Le guide ultime des fêtes de vacances au travail

Dernière mise à jour le 14 août 2020

Feux d'artifice dans le ciel mettant fin à une fête de vacances mémorable. La fin de l'année approche et les bénéfices sont plus sains que jamais. Vous vous êtes forgé une solide réputation en tant que personne qui organise une fête de vacances mémorable. Le personnel et les responsables sont tous favorables à la poursuite de la tradition, bien sûr, et oui, même vous l'appréciez. La planification, la préparation et les coûts impliqués semblent tous insignifiants par rapport à la lueur que vous voyez dans les yeux des employés le soir de l'événement et au bavardage positif du bureau qui se poursuit pendant des jours et des semaines après. Comment quelqu'un pourrait-il s'y opposer ?

Avant que l'idée ne s'envole d'elle-même, il y a quelques considérations pratiques que tout bon propriétaire d'entreprise devrait d'abord évaluer. Avant de retirer la carte de crédit, considérez ces étapes suggérées à considérer avant d'organiser votre prochaine fête de vacances de travail "Best-Ever".

Choisir une date

Si vous planifiez assez tôt, il y a de fortes chances que vous puissiez organiser une grande fête de vacances d'entreprise à l'endroit que vous voulez, à la date que vous voulez. Attendez trop longtemps, cependant, et vous risquez une grosse déception. Les lieux qui ont la capacité de recevoir un grand groupe, qu'il s'agisse de restaurants ou de salles de banquet, sont réservés tôt. Cela est particulièrement vrai pour les dates autour des vacances. Si vous souhaitez organiser une fête de vacances autour de la période de Noël et du Nouvel An de l'année, cela signifie novembre, décembre et janvier.

Heure de grande écoute

Un mot sur décembre, en particulier. L'aspect pratique d'organiser une fête de vacances-travail en décembre se termine environ 10 à 15 jours avant Noël. Tout ce qui est plus tard que cela, jusqu'à Noël lui-même, entraînera une faible fréquentation. Les gens sont tout simplement trop occupés à préparer leurs réunions de famille et leurs achats. Si aucun de ces cas n'est le cas, le rythme de vie autour de la ville est généralement si rapide qu'il maintient de nombreuses personnes à la maison. Cependant, si votre groupe est un groupe intrépide avec un esprit élevé pour "aller jusqu'à la limite", vous pouvez trouver une bonne affaire proche de Noël dans un lieu qui a de la place pour réserver votre événement.

Novembre est en effet plus tôt, mais la «saison des fêtes» commence certainement après Thanksgiving, et les jours qui suivent jusqu'à la mi-décembre sont des «heures de grande écoute» pour les fêtes des employés. Soyez prêt à travailler plus dur pour ces dates en raison de la forte demande, mais en termes de meilleur timing pour les participants, vous ne pouvez pas faire mieux.

Temps d'épaule

Janvier devient un choix plus populaire pour les propriétaires, et les commentaires des participants sont également positifs. Les semaines qui suivent le Nouvel An sont un peu «vides» par rapport aux semaines précédentes, et beaucoup de gens sauteront sur l'occasion de faire quelque chose qui donne l'impression que les «moments de plaisir» ne sont pas complètement passés. Concentrez-vous sur les deux premières semaines, pas sur les plus longues, car alors tout sens des "Fêtes" se sera estompé et votre événement pourrait apparaître complètement hors saison.

Comment lire les conditions de réservation

Combien de temps à l'avance pour réserver votre fête de vacances-travail dépend de l'offre et de la demande, bien sûr. Si vous vous trouvez dans une zone à forte demande, vous devrez peut-être envisager de fixer une date dès un an à l'avance, voire plus ! Les conditions d'une telle réservation pourraient également vous surprendre. De nombreuses salles de banquet exigent jusqu'à 50 % d'acompte au moment de la réservation.

Une salle formelle pour les banquets, les fêtes de travail et les rassemblements. Le reste des frais est généralement divisé en deux paiements supplémentaires. Il vous sera demandé de fournir un effectif approximatif quelques semaines à l'avance, puis un effectif « définitif » un peu moins de temps avant l'événement. Cela établira un solde minimum qui vous sera facturé. Toute « non-présentation » vous coûtera toujours cher, mais si le nombre augmente le jour de l'événement, ils n'auront pas faim, mais vous devrez payer un supplément pour eux. Comme c'est le cas pour toutes les transactions commerciales, beaucoup dépend de la relation entre le client et l'entreprise, de sorte que vos conditions spécifiques peuvent être différentes.

Où organiser une fête de vacances-travail

Où, exactement, tous vos participants iront-ils ? Cela dépend de ce qu'ils vont faire. Est-ce un dîner assis ? Est-ce une réception avec danse ? Peut-être un apéritif ambulant et un cocktail ? Aura-t-il lieu à l'intérieur ou à l'extérieur, ou les deux ? La nécessité de trouver un lieu approprié et de simplement le « réserver » passe souvent en tête de la liste des « choses à faire », mais pensez également à quel type d'événement il s'agira. Si un lieu est entièrement réservé avant toute réflexion sur le type d'activités à mener, vous pourriez être obligé de reconcevoir les activités en raison de contraintes d'espace ou de plan d'étage.

Considérations de taille

Faire correspondre la fréquentation projetée à la capacité du lieu est un facteur clé pour décider où organiser une fête de vacances-travail. L'expérience doit être confortable, avec suffisamment d'espace par personne pour respirer et bouger, mais pas si ouverte que l'événement semble sous-assisté. De nombreuses salles de banquet ont des salles ou des salles de tailles différentes qui peuvent offrir la bonne taille pour votre groupe de travail de vacances. Vous pouvez également trouver différents plans d'étage, certains avec des pièces latérales ou des terrasses, à l'usage des fumeurs.

Coordination avec le coordonnateur des ventes aux banquets

N'oubliez pas de partager votre plan d'activités avec le coordonnateur des ventes de banquets avant de réserver une salle. La connaissance de ce que vous voulez faire vous guidera dans la meilleure pièce. Informer le vendeur après coup - ou le soir de l'événement - est absolument une recette pour un désastre. L'installation peut avoir des restrictions qui désactiveraient votre capacité à mener certaines activités. Vous voulez des exemples ?

• Alimentation A/C insuffisante pour un groupe, éclairage, son
• Pas d'audio maison pour un discours du PDG
• Ordonnances locales limitant le bruit la nuit
• Interdiction de fumer
• Restrictions d'alcool (oui, il y a encore des comtés "secs")
• Pas de piste de danse disponible (danser sur le tapis, vous plaisantez ?)

Il faut aussi penser à l'emplacement du site. Dans la plupart des cas, le meilleur emplacement est proche de l'endroit où se trouve l'entreprise. Les employés sont habitués à l'itinéraire vers et depuis le travail. Comme en témoigne leur présence récurrente au bureau, le trajet est acceptable. Forcer une fête de vacances-travail dans un lieu éloigné de votre entreprise entraînera une faible fréquentation et des critiques négatives. Si possible, gardez-le à proximité.

Idées de fêtes de vacances de travail

Nous pensons que c'est la partie amusante. C'est aussi la partie la plus difficile. Quel genre de fête souhaitez-vous organiser ? La question devrait vraiment être: "Quelles idées de fêtes de vacances-travail se traduiront par une participation maximale?" Le « pourquoi » de faire la fête mérite le plus d'attention et d'efforts. Pourquoi les collaborateurs viennent-ils à votre événement, que ce soit après une journée de travail ou un week-end ? Un bon endroit pour commencer cette analyse est de connaître votre public. Les participants sont-ils habitués à une cuisine raffinée et à un cadre élégant ? Le personnel est-il une équipe de cols bleus qui se réunit de manière informelle dans un bar du coin le vendredi pour des ailes et de la bière ? Les participants sont-ils jeunes et principalement célibataires, ou matures et mariés ? Essayer de trouver le mélange parfait d'ambiance et d'activités pour un groupe mixte peut être difficile, c'est le moins qu'on puisse dire.

Un guide global du style d'événement que vous organiserez peut être mieux défini par le style de vêtements généralement portés par vos employés lorsqu'ils sont «en dehors de l'horloge». Cela ne vous donnera peut-être pas la réponse facile, mais cela pourrait être un facteur à considérer. S'agit-il d'un groupe décontracté qui porte des jeans ou porte-t-il plus souvent un pantalon et une chemise de golf ? Vous ne voulez pas organiser une fête où tout le monde se sent obligé de porter quelque chose en dehors de la zone de confort pour certains et pas pour d'autres.

Le terrain d'entente des fêtes de fin d'année : les thèmes fonctionnent !

Il peut sembler impossible de décider d'un style qui puisse satisfaire tout le monde, alors pensez à une idée de "Themed Work Holiday Party", encouragée avec succès par le propriétaire de That! Compagnie, Ken Knorr.

Knorr a organisé plus d'une décennie de fêtes de travail pour son personnel et sa direction, qui viennent d'horizons très variés et appartiennent à des tranches d'âge différentes. Adopter un concept de fête à thème crée un champ neutre dans lequel tout le monde se rassemble.

« N'est-ce pas vraiment l'idée ? demanda Knorr. « Nous nous réunissons. On mange, on s'amuse, on fait la fête et on est ensemble. Conjoints, collègues, côte à côte avec les managers, tous passent un bon moment.

Ce! Les thèmes des fêtes d'entreprise ont inclus Pirate, Médiéval, Années folles et Héros / Méchants, pour n'en nommer que quelques-uns. Le but d'un thème est de créer une destination qui est un territoire neutre dès le jour où elle est annoncée. Chaque participant peut être créatif dans ce qu'il porte (et combien il dépense), tandis que l'accent reste mis sur la participation. Le choix d'un thème peut également être un processus hautement interactif. L'équipe de Knorr a le temps de produire des idées qui sont considérées comme un groupe, réduisant éventuellement la liste à celle qui est populaire auprès de tout le monde.

Divertissement au travail Fêtes de fin d'année

Une fois qu'un thème a été choisi, la question passe ensuite à ce qui gardera les participants intéressés une fois arrivés ? Cela présente un scénario à la croisée des chemins où une discussion sur les aliments et les boissons est nécessaire. La décision de quoi et comment nourrir vos invités peut entièrement influencer le déroulement de l'événement. Les invités vont-ils rester assis ou seront-ils à l'aise pour se promener et grignoter dans un plan d'étage ouvert ? Encore une fois, après avoir essayé les deux, Knorr a de l'expérience avec le sujet. Sa description des différences entre un groupe de travail de vacances qui reste immobile et un qui se déplace plus librement semble bien examinée.

« Nous avons essayé de nous asseoir avec un groupe. Les gens ont tendance à rester assis à côté des mêmes personnes toute la nuit. Eh bien, l'idée est de rassembler les gens confortablement - j'ai trouvé que la technique ne fonctionnait tout simplement pas très bien.

L'expérience a laissé Knorr chercher des activités qui encourageraient l'interaction entre ses invités (les invités à une fête de vacances de travail That! Company sont l'employé plus un « autre significatif »). Il a essayé les Flame Dancers polynésiens une année.

"C'était plutôt cool. Les gens ont été très impressionnés par la performance, mais cela ne dure qu'un temps limité, et vous ne pouvez vraiment pas répéter cela chaque année.

La réponse à la question de savoir quels divertissements ou activités de fête de travail sont les plus réussis est peut-être celle que Knorr privilégie actuellement.

Une valeur sûre pour le divertissement

Les soirées casino sont une activité populaire pour les fêtes de fin d'année. « Notre « Soirée Casino » s'est très bien déroulée. Il génère beaucoup d'interaction sur plusieurs tables de jeu qui fonctionnent toute la nuit. Tout le monde « gagne » et aucun argent ne sort de sa poche. En fait, mon travail consiste à m'assurer que les joueurs ne manquent jamais d'argent.

Knorr marche sur le sol et enregistre régulièrement les invités tout en injectant des liquidités instantanées dans l'atmosphère de jeu frénétique en prenant des piles de «Casino Cash» fraîchement imprimés et en les jetant en l'air. Les invités se bousculent pour rassembler autant qu'ils le peuvent et retournent à leurs tables pour placer leurs prochains paris.

Un DJ joue une liste ininterrompue de morceaux à haute énergie qui fonctionnent bien comme musique de fond, mais très peu de danse et seulement un ou deux choisissent de prendre le micro et de partager une performance de karaoké avec une foule qui est clairement concentrée sur le fait de gagner plus de jetons à la Roulette , Black-Jack ou Craps.

Mais si l'argent n'est pas réel, pourquoi y a-t-il une telle ferveur à gagner ? La réponse se trouve dans l'étape 2 de la formule de réussite des vacances-travail que Knorr a adoptée.

« Nous terminons la soirée par une tombola. Nous alignons des dizaines de prix, certains d'une valeur aussi faible que 25 $ et d'autres qui en valent plusieurs centaines. Les clients échangent leurs jetons de casino à la fin de la nuit contre des billets de tombola. Ils les utilisent pour entrer des dessins pour autant de prix qu'ils le souhaitent. Ils peuvent charger sur un prix ou les répartir; c'est leur choix.

Les décisions concernant les aliments et les boissons

Si l'objectif est de favoriser la mobilité de vos invités et d'améliorer l'interaction, un dîner assis n'est probablement pas le meilleur choix pour un groupe plus grand que ce qu'une seule table peut accueillir. Un buffet sans rendez-vous est moins formel et donne aux clients la possibilité de dîner à leur guise. Cela peut aussi être moins coûteux qu'un dîner servi.

Rester proche du budget est une sorte d'exercice d'équilibre. Si vous essayez de réduire les dépenses alimentaires, il existe des catégories d'aliments qui peuvent généralement vous aider. Les pâtes, le riz et les nouilles utilisés dans les recettes sont parmi les plats les moins chers que vous pouvez commander. Pour varier, envisagez une touche ethnique sur les nouilles, par exemple, une recette thaïlandaise. Un événement à thème mexicain pourrait inclure du riz, et bien sûr, il y a toujours des pâtes italiennes à déguster. Ces ingrédients rempliront le ventre et laisseront de la monnaie dans votre poche.

Garder la lumière

Si vous êtes préoccupé par l'apparence d'être trop frugal, évaluez la possibilité de certains hors-d'œuvre fantaisistes. Étant donné que vous en servirez une plus petite quantité, le coût devrait être gérable et ajoutera une touche d'élégance à l'expérience.

Pour un petit groupe dans une affaire de table, une autre façon de réduire les coûts consiste à servir de plus petites quantités. Ceci est une considération certaine si vous organisez l'événement dans l'après-midi. Ce faisant, vous pourriez trouver des prix attractifs pour un plat plus élégant que vos invités apprécieraient.

Si vous décidez de louer un espace qui n'a pas de capacité de préparation de nourriture, il y a la possibilité de faire venir des food trucks pour approvisionner la restauration. Cela pourrait très bien convenir si l'espace extérieur est agréable et spacieux, si la météo est fiable et si les participants sont en forme et décontractés. Une « remise sur le volume » pourrait être organisée avec un menu limité afin que chaque camion puisse envoyer des repas rapidement et de manière cohérente. Les billets seraient distribués aux invités à leur arrivée et échangés contre de la nourriture au camion. Essayez de donner quelques choix de styles de nourriture et informez à l'avance les types de nourriture préparés par les camions afin que les gens puissent s'exciter (ou manger un repas avant de venir).

L'alcool est généralement « attendu » lors d'une fête de travail, mais la responsabilité est une préoccupation majeure pour toute entreprise lorsque de l'alcool est servi lors d'une « fonction commerciale ». Knorr fournit un ticket de boisson pour chaque invité, et après cela, un bar payant est disponible si les clients souhaitent acheter plus de boissons.

"Il n'y a pas de bons résultats à promouvoir la consommation d'alcool au travail", a déclaré Knorr avec un sérieux que seul un propriétaire d'entreprise pouvait exprimer. "La responsabilité, les comportements regrettables, les mots prononcés hors de propos, les risques DUI et Dieu nous en préserve, un accident de voiture avec facultés affaiblies - cela n'en vaut tout simplement pas la peine."

Cela permet également de maîtriser les coûts. Après avoir engagé des divertissements, loué l'installation, servi le dîner et acheté des prix de tombola, le décompte peut être important.

Invitations de fête de vacances de travail

L'invitation est aussi importante que toute la planification décrite jusqu'ici. Si les gens ne développent pas d'excitation, d'anticipation et le désir de réserver la date sur leurs calendriers pour votre événement, c'est voué à l'échec. Pensez à une salle à moitié pleine, avec des chaises vides partout. Cela pourrait avoir des conséquences dévastatrices sur les futures fêtes du travail, sans parler du moral de l'entreprise.

Bon, arrête de penser à ça ! C'est une assez mauvaise idée, mais cela n'arrivera pas lors de votre événement, n'est-ce pas ? La solution est de promouvoir les lumières du jour hors de lui. Tôt et souvent; comme on dit dans le vote, est également vrai dans la promotion des fêtes de travail. Soyez créatif, soyez authentique et demandez un engagement. Vous devez avoir un effectif au moins une semaine avant la fête, alors faites en sorte qu'il soit facile pour les invités de confirmer leur présence. Envisagez plusieurs méthodes de communication de l'invitation : e-mail, vidéo, réunions de service, messages du PDG et tout autre moyen de joindre facilement les employés. Le fait est que les gens tergiversent à moins qu'il n'y ait une date limite, et vous ne pouvez pas vous permettre de faire de la date limite le jour de l'événement. Vous pouvez inclure des incitations pour les réponses précoces (des billets de tombola supplémentaires pour un prix spécial « Early Responder »).

Le jour de votre fête

Essayez de rassembler vos assistants d'événement clés au début du processus. Donnez-leur accès aux informations et aux contacts dont ils ont besoin pour vous aider à accomplir le volume de travail considérable lié à la planification et à la réalisation de l'événement. Expliquez clairement ce que chaque membre de l'équipe est responsable de faire et assurez-vous de les reconnaître lors de l'événement. Préparez-vous, l'hôte, avec un discours de bienvenue, toute annonce spéciale pendant la fête et une dernière salutation de remerciement et de bonne volonté. Reconnaissez les réalisations de l'entreprise avec gratitude et respect. À aucun moment, cela ne doit être une plate-forme pour décourager les mots ou appeler des individus pour ne pas être à la hauteur.

Vos assistants doivent maintenir la chronologie des événements sur une trajectoire régulière, en communiquant avec le personnel de restauration, d'animation ou de maison tout au long de la soirée. Ils devraient être habilités à prendre des décisions et à porter uniquement à votre attention les problèmes qu'ils ne peuvent résoudre sans pouvoirs exécutifs.

Enfin, assurez-vous que vous êtes détendu. Faites de la journée une journée simple qui ne comprend que les fruits de votre travail. Mettez de côté tout autre travail et assistez à votre fête de vacances en tant qu'hôte sympathique, confiant et courtois envers tous les invités, qu'ils soient familiers ou nouveaux. Souriez et riez à chaque occasion; montrez au monde à quel point vous êtes un grand leader au travail et en dehors du travail.