Le guide complet de la planification stratégique virtuelle

2020 est presque terminé (*soupir audible*).

Bien qu'il n'ait pas été très gentil avec nous, il a enseigné de nombreuses leçons aux entreprises, la plus importante étant que l'avenir est imprévisible et qu'il est impossible d'être suffisamment préparé.

Dans l'attente de 2021, le monde que nous connaissions a changé, apportant avec lui une foule de nouveaux défis auxquels les entreprises doivent se préparer. Avec l'impact de COVID-19 sur les entreprises qui devrait persister au moins jusqu'à la fin de 2021, le besoin de planification stratégique est devenu plus important que jamais.

Cependant, avec la plupart de l'équipe - sinon tout le monde - travaillant à domicile, les entreprises ont dû recourir à la planification stratégique virtuelle.

Sans la commodité de tout le monde dans la même pièce pour coordonner leurs efforts, la planification stratégique peut-elle être effectuée efficacement en ligne ? Dans cet article, nous partageons quelques conseils efficaces pour mener des séances de planification stratégique à distance, en espérant que cela vous aidera à mener à bien vos réunions.

Planification stratégique virtuelle

La planification stratégique est le processus par lequel les organisations déterminent leur vision de l'avenir et élaborent des stratégies pour y parvenir avec succès. Ça implique:

• Réaliser une analyse de la situation pour évaluer l'environnement actuel
• Établir la vision de ce que l'organisation veut devenir
• Élaborer les plans d'action et les stratégies pour y arriver

Notre guide complet de planification stratégique couvre le processus étape par étape et fournit des techniques utiles que vous pouvez utiliser pour simplifier le flux de travail.

Bien qu'il soit déjà assez difficile de mener une session de planification stratégique en personne, en faire une en ligne où les participants ont la possibilité d'éteindre leurs caméras et leurs micros, et de poursuivre toute autre tâche, est encore plus difficile.

Voyons comment organiser une réunion de planification stratégique virtuelle où les participants sont réellement engagés et restent productifs.

Planifier la séance

Une séance de planification stratégique nécessite la présence des dirigeants de l'entreprise, qui ont souvent déjà de nombreuses autres responsabilités au quotidien. Mais leur attention inébranlable est essentielle pour mener à bien une séance de planification stratégique productive. Par conséquent, lors de la planification de votre session, assurez-vous que les participants n'ont aucune autre obligation à laquelle ils doivent s'acquitter le ou les jours sélectionnés.

• Assurez-vous que tous les documents, rapports et accès aux outils qui seront utilisés pendant la session sont déjà partagés avec les participants avant la réunion
• Encouragez les participants à se joindre à partir d'un espace sans distraction dans leur maison
• Avoir un ordre du jour décrivant les activités de la réunion ; chronométrez chacun d'eux et respectez les délais autant que vous le pouvez

Aidez l'équipe à adopter un état d'esprit de réflexion stratégique avant la réunion en

• Créer un espace neutre dépourvu de hiérarchies hiérarchiques où les contributions de chacun sont également reconnues
• Encouragez les participants à partager ouvertement leurs opinions et suggestions, et permettez-leur de le faire sans interruption ni objection

Augmenter l'engagement via les outils de visioconférence

La visioconférence est le deuxième meilleur moyen de communication en personne dans un environnement distant. Allumer les caméras est un excellent moyen de s'assurer que tout le monde est attentif et reste engagé.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype et Slack sont parmi les plateformes de visioconférence et de réunion les plus utilisées par les équipes distantes, et vous pouvez également les utiliser ici pour mener vos sessions de planification.

Utilisez un espace de travail visuel pour stimuler la pensée créative

Un tableau blanc est un outil essentiel dans une séance de planification stratégique au bureau. C'est là que les idées partagées sont enregistrées, catégorisées et classées par ordre de priorité. Cela aide à stimuler et à suivre les conversations et à rationaliser complètement la session de planification.

Heureusement, vous pouvez utiliser un canevas en ligne comme Creately pour émuler cette expérience autour de votre tableau blanc de bureau, même lors d'une session de planification stratégique virtuelle.

Creately offre un canevas infini avec accès à des bibliothèques de formes de plus de 50 types de diagrammes et de graphiques, ainsi que des capacités de collaboration en temps réel, notamment la vidéoconférence intégrée à l'application, l'édition synchrone, les fils de discussion de commentaires, les aperçus des modifications en temps réel et le suivi de la souris. Avec lui, vous et votre équipe pouvez

• Partagez des entrées sur le même canevas, tout en parlant entre vous comme vous le faites avec le chat vidéo intégré à l'application
• Collaborez à un remue-méninges autour d'idées, en les analysant et en les hiérarchisant à l'aide d'outils simples comme des cartes mentales et des diagrammes d'affinité
• Planifier le travail à faire avec l'attribution des parties responsables et suivre l'avancement des travaux
• Utilisation d'un canevas (ou d'un dossier avec tous les canevas de planification stratégique pertinents) pour planifier et organiser toutes les choses discutées pendant les séances de planification
• Partagez les canevas avec des parties prenantes externes et recueillez leurs commentaires dans des fils de discussion de commentaires que vous pouvez résoudre au fur et à mesure que vous les parcourez
• Exportez les tableaux et diagrammes de données (au format PNG, SVG, PDF ou JPEG) sur lesquels vous avez travaillé pendant les sessions afin de pouvoir les imprimer, les partager, les intégrer ou les publier

Il fournit également plusieurs modèles basés sur des scénarios, dont plusieurs pour la planification stratégique ;

Analyse SWOT

Au cours de votre analyse situationnelle, vous pouvez utiliser une analyse SWOT pour examiner les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces.

Plan d'action

Planifiez et organisez les étapes ou les tâches que vous devez accomplir pour atteindre les objectifs stratégiques que vous avez définis avec ce modèle de plan d'action.

Diagramme d'affinité

Un diagramme d'affinité peut être utilisé pour organiser les données recueillies lors de vos sessions de brainstorming, discussions, analyses et recherches lors de la planification stratégique.

Canevas de planification stratégique

Rationalisez votre processus de planification stratégique virtuelle et la communication qui l'entoure en réunissant tous les aspects de la planification sur une seule toile. Le modèle ci-dessous comprend une analyse SWOT, un flux de processus, une carte stratégique, un plan d'action et un calendrier, le tout sur une seule toile pour un accès et une gestion faciles. Zoomez sur la zone spécifique pendant que vous y travaillez avec l'équipe.

Modèle OGSM

OGSM signifie Objectifs, Buts, Stratégies et Mesures et c'est un modèle de planification stratégique utilisé pour convertir la vision d'une entreprise en une stratégie commerciale et marketing exploitable. En savoir plus sur la façon de l'utiliser avec notre ressource ici.

OKR

Vous pouvez utiliser ce modèle d'objectifs et de résultats clés pour collaborer à la définition et à la gestion de vos objectifs avec votre équipe lors de la planification stratégique.

Faites une série de séances de planification plus courtes

Au lieu d'une session de planification d'une journée qui ne peut qu'épuiser les participants, prévoyez plusieurs sessions plus courtes sur une période de 3 à 5 semaines.

Pour les sessions de planification plus longues, faites des pauses fréquentes et plus longues de 20 à 30 minutes pour permettre aux participants de gérer leur environnement domestique local et de régler tout problème pouvant survenir (par exemple, nourrir leurs animaux de compagnie) et de se rafraîchir occasionnellement.

Demandez aux participants de faire leurs devoirs avant la réunion

Demandez aux participants d'examiner et d'analyser les rapports et documents pertinents, et notez leurs questions, observations et recommandations avant chaque session. Cela aidera à consacrer du temps de manière plus productive à la planification, à la prise de décision et à la résolution de problèmes pendant la durée de la réunion.

Gardez tous les documents organisés et facilement accessibles

De nombreux rapports, présentations, documents, feuilles de calcul et ressources marketing sont échangés et consultés lors de la planification stratégique. Et le plus souvent, ceux-ci sont dispersés sur diverses plates-formes et appareils.

Surtout lorsque vous travaillez à distance, où demander un simple rapport de données peut se transformer en un chat Slack prolongé ou même en un autre appel vidéo redouté, il est important de maintenir un emplacement central pour stocker et gérer tous les fichiers et documents pertinents, afin que chacun sache où trouver quoi ils veulent sans avoir à demander à un autre.

Utilisez un système de gestion de documents et de fichiers comme Google Drive ou OneDrive pour simplifier la collaboration sur des documents partagés.

Quelle est votre opinion sur la planification stratégique virtuelle ?

Un plan stratégique solide est essentiel pour que toute entreprise se développe et prospère sur le marché en constante évolution dans lequel elle est en concurrence. Avec le nouvel ensemble de défis posés par COVID-19, il est devenu encore plus important de continuer à élaborer des stratégies pour l'avenir.

Pour l'instant, on ne sait toujours pas quand nous pourrons organiser des séances de planification physique à l'avenir. Cependant, bien qu'elle soit effectuée en ligne, séparée par des écrans, ce qui peut même poser un ensemble de difficultés différent, la planification stratégique virtuelle est le seul moyen pratique pour les équipes distantes de s'y prendre actuellement. Avec les points ci-dessus, nous espérons que vous réussirez à rationaliser le processus de planification stratégique virtuelle.

Vous avez d'autres conseils sur la planification stratégique virtuelle ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.