Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Les factures électroniques sont de plus en plus populaires. Pourquoi en est-il ainsi ? Les factures électroniques sont faciles à envoyer. Ils sont également livrés rapidement à leurs destinataires, ce qui raccourcit les délais de paiement des biens et services. Pas étonnant que de plus en plus d'entreprises profitent de cette solution. Que se passe-t-il si je reçois une facture par e-mail ? A-t-elle la même valeur juridique qu'une facture papier ? Vous trouverez les informations les plus importantes sur les factures électroniques dans cet article.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ? - table des matières:

1. Que se passe-t-il si je reçois une facture par e-mail ?
2. Les factures électroniques doivent-elles être imprimées ?
3. Les factures électroniques ont-elles la même valeur juridique que les factures papier ?
4. Comment vérifier si une facture électronique est authentique ?
5. Comment ne pas se faire avoir par une facture frauduleuse ?

Que se passe-t-il si je reçois une facture par e-mail ?

Si vous êtes indépendant ou dirigez une petite entreprise, non seulement vous vendez vos biens et services, mais vous achetez aussi occasionnellement quelque chose pour votre entreprise. Lorsque vous magasinez dans des magasins réguliers, vous recevez une facture papier. Cependant, si vous appréciez votre temps, les achats en ligne seront une meilleure solution. Dans ce cas, vous recevrez souvent une facture électronique.

Que faire si vous recevez une telle facture ? La procédure est la même que dans le cas d'une facture papier. Vous devez le payer dans les délais indiqués par l'émetteur. Si vous utilisez un programme de comptabilité ou une application de facturation, vérifiez s'ils offrent une intégration avec votre banque. Si tel est le cas, téléchargez la facture dans le système et commandez un virement.

Cependant, si vous n'utilisez aucun programme de comptabilité, vous devez vous connecter à votre compte bancaire et saisir toutes les données manuellement. De quoi aurez-vous besoin pour le faire ? Vous devrez fournir un numéro de votre facture électronique, les coordonnées des émetteurs et le montant de la facture. Vous pouvez également spécifier le sujet de la facture, mais il n'est pas nécessaire d'effectuer un virement approprié.

Les factures électroniques doivent-elles être imprimées ?

L'époque où tout devait être imprimé est révolue depuis longtemps. Les factures électroniques n'ont pas besoin d'être imprimées. Pourquoi? Parce que vous y aurez toujours accès. Ils seront dans votre e-mail. Vous n'imprimez pas tous vos e-mails, n'est-ce pas ?

Les factures électroniques présentent des avantages supplémentaires. Que sont-ils? Ces factures peuvent être facilement téléchargées sur le logiciel de comptabilité ou tout autre programme où vous enregistrez vos dépenses. La plupart des solutions logicielles de comptabilité vous permettent d'enregistrer les factures dans un fichier .pdf et même de télécharger des scans de factures. Vous pouvez le faire en quelques clics. C'est un bon moyen de suivre vos échéances de paiement puisque dans un tel programme, vous pouvez suivre en permanence les dettes que vous devez régler. L'application de facturation gratuite de Firmbee vous offre toutes ces possibilités.

Les factures électroniques ont-elles la même valeur juridique que les factures papier ?

En ce qui concerne les factures, peu importe qu'elles soient émises sur papier ou par voie électronique. Les deux versions ont la même force juridique. Quel que soit le type de facture, vous devez la conserver pendant la durée requise par la loi. Dans le cas des factures électroniques, c'est beaucoup plus facile car vous n'avez pas besoin d'archives spéciales pour le faire.

Si vous utilisez une application de facturation, vous avez toutes vos factures d'achat à portée de main. Il s'agit d'une solution très pratique qui vous fera économiser non seulement du papier, du toner et de l'espace de stockage de documents, mais aussi du temps.

Vous n'avez pas à vous soucier de savoir si vos factures sont conservées assez longtemps. Une bonne application de facturation vous dira combien de temps vous avez besoin pour conserver les factures dans vos archives électroniques afin qu'elles soient conformes à la réglementation fiscale de votre pays.

Comment vérifier si une facture électronique est authentique ?

Vérifiez d'abord si la facture provient de l'entreprise avec laquelle vous avez déjà coopéré. Si tel est le cas, assurez-vous qu'il contient un numéro de compte bancaire que vous avez utilisé pour d'anciens paiements. Si le numéro de compte bancaire est différent, il se peut qu'il ait été modifié. Ça arrive. Cependant, avant de transférer de l'argent, assurez-vous que la société qui a émis la facture existe réellement.

Si vous ne savez pas si vous devez le payer, il serait préférable de contacter la société qui l'a émis. Peut-être, dans le tumulte de votre quotidien, avez-vous oublié la commande et voilà que vous êtes surpris par la facture à payer. Vérifiez si vous avez effectivement commandé un tel produit ou service. Si vous l'avez fait, n'ignorez pas un tel message. Pourquoi?

Si vous ne payez pas la facture à temps, le vendeur peut vous facturer des taux d'intérêt pour un paiement en retard. Il se peut également que vous ne puissiez plus acheter en paiement différé auprès d'un tel fournisseur. Pas étonnant, personne n'aime les clients qui ne paient pas leurs factures.

Par conséquent, si vous ne vous souvenez pas d'un achat en particulier, assurez-vous d'appeler ou d'envoyer un e-mail au vendeur en question pour vous assurer qu'il n'y a pas eu d'erreur.

Comment ne pas se faire avoir par une facture frauduleuse ?

Que faire si une facture soulève des doutes ? Il peut arriver que quelqu'un veuille vous extorquer de l'argent. Si vous partagez les détails de votre entreprise sur Internet, quelqu'un pourrait les utiliser pour émettre une facture frauduleuse et l'envoyer à votre adresse e-mail. Comment ne pas se faire avoir ?

Si la facture provient de l'entreprise avec laquelle vous avez déjà coopéré, essayez de la contacter et de clarifier les choses. Vous l'avez peut-être obtenu par erreur. Ça arrive. Lorsque vous contactez l'émetteur de la facture, il est préférable d'utiliser les informations que vous trouvez sur Internet. Pourquoi?

Dans le corps de l'e-mail, l'escroc peut avoir indiqué votre numéro de téléphone comme numéro de téléphone de l'entreprise. Si vous appelez ce numéro, ils peuvent vous convaincre que la facture est correcte et que vous devez la payer. D'autre part, si vous appelez un numéro que vous trouvez vous-même, vous pouvez être sûr que vous appelez au bon endroit.

L'envoi de factures frauduleuses est un crime. Vous pouvez signaler un tel incident à la police. Heureusement, de telles situations ne se produisent pas très souvent. Par conséquent, vous n'avez pas à vous soucier des factures que vous recevez par voie électronique, cependant, nous vous suggérons d'être vigilants.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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