8 conseils pour créer des présentations virtuelles plus efficaces

Vos écouteurs sont allumés, avec sept onglets ouverts sur votre écran. Votre téléphone qui bourdonne attire votre attention pendant une seconde avant que votre chien n'aboie. Ordinateur portable dans une main, vous marchez et écoutez en vérifiant qui est à la porte…

Tout cela pendant que le présentateur de la présentation virtuelle continue de bourdonner, inconscient des milliers de distractions que vous combattez lorsque vous travaillez à domicile.

Je viens de décrire le dernier événement virtuel auquel vous avez assisté ? Tu n'es pas seul.

En juin, 42 % de la main-d'œuvre américaine travaillait à domicile, avec des événements virtuels en hausse de 1 000 %. Lorsque les distractions à la maison se combinent à la flexibilité du monde virtuel, il est plus difficile que jamais de rester engagé pendant une présentation virtuelle. Cela place la barre plus haut que jamais pour créer des présentations virtuelles efficaces.

Si vous êtes un présentateur, la seule façon de relever ces nouveaux défis est de comprendre ce qui rend une présentation virtuelle différente.

Quelles sont les différences entre les présentations en personne et virtuelles ?

Si vous vous considérez comme assez bon pour parler en public et présenter, il pourrait être tentant de penser que vous maîtrisez automatiquement la présentation virtuelle. Mais il existe des différences essentielles entre les deux formats qui nécessitent des approches distinctes pour maintenir l'engagement de vos téléspectateurs. Comprendre les différences vous aidera à changer efficacement votre stratégie.

Présentation en personne

Une présentation typique en personne comporte trois éléments principaux : le présentateur, la présentation et le public. Voici ce qui entre en jeu lorsque ces trois parties interagissent :

• • Charisme et langage corporel - Parce que le présentateur est là avec le public en personne, sa capacité à charmer ses auditeurs devient une priorité. Le présentateur est également capable d'utiliser le langage corporel et d'interagir avec ses diapositives.
  • La capacité de lire la salle - Parce que le présentateur est au même endroit que son public, il a une meilleure idée de la façon dont il est reçu. Cela peut les aider à changer de rythme s'ils peuvent dire que le public s'ennuie.
  • Convention sociale - Lors d'une présentation en personne, la plupart des gens ne se lèveront pas et ne partiront pas parce que c'est considéré comme impoli. Le public se nourrit également les uns des autres. Les rires et les applaudissements sont contagieux, donc même si quelqu'un se déconnecte, il peut entendre l'énergie de la foule et se reconnecter.

Présentation virtuelle

En ce qui concerne les présentations virtuelles, le présentateur, la présentation et le public sont toujours les trois principaux éléments, mais les choses semblent différentes.

• • Déconnexion entre le conférencier et le public - Dans une présentation virtuelle, le présentateur est souvent chez lui et son public peut se trouver n'importe où dans le monde. Cela rend une forte présence plus difficile à transmettre. Même le haut-parleur le plus imposant manque de gravité lorsqu'il est vu sur une petite fenêtre sur un petit écran.
  • Public en sourdine - Généralement, le présentateur ne peut rien entendre d'autre que sa propre voix. Cela peut être déconcertant, car la boucle de rétroaction avec le public est complètement rompue.
  • Distractions du public - Parce que le public ne peut pas être vu, il se sent plus libre d'effectuer plusieurs tâches lors d'une présentation virtuelle. Ainsi, la barre pour retenir l'attention est beaucoup plus élevée lors d'une présentation en ligne. De plus, le public ne peut pas se nourrir de l'énergie des autres participants. Donc, si quelqu'un est déconnecté, il restera déconnecté. Les rires et les applaudissements ne les feront pas revenir.

8 conseils pour créer des présentations virtuelles plus efficaces

Alors, comment surmonter ces défis et créer une présentation virtuelle efficace ? Il existe de nombreux conseils, astuces et idées, mais en fin de compte, il peut être réduit à ces deux objectifs : éliminer les distractions et rendre le contenu attrayant .

Éliminer les distractions

Comprenant que plus de distractions tenteront votre public que jamais auparavant dans un environnement virtuel, il est important d'éliminer les distractions que vous pouvez contrôler. Voici quelques conseils qui vous aideront à garder votre public à l'écoute.

1. Préparez votre technologie

S'assurer que vous disposez de la bonne technologie pour organiser et assister aux réunions est un must absolu. Vérifiez deux ou trois fois votre microphone, votre webcam et votre connexion Web avant le début de votre présentation. Assurez-vous d'avoir suffisamment de bande passante. La plupart des fournisseurs de réunions virtuelles comme Zoom , Microsoft Teams et Webex suggèrent quelque part dans la région entre 2 et 2,5 Mo pour la vitesse de téléchargement et de téléchargement.

2. Plantez le décor

Puisque vous ne présentez pas sur une scène formelle ou devant un podium, il faudra peut-être un peu plus de créativité pour avoir l'air professionnel. Nettoyez votre arrière-plan et envisagez de présenter devant un mur blanc au lieu d'une pièce encombrée.

Si vous ne disposez pas de cette capacité, un arrière-plan virtuel peut être une bonne option. Zoom, Microsoft Teams et Webex proposent tous des arrière-plans standard basés sur des modèles. Ou vous pouvez être un peu plus créatif et créer le vôtre en utilisant un outil tel que Canva, ou si vous êtes un peu plus avancé, Photoshop.

3. Abandonnez le sweat-shirt

Encore une fois, avoir l'air professionnel est la clé. Non seulement vous apparaîtrez comme une source plus fiable, mais vous vous sentirez également plus poli et préparé. Lorsque vous choisissez une tenue pour votre présentation, pensez à éviter les motifs perturbateurs ou les tissus brillants qui pourraient se refléter sur l'appareil photo. Gardez vos tenues simples; les couleurs unies sont les meilleures. L'objectif est que votre public se concentre sur vous et non sur vos vêtements ou votre environnement.

4. Communiquer des attentes claires

Rien ne conduit plus à la distraction que les interruptions, en particulier de la part du public. Évitez cela en définissant clairement les attentes avant le début de votre présentation. Faites savoir à votre auditoire quand il doit poser des questions ou s'attendre à participer. Pour un public plus large, utilisez la fonction de chat des plateformes de réunion virtuelles pour les questions. Cela évitera que tout le monde se parle. Demandez à votre auditoire de se mettre en sourdine avant de commencer à éliminer tout bruit de fond ou toute autre interruption qui pourrait distraire.

Rendre le contenu attrayant

La deuxième étape, mais tout aussi importante, pour créer des présentations virtuelles plus efficaces consiste à créer un contenu attrayant. Cela semble assez évident, non ? Malheureusement, de nombreux présentateurs ne suivent pas cette étape - et cela se voit, en particulier sur une plate-forme virtuelle où votre présentation est au centre des préoccupations.

Voici quelques éléments d'action pour vous aider à rendre votre contenu plus attrayant.

5. Utilisez des images

C'est un must. Selon le rapport sur l'état des présentations de Prezi , les aides visuelles rendent les présentations 43 % plus persuasives. Les images et les aides visuelles peuvent également aider à expliquer des informations complexes de manière plus cohérente, conduisant à une meilleure expérience d'apprentissage pour votre public. S'ils comprennent ce que vous dites, ils sont moins susceptibles de se déconnecter et plus susceptibles d'être engagés.

6. Choisissez judicieusement les polices

Combien de fois giflons-nous simplement une police parce qu'elle est jolie ? Je sais que j'en suis coupable. Mais les polices sont importantes, surtout lorsqu'il s'agit de créer une expérience visuelle agréable pour votre public. Il est important de sélectionner des polices qui ne dérangent pas, tout en ayant également une large gamme de styles pour vous aider à illustrer et à souligner différents points. Envisagez d'éviter les polices telles que Calibri, Cambria ou Arial, car ces polices standard n'offrent pas d'options de style. Une meilleure option est Helvetica, qui se décline dans une large gamme de poids et de styles.

7. Utilisez des animations

Avec autant d'outils de présentation différents, l'animation est assez facile à intégrer dans les diaporamas. En ajoutant du mouvement au texte, aux graphiques et aux images, vous créerez une expérience plus dynamique et attrayante pour votre public. L'animation peut également vous aider en tant que présentateur à rythmer votre présentation.

Les utilisateurs de Powerpoint peuvent utiliser l' outil Morph , pour un moyen simple d'animer, de déplacer et de mettre automatiquement en valeur des objets sur des diapositives.

Voici comment l'utiliser :

• Créez votre diapositive avec le texte et/ou les éléments graphiques dessus.
• Une fois que vous avez terminé avec la conception initiale de la diapositive, cliquez avec le bouton droit sur cette diapositive dans le tri des diapositives à gauche et sélectionnez "Dupliquer la diapositive".
• Sur votre nouvelle diapositive dupliquée, déplacez les éléments/le texte, modifiez leurs propriétés, ajoutez des effets, etc.
• Avec cette même diapositive toujours sélectionnée, accédez à l'onglet "Transitions" et sélectionnez "Morph".
• Enfin, cliquez sur "Aperçu" sur le côté gauche de l'onglet "Transitions" pour voir votre animation en action ! Lorsqu'il y a des objets communs dans deux diapositives consécutives, PowerPoint le reconnaît et applique une transition d'animation fluide et simple d'une diapositive à l'autre.

Cet outil est utile lorsque vous essayez de présenter une idée complexe à votre public. Si vous avez un graphique détaillé avec de nombreux éléments différents, au lieu d'afficher l'image dans son ensemble, envisagez d'utiliser la transition Morph pour zoomer sur des parties détaillées du graphique. Déplacez votre présentation avec elle pour vous concentrer sur certaines sections à l'intérieur. Ci-dessous un exemple de cet outil en action :

8. Créer des rubriques

Les présentations linéaires sont ennuyeuses. 64% des personnes pensent qu'une présentation flexible avec une interaction bidirectionnelle est plus attrayante. Cela peut être un défi avec les présentations virtuelles car cette boucle de rétroaction du public est rompue. Mais la création de sections peut aider à reconstituer la déconnexion. Les sections permettront une pause pour les questions ou un temps pour incorporer une section "quiz/chat/ou sondages" pour impliquer le public. Vous pouvez y parvenir dans Powerpoint en utilisant l' outil de zoom de diapositive .

Voici comment l'utiliser :

• Tout d'abord, vous devrez diviser vos diapositives en sections en cliquant avec le bouton droit sur vos diapositives et en ajoutant un nom de section.
• Allez dans "Insérer" et trouvez l'option "Zoom".
• Cliquez sur "Zoomer la section".
• Sélectionnez les diapositives que vous souhaitez et choisissez insérer.
• Vous avez alors une vignette de cette diapositive, que vous pouvez utiliser comme lien actif vers cette section.
• Créez une « table des matières » avec ces vignettes, et vous aurez un moyen facile de diviser et de transformer votre présentation en différentes sections.

Utilisez l'offre de présentations virtuelles d'opportunités

Nous avons beaucoup parlé des défis que posent les présentations virtuelles, mais nous ne pouvons pas non plus ignorer les opportunités qu'elles offrent. Bien sûr, différents processus et objectifs deviennent importants lors du passage au virtuel, mais si nous adoptons ces changements, nous ouvrirons de nouvelles possibilités.

Oui, votre public pourrait être plus distrait et peut-être plus décousu que si vous aviez la foule devant vous en personne. Mais avec une présentation virtuelle, vous avez la possibilité d'atteindre plus de personnes que jamais auparavant .

Parce que la barrière du voyage a été éliminée, vos participants pourraient très bien être partout dans le monde. Gardez cela à l'esprit lorsque vous planifiez votre présentation. Tenez compte des décalages horaires et des horaires. Et n'oubliez pas la vaste opportunité que vous et votre message avez avec cette portée étendue.

La création et la diffusion de présentations virtuelles efficaces seront un peu différentes de la méthode traditionnelle en personne. Mais embrassez ces défis. Avec la bonne stratégie et le bon contenu, vous ouvrirez de nouvelles portes d'opportunités