Tout sur la cartographie des processus métier. Peut-il être utilisé dans le commerce électronique?

Les opérations commerciales reposent sur de nombreuses procédures complexes. Chaque jour, dans chacun d'eux, il peut y avoir des erreurs et des lacunes qui sont remarquées trop tard, ce qui entraîne finalement des pertes financières. Savez-vous comment détecter précocement les irrégularités et éviter de gaspiller des ressources ? Tirez parti de la cartographie des processus métier. Continuez de lire pour en savoir davantage.

Cartographie des processus métier – table des matières :

1. Qu'est-ce que la cartographie des processus métier ?
2. Types de cartes de processus métier
3. Logiciel de cartographie des processus métier
4. Les avantages de la cartographie des processus métier
5. Les inconvénients de la cartographie des processus métier
6. Cartographie des processus métier dans le commerce électronique
7. Résumé

Qu'est-ce que la cartographie des processus métier ?

Chaque processus qui se déroule dans l'entreprise (gestion des produits, processus de vente, etc.) peut être décomposé en activités spécifiques qui conduisent à l'atteinte de l'objectif fixé . La cartographie des processus métier est l'affichage visuel de ce qui se passe dans l'entreprise et qui est responsable de chaque tâche.

C'est un outil utile qui vous permet de regarder l'entreprise d'un point de vue plus large. Grâce à la cartographie des processus métier , vous êtes en mesure de repérer les irrégularités dans les processus, d'éliminer ou de réduire leur impact, d'augmenter la productivité et de réduire les coûts. Toutes ces étapes sont essentielles pour réaliser un profit.

Types de cartes de processus métier

Pour illustrer le déroulement de chaque processus , vous pouvez utiliser certains outils créés à cet effet. Nous énumérerons ci-dessous ceux qui sont les plus fréquemment utilisés dans la pratique :

Organigramme de base

Certains symboles d'organigramme sont utilisés pour le créer, par exemple, des rectangles qui représentent n'importe quelle étape du processus, des flèches qui indiquent la direction de l'action et des losanges qui symbolisent les décisions nécessaires pour aller de l'avant. Faire un tel graphique est assez simple et vous permet de visualiser plusieurs processus, par exemple les ventes et la production.

Carte de la chaîne de valeur

Il est similaire à l'organigramme de base décrit ci-dessus et est souvent utilisé dans le cadre de stratégies de gestion allégée. Un flux de valeur peut être compris comme l'ensemble des activités entreprises par l'entreprise dans ses processus opérationnels. La création d'une carte de flux de valeur, à son tour, implique de comparer l'état actuel avec l'état futur.

Lors de l'analyse de l'état actuel, portez une attention particulière au temps qu'il faut pour effectuer certaines activités. L'état futur (l'état idéal vers lequel nous devons nous efforcer) représente le moment où le produit doit être prêt et atteindre le client pour répondre à ses besoins. Les écarts émergents entre l'état actuel et l'état futur sont ce que l'on appelle des goulots d'étranglement, entraînant un gaspillage de ressources et une productivité réduite.

Couloir

Il s'agit d'une version légèrement plus élaborée de l'organigramme de base. Outre la description des activités individuelles au sein du processus, il définit également les tâches dont certains départements ou employés sont responsables. Grâce à cela, il est plus facile de voir le lien entre les parties participant au processus.

SIPOC

SIPOC signifie Fournisseur, Entrées, Processus, Sorties, Clients . Il attire l'attention sur les parties prenantes sélectionnées impliquées dans les processus de l'entreprise et les activités résultant de ces processus.

Logiciel de cartographie des processus métier

Il existe sur le marché plusieurs outils de BPM qui facilitent considérablement la gestion d'entreprise. Parmi les plus populaires, on peut citer Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard et bien d'autres. Selon vos besoins, vous pouvez rechercher le meilleur logiciel pour vous.

Les avantages de la cartographie des processus métier

L'élaboration d'une carte des processus d'affaires nécessite du temps et des efforts. Cependant, c'est un investissement dont vous constaterez les résultats dans la progression de votre entreprise . Quels sont les avantages de l'utilisation de la cartographie des processus métier ?

Envisager votre entreprise d'un point de vue plus large

L'illustration de processus individuels vous permet de les regarder objectivement , ce qui vous aidera à prendre des décisions stratégiques et à améliorer les processus.

Résolution de problème

L'identification des goulots d'étranglement qui réduisent l'efficacité des processus est la première étape pour supprimer ou réduire leur impact négatif.

Gestion efficace des risques

L'analyse de vos processus métier vous aide à détecter les irrégularités avant que des pertes financières importantes et des violations de la loi ne se produisent.

Définir les rôles et les responsabilités de l'équipe

Avec la cartographie des processus métier, il est plus facile d' attribuer des responsabilités aux individus , ce qui est également important pour assurer le bon fonctionnement des processus.

Développer et appliquer les meilleures pratiques

La technique en question est une bonne occasion d' apprendre de ses propres erreurs , de s'améliorer constamment et de définir un schéma comportemental qui contribuera au succès de l'entreprise.

Les inconvénients de la cartographie des processus métier

Données incomplètes

Les informations sur l'avancement des travaux proviennent généralement de ceux qui connaissent le mieux le processus : les employés. Cependant, leurs opinions restent subjectives et ne dépeignent pas adéquatement la situation réelle ou peuvent être basées sur leurs attitudes (insatisfaction, frustration, etc.).

ça demande beaucoup de précision

L'absence de normes pour les mécanismes de collecte de données rend les résultats obtenus moins fiables. L'élaboration d'une carte qui représentera avec précision l'état réel de l'entreprise demande de la patience et de la discipline. De plus, approfondir certaines composantes du processus peut sembler trop compliqué, entraînant une surinterprétation et une confusion.

Cartographie des processus métier dans le commerce électronique

La cartographie des processus métier peut être utilisée dans plusieurs industries . Ci-dessous, nous montrerons son application dans le commerce électronique à l'aide de l'organigramme de base et du SIPOC.

Définir le but de la création de la carte

Cela peut être lié au processus qui est inefficace d'une certaine manière.

Mettre en évidence les étapes importantes

Déterminez le début et la fin d'un processus donné, par exemple, la recherche de produits dans la boutique en ligne (le début du processus de vente) et l'envoi de la commande au client (la fin du processus de vente). Ensuite, mettez en surbrillance la séquence d'activités restante nécessaire pour terminer le flux. Représentez-les à l'aide de l'un des types de cartes de processus métier mentionnés précédemment.

Consulter les autres

Présentez le tableau préparé à votre équipe et discutez des points à améliorer.

Introduire des modifications

Identifiez les domaines qui doivent être optimisés . Vous pouvez utiliser des stratégies de gestion allégée pour ce faire. En regardant les cartes établies, réfléchissons à quelles étapes du processus des goulots d'étranglement peuvent survenir. Ceux-ci peuvent inclure :

• Retards dans le traitement des données lors de la passation des commandes.
• Retards dans l'exécution des paiements.
• Au stade de la saisie des données et de l'exécution des commandes (qui sont effectuées par les employés), il existe un risque d'erreurs et de retards.
• Ne pas adapter la plate-forme aux appareils mobiles - la plupart des gens utilisent leur téléphone pour faire leurs achats. Si votre site Web ne fonctionne pas correctement, les clients potentiels abandonneront vos services.
• Un processus de commande compliqué - moins il y a de sous-pages ou de clics nécessaires pour effectuer un achat, mieux c'est.
• Peu de modes de paiement et de livraison , il vaut la peine d'être flexible et d'offrir différentes options pour effectuer un achat, par exemple paiement échelonné ou paiement différé, livraison à une adresse désignée, distributeurs de colis, points de retrait et à l'étranger.
• Mauvaise communication avec le client - n'oubliez pas votre client une fois la vente terminée. Les personnes qui ont déjà une expérience (positive) avec un magasin sont plus susceptibles d'acheter à nouveau, mais cela vaut la peine de leur rappeler votre présence. Vous pouvez leur envoyer des e-mails générés automatiquement avec des mises à jour, des promotions, ainsi que leur demander d'évaluer la qualité du service client et la satisfaction de la transaction.

Résumé

L'utilisation de la cartographie des processus métier peut être un élément important dans l'amélioration de la gestion de projets spécifiques non seulement dans l'industrie du commerce électronique, mais également dans la plupart des autres secteurs d'activité . Illustrer le déroulement interne comme externe de certaines activités peut s'avérer extrêmement nécessaire. En particulier, il convient d'examiner le calendrier et la qualité des processus, les risques éventuels, l'implication des employés et les parties externes.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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