Création d'un excellent rapport SaaS OKR hebdomadaire

Que vous ayez pu faire des progrès substantiels cette semaine-là ou que vous soyez déçu de ce que vous avez pu accomplir, il est essentiel de promouvoir la visibilité de votre position par rapport à vos objectifs trimestriels avec un rapport OKR. En plus de tenir votre équipe responsable de ses objectifs, les OKR (objectifs et résultats clés) lui permettent de présenter rapidement et facilement ses principales priorités pour le trimestre.

Avec la vitesse à laquelle les entreprises SaaS doivent fonctionner, les OKR sont un outil essentiel pour que vous et votre équipe restiez concentrés sur des objectifs et des projets à long terme et pour éviter les distractions à mesure que de nouvelles tâches et de nouveaux projets apparaissent au cours du trimestre. Des rapports réguliers à leur sujet garantissent qu'ils restent prioritaires et reçoivent l'attention dont ils ont besoin.

Est-ce que des rapports OKR fréquents en valent la peine ?

Qu'il s'agisse d'une réunion régulière, d'un examen de tous les OKR de votre équipe, de diapositives préparées ou de tout autre format, il peut être frustrant de passer une heure ou plus chaque semaine à réfléchir sur un objectif. Cependant, ces réunions de rapport OKR peuvent donner à votre équipe une fenêtre sur les domaines où les choses ne fonctionnent pas et où ils peuvent vous soutenir et redéfinir les priorités pour vous assurer que vous progressez vers vos objectifs les plus importants.

L'enregistrement et le reporting régulier des OKR permettent également de s'assurer que ces OKR restent prioritaires. Au fur et à mesure que le trimestre avance, de nouvelles priorités et tâches surgissent souvent et poussent les OKR hors de la liste de contrôle de votre équipe. Cependant, si vous vous assurez de prendre du temps chaque semaine pour examiner vos OKR, vous aurez un rappel constant de ce qui devrait être votre objectif principal.

Alors, comment pouvez-vous être sûr que vous faites le meilleur usage du temps que vous consacrez à rendre compte de vos objectifs ? Nous examinerons ici certaines des approches courantes des rapports OKR, où elles réussissent et échouent, et comment vous pouvez trouver la meilleure approche pour vous.

Synchroniser ou ne pas synchroniser

Le moyen le plus courant de vérifier et de faire rapport sur les OKR consiste peut-être à organiser une réunion. Qu'il s'agisse d'examiner les performances de l'équipe, de partager les progrès avec un responsable en tête-à-tête ou de prendre du temps en groupe pour examiner les OKR de plusieurs personnes, ces synchronisations permettent des questions-réponses en temps réel et des discussions sur ce qui va bien et ce qui ne va pas. Il y a certains avantages à se réunir sur les OKR de cette manière, mais cela peut être facilement compensé lorsque ces réunions sont trop fréquentes.

Si vous manquez souvent de temps lors de ces réunions ou si vous n'avez pas de nouvelles questions ou commentaires à partager, essayez de réduire ces synchronisations à une fréquence mensuelle ou semi-trimestrielle. Ce n'est pas parce qu'il est utile de partager fréquemment vos OKR qu'il y aura nécessairement beaucoup de mises à jour à partager ou de demandes de votre équipe chaque semaine. Dans ces cas, leur temps et le vôtre ne doivent pas être perdus avec des synchronisations hebdomadaires.

Concentrez votre attention

La meilleure façon de réduire le temps consacré à vos rapports OKR et d'augmenter leur valeur est de vous concentrer consciemment sur les éléments les plus importants de vos OKR. Si peu de choses ont changé dans vos progrès par rapport à certains de vos objectifs depuis votre dernière mise à jour, il n'est pas nécessaire de s'attarder sur l'état actuel de ces résultats clés. Au lieu de cela, consacrez du temps à mettre en évidence les résultats clés qui nécessitent votre attention immédiate.

Un rapport solide répondra à ces questions fondamentales :

• Qu'est-ce que j'ai fait?
• Où est-ce que je me tiens ?
• Et après?
• Où ai-je besoin d'aide ?

Si vous vous retrouvez à parler longuement de sujets qui ne sont pas pertinents pour l'une de ces questions fondamentales, il est probable que vous deviez recentrer vos rapports et vous concentrer sur ce qui est important : vos objectifs et vos KPI (c'est-à-dire vos OKR). et quelles mesures directes vous prenez ou devez prendre pour les atteindre.

Obtenez-le sur bande

Au lieu de réserver une partie de votre journée de travail et de celle des autres chaque semaine pour une réunion, pensez à résumer le rapport OKR de votre semaine dans une courte vidéo. À l'aide d'une plate-forme comme Loom, vous pouvez capturer votre explication de l'état de vos OKR, combinée à des rapports, des chiffres et toute autre aide visuelle. De cette façon, d'autres personnes peuvent ensuite les consulter à tout moment sans avoir à bloquer leurs calendriers pour une réunion.

Après avoir envoyé votre enregistrement, transmettez les diapositives ou les notes auxquelles vous avez fait référence dans votre vidéo pour permettre aux autres de laisser des commentaires et de poser des questions.

Bien que cette option offre une plus grande flexibilité de planification, elle ne fait pas nécessairement gagner beaucoup de temps à la personne qui fait rapport sur ces OKR. Ils devront encore préparer et présenter, éventuellement en plusieurs prises, ce sur quoi ils ont travaillé et réalisé.

Dave Gerhardt discute des avantages et des meilleures pratiques de ce style de rapport dans son épisode sur "Le marketing interne et ce que le PDG veut vraiment de l'équipe marketing" sur le podcast Exit Five. Écoutez l'épisode complet ici.

Automatisez-le

Une option pour accélérer vos rapports hebdomadaires sur les OKR consiste à en automatiser de grandes parties avec un outil de gestion des OKR tel que Leapsome, Gtmhub, Weekdone ou le propre outil de gestion des OKR de Kalungi. Que ce soit sous la forme de tableaux de bord personnalisables ou de résumés générés automatiquement, ces services peuvent rendre le partage des progrès sur vos objectifs beaucoup plus rapide.

E-mail instantané hebdomadaire de l'outil OKR de l'application Kalungi

Il est important de noter que même si ces rapports automatisés peuvent être un excellent outil, ils ne remplacent pas complètement les réunions ou les mises à jour enregistrées. Avoir un rapport indiquant vos progrès et les objectifs sur lesquels vous êtes en retard est précieux et peut réduire le besoin de réunions fréquentes en personne. Cependant, avoir le temps de discuter et d'expliquer comment vous travaillez sur ces objectifs, même si ce n'est que sur une base mensuelle, est toujours essentiel.

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L'outil OKR de Kalungi simplifie la définition des OKR, la responsabilisation des coéquipiers et le partage des mises à jour avec la direction.

Faites de vos priorités une priorité

Bien qu'ils puissent parfois sembler gênants, fournir à votre équipe et à votre direction des mises à jour fréquentes sur vos progrès par rapport à vos objectifs les plus importants est le meilleur moyen de vous assurer qu'ils restent une priorité. Non seulement vous vous rappelez où vous devriez vous concentrer, mais vous faites savoir aux autres où vous devez passer votre temps et quand et comment vous pourriez utiliser leur soutien.

Pour garder vos OKR organisés et prioritaires, essayez d'utiliser le gestionnaire d'OKR de Kalungi. Avec l'application Kalungi, vous pouvez rapidement présenter les OKR de votre équipe dans un hub centralisé tout en affectant des propriétaires, en suivant les progrès avec une visibilité accrue et en gardant les parties prenantes informées grâce aux notifications intégrées à l'application et aux mises à jour hebdomadaires par e-mail. Commencez avec un essai gratuit de 14 jours ici.