Skip Level Meeting : questions intelligentes pour obtenir des commentaires honnêtes des employés

Plus vous gravissez les échelons de votre travail, plus les réunions de niveau de saut deviennent importantes pour vous !

Il est crucial d'établir une connexion avec les employés de bas en haut de votre organisation. De plus, il faut être conscient des changements ou des améliorations qui se produisent dans l'environnement de travail quotidien. En bref, vous devez voir l'organisation de son point de vue pour faire évoluer votre entreprise vers de nouveaux sommets.

Eh bien, c'est à cela que servent les réunions de niveau supérieur ! Essentiellement, ces réunions vous aident à créer un lien fort avec les employés à tous les niveaux de votre organisation. Plongeons maintenant dans les détails liés aux réunions de niveau de saut !

Que sont les réunions Skip Level ?

Comme son nom l'indique, une réunion de saut de niveau est une réunion où les hauts dirigeants de l'organisation « sautent » d'un niveau pour interagir directement avec les gens, sans que le responsable ne soit impliqué. Ces réunions sont conduites de manière tout à fait satisfaisante par le dirigeant dans le respect des règles de l'entreprise. Cependant, cela doit être bien planifié, sinon cela peut s'avérer très risqué.

Les réunions de niveau supérieur sont en effet un excellent moyen pour les dirigeants d'avoir une idée du fonctionnement de l'encadrement intermédiaire et en même temps d'avoir une idée rapide du niveau d'intérêt/satisfaction général de l'équipe. Ces réunions devraient en effet être encouragées pour assurer la transparence dans une organisation.

Objectif des réunions de niveau supérieur

La discussion au niveau du saut est une variante de la réunion en tête-à-tête que vous faites probablement déjà avec votre supérieur hiérarchique direct. Cependant, dans une structure d'organisation hiérarchique, il peut y avoir plusieurs niveaux de gestion entre vous et la personne qui relève directement de vous. C'est là que les réunions de niveau de saut s'avèrent utiles. Voici quelques-uns des principaux objectifs des rencontres de saut

• Pour établir des relations avec les membres du personnel de votre équipe qui ne relèvent pas directement de vous.
• Obtenez des commentaires précis sur les gestionnaires que vous gérez (et même sur vous-même)
• Obtenez des informations précieuses sur votre organisation, votre équipe et vos activités quotidiennes
• Établir la confiance avec les niveaux inférieurs de l'organisation afin qu'ils restent en tant que membre contributeur

Anatomie d'une réunion de niveau supérieur

Bien qu'il y ait des tonnes de choses qui déterminent l'ordre du jour d'une réunion de niveau de saut, les éléments clés incluent :

• Fréquence des réunions

Il faut savoir mettre en place les pratiques pour permettre une communication efficace. Néanmoins, n'essayez pas de compliquer les choses. Généralement, la fréquence des réunions de niveau de saut est déterminée par la taille de l'organisation, les besoins de l'entreprise et plus encore.

La plupart des entreprises de taille moyenne tiennent une discussion de niveau de saut une fois par trimestre, tandis que les grandes entreprises préfèrent généralement le faire tous les 30 jours. N'oubliez pas que si vous le faites fréquemment, vous pouvez vous attendre à une meilleure contribution des employés au fil du temps.

• Faire un horaire

Il est recommandé aux entreprises d'ajouter une discussion de niveau de saut à leur ordre du jour tous les 30 jours. Un horaire facile à retenir permet aux gestionnaires et aux employés de bien se préparer pour la réunion.

• Suivre le modèle de question de base

N'oubliez pas de garder les choses simples lors d'une réunion avec le type de questions que vous posez. Nous vous recommandons de vous poser des questions telles que :

1. À quels obstacles les employés sont-ils confrontés dans le cadre de leur travail, le cas échéant ?
2. Qu'est-ce qui améliorerait leur travail ?
3. Comment ils se sentent au sujet de la responsabilité du travail et ainsi de suite.

Vous trouverez une liste détaillée des questions à poser lors des réunions plus loin dans cet article.

• Prendre des commentaires

Il est important d'avoir une perspective sur la façon dont les choses fonctionnent dans l'entreprise à partir du sol. Le personnel peut ne pas s'ouvrir, cependant, vous devez faire de votre mieux pour les mettre à l'aise.

• Prendre des notes

La prise de notes efficace pendant la réunion de niveau de saut vous aidera à vous souvenir des informations plus rapidement. De plus, cela signifie que vous écoutez ce que les gens ont à dire et que vous voulez vraiment agir en fonction des commentaires de quelqu'un.

• Emballer

Remerciez toutes les personnes présentes à la réunion pour leur temps et leur participation, partagez vos prochaines étapes et faites preuve de respect en concluant la réunion à temps.

Une fois la réunion terminée, partagez un e-mail de suivi avec tous les participants en soulignant les points importants de la discussion au cours de la réunion. Et s'il y a des actions nécessaires de votre côté, fournissez-leur un calendrier réaliste.

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Conseils pour organiser des réunions de niveau de saut

Voici quelques conseils utiles que vous devez connaître pour mettre en œuvre une discussion de niveau de saut !

• Planifier une réunion avec tout le monde

En tant que leader, les réunions de niveau supérieur sont un moyen idéal pour tirer parti du pouvoir dont vous disposez pour établir des liens et recueillir des informations qui vous aideront en fin de compte à prendre de meilleures décisions. Par conséquent, il est important que vous interagissiez avec tout le monde dans l'organisation.

• Gardez le responsable de votre employé hors de la boucle

Informez à l'avance le superviseur de votre employé que vous rencontrerez ses subordonnés. Une bonne façon de procéder consiste à envoyer l'ordre du jour de votre discussion de niveau de saut. Rappelez-vous que ces réunions ne sont pas censées être secrètes. Le but est d'établir une meilleure connexion avec tous les employés d'une organisation.

• Mettre les participants à l'aise

Pour commencer, ne vous attendez pas à ce que vos employés soient francs avec leurs opinions. S'ils ont quelque chose qui n'est pas très positif à partager, cela pourrait ne pas sortir immédiatement devant vous. Pour y remédier, essayez de vous engager plus souvent avec eux afin qu'ils se sentent plus à l'aise avec vous pendant les réunions.

Avantages d'organiser des réunions de niveau de saut

Il y a de nombreux avantages à tenir une réunion de niveau supérieur avec votre équipe. Certains des meilleurs sont:

1. Communication efficace

Sauter les réunions consiste à améliorer le flux de communication. Il permet aux employés de s'adresser directement à la direction pour toute question ou tout commentaire général qu'ils pourraient avoir. Ils s'assurent également que l'équipe a accès à des informations similaires et que rien n'est mal interprété.

2. Construire des relations solides

Les réunions de niveau supérieur permettent aux dirigeants d'avoir une communication ouverte et honnête avec tous les types de personnes de l'organisation. Cela crée une base de confiance et les employés sentent qu'ils sont valorisés et que leur voix est entendue par les hauts dirigeants de l'entreprise.

3. Améliore l'engagement des employés

Les réunions sont l'un des meilleurs moyens d'augmenter l'engagement des employés. Sauter les réunions garantit que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde et que chacun a la possibilité d'exprimer son opinion. Cela favorise à son tour la transparence sur le lieu de travail.

4. Stimuler l'innovation

Les innovations sont susceptibles de se produire dans les organisations où les membres de l'équipe collaborent et travaillent ensemble comme un seul. Et les réunions de niveau de saut peuvent être utiles à cet égard. Cela aide à créer un environnement sûr et ouvert permettant aux employés de partager des idées.

5. Aider les dirigeants à prendre de bonnes décisions

Afin de prendre de bonnes décisions, les dirigeants doivent savoir ce qui se passe aux niveaux inférieurs. Et c'est là que l'avantage des réunions de niveau de saut entre en jeu. Ils ont également besoin d'informations pour fournir une rétroaction productive aux gestionnaires.

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Échantillons d'invitation à une réunion de niveau de saut

Cet exemple d'e-mail vous aidera à préparer une excellente invitation à une réunion ! Regarde!

Bonjour XYZ,

Je voulais vous faire savoir que je vais mettre en place des réunions de niveau de saut à l'avenir. Ce sera une merveilleuse occasion d'apprendre à se connaître et d'entendre votre point de vue/rétroaction sur la façon dont les choses fonctionnent dans l'organisation.

Je serai heureux d'écouter vos réflexions et vos idées sur notre culture organisationnelle, notre stratégie et vos commentaires généraux sur votre gestionnaire.

J'ai hâte de communiquer avec vous le [date et heure].

Meilleur,

abc

Questions à poser lors des réunions de niveau de saut

Au-delà de l'établissement d'un plan clair, les réunions de saut de niveau vous obligent à poser de bonnes questions. Si vous vous demandez quelles questions poser lors d'une réunion de niveau de saut, nous avons répertorié ici quelques questions populaires pour votre référence rapide.

Pour la connexion du bâtiment :

• Qu'est-ce qui vous a inspiré au travail ces derniers temps ?
• Qu'est-ce qui vous a amené à ce poste dans l'entreprise ?
• Qu'est-ce que tu préfères dans ce rôle ?

Pour recueillir des commentaires sur l'organisation :

• Si on vous en donne la chance, quelle est la chose que vous aimeriez faire différemment ici ?
• Si vous pouviez corriger n'importe quel processus dans l'organisation, quel serait-il ?
• Qu'est-ce que vous aimez dans la culture d'entreprise et pourquoi ?

Pour recueillir des commentaires sur le gestionnaire :

• Que feriez-vous si vous étiez à la place de votre manager ?
• Selon vous, dans quelle mesure votre manager est-il efficace dans la gestion de l'équipe ?
• Quelle est la chose que vous aimez le plus dans le fait de travailler avec votre manager ?

Bien que toutes ces questions soient importantes, n'oubliez pas de laisser le temps aux employés d'ajouter tout sujet dont ils aimeraient parler. À la fin, votre objectif est d'obtenir leurs informations/commentaires non filtrés !

Outils pour vous aider à sauter des réunions de niveau

Sans aucun doute, les réunions de niveau supérieur sont l'un des meilleurs moyens d'obtenir des commentaires / informations détaillés sur votre entreprise. Cependant, si vous planifiez ces réunions manuellement, cela peut être un processus assez fastidieux. Dans cette section, nous avons répertorié les outils qui vous aideront à mener une discussion de niveau de saut en douceur !

Logiciel de visioconférence

Connaissez les meilleurs outils de visioconférence qui vous aideront à organiser une discussion de niveau de saut efficace !

1. Zoom

Zoom Meets est une plate-forme de visioconférence fiable qui couvre tous vos besoins de communication en un seul endroit - chat, téléphone, webinaires. Le logiciel prend en charge la vidéoconférence HD en temps réel et offre également des outils collaboratifs pour les utilisateurs, comme l'activation du partage d'écran.

2. Équipes Microsoft

Microsoft Teams est un espace de travail collaboratif en temps réel qui permet aux bureaux de travailler efficacement de n'importe où. Ce logiciel offre une visioconférence de haute qualité pour les appels téléphoniques, les réunions, les fichiers, les chats et plus encore. Non seulement cela, mais les utilisateurs peuvent également partager l'écran pendant la présentation, ce qui permet à l'équipe de suivre plus facilement.

3. Espace de travail

Une application de productivité tout-en-un pour les entreprises de toutes tailles - Google Workspace est une collection d'outils et de logiciels de collaboration. Il comprend Meet, Gmail, Drive et plus encore !

Application Notes

Ce sont les meilleures applications de prise de notes qui vous permettront de prendre facilement des notes pendant la réunion.

1. Une note

Microsoft OneNote est un bloc-notes numérique dans lequel vous pouvez capturer vos pensées, vos idées et les synchroniser avec vos appareils. La meilleure partie est qu'il n'expire pas et que vous pouvez donc continuer à l'utiliser aussi longtemps que vous le souhaitez !

Alors, rassemblez vos pensées ou prenez des notes pendant la réunion facilement avec OneNote. Il est disponible sur Web, Windows Store, Mac, iPhone, iPad et Android !

2. Evernote

Evernote est un outil puissant conçu pour la prise de notes, l'organisation et plus encore. Cet outil vous aide à bien saisir et organiser vos pensées et à garder les informations importantes à portée de main même après la réunion. De plus, vous pouvez mettre en évidence une partie importante de vos notes en ajoutant des images, des tâches, de l'audio ou une numérisation.

3. Google Keep

Google Keep est un outil de prise de notes de premier plan qui vous permet de capturer facilement une pensée ou de répertorier les points importants de la réunion et de les partager avec d'autres. Ce service de prise de notes vous permet facilement de prendre des notes, de les modifier, de les partager et de collaborer avec n'importe qui et n'importe quand.

Planification du calendrier

Vous recherchez les meilleurs outils de planification de calendrier pour organiser votre journée au travail ? Continuer à lire!

1. Logiciel de rendez-vous Calendly

Il s'agit d'un logiciel de planification simple à utiliser, conçu spécialement pour les agences, les startups et les PME. Non seulement ce logiciel aide avec les notifications, la limite quotidienne, les fonctionnalités d'administration, mais aide également à la personnalisation, à la facturation et au calendrier.

2. Planifier une fois

ScheduleOnce est une plateforme de planification en ligne qui travaille en partenariat avec Google Meet ou Google Calendar pour aider votre entreprise à planifier et à gérer les interactions en ligne. Par conséquent, si vous cherchez à gérer votre calendrier de réservation sans tracas, ScheduleOnce devrait être votre choix.

3. Grappin

Grapple est un célèbre logiciel de gestion des tâches qui vous aide à planifier facilement vos réunions. Cette application a facilité la planification des réunions en vous permettant de trouver le meilleur moment avec les membres de l'équipe sur plusieurs fuseaux horaires.

Quoi de plus? Les utilisateurs peuvent sélectionner les heures disponibles et planifier des réunions sans envoyer d'e-mail, ainsi que voir la disponibilité des membres de l'équipe au même endroit.

Conclusion

Pour conclure, une réunion de niveau de saut bien faite est un excellent moyen de comprendre ce qui se passe dans l'entreprise, les sujets qui nécessitent une attention immédiate, etc. Tout ce que vous devez retenir, ce sont ces 3 points clés :

• Pour de meilleurs résultats, faites de la discussion par saut de niveau une habitude régulière
• Communiquer à l'avance sur la réunion au responsable respectif
• Une fois la réunion terminée, prenez le temps de traiter les informations. De plus, s'il y a des mesures à prendre, partagez un calendrier réaliste avec l'équipe !

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