Qu'est-ce qu'une SOP ? La feuille de route de votre agence vers la cohérence et la croissance

Faire évoluer une agence n’est pas facile.

C'est impossible si tout tourne autour de vous. Vous jonglez avec les ventes, l'intégration des employés, les livrables et bien plus encore.

C'est pourquoi vous avez besoin de SOP.

Une SOP est une manière standardisée de faire quelque chose. Il propose des instructions détaillées, étape par étape, sur la manière d'effectuer une tâche.

Nous utilisons constamment des SOP pour nous aider à fournir des services cohérents et évolutifs.

Avec des SOP en place, vous pouvez déléguer plus efficacement, rationaliser vos flux de travail et fournir à chaque fois le même excellent service à vos clients.

Dans ce guide, nous vous dévoilerons comment vous pouvez créer des SOP pour votre agence.

Nous couvrirons :

• Qu'est-ce qu'une SOP
• Pourquoi les SOP sont importantes pour les agences
• Les tâches pour lesquelles vous pouvez créer des SOP
• Comment rédiger une SOP efficace

Qu'est-ce qu'une SOP ?

Une procédure opérationnelle standard (SOP) est un ensemble d'instructions écrites étape par étape sur l'exécution d'une tâche ou d'un processus spécifique. Il s'agit d'une liste de contrôle détaillée qui garantit que toutes les personnes effectuant la tâche le font de la même manière.

Les SOP visent à déterminer et à documenter la meilleure façon de faire les choses.

Cela minimise le risque de malentendus ou d’erreurs. Cela aide également votre agence à maintenir une qualité de travail constante.

Pourquoi les procédures opérationnelles standard sont-elles importantes pour les agences ?

Avoir des documents SOP peut changer la donne pour votre agence. Voici pourquoi:

Cohérence

Décrire les meilleures façons de gérer les tâches aide les membres de l’équipe à atteindre des normes élevées de manière cohérente. Que vous travailliez sur un projet pour le Client A ou le Client Z, l'exécution est effectuée avec le même niveau de précision.

Ceci esttrès utile si vous externalisez l'un de vos livrables. Les pigistes et les partenaires externes ont des directives claires à suivre .

Efficacité

Les SOP aident à rationaliser les processus répétitifs. Au lieu de perdre du temps à comprendre les choses ou à faire les choses différemment à chaque fois, les membres de votre équipe ont un ensemble direct d'instructions à suivre.

Cela facilite grandement la croissance de votre agence, la croissance de votre équipe et l’acquisition de plus de clients.

Et si quelqu'un n'est pas disponible ou part, avoir une SOP minimise les perturbations. Votre équipe peut intervenir et effectuer les tâches dont elle était responsable selon les mêmes normes.

Créez des SOP pour TOUT dans votre agence. Ne soyez jamais laissé en suspens lorsqu’un entrepreneur disparaît. Ne passez jamais des semaines à intégrer quelqu'un de nouveau.

SOP.

– Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 juillet 2022

Formation et intégration

Mettre les nouvelles recrues à niveau peut être un défi.

Dans une enquête Zippia auprès de personnes ayant quitté leur emploi après 6 mois ou moins, recevoir des conseils clairs et une formation plus efficace ont été classés comme les deux principales choses que les entreprises auraient pu faire pour inciter le nouvel employé à rester :

Les SOP offrent des directives claires et facilitent la formation. Les nouveaux employés peuvent comprendre leurs responsabilités et ce qu’ils doivent faire sans conseils constants.

Exemples de procédures opérationnelles standard pour les agences

Votre équipe effectue régulièrement de nombreuses tâches. Une fois que vous avez trouvé la meilleure façon d’effectuer une tâche, vous pouvez créer une SOP.

Une fois que vous avez défini un processus qui fonctionne dans votre entreprise, créez une SOP qui standardise le processus. Au fur et à mesure que vous grandissez, ces éléments deviendront essentiels.

– Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 février 2022

Voici quelques exemples de SOP pour des processus qui peuvent être standardisés :

Intégration des clients

Bien que chaque client ait des besoins uniques, vous pouvez rationaliser le processus d'intégration en mettant en place des procédures systématiques.

Vous pouvez créer des SOP pour établir l'étendue du travail, la communication, les contrats, les NDA et autres documents. La structure de base de votre évaluation SEO initiale peut également être standardisée.

De cette façon, chaque client bénéficie du même bon départ.

Recherche de mots clés

La recherche de mots clés est l’une des activités les plus chronophages pour tout référencement. Vous pouvez rationaliser le processus avec une SOP.

Il peut détailler les outils requis, comment les utiliser et comment juger de la valeur des mots clés.

C'est également une tâche que vous pouvez sous-traiter. Si votre équipe a du mal à suivre le rythme, envisagez d'utiliser un service de recherche de mots clés en marque blanche.

Référencement sur la page

Il y a de nombreux éléments différents que vous devez couvrir dans un audit SEO sur la page.

Une SOP peut fournir une liste de contrôle couvrant tout, des balises de titre et méta descriptions à la lisibilité du contenu et aux liens internes.

Référencement hors page

La création de liens est difficile. Et si vous vous trompez, des liens de mauvaise qualité peuvent nuire au classement d’un site Web dans les recherches.

Vous pouvez créer des procédures opérationnelles standard pour aider votre équipe à créer des backlinks pertinents et de qualité. Cela peut inclure tout, depuis l'identification des sites Web cibles et l'analyse des concurrents jusqu'à la sensibilisation des blogueurs.

Audit technique de référencement

Un audit SEO technique peut être complexe. Une approche systématique peut rationaliser le processus d’audit. Cela peut aider les équipes à identifier les erreurs techniques susceptibles d’avoir un impact sur le classement des moteurs de recherche.

Vous pouvez inclure les outils à utiliser, ce qu'il faut rechercher et comment créer des recommandations techniques de référencement.

Comment créer une SOP pour votre agence

Voici comment créer des SOP claires et exploitables pour votre agence.

Identifier le besoin

Commencez par dresser une liste des tâches que votre équipe effectue régulièrement.

Vous souhaitez donner la priorité aux processus qui ont un impact important sur la satisfaction client ou pour lesquels des erreurs se produisent souvent. Ce sont les tâches pour lesquelles les SOP seront les plus bénéfiques.

C'est une bonne idée de consulter votre équipe. Y a-t-il des processus internes qu’ils trouvent délicats ou des domaines spécifiques qui, selon eux, devraient faire l’objet d’une manière définie de faire les choses ?

Recueillir des informations pertinentes

L'étape suivante consiste à rassembler les informations dont vous avez besoin pour créer un guide étape par étape.

Votre meilleure ressource sont les membres de l’équipe ayant une expérience directe de la tâche. Ils peuvent offrir une perspective pratique sur ce qui fonctionne et ce qu’il faut éviter.

Cela garantira que le document SOP est basé sur la pratique réelle et résout un problème du monde réel.

Il vaut également la peine de vérifier s’il existe des ressources informelles existantes. Vous pouvez trouver des guides de fortune, des notes et même des mémos qui peuvent servir de base à votre SOP.

Avant de commencer à élaborer votre SOP, comparez vos méthodes actuelles avec les meilleures pratiques du secteur. Il existe peut-être des moyens plus efficaces d’accomplir la tâche.

Structurer la POS

L'utilisation du même format SOP simplifie le processus de création. Cela permet également aux membres de l'équipe de suivre plus facilement toute nouvelle SOP qu'ils choisissent : ils savent à quoi s'attendre.

Voici comment structurer votre modèle SOP :

Titre

Un titre clair et descriptif permet aux membres de l'équipe de comprendre facilement ce que couvre la SOP. Par exemple, si la SOP détaille l'ensemble du processus de recherche de mots clés, vous pouvez l'intituler « Procédures de découverte et d'analyse des mots clés ».

But

Expliquez brièvement pourquoi la SOP est nécessaire. L’objectif est de montrer aux membres de l’équipe pourquoi ils devraient l’utiliser.

Expliquez l'impact que vous souhaitez que la SOP ait et comment elle aidera votre équipe à assumer ses responsabilités.

Portée

Définissez quand la SOP doit être utilisée. Quand les membres de l’équipe doivent-ils se référer au guide ?

Pour la recherche de mots clés, la portée peut être « Applicable à toutes les nouvelles stratégies de contenu client et lors de l'optimisation du contenu existant ».

Procédure

C’est le cœur du SOP. Il doit détailler l’ensemble du processus permettant d’effectuer la tâche du début à la fin.

Décrivez chaque étape dans une séquence logique.

Pour la recherche de mots clés, vous pouvez commencer par définir la niche du client, puis créer une liste de mots clés de départ, utiliser des outils de référencement, analyser le volume de recherche et la concurrence, etc.

Rôles et responsabilités

Clarifiez qui est responsable de chaque étape. Une personne peut mener certaines discussions, tandis que d’autres auront besoin de la contribution de plusieurs membres de l’équipe.

Par exemple, un spécialiste SEO junior peut s'occuper de la recherche initiale de mots clés, tandis qu'un analyste senior confirme la sélection finale des mots clés.

Outils et ressources

Spécifiez tous les outils et ressources requis pour accomplir la tâche. Cela pourrait inclure les modèles de votre agence interne et des outils tiers.

Écrivez la SOP

La prochaine étape consiste à étoffer la structure.

Il est important que la formulation soit exploitable et facile à comprendre. S’il existe des acronymes ou des termes SEO que tous les membres de votre équipe ne connaissent pas, fournissez-en une définition rapide.

Vous pouvez rendre les instructions plus claires en ajoutant des visuels. Par exemple, des captures d'écran annotées peuvent être utiles si votre SOP couvre l'utilisation d'un outil comme Semrush ou Ahrefs.

Les organigrammes peuvent très bien fonctionner pour des processus plus complexes tels que les audits techniques de référencement. Vous pouvez illustrer le processus et comment chaque étape passe à la suivante.

Notre PDG, Joe Davies, dispose d'un excellent processus de création automatisée de SOP qui réduit considérablement le temps nécessaire à la production d'une SOP fiable. De plus, vous pouvez toujours incorporer la vidéo de vous en train de terminer les étapes pour que tout soit très clair.

La SOP de 60 secondes

Les SOP sont un frein. Mais ils changent SÉRIEUSEMENT la donne si vous évoluez.

Cette méthode rend la création de SOP ultra rapide et plutôt addictive.

Je vous garantis que vous l'utiliserez. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

– Joe Davies (@fatjoedavies) 24 mai 2023

Une fois que vous avez créé des SOP pour vos processus internes, vous pouvez les réutiliser dans de superbes guides, didacticiels et articles de blog. Ce type de contenu exploitable fonctionne très bien comme aimant principal.

Créez des SOP pour votre agence

Transformez-les ensuite en contenu :

-Guides détaillés
-Fils
-Vidéos
-Listes

Vous avez plus de contenu existant que vous ne le pensez.

– Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 janvier 2023

Examiner le SOP

Une fois que vous avez terminé votre première ébauche, partagez-la avec les principales parties prenantes. Leurs commentaires peuvent vous aider à vous assurer que vous n’oubliez aucun détail important.

Avant de déployer votre SOP, testez-la sur une personne peu familiarisée avec la tâche. Voyez s’ils rencontrent des problèmes ou restent bloqués.

Cela peut révéler toutes les étapes qui nécessitent plus d’explications ou s’il manque quelque chose.

Cette semaine, j'ai enfin commencé à déléguer dans ma nouvelle agence.

Qu’ai-je appris ?

Mes processus n’étaient pas aussi simples que je le pensais.

La meilleure façon d’améliorer vos SOP est de commencer à les transmettre à d’autres personnes. Les lacunes et les erreurs deviennent très rapidement évidentes.

– Shane Martin (@Shane___Martin) 12 juin 2023

Examens réguliers

La mise en œuvre des SOP ne consiste pas seulement à rédiger le document et à passer à autre chose.

Les meilleures pratiques évoluent, votre agence peut commencer à utiliser de nouveaux outils et la façon dont votre équipe travaille ensemble peut changer.

Une SOP obsolète peut faire perdre du temps et des ressources.

Planifiez des examens réguliers pour vous assurer que vos SOP fournissent les bons conseils et aident votre équipe à faire de son mieux.

Faites évoluer votre agence avec les SOP

Sans processus structurés, la croissance d’une agence peut rapidement devenir chaotique.

Les SOP vous aident à offrir une qualité constante. À mesure que vous vous développez et acceptez un plus large éventail de clients, votre équipe dispose des ressources dont elle a besoin pour réussir.

Et si vous prenez deux semaines de vacances loin du travail de l'agence, votre boîte de réception ne regorgera pas de « AIDE ! » emails à votre retour.