Le guide complet de la gestion efficace des ressources pour innover et croître

Avec la croissance spectaculaire de la technologie et les changements fréquents dans le comportement des consommateurs, les organisations sont aujourd'hui soumises à une pression accrue pour innover constamment. Au cœur de l'obtention d'un avantage concurrentiel sur un marché en constante évolution, la réalisation d'objectifs stratégiques tout en restant pertinent, en répondant aux attentes des clients et en augmentant les revenus, se trouvent les ressources de l'entreprise.

Cependant, le plus souvent, les organisations finissent par compromettre leurs bénéfices en raison de l'utilisation inefficace des ressources disponibles. Pour atteindre de nouveaux sommets de succès et éviter d'entraîner des pertes plus importantes, toute organisation doit pratiquer une gestion efficace des ressources.

Cet article décrit des moyens pratiques de gérer les ressources organisationnelles et fournit des techniques qui peuvent aider à mieux faciliter le processus.

Qu'est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources fait référence à la bonne utilisation des ressources organisationnelles. Cela implique de planifier, d'ordonnancer et d'allouer des ressources tangibles et intangibles pour de meilleures performances. Son objectif ultime est de maximiser l'efficacité des ressources, améliorant ainsi les chances de réussite de vos objectifs, projets ou tâches organisationnels.

Au cours du processus, le propriétaire ou le responsable de l'entreprise détermine la meilleure façon d'utiliser les ressources disponibles, d'identifier les ressources supplémentaires nécessaires et d'identifier les ressources qui sont gaspillées.

Importance de la gestion des ressources

Une bonne gestion des ressources permet à une organisation de mener à bien son travail de la manière la plus efficace possible et de rester compétitive face à ses concurrents. Voici pourquoi la gestion des ressources est essentielle pour votre organisation.

• Minimisez les coûts et augmentez l'efficacité de la livraison des projets en allouant la bonne ressource au bon projet au bon moment
• Prévoir la demande de ressources et identifier les défis potentiels tels que les conflits d'horaire ou le manque de ressources à l'avance, évitant ainsi les échecs du projet
• Permettre l'utilisation optimale des ressources en trouvant le bon équilibre entre maximiser la productivité de votre équipe et en même temps s'assurer qu'ils ne se sentent pas surmenés
• Améliorer la transparence et la communication, et prévenir les conflits sur le lieu de travail. Avec une vue d'ensemble de la disponibilité des ressources et de la charge de travail planifiée, vous pouvez éviter la surallocation.
• Permettre une meilleure planification stratégique et une meilleure prise de décision en offrant une visibilité sur les ressources de l'entreprise, leur disponibilité et leur calendrier.

Types de ressources organisationnelles

Une organisation s'appuie sur plusieurs ressources pour exécuter des projets, et celles-ci se répartissent en deux catégories ; ressources matérielles et immatérielles. Ces ressources comprennent généralement ;

Processus de gestion des ressources

Le cycle de vie de la gestion des ressources introduit par Mavenlink, répertorie 5 phases "qui reflètent le cycle de vie de la livraison du projet, du début à l'analyse : estimer, planifier, exécuter, analyser et optimiser".

La phase d'estimation

La gestion efficace des ressources commence par l'estimation de vos besoins (types et quantités) de ressources internes et externes pour mener à bien un projet. Une fois les tâches du projet définies, les ressources nécessaires pour les mener à bien doivent être identifiées.

Il y a six entrées qui doivent être utilisées dans l'estimation des ressources d'activité. Ceux-ci sont

• Liste d'activités
• Attributs d'activité
• Actifs de processus organisationnels
• Les facteurs environnementaux de l'entreprise
• Plan de gestion de projet
• La disponibilité des ressources

Plusieurs techniques sont disponibles pour estimer les ressources de l'activité,

• Le jugement des experts ; demander à des experts qui ont déjà effectué des tâches similaires et obtenir leur avis sur le type de ressources nécessaires
• Analyse alternative ; cela implique de considérer différentes options disponibles pour l'allocation des ressources. Vous pouvez modifier le nombre ou le type de ressources utilisées et explorer différentes façons d'effectuer une tâche et choisir entre différentes alternatives.
• Données d'estimation publiées ; Comprenez de combien de ressources vous avez besoin en vous référant à des études, des articles et des recherches contenant des données pertinentes d'autres personnes et organisations.
• Logiciel de gestion de projet ; ceux-ci offrent souvent des fonctionnalités permettant aux chefs de projet d'estimer facilement les ressources nécessaires à un projet et d'identifier les éventuelles contraintes.
• L'estimation ascendante ; décomposez les tâches complexes en tâches plus petites et estimez les ressources nécessaires pour chaque étape individuelle. Le coût des tâches individuelles peut ensuite être additionné pour obtenir une estimation totale.

La phase de planification

Au cours de cette phase du processus de gestion des ressources, votre objectif est d'identifier comment utiliser les ressources identifiées de la manière la plus efficace possible. Cela signifie réserver vos ressources pour des projets de haut niveau en fonction des compétences, des rôles et de la disponibilité.

Au cours de cette phase, vous devez avoir une compréhension claire de votre pool de ressources qui englobe les ressources, leurs compétences, leurs rôles et leur expérience, leur disponibilité, les taux de coût et les taux de facturation. Vous pouvez vous référer à ce pool de ressources lorsque vous allouez des ressources disponibles et appropriées aux tâches du projet.

La planification des ressources vous permet d'éviter la sous-utilisation et la surallocation des ressources, et de minimiser les dépendances des tâches et des ressources.

La phase d'exécution

À ce jour, les ressources sont planifiées et le plan du projet a été mis en œuvre. Durant cette phase,

• Suivez les performances des ressources au fur et à mesure de l'avancement du projet. Réaffecter les ressources mal affectées pour améliorer les performances
• Vérifier fréquemment avec les ressources pour s'assurer qu'elles fonctionnent bien et qu'elles disposent des outils nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités
• Créer une liste de ressources de secours en cas de conflits pouvant survenir au cours du projet

La phase d'analyse

Cette phase est dédiée à l'analyse de la justesse de l'allocation des ressources, de leur performance et de leur contribution à la réussite du projet. Pour exécuter cette phase efficacement, vous devez collecter des informations et des données tout au long du cycle de vie de la gestion des ressources ; cela inclut des informations telles que les heures travaillées, les dates d'échéance et les dates d'achèvement des tâches, les augmentations des niveaux de compétence, etc.

Organiser une rétrospective pour réfléchir aux gains et aux échecs de la gestion des ressources au cours du projet peut aider à découvrir plus d'informations pouvant être utilisées à des fins de formation ou d'embauche futures et à des fins de planification des ressources.

La phase d'optimisation

Sur la base de l'analyse effectuée, vous pouvez prendre des mesures pour optimiser davantage votre processus de gestion des ressources. Identifiez où vous devez mettre en œuvre des changements pour éviter les problèmes et où dans le processus vous devez apporter des améliorations.

Conseils de gestion des ressources

Les conseils mentionnés ci-dessous sont destinés à vous aider à mieux mettre en œuvre la gestion des ressources dans votre organisation.

Obtenez un aperçu des ressources disponibles

Un aperçu clair des ressources avec lesquelles vous travaillez actuellement facilite la planification de vos projets autour de vos objectifs. De plus, la connaissance de toutes les ressources à votre disposition vous aidera,

• Identifiez rapidement les bonnes ressources à affecter à la bonne tâche du projet
• Détectez rapidement les goulots d'étranglement potentiels et obtenez une meilleure compréhension des engagements à venir
• Faire des plans à long terme plus précis et prévoir les ressources de manière plus fiable

Créer un pool de ressources centralisé

Un pool de ressources fournit un aperçu clair des ressources disponibles à affecter aux tâches du projet. Il aide le chef de projet lors de l'allocation des ressources et de la planification de plusieurs projets. Un pool de ressources centralisé permet à tous les membres de l'équipe de comprendre la « vue d'ensemble », où ils s'intègrent, quel rôle ils ont à jouer et les limites impliquées. Cela aide à son tour à les motiver à donner le meilleur d'eux-mêmes pour accomplir leurs tâches individuelles en temps opportun.

Élaborer un plan d'urgence

Des événements inattendus peuvent survenir, entraîner des conflits et éventuellement conduire à l'échec du projet. Ayez en place un plan d'urgence proactif pour vous préparer aux pénuries de ressources et aux circonstances négatives en cas d'urgence.

Suivre en continu l'avancement du projet

Suivez les performances de chaque ressource individuelle tout au long du projet pour identifier les situations de surutilisation ou de sous-utilisation. Le suivi des performances réelles par rapport aux performances projetées vous permettra de mieux comprendre où le temps est perdu et d'ajuster votre allocation en conséquence.

Assurer la transparence

Alignez votre équipe et assurez-vous qu'elle travaille collectivement pour atteindre le même objectif afin de favoriser la transparence et la confiance. Cela signifie également impliquer toute l'équipe pendant le processus de planification et de livraison du projet, encourager une communication ouverte lors de la discussion des risques potentiels pour les ressources du projet et s'assurer que l'équipe est consciente des priorités du projet.

Utilisation d'un espace de travail visuel pour la gestion des ressources

Un espace de travail unique et partagé pour collaborer sur le brainstorming, la planification, l'exécution et l'analyse autour de votre plan de gestion des ressources permet de centraliser vos flux de travail et vos actifs de gestion des ressources. Cela rationalise à son tour la collaboration et la communication entre les équipes, permettant un processus de gestion des ressources plus fluide.

Un espace de travail visuel infini comme Creately vous permet d'avoir votre structure de répartition du travail, votre structure de répartition des ressources, votre charte d'équipe et vos tableaux de gestion des tâches côte à côte lorsque vous progressez dans la planification et l'exécution de votre projet avec votre équipe. Creately propose des modèles personnalisés pour diverses tâches de gestion des ressources et de planification de projet que les équipes peuvent utiliser immédiatement pour accélérer leur travail.

Techniques visuelles pour rationaliser la gestion des ressources

Les outils visuels suivants peuvent être utilisés pour mieux comprendre l'état d'utilisation des ressources de votre organisation et les besoins en ressources, mieux les allouer et suivre efficacement l'avancement du projet.

Structure de répartition du travail

La structure de répartition du travail aide à décomposer les grands projets en parties plus petites et plus gérables qui contiennent les livrables ou les résultats du projet qu'il terminera. Cela aidera à identifier rapidement les ressources nécessaires pour terminer chaque livrable du projet individuel.

Reportez-vous à notre Guide facile des structures de répartition du travail pour savoir comment créer une WBS étape par étape.

Structure de répartition des ressources

La structure de répartition des ressources représente la liste des ressources qui seront nécessaires pour exécuter un certain projet. Il décompose hiérarchiquement les ressources qui coûteront de l'argent (c'est-à-dire les personnes, l'équipement et le matériel) par catégorie et type, aidant ainsi à estimer ce que le projet coûtera et à informer le budget.

En savoir plus sur l'utilisation de la structure de répartition des ressources ici.

Inventaire des compétences

L'inventaire des compétences est un outil de gestion des ressources humaines utilisé pour enregistrer des informations sur les compétences, la formation et les expériences des employés actuels. Cela vous permet d'évaluer rapidement si le personnel actuel peut répondre aux exigences du projet et de les affecter de manière appropriée.

Lisez notre guide sur la planification des ressources humaines pour en savoir plus sur le processus et les outils de planification de la main-d'œuvre.

Tableau Kanban

Le tableau Kanban vous permet de visualiser votre flux de travail à travers plusieurs étapes du projet (c'est-à-dire à faire, en cours et terminé). En termes de gestion des ressources, le tableau Kanban est utile lors de la gestion d'un projet avec des ressources rares ou limitées qui doivent être utilisées à bon escient.

Consultez notre guide Comment mieux gérer vos projets avec les tableaux Kanban pour en savoir plus sur la création et l'utilisation des tableaux Kanban.

Les diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt fournissent un aperçu rapide des tâches planifiées du projet, de leur progression et des personnes qui y travaillent. La possibilité d'assimiler en un coup d'œil l'intégralité de la charge de travail de toute l'équipe permet de détecter plus facilement les domaines où les ressources ont été surutilisées ou sous-utilisées.

Prêt à améliorer votre processus de gestion des ressources ?

La pratique de la gestion des ressources est inestimable pour toutes les organisations, car les ressources sont essentielles pour atteindre les objectifs organisationnels, répondre aux besoins des clients, augmenter les revenus et développer l'entreprise.

Une bonne gestion des ressources aide à accroître l'efficacité de l'équipe, à prévenir les problèmes de communication entre les membres de l'équipe, les gestionnaires et les clients, à faire des prévisions précises et à éliminer les goulots d'étranglement avant qu'ils ne surviennent pendant les projets. Bien qu'il offre de nombreux avantages, s'il n'est pas fait correctement, il peut également vous coûter cher.

Nous espérons que ce guide vous aidera à mieux comprendre votre processus de gestion des ressources et à améliorer vos projets.

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