Qu'est-ce que le rapprochement des factures ?

Le rapprochement des factures est un processus consistant à comparer les données des factures avec les données des relevés bancaires. C'est une tâche très importante pour toutes les entreprises. Le rapprochement des factures s'applique aussi bien aux factures de biens et services achetés qu'aux factures émises aux clients. Grâce à cette opération, vous pouvez vérifier si vous êtes en retard dans vos paiements d'achats professionnels. Cela vous permettra de mieux contrôler les créances. Lisez l'article pour savoir pourquoi le rapprochement des factures ne doit pas être négligé.

Rapprochement des factures – le contenu de l'article :

1. Comment rapprocher les factures entrantes ?
2. Quels sont les avantages du rapprochement des factures entrantes ?
3. Comment rapprocher les factures sortantes ?
4. Quels sont les avantages du rapprochement des factures sortantes ?
5. Est-il possible de rapprocher les factures manuellement ?
6. Comment améliorer le processus de rapprochement des factures ?

Comment rapprocher les factures entrantes ?

Chaque fois que vous achetez des marchandises, vous recevez une facture. De même pour les services - ceux-ci sont également réglés avec des factures. Si votre entreprise vient d'apparaître sur le marché, il y a un risque que tous les partenaires ne soient pas désireux de vendre leurs produits ou services en paiement différé. Dans un tel scénario, vous devrez régler vos paiements en espèces. Ce mode de paiement signifie que vous n'aurez pas à rapprocher les factures entrantes. En cas de factures en espèces, vous pouvez toujours rester assuré qu'il a été réglé.

Après un certain temps, lorsque votre entreprise sera mieux connue des entrepreneurs, de plus en plus d'entreprises seront désireuses de vous vendre leurs produits sur la base d'un paiement différé. C'est avantageux, car en achetant des produits, vous n'avez pas à investir vos fonds sur place. Votre seule tâche est de garder un œil sur les délais de paiement. Le rapprochement des factures contribue à cet important effort. Comment rapprocher les factures ?

Tout ce que vous avez à faire est de comparer les factures entrantes, à savoir celles que vous avez reçues d'autres entreprises, avec votre compte bancaire. Pour accélérer le processus, vous pouvez décider de filtrer les factures entrantes. Après cette opération, vous obtiendrez la liste complète des transactions avec tous les détails sur les paiements effectués pour les produits et services. Avec cette liste en main, vous devrez comparer les chiffres des factures avec ceux des relevés bancaires. Vérifiez si tout l'argent transféré est parvenu au bon destinataire en comparant les détails de l'émetteur de la facture avec les détails du destinataire de la facture. Si ces détails correspondent et que tout est correct, vous pouvez cocher la facture comme payée.

Quels sont les avantages du rapprochement des factures entrantes ?

Pourquoi le rapprochement des factures entrantes dans votre entreprise est-il si important ? Cette opération vous aide à garder le contrôle sur toutes les dates et échéances de paiement. Si, après le rapprochement, vous avez encore des factures mais qu'il n'y a pas de virements correspondants, cela signifie une seule chose : vous n'avez pas payé ces factures. Dans cette situation, vous devez vérifier si le délai de paiement a été dépassé. Si certains virements n'ont pas été effectués, vérifiez votre compte dans la rubrique commandes en attente, ils sont peut-être en attente de réalisation, dans ce cas il n'y a pas lieu de s'alarmer. Toutefois, si le délai de paiement a été dépassé et que la facture n'a pas été payée, il est préférable de régler tous les impayés dans les plus brefs délais.

Un paiement effectué après la date limite peut avoir des conséquences négatives pour votre entreprise. Quel genre de conséquences ? L'émetteur de la facture qui n'a pas été payée à temps peut vous facturer des intérêts de retard de paiement. Un retard de paiement peut entraîner la perte de remises et de remises. Les problèmes de paiement nuisent à l'image de votre entreprise, car personne n'aime coopérer avec des entités souvent en retard de paiement. Le rapprochement des factures vous aide à éviter de tels problèmes, avec ce processus, vous serez en mesure de vous acquitter de vos obligations à temps.

Comment rapprocher les factures sortantes ?

Les factures sortantes sont des factures envoyées par votre entreprise à vos clients lorsque votre produit a été vendu ou que votre service a été fourni. Le rapprochement des factures sortantes vous aidera à garder un œil sur toutes vos dettes. Grâce à cette opération vous saurez exactement, qui vous a payé, et qui est en retard de paiement. Comment se fait en réalité le rapprochement des factures sortantes ?

Les détails des relevés bancaires doivent être recoupés avec toutes les factures sortantes émises. Pour accélérer le processus, vous pouvez décider de filtrer les factures sortantes. Après cette opération, vous obtiendrez la liste complète des paiements sur le compte. Dans l'étape suivante, vous devez comparer tous les chiffres du relevé bancaire avec les factures sortantes. Vérifiez soigneusement si les coordonnées de la personne ou de l'entreprise qui a payé la facture correspondent aux coordonnées de l'acheteur sur la facture sortante.

Une prudence particulière est recommandée lors du rapprochement des factures, surtout s'il y avait plusieurs factures avec le même montant à payer, mais pour des clients différents. Un manque d'exactitude lors du rapprochement peut entraîner l'appariement de la facture avec le mauvais client. Pour éviter de telles erreurs, vérifiez tous les titres des transferts. Tant que vous savez pour quel produit ou service le paiement a été effectué, il devrait être facile de faire correspondre le transfert avec la bonne facture sortante. Mais pourquoi le rapprochement des factures est-il si important ?

Quels sont les avantages du rapprochement des factures sortantes ?

Le rapprochement des factures sortantes vous donne un aperçu de la situation financière actuelle de l'entreprise. Grâce au rapprochement, vous savez quelles factures émises par vous ont déjà été payées et vous savez à quel type de revenu vous pouvez vous attendre sur votre compte dans un avenir proche. L'opération de rapprochement vous aidera à remarquer tous les clients qui sont en retard de paiement pour vos produits ou services. Avec les informations exactes, vous pouvez décider d'agir dans ce domaine et forcer vos débiteurs à régler vos créances. N'hésitez pas à envoyer à vos clients des rappels en douceur de leur paiement, tout retard dans ce délai peut entraîner des problèmes de recouvrement de vos créances. Ne négligez pas le rapprochement des factures sortantes.

Est-il possible de rapprocher les factures manuellement ?

Si vous n'émettez pas beaucoup de factures, le processus de rapprochement ne prendra pas beaucoup de temps. De même, si vous n'avez pas émis de nombreuses factures de coûts, le contrôle des factures entrantes ne devrait pas être difficile. Avec une petite quantité de documents, tous les rapprochements de factures peuvent être effectués manuellement. Il est pratique de créer une liste de toutes les factures entrantes, où vous pouvez cocher toutes celles déjà payées et voir les autres qui attendent toujours d'être réglées. Vous devez créer le même type de liste pour toutes les factures sortantes. Sur cette liste vous cochez toutes les factures payées par vos clients pour voir celles qui sont en retard de paiement.

Lors du rapprochement des factures pour accélérer le processus, il est sage d'utiliser une feuille de calcul bien préparée. Il vaut la peine de mettre toutes les factures dans l'ordre chronologique.

Essayez de marquer toutes les factures payées entrantes dès réception du virement sur votre compte. Le rapprochement manuel des factures n'est peut-être pas la meilleure option pour ceux qui ont de nombreuses factures. Que faire pour faciliter l'opération de rapprochement des factures lorsqu'il y a beaucoup plus de documents à vérifier. Comment gérer le rapprochement qui ne peut pas être fait manuellement ?

Comment améliorer le processus de rapprochement des factures ?

Pour faciliter le processus de rapprochement des factures qui ne peut pas être effectué manuellement, il est avantageux d'utiliser un logiciel spécial. L'application dédiée vous aidera à trouver tous les écarts entre les factures sortantes et les virements sur votre compte. Avec l'application, vous pouvez facilement déterminer si votre client a payé la facture en totalité, en partie ou est en retard de paiement. Un logiciel informatique vous permet de retrouver rapidement toutes les factures dont les échéances sont échues, ce qui peut vous permettre de recouvrer des créances si besoin. Vous ne manquerez jamais la date de paiement des produits et services achetés. L'application vous fera gagner beaucoup de temps, qui pourra être utilisé dans d'autres domaines de votre activité.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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