Qu'est-ce qu'un planning de projet et à quoi sert-il ? | #18 Se lancer dans la gestion de projet

Une fois que le projet a reçu l'approbation des parties prenantes, il est temps de préparer le calendrier. Avant même que l'équipe de projet ne se réunisse pour la première fois, le chef de projet prépare la structure du projet.

Calendrier du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Comment créer un planning de projet ?
3. En quoi le calendrier du projet diffère-t-il du plan de projet ?
4. Exemple de calendrier de projet
5. Résumé

Introduction

Un calendrier de projet est un document général qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble des tâches individuelles destinées à une exécution continue. Ceux-ci sont contenus dans un backlog détaillé, ou présentés sur un tableau kanban. Le calendrier comprend des jalons, des tâches et des événements clés ainsi qu'un aperçu de l'état d'avancement du projet sur la voie de la réalisation de l'objectif.

Le plus souvent, un calendrier est une visualisation de la façon dont les objectifs du projet dépendent les uns des autres et dans quel ordre procéder. Le calendrier du projet montre également le calendrier avec des dates établies

Comment créer un planning de projet ?

Lors de la création d'un calendrier, il est préférable d'adopter une approche ascendante. Divisez le projet global en blocs ou zones problématiques majeurs. Il peut s'agir de domaines aussi généraux que la constitution d'équipes, la conception UX, le travail de programmation ou le marketing. Le planning du projet est plus facile à préparer à l'aide d'un logiciel dédié. Il permettra :

• ajout et regroupement faciles d'événements , ainsi que modifications - par exemple, il se peut que nous divisons les tâches séparées en tant que conception UX en groupes distincts de conception visuelle et de préparation de texte. Avec le logiciel, nous pouvons le faire en quelques clics, au lieu de réorganiser un fichier texte ou une feuille de calcul,
• visualisation de la durée de chaque tâche – afin que nous puissions facilement planifier les tâches en tenant compte de la disponibilité des personnes et des ressources nécessaires pour les accomplir,
• indiquant les interdépendances entre les tâches - la mise en place d'avertissements sur les dépendances est une fonctionnalité très utile disponible dans certains programmes, grâce à elle, nous sommes sûrs que personne ne prendra en charge les travaux de finition dans un bâtiment où l'installation n'a pas encore été posée.

Cela rendra le calendrier lisible pour toutes les personnes concernées. le mettre à jour et le compléter.

Le planning est le plus souvent représenté par les vues suivantes :

• un calendrier évolutif - avec des tâches marquées à accomplir ; en utilisant le calendrier, il est plus facile que dans d'autres vues d'entrer dans la planification, comme l'attribution de travail à des personnes spécifiques et la planification de réunions,

• un diagramme de Gantt ou une visualisation similaire des tâches sur une chronologie - une vue générale montrant toute la durée du projet est son calendrier, tandis qu'une version étendue est utilisée pour créer et détailler le plan du projet,
• des cartes d'épopées, également appelées tâches agrégées - c'est-à-dire une visualisation montrant, entre autres, quel pourcentage de tâches sont liées à un domaine spécifique d'exécution du projet, par exemple, l'épopée "test" peut inclure des tâches liées aux tests internes d'un prototype de logiciel, ainsi que les tests finaux chez le client.

En quoi le calendrier du projet diffère-t-il du plan de projet ?

Un calendrier diffère d'un plan de projet principalement par son objectif et son niveau de détail. Un calendrier est le squelette d'un projet qui décrit principalement ses domaines clés et ses jalons. Son but est de présenter une image claire et simplifiée de l'ensemble du projet. Cependant, un plan de projet est créé pour décortiquer la mise en œuvre de chaque tâche, jusque dans les moindres détails qui méritent d'être notés.

Le calendrier répond à la question de ce que nous mettons en œuvre. On y trouvera des consignes générales pour la durée des différentes étapes du projet et le marquage des moments clés. Le plan de projet, quant à lui, sert à décrire comment exécuter chaque tâche.

À partir d'un bon calendrier, il est facile de lire le chemin menant à la réalisation de l'objectif du projet, car il ne montre que des jalons présentant les moments les plus généraux et les plus importants de la mise en œuvre. Cependant, grâce aux logiciels de gestion de projet, la ligne entre le calendrier et le plan de projet est devenue assez fluide. En effet, la multitude de façons de visualiser les données permet de basculer de manière transparente entre les vues détaillées des tâches individuelles et l'image la plus générale du calendrier de l'ensemble du projet.

Exemple de calendrier de projet

Imaginons que nous souhaitions mettre en place un projet pour présenter un jeu d'aventure se déroulant en réalité virtuelle lors d'un salon international.

Pour créer un calendrier, nous devons marquer des dates clés - le début du projet, la date limite d'inscription des exposants au salon, ainsi que la date du salon et la fin du projet. L'étape suivante consiste à définir des objectifs et à les saisir dans le programme sélectionné sous forme de tâches récapitulatives, d'épopées ou éventuellement de balises. Dans notre exemple, ceux-ci comprendront :

• Préparation du jeu - l'épopée comprendra des tâches telles que la préparation d'une version de test stable du jeu pouvant être mise à la disposition du public, les tests, l'installation sur le matériel qui sera mis à disposition lors de la foire
• Préparation du stand - préparation de l'équipement, du matériel promotionnel, des concours pour les visiteurs, achat et sécurisation de l'équipement
• Planifier le voyage - réserver l'hôtel, acheter des billets pour des événements, assurer le transport
• Analyse du succès de la présentation au retour - si le jeu a réussi à attirer le nombre supposé de clients, s'il a réussi à établir des contacts commerciaux et des partenariats, ainsi qu'à respecter le budget alloué à la promotion

Chacune des épopées peut avoir un superviseur - nommé pour prendre la responsabilité de toute sa mise en œuvre. Dans de nombreux projets, cependant, cette personne est le chef de projet, tandis que les membres de l'équipe n'assument la responsabilité que des tâches individuelles.

La prochaine étape concerne le marquage des jalons. L'achèvement de chaque jalon consistera probablement en des tâches appartenant à plusieurs épopées. Si le premier jalon est l'acceptation de la présentation pour le salon par les organisateurs de l'événement, il comprendra des tâches appartenant aux groupes « réseautage », « préparation du jeu » et « préparation de la présentation », entre autres.

Le calendrier de chaque projet est élaboré individuellement. Bien que vous puissiez vous aider d'un modèle prêt à l'emploi, il nécessitera probablement encore des modifications importantes. La plus grande amélioration sera l'utilisation de votre planning créé précédemment sur un projet similaire.

Résumé

Un échéancier bien préparé en début de projet facilite grandement le travail. Il sert non seulement le chef de projet, qui grâce à lui a un aperçu de la stratégie d'action, mais aussi l'équipe du projet, qui peut facilement voir à quel stade se trouve le travail en cours et ce qu'il vise. Le calendrier est également un outil précieux qui favorise la transparence de la mise en œuvre car il permet aux parties prenantes de voir la structure du projet et de comparer indépendamment l'état de la mise en œuvre avec les objectifs fixés pour le projet.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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