Comment nous avons organisé un événement de bénévolat transformateur avec Give to Get

Un événement bénévole a transformé la façon dont nous organisons notre plus grand rassemblement de l’année. Et nous n’étions pas sûrs de pouvoir y parvenir.

Avec l’aide de nos amis de Give To Get, qui organise des événements RSE pour les entreprises, nous avons non seulement réussi, mais nous avons également appris pas mal de trucs et astuces en cours de route.

Ainsi, de la même manière que nous avons réfléchi aux leçons que nous avons apprises sur la gestion de programmes de dons d'entreprise, l'adoption de pratiques basées sur la confiance et le lancement de GRE, nous avons pensé prendre le temps de réfléchir et de partager des conseils que vous pouvez utiliser aujourd'hui pour mener des actions transformatrices. programmes de bénévolat.

Un aperçu d’un événement bénévole transformationnel

Le lancement des ventes (SKO) est une tradition de soumission dans laquelle nous réunissons des personnes de toute l'entreprise pour donner le ton de l'année. En 2024, nous avons organisé le SKO dans notre bureau de Bellevue. Et, en plus des présentations, des rapports et des séminaires, nous avons ajouté un événement bénévole. Avec l’aide de Give To Get, cet événement bénévole est devenu la pièce maîtresse de SKO 2024 et pourrait bien devenir une nouvelle tradition pour nous.

Katie Fisher, assistante exécutive chez Submittable, a travaillé avec Linnea Malmstrom de Give To Get pour organiser l'événement bénévole. Lors de l'événement, des bénévoles ont créé des kits de réconfort pour les enfants pour Wellspring Family Services, qui comprenaient des ours en peluche fabriqués par des bénévoles et des notes manuscrites de bénévoles.

L'événement bénévole a été un succès auprès des employés et des dirigeants. Cela a énormément stimulé l'humeur des participants et, de manière anecdotique, il y a eu un intérêt accru pour les événements bénévoles à Submittable. En d’autres termes, l’expérience a marqué les employés d’une manière que notre conférencier principal de SKO, Chris Jarvis de Realized Worth, pourrait décrire comme « transformationnelle ».

Lorsqu'on lui a demandé, Fisher a répondu que nous "ferions TOTALEMENT cela à nouveau. Je prévois que ce sera un élément de tous les SKO à l’avenir. Nous étudions également une relation continue avec Wellspring Family Services pour voir comment les employés de Submittable peuvent continuer à contribuer à leur cause.

Une formidable expérience de bénévolat a changé la façon dont nous planifions l'événement le plus important de l'année pour notre entreprise. Mais il y a eu un problème : la logistique.

Aperçu de l'événement

• Quand : 10 janvier 2024
• Quoi : Créer des kits de confort pour les enfants pour Wellspring Family Services, qui aident les familles sans abri à se remettre sur pied.
• Comment : Une « chaîne de montage » permettant aux bénévoles de rembourrer des ours en peluche, d'écrire des notes et de constituer des kits de confort pour les enfants.
• Résultat : 85 bénévoles ont créé 150 trousses de réconfort pour enfants comprenant des cartes de soutien et des ours en peluche que les bénévoles se sont bourrés.
• Impact : Une relation potentielle continue entre Submittable et Wellspring Family Services.

Cela n'est presque pas arrivé (cette année)

SKO représente une tonne de travail à mettre en place. L'idée d'un événement bénévole est née d'un employé tard dans le processus de planification, alors que de nombreux détails de SKO étaient gravés dans le marbre. Si Give To Get n'avait pas facilité l'organisation de Fisher, il est possible que nous aurions attendu jusqu'en 2025 pour commencer à ajouter un événement bénévole à SKO.

« Nous n'avons pas immédiatement adhéré à l'idée en raison de la lourdeur administrative », explique Fisher. Elle dit qu'un certain nombre de questions se sont posées auxquelles l'équipe de planification de SKO a dû répondre très rapidement :

• Quelle association ?
• Où est située l’organisation à but non lucratif dans la région de Seattle ?
• Comment allons-nous y amener les gens ?
• L'organisation à but non lucratif dispose-t-elle d'installations pour tous nos employés ?
• Les employés seront-ils même présents ?  

Fisher résume succinctement ces questions : « Cela ne serait pas arrivé si nous avions dû nous adresser à une organisation à but non lucratif. » La logistique était trop difficile à comprendre en si peu de temps.

Entrez dans l’équipe de Linnea Malmstrom de Give To Get. Ils ont adopté une approche « Nous viendrons vers vous », contournant bon nombre des préoccupations de Fisher et de son équipe. Avec l'aide de Give To Get, Fisher a obtenu l'approbation et a inscrit l'événement bénévole à l'ordre du jour.

Ce que nous avons appris sur l'organisation d'un événement de volontariat transformateur

Au cours du processus de gestion de cet événement bénévole, Fisher a beaucoup appris sur ce que vivent la plupart des praticiens de la RSE : de l'anxiété de savoir si les gens se présenteront réellement à l'obtention de l'adhésion de la direction. Voici quelques leçons qu’elle a apprises.

Un peu d'aide aide tout le monde

L'équipe de Malmstrom a pris en charge l'essentiel du travail logistique au nom de Submittable et de Wellspring Family Services, servant ainsi de pont indispensable entre deux équipes très occupées.

Cette bande passante a permis à Fisher de se concentrer sur la stratégie de communication et d'augmenter la participation. Pendant ce temps, Wellspring Family Services n’avait pas grand-chose à faire. Ils ont reçu une livraison de kits de confort pour enfants le lendemain, sans aucun effort de leur part.

Cette simplicité a créé une bonne base pour un partenariat continu entre une organisation à but non lucratif et une entreprise. Fisher dit que c'est potentiellement le début d'une relation continue entre Submittable et Wellspring Family Services.

À retenir : si vous êtes occupé, vous pouvez vous tourner vers un service bénévole de planification d'événements pour obtenir de l'aide (nous vous recommandons Give To Get après notre expérience fluide). En fait, cette aide peut être essentielle à la création d’un événement réussi pour toutes les personnes impliquées.

Faites-en un véritable événement

Fisher a travaillé avec Give To Get pour planifier l'événement bénévole mercredi, en plein milieu de SKO, pour servir de pièce maîtresse de la semaine. Elle l'a également intégré à l'happy hour et au dîner de l'équipe déjà prévus pour cette nuit-là. Planifier l'événement de manière à ce qu'il soit inévitablement l' événement de la semaine a permis à l'événement de rester gravé dans l'esprit des gens.

Le timing central a fait de l'événement des bénévoles le point d'ancrage de toute la semaine SKO. Il y a eu une phase d'événement pré-volontariat où tout le monde arrivait, et une phase d'événement post-volontariat où tout le monde était installé dans SKO et lié autour d'une expérience partagée.

Combiner l'événement bénévole avec un événement que les gens attendaient déjà avec impatience (happy hour et dîner en équipe) a permis à Fisher de donner un ton positif à ses communications sur l'événement. Elle le décrit comme suit : « Découvrez cette chose géniale que nous faisons ! » type de message, par opposition à « Pouvez-vous s'il vous plaît participer ? »

De plus, en faisant de l'événement bénévole l' événement de la semaine, les communications pourraient également inclure un peu de réconfort et un léger FOMO (peur de manquer quelque chose). Brady Meltzer, directeur des revenus chez Submittable, organise la semaine SKO. Dans ses présentations précédant l'événement de bénévolat, il a pu dire des variantes de « Vous ne serez pas seuls, nous y allons tous » et « Vous manquerez vraiment quelque chose si vous n'y allez pas ! Ce sera amusant!"

À retenir : pour que l'événement reste gravé dans l'esprit des gens, transformez-le en un véritable événement , quelque chose à vraiment attendre avec impatience.

Permettez aux dirigeants de dire facilement oui

L'adhésion des dirigeants aux événements bénévoles (et, en fait, à tout ce pour quoi vous avez besoin de leur avis) dépend de votre capacité à leur permettre de dire oui aussi facilement que possible. Dans le cas de cet événement bénévole, Fisher a travaillé avec Give To Get pour permettre à Meltzer et aux autres dirigeants de dire facilement oui.

Créer des tranches budgétaires

Intégrez le coût de l’événement aux initiatives existantes si vous le pouvez. Cela évite les préoccupations budgétaires, ce qui est important si vous manquez de temps et que vous ne voulez pas attendre que l'équipe financière fasse les calculs.

Fisher déclare : « J'ai couvert les frais administratifs avec mon budget SKO existant » et que « nous avons couvert le coût des matériaux réellement donnés avec le budget de don annuel de Submittable ». Le budget annuel des dons est pré-alloué via notre programme de dons à soumettre.

Anticiper les soucis logistiques

Comme nous l'avons vu ci-dessus, Give To Get avait toutes les réponses aux questions logistiques difficiles de FIsher. Meltzer avait les mêmes questions que Fisher, et le fait d'avoir un partenaire pour l'aider à fournir un plan clair a contribué à apaiser toutes ses inquiétudes.

Donnez-leur quelque chose de positif à posséder

Meltzer est finalement devenu le principal promoteur de l'événement bénévole, faisant tout, depuis les rappels quotidiens jusqu'à se tenir debout sur une chaise lors de l'événement pour le lancer. Cela est dû en partie à l'alignement entre l'événement bénévole et son thème pour SKO 2024 : « Soyez la différence ». Il était clair pour lui que le bénévolat était un moyen évident de faire comprendre son message global pour la semaine SKO.

Cet alignement a contribué à créer un sentiment d’appartenance à l’égard d’un événement vraiment positif qui enthousiasme les bénévoles. Et ce sentiment d’appartenance peut être contagieux pour d’autres dirigeants. Le premier groupe à franchir la chaîne de montage était le personnel de direction, donnant le ton de la soirée.

À retenir : moins les dirigeants doivent insister sur des détails, plus ils sont susceptibles d'adhérer à l'idée et, en fin de compte, de contribuer au succès de l'événement.

Facilitez la participation

Les participants ne devraient pas se soucier des détails des événements de bénévolat d'entreprise. Voici comment l'équipe Give To Get, dirigée par Malmstrom, a travaillé avec nous pour réduire le fardeau des participants et aider les bénévoles à se concentrer sur le remplissage des nounours et la rédaction de notes.

Transport

L'événement bénévole a eu lieu dans un restaurant à quelques pâtés de maisons peu après la fin des discussions de la journée. C'était à quelques pas du bureau et des hôtels, contrairement à un éventuel trajet en bus ou à un événement auquel les gens devaient se rendre seuls plus tard. Give To Get coordonné avec le lieu pour tout installer à l’intérieur du restaurant. Tout ce que les volontaires avaient à faire, c'était de marcher.

Des étapes claires

Give To Get a créé une chaîne de montage avec des étapes claires que les gens peuvent suivre. Tout le monde savait à l’avance ce qu’on attendait d’eux rien qu’en regardant comment l’événement était organisé. Cela a rendu l’acte de faire du bénévolat rapide et facile. À aucun moment il n’a été question de savoir quoi faire ensuite, où aller ou pourquoi.

Instructions

Une partie des kits de confort pour enfants étaient constitués de notes manuscrites des bénévoles. Si un bénévole ne savait pas quoi mettre dans ses notes, Give To Get lui fournissait des invites et des suggestions pour l'aider. L'équipe de Malmstrom était également présente pour aider à réfléchir à des idées.

Immédiateté

Give To Organisez une livraison le lendemain pour les kits de confort pour enfants. Ce délai d'exécution rapide a aidé les bénévoles à se rendre compte de l'impact de leur travail. Les ours en peluche qu'ils avaient empaillés n'allaient pas rester sur une étagère pendant un moment, ils allaient dans les bras des enfants le lendemain matin.

De plus, Give To Get a fourni un rapport d’impact deux jours après l’événement, prouvant une fois de plus que les actions des bénévoles ont eu un véritable impact.

Maison numérique centrale pour les détails

Nous avons utilisé notre propre plateforme, Volunteer from Submittable, pour héberger le processus d'inscription et tous les détails de l'événement. Volunteer fournit un emplacement central permettant aux bénévoles de rechercher des événements, de trouver des détails sur ces événements, et certains employés, comme ceux d'un groupe de ressources d'employés (ERG), peuvent même créer les leurs.

Vous pouvez en savoir plus sur le bénévolat ici. Vous pourriez également être intéressé par notre série mensuelle de démonstrations en direct, dans laquelle nous vous faisons visiter le produit et vous donnons la possibilité de poser des questions.

À retenir : faciliter la tâche des bénévoles nécessite d'excellents partenaires, comme Give To Get, et une technologie de pointe, comme Volunteer de Submittable.

Un super sentiment du début à la fin

Ce qui aurait pu être un ajout stressant à un événement très médiatisé s'est transformé en une nouvelle tradition qui a donné à toutes les personnes impliquées un sentiment chaleureux et flou. Grâce à nos amis de Give To Get, un premier sentiment de « Comment allons-nous y parvenir ? » s’est vite transformé en anticipation. Et l’éclat qui a suivi l’événement était réel. Nous le ressentons encore aujourd'hui.

Vous pouvez en savoir plus sur Give To Get ici. Ils ont joué un rôle déterminant en nous aidant à organiser cet événement dans un délai aussi court.
Nous écrivons et réfléchissons beaucoup aux événements de volontariat transformateurs et notre objectif est de vous aider à créer le vôtre. Nous créons des outils RSE conçus pour vous aider à éliminer le fardeau des participants, afin que vous puissiez vous concentrer sur la création d'une expérience vraiment mémorable. Planifiez une démo aujourd'hui pour en savoir plus.