Qu'est-ce qu'un organigramme ?

Que faut-il pour qu’une entreprise ou une institution – quelle que soit sa taille – fonctionne efficacement et harmonieusement, en atteignant tour à tour chacun des objectifs fixés ? Vous citerez probablement une variété d'éléments allant d'une équipe bien choisie possédant les compétences nécessaires, une stratégie d'action sur mesure pour répondre aux besoins du groupe cible ou l'acquisition de toutes les ressources nécessaires.

Il existe néanmoins un autre élément d'une extrême importance que vous avez peut-être omis : la structure efficace qu'une entreprise ou une organisation établit. Cette structure se compose de dépendances et de responsabilités qui sont efficacement visualisées par ce qu'on appelle l'organigramme. Nous expliquons ci-dessous ce qu'est exactement cet outil et soulignons les avantages que son utilisation apporte aux entreprises et aux institutions opérant dans divers secteurs.

Organigramme – ou quoi ?

Un organigramme n'est pas un simple dessin simple et direct, mais un outil de gestion complexe permettant de représenter – mais surtout de comprendre – la structure d'une entreprise, d'une institution ou d'une autre entité donnée. Il s'agit d'une visualisation graphique de la hiérarchie (du niveau le plus élevé au niveau le plus bas), de la répartition des responsabilités ainsi que des liens entre différentes entités (différentes équipes ou individus).

C'est un moyen pratique pour les employés (surtout ceux qui débutent), car il les aide à visualiser la structure d'une entreprise ou d'une institution en définissant clairement les rôles de chaque unité et leur étendue de responsabilités et de compétences. Cela peut également être pratique pour les étrangers (tels que les investisseurs ou partenaires potentiels) qui souhaitent savoir comment fonctionne une entreprise ou une institution. L’essence d’un organigramme réside donc dans la garantie de la transparence et d’une gestion efficace des ressources disponibles.

Que contient l'organigramme ?

Différents types d'outils sont décrits (hiérarchiques, fonctionnels, matriciels, c'est à dire axés sur les projets en cours). Les éléments exacts inclus dépendent du cas spécifique (en particulier de la taille de l’entité et du secteur dans lequel elle opère). Le plus souvent, cependant, il comprend des informations sur des éléments tels que :

• cadres – dans la partie supérieure de la visualisation sont placés les postes de direction les plus importants, responsables de la prise de décisions clés concernant l’ensemble de l’entreprise ou de l’institution. Ici apparaissent généralement des personnes telles que le président, le vice-président, les directeurs généraux (de domaines tels que les ressources humaines, le marketing, le développement, les ventes, etc.), et parfois les cadres supérieurs,
• divisions ou départements individuels – chaque département (par exemple, marketing, RH, informatique, ventes, juridique et conformité, etc.) est représenté par un bloc distinct, et dans celui-ci se trouvent des postes et des rôles individuels (au sein des départements, il peut également y avoir des équipes responsables) pour un domaine spécifique, par exemple, le service marketing, l'équipe de communication, de performance et de sensibilisation),
• Répartition des postes – au sein de chaque département ou division, sont également répertoriés les postes spécifiques qui existent dans l'entreprise ou l'institution (des directeurs aux spécialistes seniors et juniors, en passant par les stagiaires et stagiaires), souvent avec leurs responsabilités assignées,
• lignes de communication et de subordination – dans le cadre de la représentation graphique de la structure, il est également indiqué qui est responsable du reporting de ses activités et à qui un tel rapport doit être soumis,
• clé/légende – une visualisation graphique comprend souvent également une clé ou une légende qui explique la signification des divers symboles et lignes utilisés dans le diagramme. Cela permet à tous les utilisateurs de voir facilement la structure et de comprendre la signification de tous les différents éléments.

Pourquoi une entreprise devrait-elle avoir un organigramme ?

A quoi ça sert de préparer un organigramme ? Premièrement, les employés peuvent ainsi comprendre plus facilement leur place dans la structure : ils savent quelles sont leurs tâches, devant qui ils sont exactement responsables (aussi bien au niveau de base qu'au niveau supérieur) et vers qui ils peuvent se tourner en cas de problème.

De plus, s'ils ont besoin du soutien d'une personne d'un autre service, ils peuvent vérifier eux-mêmes dans l'organigramme qui est responsable d'un domaine particulier et être sûrs (dans la plupart des cas) qu'ils ont référé le problème à la bonne personne. De cette manière, des lignes de communication et de responsabilité clairement définies permettent d’éviter toute confusion et tout arrêt de travail. Dans le même temps, la visualisation graphique décrite permet également d'identifier les zones où il y a des lacunes ou une charge de travail trop importante, permettant une répartition plus efficace des activités.

Organigramme – résumé

Compte tenu des avantages énumérés ci-dessus, nous pouvons affirmer avec certitude que gérer une entreprise, une institution ou une autre entité sans organigramme serait une tâche ardue et extrêmement difficile. La communication serait plus longue, les décisions moins réfléchies (en raison du manque de connaissance complète de la structure et des relations internes) et les ressources seraient déployées de manière non optimisée.

Un organigramme facilite la gestion, tout en permettant également de comprendre l'entreprise ou l'institution dans son ensemble et d'identifier les domaines dans lesquels des améliorations et des changements peuvent être mis en œuvre pour une croissance et un succès ultérieurs. Ainsi, chaque entreprise et institution – même petite – doit veiller à créer un organigramme précis et (essentiellement) à jour.

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Auteur : Klaudia Kowalczyk

Un graphiste et UX Designer qui transmet en design ce qui ne peut être exprimé avec des mots. Pour lui, chaque couleur, ligne ou police utilisée a une signification. Passionné de graphisme et de web design.

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