Types de réunions de projet | #33 Se lancer dans la gestion de projet

Coup d'envoi et clôture, confrontation et négociation, quotidien et contrôle… Ils diffèrent par les participants, la durée ainsi que l'ordre du jour. Cependant, toutes les réunions de projet ont un point commun : lors de celles-ci, les personnes associées au projet présentent des problèmes ou des résultats, et discutent ensemble de la mise en œuvre des tâches.

Types de réunions de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Planification
3. À la recherche de solutions
4. La prise de décision
5. Contrôle des résultats
6. Résumé des activités
7. Résumé

Introduction

PMBOK distingue pas moins de 16 types de réunions indispensables à une gestion de projet efficace ! Chacun d'eux a un objectif précis et une liste de participants dont la présence est nécessaire pour que la réunion ait lieu. Nous n'énumérerons pas tous les types, nous nous concentrerons plutôt sur ces types de base et répondrons à la question : "Pourquoi des réunions ont-elles lieu ?"

Les réunions sont très souvent associées à une perte de temps, mais de par leur conception, elles sont un élément clé d'un projet et un outil de communication essentiel. Néanmoins, pour que ce soit le cas, les participants doivent connaître le but et, idéalement, l'ordre du jour de la réunion. Vous aurez également besoin d'une personne responsable de son bon déroulement. Aujourd'hui, jetons un coup d'œil aux types de réunions divisés en fonction de l'objectif qu'ils servent.

Planification

La planification des tâches pour le projet est le but des réunions de lancement et des réunions récurrentes au cours desquelles l'équipe discute des buts et des objectifs du projet.

Une réunion de lancement a lieu au début d'un projet, de sa phase ou d'une itération particulière. Tous les membres de l'équipe et les principales parties prenantes y assistent et ses éléments clés sont :

• Apprendre à se connaître et à connaître les membres de l'équipe,
• Définir les attentes
• Planification – établissement du premier plan d'action.

À partir d'une réunion de lancement bien menée, tous les participants doivent apporter la motivation pour démarrer le projet et une compréhension claire :

• Objectif du projet,
• Les attentes placées en eux,
• Ressources disponibles et comment les utiliser,
• La répartition des rôles et des responsabilités dans le projet,
• Le calendrier et la portée du projet,
• Les tâches par lesquelles ils devraient commencer.

Au cours des réunions de démarrage et des réunions de planification suivantes, un ajustement progressif du plan de projet aux circonstances de sa mise en œuvre a lieu. L'équipe planifie des tâches plus détaillées pour définir les objectifs et les moyens de les atteindre. Ainsi, il est également engagé dans la recherche de solutions.

À la recherche de solutions

Trouver des moyens de faire face aux difficultés qui surviennent lors de la mise en œuvre du projet est l'objectif des séances de remue-méninges populaires et des réunions approfondies sur les problèmes.

Le but du brainstorming est de générer de nombreuses idées et solutions potentielles à un problème ou à un défi. Ils impliquent généralement uniquement les membres de l'équipe de projet et parfois des parties prenantes invitées. Bien qu'on leur reproche souvent de favoriser les gens qui aiment parler vite, beaucoup et fort, ils sont un excellent outil pour générer de nombreuses idées qui peuvent ensuite être discutées dans une atmosphère plus calme.

Les réunions de résolution de problèmes sont une continuation naturelle des séances de remue-méninges. Ici, les solutions sont discutées plus en détail afin que des décisions plus précises et équilibrées puissent être prises.

La prise de décision

Des réunions de prise de décision ont lieu pour discuter des options disponibles et parvenir à un accord sur une action spécifique. S'ils concernent la réalisation d'objectifs, seule l'équipe projet y participe. Si, d'autre part, les décisions concernent des questions ayant des implications majeures, les principales parties prenantes s'en occupent également.

Les décisions clés sont prises lors de la réunion « au sommet », le comité de pilotage. Le PMBOK le définit comme « une réunion au cours de laquelle les principaux intervenants fournissent une direction et un soutien à l'équipe de projet et prennent des décisions en dehors de l'autorité de l'équipe de projet ».

Contrôle des résultats

Des réunions de partage et d'analyse des informations sur les résultats des travaux du projet sont organisées périodiquement. Elles sont appelées "réunions de mise à jour de statut" ou simplement "réunions de statut". Ils permettent d'identifier rapidement les évolutions défavorables du fonctionnement de l'équipe et de répondre aux risques émergents.

Résumé des activités

Des résumés cycliques des activités se produisent lors de rassemblements appelés rétrospectives. Ils ont lieu à la fin de chaque étape importante du projet, par exemple lorsqu'un jalon est atteint. Leur but est de réfléchir avec l'équipe sur les tâches effectuées et la façon dont les membres de l'équipe travaillent ensemble.

En plus de la rétrospective, le PMBOK mentionne un type intéressant de réunion visant à tirer des leçons des activités passées appelées « leçons apprises ». Il est utilisé pour résumer et partager les enseignements tirés de l'ensemble du projet ou de sa phase sélectionnée. Son résultat devrait être une amélioration de la performance de l'équipe de projet obtenue grâce à une plus grande prise de conscience des erreurs commises, ainsi qu'à travers l'application cohérente des bonnes pratiques. Vous pouvez organiser des réunions de « leçons apprises » pour discuter de situations dans l'équipe qui auraient pu être mieux résolues. Cependant, il est le plus souvent consacré à des succès que l'équipe veut répéter, et à des solutions qui ont donné de très bons résultats.

Résumé

Les principaux objectifs des réunions de projet sont :

• faciliter la communication,
• résolution de problème,
• prise de décision, et
• suivi de l'avancement des travaux du projet.

La clé de leur efficacité est la transparence. Chaque réunion de projet doit avoir un objectif clair, un ordre du jour et une liste de participants, et si possible, un animateur dont la présence peut aider à assurer son bon déroulement et son efficacité.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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