Top 10 des outils de collaboration pour les startups afin d'augmenter la productivité

Un ami a récemment organisé une conférence virtuelle avec des participants du monde entier et des conférenciers invités de trois continents. Ce fut un énorme succès et elle prévoit d'en organiser un autre bientôt. Elle a choisi d'avoir une conférence virtuelle parce que c'était plus rentable et plus facile sur le plan logistique.

Notre monde offre désormais des possibilités infinies si vous utilisez les bons outils de collaboration. La nouvelle réalité est que la plupart des choses se passent virtuellement. Même Walmart limite le trafic en magasin et encourage plutôt les acheteurs à faire leurs achats en ligne. Ainsi, si votre équipe ou votre entreprise dépend toujours d'opérations et de formulaires de communication d'entreprise obsolètes, cela entravera vos opportunités d'évolution et de croissance.

Parlons de certaines des raisons pour lesquelles vous devriez faire plus de collaboration virtuellement :

1. Suivez vos progrès et travaillez plus rapidement.

2. Réduisez les coûts récurrents d'un bureau physique ou de réunions physiques.

3. Améliorez l'efficacité de votre travail en répondant spontanément aux développements commerciaux.

4. Obtenez des résultats plus remarquables avec les meilleurs talents.

Avec la collaboration, il y a peu d'excuses pour un échec de livraison.

4 choses à considérer avant d'examiner les outils de collaboration

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Si vous êtes propriétaire d'une startup ou chef d'équipe, vous devriez envisager de vous procurer un outil de collaboration pour faciliter vos objectifs de travail et suivre les progrès.

L'une des choses que les outils collaboratifs feront est de tester vos compétences en leadership et en communication. Par conséquent, avant de vous procurer un outil de collaboration (si vous n'en avez pas déjà), vous devez prendre note de ce qui suit.

• Communication

Soyez délibéré, sinon votre communication s'effondrera, provoquant des malentendus et entravant votre flux de travail. Une communication efficace est délibérée, en examinant attentivement ce qui est dit, à qui le dire, comment cela sera perçu et son objectif.

Mauvaise communication : "Hé les gars, j'ai besoin de quelqu'un pour m'aider avec le rapport sur la logistique."

Bonne communication : "Hey John, pouvez-vous s'il vous plaît envoyer le rapport sur la logistique du dernier trimestre ?"

Votre communication doit être précise et courtoise.

• Direction

En raison de la nature impersonnelle et non factuelle du travail effectué via des outils de collaboration, il est crucial que les chefs d'équipe soient plus intentionnels avec leur leadership. Ils doivent identifier les courants de conflit et d'improductivité et les traiter rapidement. Un bon leadership implique une bonne capacité d'écoute et de gestion des personnes.

Façons d'améliorer votre leadership sur une plateforme collaborative

• Créez une attribution claire des tâches et informez toutes les personnes impliquées de leur rôle dans le projet.
• Établissez des échéanciers pour l'achèvement des projets.
• Contactez les membres de l'équipe dont la productivité a diminué.
• Définir clairement la culture de l'équipe.
• Donner un bon exemple de travail acharné et de leadership ; ne vous contentez pas de dire ce que vous allez faire, faites ce que vous dites.

• Résolution de conflit

La résolution des conflits est une conséquence d'un bon leadership et témoigne de votre capacité à résoudre un conflit avec tact. Des défis sont inévitables lorsque vous utilisez un outil collaboratif ; une communication inefficace, des revers de travail à distance et la frustration de ne pas pouvoir communiquer physiquement affecteront de temps en temps les membres de l'équipe.

Le leader doit s'assurer que pendant que ces conflits surviennent, ils ne ruminent pas au point d'affecter la productivité ou de démoraliser les membres de l'équipe. L'un des meilleurs moyens de résoudre efficacement un conflit est d'anticiper son apparition et de déterminer les étapes à suivre pour résoudre le problème.

• Compétences analytiques

La gestion de la performance est l'un des avantages d'un outil collaboratif ; vous pouvez suivre les progrès de votre équipe et décider ce qui doit changer pour améliorer l'efficacité. Par conséquent, vous devez améliorer vos compétences analytiques afin de ne pas ignorer les lacunes opérationnelles.

Comment améliorer vos capacités d'analyse

• Documentez tout et ayez des enregistrements qui montrent vos progrès.

• Identifiez des indices de croissance en mesurant vos KPI. Vérifiez constamment les progrès de votre équipe et mettez-vous à jour sur les statistiques de votre outil.

Maintenant que nous avons discuté de ces compétences essentielles, parlons des dix meilleurs outils de collaboration que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité.

Top 10 des outils collaboratifs pour votre startup

Vous devez répondre à ces questions avant de choisir un outil collaboratif. Certains de ces outils ont des plans gratuits et payants, vous pouvez donc utiliser la version gratuite avant de décider.

Il n'y a aucune raison pour que vous soyez coincé avec un outil de collaboration que vous ne trouvez pas utile.

• Ai-je considéré toutes mes options ?
• Est-ce adapté aux besoins de communication de mon organisation ?
• Y a-t-il généralement de bonnes critiques pour ce produit ?
• Ma startup peut-elle se permettre ce produit maintenant ?

1. Office 365 : Excel et Word

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Microsoft Excel offre d'excellentes fonctionnalités pour l'analyse commerciale et la comptabilité. Ces produits logiciels sont parfaits pour créer, préparer et mettre en page des documents officiels et des communications professionnelles dans plusieurs modèles.

Avec les fonctions Notes et Commentaires, vous pouvez discuter de rapports commerciaux, définir des formules, importer des classeurs, afficher des prévisions financières et même protéger votre document contre des tiers.

2. Google Disque

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Vous devrez stocker vos fichiers importants au fur et à mesure que vous développerez votre startup. Google Drive est comme le classeur traditionnel, conservant vos fichiers essentiels et les enregistrant dans le cloud.

Vous pouvez les récupérer même si vous perdez votre appareil ou accordez l'accès à votre équipe. Comme Google Docs, vous pouvez modifier les autorisations pour restreindre l'accès pour les afficher seuls.

3. Toile

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Si vous êtes un chef d'équipe de conception, vous devriez sérieusement envisager d'utiliser cet outil pour améliorer vos objectifs créatifs.

Sur Canva, vous pouvez créer de superbes vidéos et images et inviter votre équipe à les modifier ou à les visionner. Et si vous n'êtes pas un chef d'équipe de conception, vous pouvez concevoir vos cartes de visite, logos, brochures et en-têtes de lettre, si vous le souhaitez.

4. Brosix

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Brosix est une messagerie sécurisée instantanée tout-en-un efficace pour la collaboration en équipe. Avec toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin pour la communication professionnelle : audio, vidéo, tableau blanc, partage d'écran, capture d'écran, salons de discussion, messagerie hors ligne, transfert de fichiers, etc., vous pouvez améliorer l'efficacité du travail de votre équipe, contrôler les autorisations des utilisateurs, vous conformer aux normes de l'industrie. des mesures de sécurité (telles que HIPAA et SAS-70) et augmentez votre productivité.

La grande chose à propos de Brosix est l'accent mis sur la sécurité. Cela signifie que vous pouvez collaborer en toute sécurité sans craindre la compromission ou le sabotage des données. La communication sur Brosix protège les connexions peer-to-peer, la compression des données et le cryptage.

5. Chanty

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Chanty est un autre outil collaboratif qui facilite la communication en équipe. Sur Chanty, vous pouvez importer des utilisateurs de Slack, Stride, Flock et HipChat, garantissant un flux de travail ininterrompu. Vous pouvez partager de gros blocs de code avec votre équipe, activer le thème sombre (pour les utilisateurs soucieux de protéger leurs yeux) et épingler les informations que vous souhaitez lire plus tard.

Avec Chanty, vous ne manquerez rien, pas même des informations sur d'autres applications. L'application est intégrée à d'autres applications telles que Google Drive et Mailchimp, ce qui facilite l'élimination des distractions.

6. Mou

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Slack est une alternative aux e-mails permettant aux utilisateurs de marquer directement d'autres utilisateurs qui doivent faire partie des conversations.

Il n'y a pas de taux d'ouverture ou de clic avec Slack ; les membres de votre équipe peuvent voir ce qui doit être traité en un seul endroit et s'en occuper sans avoir à se soucier de parcourir une liste d'e-mails non ouverts.

7. Chasse aux produits

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ProductHunt est un excellent outil de référencement de produits pour commercialiser vos produits technologiques. Mais c'est bien plus qu'une page jaune pour les produits ; avec la section de discussion, les utilisateurs peuvent examiner votre produit et le voter pour.

De cette façon, vous pouvez amener une communauté de personnes à parler de vos produits et à les partager avec d'autres. C'est aussi un endroit idéal pour publier vos offres d'emploi et créer des événements pour découvrir un grand talent pour la collaboration.

8. Enregistrement d'écran

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Besoin d'enregistrer ce qui est sur votre écran et de le partager avec d'autres ? ScreenRec est un logiciel de capture d'écran gratuit qui peut capturer des vidéos et de l'audio pour que vous puissiez les partager ou les conserver.

Cet outil facilitera particulièrement l'onboarding ; depuis le confort de votre emplacement, vous pouvez résoudre les problèmes de travail des membres de l'équipe sans même décrocher le téléphone. Ils peuvent vous transmettre leurs captures d'écran, et vous pouvez fournir la solution en faisant de même !

9. Zoomer

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Zoom est un excellent outil de collaboration pour les réunions et les petites équipes qui sont dans le domaine des événements ou de la gestion d'événements.

Sur Zoom, vous pouvez enregistrer des réunions, organiser des webinaires, organiser des réunions du conseil d'administration pour vous assurer que tout le monde est au courant des développements commerciaux et même embaucher des talents du monde entier.

10. Appliquer

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Apploye time tracker est un outil remarquable pour suivre les heures de travail des employés et la productivité à l'échelle de l'entreprise. Pour les startups, c'est la meilleure solution, car elle offre une pléthore de fonctionnalités de suivi du temps qui peuvent augmenter la productivité et rationaliser le flux de travail sur votre lieu de travail. Apploye propose des fonctionnalités de suivi à distance telles que les captures d'écran, le suivi des URL et l'utilisation des applications pour aider les responsables à surveiller leur main-d'œuvre à distance.

Son module de suivi GPS permet de suivre l'emplacement en temps réel des employés mobiles. De plus, la gestion de plusieurs projets, le suivi du temps par rapport à de nombreuses tâches et un tableau de bord intuitif basé sur les performances peuvent aider votre startup à atteindre de nouveaux sommets.

Ces onze outils de collaboration augmenteront votre productivité, vous donnant plus de place pour conceptualiser de nouveaux sommets pour votre startup.

Biographie de l'auteur

Radina Skorcheva est spécialiste du marketing numérique chez Inbound Blogging, spécialisée dans le marketing de contenu et le référencement. Outre sa passion pour le marketing numérique, elle aime voyager et passer du temps avec sa famille. Vous pouvez vous connecter avec elle sur LinkedIn.