Top 8 des gains de temps pour les employés de bureau

Avez-vous déjà pris du retard et avez-vous dû faire des heures supplémentaires? Avez-vous promis à quelqu'un que vous termineriez votre partie d'un projet un jour donné, mais cela n'a rien donné ? Avez-vous déjà pensé au fait que vous deviez chercher des moyens d'économiser votre temps au travail afin de pouvoir mieux vous concentrer sur vos tâches prioritaires et, surtout, les terminer à temps ? Jetez un œil à notre liste des meilleurs gains de temps pour les employés de bureau. Continuer à lire.

Gain de temps pour les employés de bureau – table des matières :

1. Faites des pauses régulières
2. Désactiver les notifications des réseaux sociaux
3. Concentrez-vous sur une tâche à la fois
4. Déléguer
5. Utiliser la technique Pomodoro
6. Planifiez votre journée
7. Apprendre
8. Utiliser des outils
9. Résumé

Faites des pauses régulières

Je suis sûr que vous vous demandez maintenant comment prendre des pauses régulières – qui en pratique « prennent » du temps – va vous aider à l'économiser. Vous devez vous rappeler que personne ne peut être productif pendant 8 heures de travail – et surtout s'il ne prend pas de pause. Notre cerveau a besoin de repos, nos yeux ont besoin d'une pause de l'écran et nos muscles ont besoin d'au moins un peu de mouvement.

Levez-vous, faites quelques pas, parlez à quelqu'un, puis revenez à la tâche à accomplir. Cette règle s'applique également à une pause déjeuner plus longue - le corps a besoin de manger pour devenir plus productif, alors quelle que soit votre charge de travail, n'abandonnez pas un repas plus copieux et sain.

Il faut aussi souligner que faire des pauses « de temps en temps » n'est pas une bonne pratique – chaque fois que vous allez prendre un café, fumer une cigarette ou vous rendre dans une pièce voisine pour poser à un coéquipier une question qui vous tient à cœur. , vous vous déconcentrez et quand vous revenez, vous devez essayer de vous concentrer à nouveau, ce qui prend encore une minute.

Pour cette raison, il est conseillé de faire des pauses régulières, par exemple toutes les heures exactement à la même heure. De plus, un tel arrangement vous motivera - vous voudrez terminer la tâche que vous avez commencée à la pause, donc dans la pratique, vous la terminerez plus rapidement.

Désactiver les notifications des réseaux sociaux

La plus grande distraction au travail est sans aucun doute votre téléphone privé. Toute distraction de la tâche à accomplir, comme prendre des pauses à tout moment, affecte négativement votre concentration et augmente le temps qu'il faut pour l'accomplir. Si vous voulez vraiment gagner du temps au travail, envoyez des messages privés uniquement pendant les pauses désignées.

Concentrez-vous sur une tâche à la fois

Vous avez une tâche très importante à faire, et au même moment vous recevez un mail, un collègue vous demande de l'aider, et un spécialiste RH vous envoie un texto sur la messagerie instantanée de l'entreprise ? Ne vous laissez pas distraire - chacune de ces choses peut attendre que vous terminiez une tâche que vous avez déjà commencée.

Désactivez les notifications de votre boîte de réception et consultez-la uniquement à des heures précises (par exemple, lorsque vous arrivez au travail ou en fin de journée). Il n'est pas nécessaire de répondre immédiatement aux messages (sauf ceux qui sont importants pour vous en raison d'une tâche spécifique) - et il faut toujours beaucoup de temps pour les vérifier.

Déléguer

Vous n'êtes pas toujours obligé de tout faire vous -même, même si vous pensez être le seul à pouvoir accomplir correctement une tâche. Lorsque vous travaillez en équipe, vous devez absolument profiter du fait qu'un collègue dispose de plus de temps et pourrait prendre en charge votre tâche. Ce n'est pas une honte de demander de l'aide - et ne pas donner de tâches est le moyen idéal de perdre votre temps au travail.

Utiliser la technique Pomodoro

Avez-vous déjà entendu parler de la technique Pomodoro ? Il s'agit d'une méthode de gestion du temps basée sur des périodes de travail concentré de 25 minutes interrompues par des pauses de cinq minutes. Chaque intervalle de travail est appelé pomodoro. Il est conçu pour vous aider à rester concentré. Comment l'utiliser? Choisissez une tâche que vous devez accomplir, réglez une minuterie sur 25 minutes, travaillez sur une tâche et lorsque l'alarme sonne, faites une pause de cinq minutes. Après quatre pomodoros, faites une pause de 20 à 30 minutes.

Planifiez votre journée

Rien ne fonctionne mieux que de planifier des tâches à faire à l'avance. De cette façon, vous ne perdez pas de temps à réfléchir à vos priorités actuelles, aux réunions auxquelles vous devez participer un jour donné et à la tâche par laquelle vous devriez commencer. Quelques minutes gagnées car vous pouvez vous mettre au travail tout de suite ? Que diriez-vous de ça!

Apprendre

Dans votre travail quotidien, vous utilisez certainement Microsoft Office et d'autres solutions conçues pour vous aider à faire avancer les choses. Mais êtes-vous sûr d'avoir appris tout leur potentiel ? Même si la réponse à cette question semble « oui », en effet, la plupart des applications que vous utilisez au quotidien ont bien plus de fonctions que vous n'arriverez jamais à connaître.

Essayez donc d'en découvrir au moins quelques-unes qui faciliteront votre travail – dans le cas de Powerpoint, par exemple, il pourrait s'agir de la fonction de conception (suggérer l'agencement du texte et des graphiques sur une diapositive et accélérer la création de présentations), dans Word la possibilité de suivre les modifications dans un document donné , et dans Excel la mise en forme conditionnelle (présentation des données avec des couleurs pour améliorer leur analyse).

Utiliser des outils

Au lieu de perdre du temps à rechercher l'icône d'une application particulière sur votre écran ou à vous connecter à chaque service séparément, vous pouvez utiliser un outil qui offre diverses fonctions en un seul endroit. Un tel outil est Firmbee, un système complet de gestion de projets et d'équipes d'entreprise. Firmbee est conçu pour de nombreux secteurs, des RH aux ventes en passant par l'informatique. Les utilisateurs peuvent suivre l'avancement des projets, organiser les tâches, recruter des employés et surveiller les finances, le tout à l'aide d'une seule plateforme.

Top 8 des gain de temps – résumé

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons de gagner du temps au travail. La première chose que vous devez faire est de savoir quelles sont les tâches qui vous prennent le plus de temps. Certaines personnes peuvent passer des heures chaque jour sur le courrier électronique, par exemple. Une fois que vous savez ce que sont vos pertes de temps, essayez de vous en débarrasser et remplacez-les par quelque chose de plus productif.

Vous venez de lire les 8 meilleurs gains de temps au travail. Lire aussi : Gamification dans le recrutement

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Auteur : Nicole Mankin

Responsable RH avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à créer un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.

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