Comment configurer un bureau virtuel en 5 étapes faciles

Les entreprises se tournent de plus en plus vers le Cloud pour les applications et les outils qui les aident à gérer leurs opérations quotidiennes. La tendance a rendu le télétravail de plus en plus pratique et souhaitable alors que les entreprises se précipitent pour réduire les coûts et que les employés abandonnent le trajet traditionnel. Gallup a récemment découvert qu'environ 37 % de la main-d'œuvre télétravaille désormais, ce qui suggère un changement radical dans la façon dont les gens travaillent.

Les solutions basées sur le cloud et les appareils mobiles libèrent les travailleurs de leur bureau et des bureaux de l'entreprise en augmentant la productivité du travail à distance. La technologie a également permis aux startups, aux indépendants et aux travailleurs indépendants de fournir des outils précieux pour rendre les processus commerciaux rapides et efficaces. Pourtant, les travailleurs à distance ont besoin d'un environnement de bureau qui émule de nombreux éléments du lieu de travail traditionnel. Les cinq conseils suivants vous montreront comment mettre en place un bureau virtuel qui soutiendra votre carrière.

1. Sécurisez l'équipement essentiel

Les télétravailleurs ont besoin d'un équipement de base pour assurer leur réussite. Chaque travailleur à distance a besoin d'un ordinateur portable pour lui permettre de travailler depuis n'importe quel endroit où il peut trouver une connexion Internet. Les travailleurs peuvent facilement transporter leurs ordinateurs sur les sites des clients et des employeurs, garantissant ainsi un accès constant à leurs logiciels et fichiers. Achetez un ordinateur portable doté de beaucoup de mémoire et de stockage, d'un processeur rapide et d'une caméra intégrée pour vous assurer de pouvoir exécuter facilement chaque partie de votre entreprise.

Les télétravailleurs dépendent des logiciels pour leur travail. Au fil du temps, les développeurs corrigent les bogues, améliorent la sécurité et ajoutent des fonctionnalités à leurs produits, faisant des dernières versions une nécessité pour les personnes qui souhaitent maximiser leur productivité.

Les appareils mobiles sont également des équipements essentiels pour les télétravailleurs. Les smartphones et les tablettes permettent aux gens de rester connectés dans des environnements où un ordinateur portable semble peu pratique. Les travailleurs peuvent synchroniser leurs appareils avec leur ordinateur pour s'assurer qu'ils ont toujours accès à leurs données. Grâce à un logiciel basé sur le cloud, les travailleurs peuvent passer en toute transparence d'un appareil à un autre, sans craindre de provoquer une corruption des données ou des conflits de version.

En tant que télétravailleur, vous pourriez avoir besoin d'autres équipements, selon les exigences de votre travail. Si vous avez le luxe de travailler à domicile, vous pouvez facilement ajuster l'espace de travail adéquat pour compléter le bureau virtuel que vous avez configuré. Certains travailleurs à domicile utilisent des moniteurs externes, des claviers pleine taille, une souris et une imprimante multifonction pour améliorer l'efficacité de leur bureau virtuel.

2. Restez connecté

Maintenant que de nombreuses applications professionnelles fonctionnent dans le cloud, les télétravailleurs ont plus que jamais besoin d'une connexion Internet fiable. Une connexion rapide au bureau à domicile garantira une bande passante suffisante pour les appels vocaux et vidéo, les réunions en ligne et les conférences lors du traitement des fichiers et de la mise à jour des enregistrements.

Les travailleurs mobiles doivent toujours avoir un point d'accès mobile à portée de main pour une utilisation lors de leurs déplacements et comme sauvegarde lorsque la connexion à domicile est interrompue. Vous pouvez choisir d'utiliser la fonction de point d'accès sur votre smartphone ou d'obtenir un appareil de point d'accès dédié tel que le point d'accès mobile Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE, l'Overdrive Pro de FreedomPop ou le Verizon Wireless Jetpack MiFi, pour n'en nommer que quelques-uns.

3. Choisissez les bons outils de communication et de collaboration

Les télétravailleurs doivent avoir accès à des outils de collaboration et de communication capables d'optimiser leur flux de travail. Les dernières tendances en matière de gestion de projet incluent la virtualisation, la numérisation et les connexions à distance, alors assurez-vous que vous disposez d'outils qui vous aident à suivre le rythme des exigences de votre travail. Les outils de communication essentiels incluent un fournisseur de messagerie, tel qu'Outlook ou Gmail, la messagerie instantanée, des softphones ou des terminaux téléphoniques IP qui fonctionnent avec votre fournisseur VoIP, et des conférences Web telles que WebEx ou GoTo Meeting.

Les outils de collaboration qui peuvent vous aider à travailler efficacement avec des équipes incluent Slack, l'application de messagerie pour les équipes, Yammer, le principal outil de réseau social pour les entreprises, Asana, un outil de suivi de projet de premier plan. WorkflowMax fournit un outil de gestion des tâches tout-en-un qui facilite le suivi du temps, les devis, la facturation et les rapports. Lorsque vous avez les bons outils à votre disposition, vous découvrirez que vous pouvez travailler plus rapidement et plus intelligemment.

Vous pouvez être encore plus efficace en utilisant un outil de communication visuelle comme Creately. Découvrez nos intégrations Google Drive et Slack si vous souhaitez ajouter Creately à votre flux de travail actuel.

4. Déplacez votre stockage de données vers le cloud

Dans le passé, les télétravailleurs avaient du mal à suivre leurs fichiers stockés sur différents ordinateurs, appareils et clés USB portables. Désormais, le stockage de fichiers basé sur le cloud permet aux travailleurs d'accéder à leurs données depuis n'importe quel ordinateur ou appareil.

Correctement utilisé, le stockage en ligne permet de sécuriser les données et de protéger les pertes de données causées par les pannes d'ordinateur et de disque dur. Des services tels que OneDrive, Dropbox, Google Drive et Box fournissent des applications Web et mobiles qui permettent d'enregistrer, de partager et d'organiser facilement des fichiers.

Cependant, malgré les nombreux avantages offerts par les services cloud, les employés doivent être familiarisés avec certains risques liés au stockage dans le cloud afin d'éviter de compromettre la sécurité de données professionnelles précieuses et sensibles.

5. Restez organisé et disponible

Les délais manqués, les tâches oubliées et les rendez-vous sautés peuvent faire dérailler votre carrière de télétravailleur. Vous devez bien gérer votre temps tout en faisant avancer les choses. Plus important encore, vous devez rester accessible à vos clients et collègues. Essayez d'utiliser des applications et des outils pour organiser vos tâches, vos notes et vos rendez-vous afin de pouvoir assumer toutes vos responsabilités.

Des produits logiciels tels que MyLife Organized, Organizer Pro et MyOrganizer ultimate vous offrent un emplacement centralisé pour créer des listes de tâches, planifier, définir des objectifs et stocker des contacts. Les applications qui fonctionnent de manière similaire incluent Google Calendar, Evernote, Trello et Toodledo. Quel que soit votre choix, vous pouvez synchroniser vos informations pour les utiliser sur tous vos appareils afin de vous assurer de ne plus jamais manquer une tâche ou une opportunité importante.

Partagez vos idées sur la façon de configurer un bureau virtuel

Les travailleurs à distance avec des bureaux virtuels ont changé le paysage de l'emploi. Bien que la nouvelle façon de travailler manque de communication en face à face et de relations sociales sur le lieu de travail, les télétravailleurs peuvent tirer parti de la technologie pour compenser. Lorsque vous disposez de l'équipement, des logiciels, des outils en ligne et des applications appropriés, vous pouvez devenir plus productif et réussir que vous ne l'auriez jamais imaginé.

Bio de l'auteur : Lisa Michaels est rédactrice indépendante, rédactrice et consultante en marketing de contenu à Portland. Travailleuse autonome, elle fait de son mieux pour rester à l'affût des tendances actuelles du monde des affaires. Elle passe son temps libre à essayer de nouvelles recettes ou à lire des romans policiers scandinaves. N'hésitez pas à la rejoindre sur Twitter et LinkedIn.