4 façons d'utiliser Creately pour améliorer la collaboration à distance

Les meilleures sessions de collaboration se déroulent souvent autour d'un tableau blanc. Écrire une pensée avec des mots ou l'esquisser avec un visuel ou un diagramme vous aide à mieux réfléchir, à générer des idées et à innover plus rapidement.

Cependant, les jours d'une équipe réunie autour d'un tableau blanc dans une salle de conférence crachant des idées sont temporairement révolus - du moins jusqu'à ce que COVID-19 soit complètement éradiqué. Et alors que la plupart des équipes travaillent à domicile pour soutenir cette dernière cause, les tableaux blancs numériques ou en ligne sont devenus un outil indispensable pour elles.

Dans cet article, nous allons montrer comment vous pouvez utiliser Creately - un espace de travail visuel/tableau blanc en ligne pour la collaboration en temps réel - pour améliorer les flux de travail des équipes à distance grâce à la collaboration visuelle.

Importance de la collaboration visuelle pour les équipes distantes

En matière de collaboration, il existe de nombreux moyens et outils pour faciliter le processus. Cependant, la collaboration par des moyens visuels se démarque pour quelques bonnes raisons.

• Notre cerveau peut saisir les images plus rapidement que la parole ou le texte. Si vous souhaitez clarifier quelque chose rapidement, accompagnez-le d'un visuel sous forme de schéma, de graphique ou de croquis.
• Aide à surmonter les barrières linguistiques. Tout le monde comprend une image ou un schéma, et décomposer une idée complexe avec un visuel, permet à chacun de la digérer plus rapidement, quelle que soit la langue qu'il parle.
• Fournit une structure aux discussions, aux réunions et aux séances de planification . Esquisse d'une idée, d'une conception, d'un système ou d'un processus à l'aide d'une carte mentale, d'une maquette d'interface utilisateur, d'un diagramme de cas d'utilisation ou d'un organigramme donne à quelque chose d'abstrait une forme formidable qui est compréhensible pour tout le monde - même quelqu'un avec peu de connaissances techniques.
• Il améliore la mémoire. Lorsque nous entendons quelque chose, nous avons tendance à ne nous souvenir que de 10 % de celui-ci, mais accompagné d'un visuel, nous sommes susceptibles de retenir 65 % de l'information.
• Il stimule l'imagination donc l'innovation. Vous voulez générer de nouvelles idées plus rapidement ? Commencez avec une carte mentale. Il aide à capturer la libre circulation des pensées et à organiser les idées de manière significative.
• Aide à construire une compréhension commune de la situation dans son ensemble . Lorsque chacun contribue à dessiner une idée dans un espace partagé, cela aide à aligner sa vision et sa connaissance du concept.
• Augmente la participation et l'engagement. Un tableau blanc en ligne donne à chacun accès au même espace, lui permettant de s'exprimer librement par des moyens visuels.

Comment utiliser Creately pour améliorer la collaboration à distance

En tant qu'espace de travail visuel pour la collaboration, Creately peut être utilisé de plusieurs façons pour accroître l'efficacité des équipes distantes.

Remue-méninges et développement d'idées

Dans un bureau, une séance de brainstorming se déroule généralement devant un tableau blanc. Les équipes distantes utilisent principalement la visioconférence ou une plateforme de chat pour ce faire.

Une toile en ligne est beaucoup plus conviviale pour les brainstormings que n'importe laquelle des méthodes ci-dessus. Il donne à chacun accès au même espace, leur permettant de partager et de discuter d'idées en temps réel.

Avec Creately, vous pouvez démarrer un appel vidéo dans l'application elle-même et regarder votre équipe ajouter des idées sur le canevas pendant la session. Pour une séance de brainstorming efficace sur Creately,

• Créez un document, nommez-le et ajoutez des collaborateurs
• Commencez avec un modèle prédéfini comme celui ci-dessous.

• Affectez un facilitateur pour développer le diagramme et organiser les idées mises sur la toile
• Code couleur du diagramme pour mettre en évidence les idées ajoutées par différentes personnes
• Utiliser le même canevas pour discuter, finaliser et hiérarchiser les idées recueillies
• Utilisez les commentaires pour ajouter des notes à toute personne qui se référerait à la carte plus tard
• Partagez le lien du document sur Slack, pour permettre à quiconque d'accéder rapidement au diagramme

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Planification des sprints

Un tableau blanc est essentiel à toute réunion de planification de sprint. Et heureusement, avec la disponibilité des tableaux blancs en ligne, les équipes travaillant à domicile peuvent toujours mener la session comme si elles se trouvaient dans la même pièce.

Pour utiliser efficacement Creately pour la planification de sprint

• Ayez des modèles prêts avant chaque session et partagez-les avec le reste de l'équipe de planification de sprint. Vous pouvez également utiliser les modèles prédéfinis disponibles dans les ressources ci-dessous.
• Affecter une personne désignée pour gérer et mettre à jour les modèles

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Réunions et ateliers en ligne

Avec la visioconférence intégrée, une toile infinie, une collaboration en temps réel et une gamme de modèles modifiables, Creately peut prendre en charge l'ensemble du processus d'exécution d'une réunion ou d'un atelier en ligne.

Certaines meilleures pratiques pour les réunions en ligne Creately incluent,

• Avoir les modèles prêts et partagés avec l'équipe avant la réunion ou l'atelier

• Clarifier les directives sur la façon de les utiliser. Vous pouvez ajouter une section sur le modèle lui-même ou le faire séparément
• Pour faciliter l'accès, créez-les à l'aide de l'intégration Creately Google Drive qui vous permet de contrôler les autorisations d'accès à partir de là. Ou partagez un lien activé pour la modification sur le canal Slack concerné.

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Planification de projet

Qu'il s'agisse d'un projet de développement, de conception ou de marketing, vous pouvez utiliser Creately pour collaborer autour de celui-ci en utilisant les outils appropriés.

Creately offre un accès à plus de 50 types de diagrammes, y compris des organigrammes, des diagrammes de Gantt, des diagrammes UML, des maquettes d'interface utilisateur, des structures filaires, des cartes mentales, etc. Et les modèles prédéfinis couvrent un large éventail de scénarios, des chartes de projet aux modèles marketing populaires.

• Impliquer l'équipe dans toutes les réunions de planification. Leur contribution peut être capturée efficacement en incorporant les modèles de planification de projet Creately répertoriés dans notre Guide visuel de planification d'un projet.
• Créez un dossier séparé partagé avec l'équipe dans Creately et déplacez-y tous les documents liés au projet. Cela vous permet de conserver toutes les ressources dans un emplacement partagé.
• Utilisez un diagramme de Gantt ou une chronologie de projet pour marquer l'avancement des tâches/projets. Attribuez à quelqu'un la responsabilité de mettre à jour le document régulièrement.
• Partagez les progrès avec les parties prenantes en leur envoyant un lien de révision uniquement vers les documents Creately pertinents

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Quelle est votre opinion sur la collaboration visuelle

Les visuels améliorent tout. Nous pensons que Creately a déjà établi cela maintenant. La question est de savoir comment vous intégrez la collaboration visuelle pour améliorer ce que vous faites.

Essayez d'intégrer Creately dans vos tâches quotidiennes et voyez comment cela peut vous aider à améliorer votre flux de travail. Faites-nous part de votre expérience dans la section des commentaires ci-dessous.

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