Comment mieux gérer vos projets avec les tableaux Kanban

Développés par Toyota dans les années 1940 en tant que système de planification pour exécuter la fabrication juste à temps, les tableaux Kanban sont devenus un outil indispensable dans presque toutes les industries, en particulier dans le développement de logiciels.

Que ce soit pour planifier vos prochaines vacances ou créer votre prochaine application, les tableaux Kanban peuvent vous aider à faire avancer vos projets et à atteindre vos objectifs efficacement. Voici un guide complet sur la façon d'utiliser les tableaux Kanban pour mieux gérer vos projets.

Qu'est-ce que Kanban

Kanban est une méthodologie commune de gestion de projet agile développée pour rendre les processus plus efficaces. Il s'agit d'une méthode de contrôle de processus qui était à l'origine utilisée par les entreprises de l'industrie de la production pour mieux gérer leur stock et permettre une production juste à temps.

Un tableau visuel est utilisé pour organiser l'ensemble du processus Kanban et encapsuler le projet ou le flux de travail. Alors que le tableau est divisé pour représenter les différentes étapes ou les étapes du processus, des cartes sont utilisées pour noter les tâches. Ces cartes passeront par les étapes du processus sur le tableau au fur et à mesure que chaque projet sera terminé.

Les étapes de travail du tableau Kanban progresseront de gauche à droite en commençant par le backlog et en terminant par les tâches terminées. Alors que de nouvelles tâches seront ajoutées au bas de la colonne du backlog, celles du haut doivent être travaillées et déplacées en premier.

Le tableau Kanban aide les chefs de projet à gérer les inefficacités d'un projet en les aidant à s'assurer qu'il y a une limite au nombre de tâches étiquetées sous la colonne en cours. L'application de ces limites permet à son tour de s'assurer que l'équipe travaille à son efficacité maximale et n'effectue pas plusieurs tâches à la fois d'une manière qui pourrait paralyser sa productivité.

Les tableaux Kanban aident les équipes de projet ;

• Identifier les différents processus qui doivent être complétés pour atteindre l'objectif final
• Voir les goulots d'étranglement dans les processus et trouver des moyens de les résoudre dès le début
• Maintenir la transparence et aligner les équipes sur les objectifs organisationnels
• Suivre l'avancement du travail entre les différents départements
• Rationalisez les réunions d'équipe et les communications avec des tableaux Kanban affichant clairement les statuts des tâches, les dates d'échéance et les propriétaires

Fonctionnalités de Kanban

Les principales caractéristiques qui permettent de distinguer Kanban des autres méthodologies de gestion de projet sont les suivantes ;

• Il n'y a pas de rôles prédéfinis dans une équipe ; les membres de l'équipe sont plutôt encouragés à aider chaque fois qu'un autre membre de l'équipe prend du retard dans ses tâches.
• Le produit est livré en fonction des besoins et il n'y a pas de période de temps définie quant au moment où une fonctionnalité doit être terminée. Bien qu'il existe des dates d'échéance, elles sont déterminées par les besoins réels plutôt que par des délais fixés.
• Les membres de l'équipe ne commenceraient à travailler sur une nouvelle fonctionnalité que lorsqu'ils auraient terminé et livré la précédente.
• Étant donné que la plupart des modifications sont apportées à mi-parcours dans Kanban, cela permet une amélioration continue avant la clôture du projet.

L'une des raisons pour lesquelles Kanban est devenu populaire parmi les équipes du monde entier est qu'il est très visuel. Alors que la plupart des approches de gestion de projet agiles ont des tableaux visuels inclus dans leur pratique, Kanban place les techniques visuelles au cœur même de tout dans votre organisation. Les tableaux Kanban créent une représentation colorée et visuelle des progrès que vous et votre équipe avez réalisés dans le projet.

Comment créer un tableau Kanban efficace

Sélectionnez votre outil pour créer le tableau

Vous pouvez soit utiliser un tableau physique, soit en créer un sur une plateforme numérique. Alors qu'un tableau physique peut convenir à une équipe colocalisée, un tableau numérique peut être plus avantageux pour une équipe distante.

Certains des outils en ligne que vous pouvez envisager sont,

Créativement

Creately est un espace de travail visuel pour la collaboration. Il est équipé d'un canevas infini et de puissantes capacités de création de diagrammes. Il facilite la collaboration en temps réel grâce à l'édition synchrone, au suivi de la souris en direct, aux aperçus synchronisés des modifications, aux fils de discussion des commentaires et à la vidéoconférence intégrée à l'application. Il peut servir de tableau blanc en ligne où vous pouvez créer et gérer votre tableau Kanban. Avec lui, vous pouvez centraliser tous les documents liés à un projet pour un accès et une collaboration faciles ; tableau Kanban intuitif, associez des cartes à des fichiers, intégrez facilement vos tableaux Kanban dans des pages Confluence avec des changements reflétés en temps réel et plus encore.

Trello

Trello est une application Web de gestion de projet Kanban. Il offre des fonctionnalités de tableaux, de listes et de cartes qui correspondent parfaitement au système Kanban. Vous pouvez joindre des fichiers aux cartes, diviser les tâches en sous-tâches avec des listes de contrôle, attribuer des tâches aux membres et les tenir informés, et collaborer en temps réel avec votre équipe pendant que vous travaillez sur votre projet.

Favro

Favro est une plateforme agile de planification et de collaboration basée sur le cloud, utilisée par les équipes pour s'organiser autour de ce qu'il faut faire et comment le faire. Bien que l'outil offre de nombreuses façons de visualiser vos flux de travail, l'une d'entre elles est la vue Kanban où vous pouvez visualiser le travail avec des cartes circulant de gauche à droite sur un tableau. Vous pouvez affecter des membres, ajouter des listes de contrôle et suivre facilement l'avancement du projet.

Asana

Asana est un autre logiciel de gestion de projet populaire que vous pouvez utiliser pour créer et gérer des tableaux Kanban en ligne. Avec lui, vous pouvez gérer les demandes de travail, organiser les flux de travail et planifier les feuilles de route des produits.

D'autres outils pour créer des tableaux Kanban en ligne incluent Basecamp, Jira et Airtable.

Créez votre tableau Kanban

Le tableau Kanban est divisé verticalement en colonnes qui représentent les différentes étapes du processus. Une fois le tableau créé, précisez ces différentes étapes du processus ;

• To-do – contient l'arriéré de tâches sur lesquelles travailler
• En cours - comprend les tâches en cours de traitement
• Terminé – les tâches terminées sont déplacées vers cette colonne

Bien qu'il s'agisse des états les plus élémentaires pouvant être ajoutés à votre tableau Kanban, en fonction de la nature du projet, de votre équipe et de son fonctionnement, vous pouvez inclure des colonnes supplémentaires telles que "en révision", "annulé" ou " rejeté'.

Les tâches de la colonne des tâches sont organisées par priorité de haut en bas. Lorsqu'un emplacement dans la colonne en cours s'ouvre, la tâche à faire la plus prioritaire peut être déplacée. Ainsi, votre Kanban fournit un aperçu clair des tâches du projet et de leur avancement, vous permettant d'identifier facilement les goulots d'étranglement.

Définir une limite claire pour le WIP

La limite de travail en cours est un élément important du système Kanban. Le terme est explicite; il fait référence à la limite du nombre de tâches pouvant figurer dans la colonne en cours du tableau Kanban à un moment donné. Lorsque la limite WIP a été atteinte, aucune nouvelle tâche ne doit être ajoutée. Cela permet de garantir que les équipes travaillent à leur plein potentiel sans multitâche.

Bien que le nombre exact varie en fonction du nombre de membres de votre équipe, de leur efficacité ou de la taille de votre projet, tenez compte de la capacité de travail actuelle de votre équipe avant de décider d'une bonne limite WIP. L'objectif d'une limite WIP est de s'assurer que tout le monde a suffisamment de travail à faire, mais pas en multitâche ou assis sans rien faire pendant que son travail est en cours de révision. Cependant, une fois la limite définie, observez le processus de travail et ajustez la limite WIP si nécessaire.

Ajouter des cartes

Une fois le tableau mis en place, la prochaine étape consiste à ajouter les cartes. Une carte peut inclure des informations telles que ;

• Une brève description de l'article
• Statut
• Propriétaire
• Les dates d'échéance

Placez les cartes sur le tableau en fonction de leur priorité et de leur calendrier pour les tâches ou projets pertinents ; avec les éléments les plus critiques en haut de la colonne et le reste en fonction de leur ordre d'importance.

Une carte ne doit représenter qu'un seul élément. Si la portée de la carte semble trop large, divisez-la en plusieurs cartes.

Définir les attentes

Spécifiez qui a le pouvoir d'ajouter, de réorganiser, de supprimer ou de déplacer des cartes Kanban. Limitez le nombre de personnes qui peuvent le faire pour éviter de créer de la confusion. Bien que vous puissiez attribuer à une seule personne des droits de modification, si d'autres personnes souhaitent apporter une modification, elles peuvent la lui signaler.

Il est également important de clarifier les objectifs et le but du tableau Kanban. Pour que votre équipe s'y fie, elle doit d'abord reconnaître sa valeur.

Recueillir des commentaires

À mesure que les organisations se développent, que les produits changent et que les équipes se développent, les processus peuvent devoir s'adapter.

Réfléchissez au processus Kanban de temps en temps. Recueillez les commentaires et les suggestions des parties prenantes et apportez des ajustements à votre tableau Kanban pour mieux répondre aux besoins de votre équipe et de votre organisation.

Bonnes pratiques d'utilisation des tableaux Kanban

Kanban est mieux appliqué aux projets avec un éventail plus large de priorités qui peuvent changer fréquemment au fil du temps. Voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez utiliser pour exécuter vos projets plus efficacement avec Kanban.

Commencez par ce que vous savez

Lors de la mise en place du processus Kanban dans votre organisation, commencez par ce que vous savez déjà. Bien que Kanban puisse être combiné avec d'autres méthodes de gestion de projet, prenez votre flux de travail existant et essayez de l'adapter au concept d'utilisation d'un tableau Kanban. Vous pouvez également continuer à utiliser les processus et les titres actuels.

Cela contribuera à améliorer encore le flux de travail lui-même en fournissant à l'équipe une représentation visuelle claire de ce sur quoi elle travaille.

Simplifiez les choses

Évitez d'ajouter trop de colonnes au tableau Kanban, ce qui le rendrait trop complexe et conduirait finalement à la confusion. Par conséquent, gardez le nombre de colonnes au minimum pour le rendre plus attrayant.

En même temps, évitez d'ajouter au tableau des tâches qui n'ont pas encore été entièrement discutées avec l'équipe. Ne pas le faire ne fera que créer plus de confusion parmi les membres de l'équipe et diminuer leur concentration et leur productivité.

Cependant, un tableau Kanban trop simple peut également semer la confusion, car un tableau trop simple - manquant d'informations suffisantes - peut laisser place à des interprétations erronées.

Travaillez d'abord sur les choses les plus importantes

Lors d'un projet Kanban, les choses se font en juste-à-temps. Tout en vous assurant que l'équipe a suffisamment de travail, vous ne devez pas planifier trop de travail à l'avance. Cela permet aux parties prenantes et au propriétaire du produit de prendre des décisions de priorisation presque immédiatement et de laisser à l'équipe la possibilité de s'adapter à l'évolution des besoins.

En donnant la priorité aux tâches les plus importantes et en n'effectuant que ce qui est nécessaire, l'équipe peut efficacement éliminer le gaspillage. Par exemple, si les utilisateurs ne sont pas vraiment enthousiasmés par une fonctionnalité de produit particulière sur laquelle l'équipe est censée travailler, vous pouvez donner la priorité à une fonctionnalité différente qui est plus demandée par le client.

Impliquer l'équipe

Impliquez les membres de toutes les équipes/départements lors de la définition du flux de travail et des activités correspondantes lors de la mise en place du tableau Kanban. Par exemple, lors de la définition des colonnes du tableau Kanban, en dehors des éléments évidents, il peut y avoir des différenciateurs que d'autres départements connaissent ou des sous-colonnes représentant les étapes internes d'un processus particulier dans leurs flux de travail départementaux.

Cela vous permettra de créer un tableau Kanban significatif pour toutes les parties prenantes.

Prêt à créer votre propre tableau Kanban ?

Les tableaux Kanban tirent parti de la puissance de la gestion de projet visuelle pour maximiser leur efficacité, réduire les goulots d'étranglement et fournir des produits de haute qualité en continu. C'est une méthode facile à mettre en œuvre et à combiner avec presque toutes les autres méthodes de gestion de projet auxquelles votre organisation pourrait être habituée. Vous pouvez facilement l'implémenter pour gérer vos processus avec un minimum de changements dans les activités opérationnelles existantes de l'équipe.

Nous espérons que ce guide vous a aidé à comprendre ce qu'est un tableau Kanban et à en créer un efficacement pour votre organisation. Partagez votre expérience dans les commentaires ci-dessous.