesure qu'il arrive dans votre boîte de réception, essayez de supprimer vos avertissements et de vérifier les messages uniquement à des intervalles définis.

Pourquoi? Des mises en garde cohérentes par e-mail apparaissant sur votre téléphone ou votre espace de travail peuvent vraiment briser votre intérêt principal.

Il faut 64 secondes à un homme pour récupérer d'être gêné par une notification par e-mail. Vous pouvez envoyer et recevoir une mesure similaire de messages en 20 % moins de temps en parcourant moins souvent votre e-mail

13. Faites de courtes pauses.

Qu'il s'agisse d'une promenade sur la place, d'une ruée vers le café voisin, de lire un magazine ou de discuter avec un associé, prendre de courtes pauses sans rapport avec votre travail peut avoir un effet immense sur votre exécution.

Plus vous abandonnez une pause, plus votre efficacité diminue.

14. Déplacez-vous.

L'exercice n'est pas seulement utile pour votre corps, il peut également avoir un effet positif sur l'exécution de votre travail. Il semble que l'exercice physique influence le bien-être émotionnel et le centre, a déclaré McIntire.

Une méthode incroyable pour se sentir plus rodé et progressivement rentable ? Essayez de continuer à courir dans la première partie de la journée ou commencez votre journée par un exercice. Cela ne peut pas faire de mal non plus de s'efforcer de se faufiler dans une activité pendant vos pauses.

15. Branchez-vous sur de la musique.

Porter des écouteurs ne signifie pas constamment que vous êtes renfermé.

Lorsque vous travaillez, écouter vos chansons préférées peut vous permettre d'entrer dans la zone et de sortir votre liste de tâches. Il envoie également un signal discret à vos collaborateurs que vous préférez ne pas être irrité.

16. Rafraîchissez votre équipement

Quelles machines de bureau vous retardent ou brouillent votre plan de bureau ? Votre PC nécessite une refonte de la mémoire ou du disque dur ?

C'est peut-être une excellente occasion de vous débarrasser de votre ancienne imprimante, télécopieur et scanner et d'investir des ressources dans une imprimante multifonction.

Ou d'autre part le temps de mettre à jour le téléphone à clavier brut vers un haut-parleur. Augmentez l'utilité de vos machines de bureau et rendez un peu plus d'espace de travail accessible.

17. Changez de zone.

Si votre patron le permet, prenez du temps au cours de la semaine pour travailler dans une autre situation.

Foncez vers la bibliothèque ou une halte à proximité (si le climat le permet), ou découvrez un lieu calme et baigné d'une lumière caractéristique. Cela peut aider à susciter de nouvelles réflexions ou à jeter un nouvel éclairage sur un vieux problème, a déclaré Khaitan.

18. Enregistrez vos objectifs quotidiens.

Ce n'est pas toujours simple de surveiller tout ce que vous avez à faire, alors commencez chaque matin par noter vos objectifs de la journée.

Au moment où votre centre est cassé ou que vous vous attardez, vous pouvez utiliser ce récapitulatif pour vous garder sur la bonne voie.

Écrivez votre récapitulatif sur un post-it ou quelque chose qui est indubitablement évident dans votre espace de travail, puis revenez-y lorsque vous avez besoin d'un avis sur ce que vous devriez rogner.

19. Reconsidérez votre cadre de documentation

Alors que nous entrons complètement dans l'âge avancé, le besoin de stocker des documents papier a diminué.

Que peut votre magasin avec soin? Est-il exact de dire que vous copiez des documents ? Vous pourriez être en mesure de vous passer d'une partie des dossiers et des organisateurs que vous avez utilisés auparavant. Si vous rangez des documents sur votre PC, assurez-vous de faire des sauvegardes habituelles.

Voici quelques idées de stockage pour créer un cadre d'enregistrement fluide :

• Créez une enveloppe de collecte - Mettez-y toutes les "choses dont il faut parler" à côté des choses qui doivent être divulguées, des rapports qui doivent être donnés, etc. Cela vous permettra d'être organisé pour les réunions et vous évitera de vous inquiéter même si une réception est déplacée ensemble.

• Faire une enveloppe WOR - Ainsi, beaucoup de nos papiers confus sont des choses qui sont en attente jusqu'à ce qu'une autre personne réagisse ou agisse. Conservez-les dans une enveloppe WOR (Waiting on Response). Vérifiez-le tous les deux jours pour les activités extraordinaires que vous devrez peut-être rattraper.

• Boîtes de capacité – Utilisez des boîtes de capacité bon marché pour conserver des enregistrements documentés et les sortir de votre espace d'enregistrement actuel.

• Boîtes à magazines – Utilisez des boîtes à magazines ou des couvertures pour stocker les magazines et les listes dont vous avez vraiment besoin. Ce serait idéal si vous vous assuriez que vous en avez vraiment besoin à des fins de référence ou de recherche, que vous les réutilisiez généralement ou que vous les donniez.

• Enveloppe de lecture – Désignez un enregistrement pour les articles imprimés et les archives que vous devez consulter et qui ne sont pas critiques.

• Documents de chronique - Lorsqu'une entreprise est terminée, rassemblez la majorité des documents et enregistrez-les. Gardez vos « enveloppes de travail » pour les tâches en cours.

• Enregistrez semaine après semaine – Ne laissez pas votre documentation s'accumuler. Mettez vos papiers dans un organisateur "To File" et documentez tout une fois par semaine.

Finir

Assurez-vous de consolider votre propre cadre de rentabilité avec votre stratégie d'association de bureaux. Certaines stratégies d'efficacité prescrivent une manière spécifique de gérer le tri de votre bureau.

Quelle que soit votre stratégie hiérarchique ou votre cadre de rentabilité privilégié, ne tardez pas à faire votre bureau trié. Plus vous vous arrêtez, plus vous perdez de temps. Voici l'infographie créative qui vous donne plus d'idées sur les conseils d'organisation pour être plus productif.

Sources supplémentaires