Comment former les employés distants | Meilleures pratiques et outils

Le travail à domicile est la nouvelle norme. Même avant que la pandémie de COVID-19 ne change fondamentalement notre façon de travailler, de nombreuses équipes avaient des membres travaillant à distance 100% du temps, et beaucoup d'entre eux recevaient leur formation virtuellement.

Là où la technologie a permis de mener des entretiens à distance, d'embaucher et d'intégrer des employés en ligne, leur formation virtuelle est devenue beaucoup plus facile avec les outils disponibles.

La formation est essentielle au développement d'un employé, qu'il débute sa carrière ou qu'il ait de nombreuses années d'expérience.

Les mêmes principes de formation des équipes sur site s'appliquent à la formation des équipes à distance, mais cette dernière nécessite une approche plus méthodique. Dans cet article, nous vous expliquerons les meilleures pratiques pour former avec succès les employés à distance et les outils que vous pouvez utiliser au cours du processus.

Comment former les employés distants

Vous trouverez ci-dessous certaines des meilleures pratiques que vous pouvez suivre lors de la gestion de la formation des employés à distance.

Guidez-les à travers le programme de formation

Une fois que vous avez évalué vos employés distants et identifié leurs besoins en formation, définissez le processus de formation pertinent pour eux et créez un calendrier.

Partagez le planning avec les stagiaires pour leur permettre de se familiariser avec celui-ci. Au besoin, guidez-les et clarifiez ce qui est attendu d'eux pendant et à la fin de la formation.

Maintenir un programme de formation cohérent

Assurez-vous que le programme de formation est bien intégré aux responsabilités quotidiennes du stagiaire. Cela aidera à les motiver à terminer le programme plus rapidement et à le maintenir cohérent qu'un programme de formation qui a lieu une fois et plus jamais.

Utilisez la vidéoconférence chaque fois que possible

Le manque de supervision en personne est un défi courant dans la formation des employés à distance. Cependant, cela peut être efficacement surmonté en tirant parti de la vidéoconférence.

Cela vous aidera à établir un lien personnel avec le stagiaire, à vous assurer qu'il est attentif, à évaluer ses performances, à créer une expérience plus interactive et à le guider vous-même tout au long du processus d'apprentissage.

Conseil : Planifiez des visites régulières avec le stagiaire pour connaître ses progrès et discuter des problèmes qu'il a pu rencontrer.

Assurez-vous que leur matériel d'apprentissage est facile d'accès

La possibilité d'accéder aux ressources d'apprentissage à tout moment depuis n'importe quel appareil est importante pour un employé distant. En tant que tel, assurez-vous d'avoir fourni des ressources accessibles avec ou sans connexion Internet et à partir de n'importe quel appareil.

• Utilisez un système de gestion de l'apprentissage pour garder le matériel de formation centralisé et accessible de n'importe où
• Envoyer des ressources pouvant être téléchargées et consultées hors ligne
• Utiliser l'accès par authentification unique aux plateformes de formation

Encourager l'apprentissage informel avec les pairs

Dans un bureau, un nouvel employé peut se retourner et demander de l'aide à la personne assise à côté de lui, ou discuter tout en déjeunant ou près de la fontaine à eau.

Bien que les employés à distance ne puissent pas faire de même, vous pouvez encourager ces interactions en ligne à l'aide des plateformes de communication que vous utilisez.

Créez des canaux Slack, des groupes Whatsapp, etc. où le stagiaire peut partager ses problèmes et où ses pairs peuvent partager des conseils, des bonnes pratiques et des ressources pour les aider.

Gardez les choses intéressantes

Pour garder les employés à distance engagés et motivés à poursuivre leur programme de formation, vous pouvez

• Récompensez leurs efforts avec des certificats reconnaissant leurs progrès
• Fixez des jalons pour les maintenir
• Utilisez différentes méthodes de formation telles que la formation vidéo, la gamification, etc.

Investissez dans les bons outils pour former les employés à distance

Pour mener à bien les étapes ci-dessus, vous devez investir dans le bon ensemble d'outils. Ici, vous aurez besoin

Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS)

LMS rationalise l'administration, la documentation, le suivi, le reporting, l'automatisation et la prestation des programmes de formation pour les employés distants. Ils vous aideront à créer des cours de formation personnalisés pour les employés distants en fonction de leurs besoins de formation.

Voici une liste de logiciels LMS que vous pouvez envisager pour la formation des employés.

Outils de communication

Former un employé nécessite de communiquer constamment avec lui. Pour le faire efficacement avec un employé à distance, vous aurez besoin de plus qu'un téléphone. J

Il existe de nombreux outils de communication qui permettent la visioconférence, la messagerie instantanée et le partage d'écran. Pour n'en nommer que quelques-uns

• Zoom
• Mou
• Skype
• Équipes MS
• Google Meet

Outils de tableau blanc

Sur place, vous pouvez utiliser un tableau blanc pour expliquer facilement les processus et les stratégies de l'entreprise avec des visuels.

Lorsque ce que vous expliquez avec des mots est accompagné d'un visuel, cela a plus de sens. Vous pouvez créer la même expérience avec des employés distants en utilisant un logiciel de tableau blanc en ligne comme Creately. Cela vous aidera à expliquer les concepts plus efficacement avec des visuels et des diagrammes.

Outils de gestion de projets/tâches

Bien qu'utilisés pour la gestion de projets, ces outils peuvent être réutilisés pour suivre, gérer et évaluer les progrès de la formation des employés distants.

Vous pouvez l'utiliser pour créer le programme de formation, définir des délais et des jalons et suivre leur progression. Ici, vous pouvez utiliser des outils comme

• Asana
• Trello
• Favro

Outils de gestion de documents

Ceux-ci aident à organiser et à gérer les autorisations d'accès à tous les supports et ressources de formation en ligne. Vous pouvez utiliser des outils comme

• Google Drive
• Google Docs
• Un lecteur

Découvrez d'autres outils utiles pour les équipes distantes.

Vous avez plus de conseils sur la formation des employés à distance ?

Même si vous n'avez pas la possibilité de guider en personne les employés à distance, la technologie a permis de former efficacement les employés en ligne. Nous espérons que ces meilleures pratiques vous permettront de réussir la formation de vos employés à distance.

Vous voulez être une équipe plus productive tout en travaillant à domicile ? Voici notre guide pratique du télétravail.

Nous aimerions connaître les autres bonnes pratiques que vous suivez lors de la formation d'employés à distance. Partagez vos conseils dans la section des commentaires ci-dessous.