Qu'est-ce que l'approvisionnement : définition, comment trouver des fournisseurs et se procurer des produits

Une stratégie d'approvisionnement bien développée peut faire une énorme différence dans votre résultat net.

Pour faciliter les choses, cet article décomposera tout ce qui concerne l'approvisionnement - de la recherche de produits à la recherche des meilleures personnes pour acheter ces produits aux types de livraison impliqués, du fournisseur d'origine au client.

La création d'un pipeline transparent pour acheter et apporter ces produits aux consommateurs assurera le bon fonctionnement de votre processus de vente.

Plongeons dedans !

Qu'est-ce que l'approvisionnement ?

Dans la gestion des stocks, l'approvisionnement fait référence à l'identification, à l'évaluation et à l'établissement d'une relation avec des fournisseurs ou des fabricants qui peuvent fournir les biens ou les matières premières nécessaires à une entreprise.

Cela comprend la détermination des sources les plus rentables et les plus fiables pour ces articles, la négociation des conditions et des prix, et la gestion du processus de commande et de livraison afin d'assurer un flux d'inventaire cohérent et efficace pour répondre aux demandes commerciales.

Qu'est-ce que l'approvisionnement et qu'est-ce que cela a à voir avec l'approvisionnement ?

L'approvisionnement consiste à obtenir les biens et services dont une entreprise a besoin pour mener à bien ses activités.

Cela implique des activités telles que l'identification des besoins, la recherche de fournisseurs, la négociation des prix, la conclusion de contrats et la gestion des relations avec les fournisseurs pour assurer la livraison en temps voulu de biens et de services de qualité.

D'autre part, l'approvisionnement est une composante du processus d'approvisionnement qui se concentre spécifiquement sur l'identification de fournisseurs ou de vendeurs appropriés qui peuvent fournir les biens ou services nécessaires et sur l'établissement de relations avec ces fournisseurs.

L'approvisionnement et l'approvisionnement sont étroitement liés et essentiels à une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement.

Pourquoi l'approvisionnement est-il important ?

Les chaînes d'approvisionnement n'existeraient pas sans sourcing. Comment pouvez-vous vendre ce que vous n'avez pas ?

Mis à part ce point évident, voici quelques raisons pour lesquelles l'approvisionnement est essentiel.

La gestion des coûts

L'approvisionnement stratégique offre des avantages tant pour les acheteurs que pour les fournisseurs. Les acheteurs peuvent généralement négocier des prix unitaires inférieurs pour les achats à volume élevé.

Cela réduit les coûts des marchandises et maintient les prix de détail compétitifs. Les fournisseurs en bénéficient car ils disposent d'un débouché constant pour leurs marchandises, ce qui rend la planification et la trésorerie plus fiables.

La stabilité

Lorsque vous trouvez la bonne source pour vos produits, cela devient vraiment un partenariat. Les deux entreprises comptent l'une sur l'autre pour maintenir la chaîne d'approvisionnement intacte.

Le développement d'une relation étroite peut conduire à une meilleure qualité (et efficacité) car les fournisseurs et les clients travaillent ensemble pour identifier et minimiser les causes profondes des défauts qui nuisent à la fois à l'acheteur et au vendeur.

Gestion des risques

En plus d'identifier et de résoudre les problèmes, une relation solide fondée sur la confiance peut aider à atténuer les risques. Lorsque les deux parties savent qu'elles peuvent compter l'une sur l'autre, cela ouvre la porte à une conversation honnête.

Par exemple, si une partie a des problèmes de trésorerie temporaires, cela peut être discuté ouvertement. Cela réduit le risque pour les deux parties.

Comment démarrer avec l'approvisionnement

Si les entreprises gèrent l'approvisionnement elles-mêmes, il n'y a pas de raccourci. Le choix d'un fournisseur nécessite une recherche et une stratégie appropriées.

Sélection d'un fournisseur

Choisir un fournisseur comme source de vos marchandises signifie investir du temps et des efforts pour apprendre à le connaître et poser les questions difficiles.

Après tout, vous livrerez ces produits à vos clients – la réputation de votre entreprise est en jeu. Les entreprises doivent faire affaire avec des fournisseurs pour s'assurer que leurs produits offrent les meilleurs résultats.

CE QU'IL FAUT RECHERCHER LORS DU CHOIX D'UN FOURNISSEUR

Voici quelques caractéristiques à rechercher lors de la sélection d'un fournisseur :

• Des années d'expérience
• Flexibilité dans les délais de commande modifiés
• Large gamme de produits et/ou services disponibles
• Prix ​​négociables
• Avis des clients
• Délais de livraison rapides
• Service client accommodant
• Stabilité financière

Il est important de se rappeler que lorsque vous choisissez un fournisseur, vous choisissez un partenaire commercial. Cela doit être quelqu'un en qui vous pouvez avoir confiance et quelqu'un sur qui vous pouvez compter maintenant et à l'avenir.

Les fournisseurs ont un impact monumental sur votre entreprise, alors choisissez judicieusement.

Sécuriser un fournisseur

Si vous pouvez rendre visite à un fournisseur en personne, vos chances de trouver ce fournisseur augmentent de manière exponentielle.

Que ce soit une possibilité ou non, voici quelques-unes des étapes critiques à prendre en compte lors de la recherche et de la sécurisation d'un fournisseur :

FAIRE VOTRE RECHERCHE

Commencez par effectuer des recherches en ligne sur la réputation du fournisseur. Vous pouvez consulter le Better Business Bureau, les chambres de commerce locales dans les régions où ils font des affaires et les moteurs de recherche en ligne pour les plaintes des clients.

Ceux-ci peuvent fournir des indices importants et fournir des zones à sonder.

La vérification des comptes de médias sociaux des fournisseurs peut être instructive. Les clients n'hésitent pas à laisser des commentaires négatifs en ligne.

Assurez-vous de vérifier les enregistrements, les licences commerciales et toutes les certifications requises. Il y a beaucoup d'opérateurs louches et vous voulez vous assurer de ne pas vous brûler.

NÉGOCIER UN ACCORD ÉQUITABLE

La négociation avec les fournisseurs va au-delà du marchandage des prix et nécessite d'équilibrer vos besoins avec ceux du fournisseur.

Recherchez votre marché, votre budget et la valeur de votre produit pour renforcer votre position de négociation.

Favorisez la transparence en discutant à l'avance de vos exigences, volumes, délais et attentes en matière de qualité. Comprenez les contraintes du fournisseur telles que les quantités minimales de commande ou les délais de livraison, et travaillez ensemble pour trouver une solution.

Une bonne négociation constitue la base d'une relation fournisseur qui profite à long terme à votre entreprise.

SPÉCIFIER LES ATTENTES DE LIVRAISON

L'importance d'une solide relation fournisseur-entreprise s'applique également aux délais de livraison. Selon la structure de votre entreprise et vos besoins, il existe différentes options.

Lors de la négociation d'un accord, discutez pleinement de vos besoins. Vous constaterez peut-être que le fournisseur n'est pas en mesure de répondre à vos besoins.

Vous pouvez également être en mesure de négocier de meilleurs prix ou conditions en adaptant vos attentes en matière de livraison pour qu'elles fonctionnent comme le fournisseur le souhaite. Si vous avez de la flexibilité dans votre chaîne d'approvisionnement ou votre calendrier, vous pourrez peut-être conclure une meilleure affaire.

La gestion efficace de votre inventaire aide à réduire vos coûts de possession et à immobiliser du capital qui pourrait être utilisé ailleurs dans votre entreprise.

Que vous choisissiez un réapprovisionnement continu, un inventaire juste à temps ou une livraison à la demande, tous nécessitent la coopération d'entreprises et de fournisseurs fiables.

Comprendre les modèles de livraison des fournisseurs

MODÈLE DE RÉAPPROVISIONNEMENT EN CONTINU

Dans le modèle de réapprovisionnement continu, les fournisseurs effectuent des livraisons selon un calendrier prédéterminé, souvent sur de courtes périodes, en fonction des données d'inventaire d'une entreprise et/ou de la demande en temps réel.

Lorsque les entreprises utilisent le réapprovisionnement continu, elles encouragent la réduction des niveaux de stocks car elles commandent en petits lots plutôt qu'en gros lots, qui sont plus coûteux et réduisent la flexibilité des fournisseurs.

Selon le fournisseur, des livraisons plus fréquentes mais régulières peuvent être préférables. Pour d'autres, ils peuvent être plus coûteux et peuvent augmenter votre prix.

MODÈLE DE LIVRAISON JUSTE À TEMPS

Dans le cadre d'un modèle de livraison juste à temps, les entreprises reçoivent des fournitures en fonction de leurs besoins. Ce faisant, ils réduisent les niveaux de stocks et les coûts car ils ne livrent juste à temps que ce qui est nécessaire pour augmenter l'efficacité et réduire les déchets excessifs.

Avec l'aide d'un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez mieux prévoir la demande de stocks avec des outils de prévision pour avoir la bonne quantité de marchandises.

MODÈLE DE LIVRAISON À LA DEMANDE

Dans un modèle de livraison à la demande, les fournisseurs livrent les marchandises lorsque le client le demande. Cela vous donne la flexibilité d'attendre pour prendre livraison - et déclencher le paiement - jusqu'à ce que votre stock atteigne le niveau où il est temps de commander à nouveau.

Dans ce modèle, il s'agit surtout de choisir un fournisseur avec beaucoup de produits et de flexibilité lorsque les délais de commande changent rapidement.

Si une entreprise l'exige, le fournisseur doit être prêt et ponctuel avec une livraison rapide.

Créer un contrat

Une fois les conditions négociées, il est temps de rédiger un contrat. Ne lésinez pas sur un avocat. Si vous faites une erreur ou si vous laissez le fournisseur s'en charger, vous pouvez limiter vos recours en cas de problème.

Les accords oraux ou les factures laissent place à l'erreur. Bien qu'ils puissent avoir une certaine force exécutoire, prouver que cela peut être coûteux et prendre du temps si vous avez besoin d'une action en justice.

Rédigez un contrat écrit qui inclut toutes les parties impliquées, établissez les conditions de paiement et engagez-vous sur tous les détails importants, tels que la livraison dans les délais.

Un contrat standard doit couvrir ce qui est attendu et ce qui se passe lorsqu'une partie ne respecte pas l'accord.

CE QU'IL FAUT INCLURE DANS VOTRE CONTRAT

Un contrat de fournisseur doit couvrir les éléments suivants :

• Détails des travaux que le fournisseur s'engage à fournir
• La qualité des biens fournis ou des services fournis
• Durée du contrat
• Modalités de paiement
• Indemnisation, en cas de perte résultant d'une négligence
• Quelles mesures peuvent être prises en cas de violation

Un contrat n'est juridiquement exécutoire qu'après que le client et le fournisseur l'ont signé, démontrant ainsi qu'ils s'engagent à respecter ses termes et conditions. Outre les raisons juridiques, il est également important d'établir une relation fondée sur des attentes mutuelles.

En règle générale, le client inclut une déclaration dans l'accord décrivant la qualité et la quantité des marchandises. Les paiements effectués au fournisseur sont basés sur la bonne exécution de cette déclaration.

Questions courantes sur l'approvisionnement et la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Voici les réponses à quelques questions courantes lorsque vous commencez à vous approvisionner.

Comment trouver des fournisseurs de qualité dans le processus d'approvisionnement ?

Il existe plusieurs façons de démarrer le processus de sourcing. Certaines entreprises se tourneront d'abord vers des entreprises qui ont une bonne réputation dans leur secteur particulier et verront comment elles les utilisent en tant que fournisseurs.

Ils sollicitent également des références d'autres personnes dans l'entreprise. Vérifiez les publications de l'industrie, les organisations professionnelles de l'industrie et les salons professionnels pour les sources.

Vous pouvez généralement compter sur les meilleurs fournisseurs de l'industrie pour faire leurs preuves, mais vous pouvez également payer pour un nom. Peu importe à qui vous vous adressez, faites preuve de diligence raisonnable pour vous assurer qu'ils sont bien ceux qu'ils prétendent être.

Et, souvenez-vous du dicton : si cela semble trop beau pour être vrai, c'est probablement le cas.

Qu'est-ce que le sourcing tactique ?

L'approvisionnement tactique , ou achat au comptant, est une stratégie d'approvisionnement axée sur des achats transactionnels à court terme pour répondre à des besoins précis.

Contrairement à l'approvisionnement stratégique , qui implique des relations et des contrats à long terme avec des fournisseurs, l'approvisionnement tactique est souvent utilisé pour des achats ponctuels ou lorsque des besoins immédiats surviennent.

Cela implique d'identifier et de s'engager rapidement avec des fournisseurs capables de répondre à la demande, de négocier les conditions et d'exécuter l'achat.

Bien que l'approvisionnement tactique puisse répondre efficacement aux besoins immédiats ou aux articles à faible coût, il peut ne pas fournir le même niveau de contrôle des coûts, de gestion des relations avec les fournisseurs ou de valeur globale que l'approvisionnement stratégique.

Cependant, il est important de noter que l'approvisionnement stratégique et tactique ont leurs propres avantages et doivent être utilisés en fonction des besoins et des situations spécifiques d'une entreprise.

Qu'est-ce qu'une équipe achats ?

Une équipe d'approvisionnement est un groupe de professionnels au sein d'une organisation responsable de l'acquisition ou de l'approvisionnement des biens et services nécessaires pour atteindre les objectifs commerciaux.

Les services d'approvisionnement jouent un rôle central dans la gestion et l'optimisation du processus d'achat, qui implique la sélection des fournisseurs, la négociation, la gestion des contrats et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Les rôles et responsabilités spécifiques au sein d'une équipe d'approvisionnement peuvent varier en fonction de la taille et de la nature de l'entreprise.

Par exemple, les petites entreprises peuvent avoir une seule personne ou une petite équipe qui s'occupe des achats parallèlement à d'autres tâches.

Dans les grandes organisations, le service des achats peut inclure des spécialistes responsables de différentes parties du processus, telles que l'approvisionnement stratégique, la gestion des contrats, la gestion des relations avec les fournisseurs et la gestion des risques.

Comment savoir si j'ai besoin d'une équipe de sourcing et d'approvisionnement ?

Que vous ayez besoin ou non d'une équipe d'approvisionnement dépend de la taille, de la complexité et des exigences opérationnelles de votre entreprise. Voici quelques points à considérer :

1. Taille et complexité : Les grandes entreprises ou celles dont les opérations ou les gammes de produits sont très complexes bénéficient souvent d'une équipe d'approvisionnement dédiée. Ils peuvent aider à gérer un vaste réseau de fournisseurs, à gérer des contrats complexes et à relever des défis logistiques.
2. Rentabilité : Une équipe d'approvisionnement peut apporter des économies importantes à votre entreprise en négociant de meilleures conditions avec les fournisseurs, en réduisant le gaspillage et en identifiant les opportunités d'achat en gros ou de contrats à long terme.
3. Gestion des risques : les professionnels de l'approvisionnement peuvent également aider à gérer les risques tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les problèmes de non-conformité et la volatilité des prix, qui pourraient avoir un impact significatif sur votre entreprise.
4. Approvisionnement stratégique : Une équipe dédiée peut se concentrer sur l'approvisionnement stratégique, garantissant que votre entreprise travaille avec les meilleurs fournisseurs possibles en termes de qualité, de prix et de fiabilité. Ils peuvent également établir des relations solides avec ces fournisseurs, ce qui peut être bénéfique à long terme.

Dois-je demander des références ?

Oui. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur les fournisseurs potentiels grâce à leurs clients.

Bien que vous puissiez vous attendre à ce que toutes les références qu'ils vous donnent vous disent probablement de bonnes choses à leur sujet, cela vous permet de discuter avec une partie neutre pour voir si la source convient à votre façon de faire des affaires.

Vous devriez également demander des échantillons de produits. Cela vous donne un moyen de voir de première main comment une entreprise exécute une commande, la qualité du produit qu'elle fournit et la façon dont il est emballé.

Quelles sont les autres parties du processus de la chaîne d'approvisionnement ?

Le processus de la chaîne d'approvisionnement est un réseau complexe qui comprend de nombreuses activités, personnes, entités et ressources, qui doivent toutes fonctionner harmonieusement pour amener un produit ou un service du fournisseur au client.

Après l'approvisionnement, qui est la première étape, les composants suivants font partie intégrante du processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement :

1. Approvisionnement : Après le sourcing, l'approvisionnement est le processus d'achat des biens et services sourcés. Cela implique de négocier des contrats, d'émettre des bons de commande et d'assurer des paiements en temps opportun.
2. Gestion des stocks : Cela implique de garder une trace des produits disponibles et de comprendre à quelle vitesse ils se tournent. Une gestion efficace des stocks permet de minimiser les coûts et garantit qu'un nombre suffisant de produits est disponible pour répondre à la demande, mais pas au point d'occuper trop d'espace ou de ressources.
3. Entreposage et stockage : cette étape consiste à stocker les marchandises achetées de manière sûre et organisée, en veillant à ce qu'elles soient facilement accessibles et récupérables en cas de besoin.
4. Planification et prévision de la demande : ce processus prédictif aide les entreprises à anticiper la demande pour leurs produits et à planifier en conséquence. Il utilise des données historiques et des informations sur le marché pour estimer la demande future.
5. Exécution des commandes : ce processus comprend la réception, le traitement et la livraison des commandes des clients. Cela nécessite une coordination entre l'entrepôt, les transporteurs et le service client.
6. Logistique et distribution : à cette étape, les marchandises sont transportées de l'entrepôt aux points de vente ou directement aux consommateurs. Cela peut impliquer une coordination complexe de divers modes et itinéraires de transport.
7. Gestion des retours : également connue sous le nom de logistique inverse, cela implique la gestion des produits retournés, la détermination de leur disposition (telle que le réapprovisionnement, le recyclage ou l'élimination) et la gestion des remboursements ou des échanges.
8. Service client : Ce dernier volet consiste à résoudre les questions des clients, à traiter les réclamations et à assurer la satisfaction du client après la vente.

Chacune de ces étapes du processus est interdépendante et peut influencer de manière significative le succès d'une entreprise et la satisfaction de la clientèle.

Existe-t-il différents types de sourcing ?

Selon les marchandises que vous essayez d'acheter, vous pouvez travailler directement avec les fabricants, vous approvisionner auprès de distributeurs ou faire appel à des grossistes. Voici des exemples de sourçage de la façon dont ces relations pourraient fonctionner :

• Travailler directement avec les entreprises de fabrication élimine les intermédiaires et peut vous permettre d'obtenir des produits au prix le plus abordable. Cependant, tous les fabricants ne travailleront pas directement avec tous les fournisseurs, ou ils peuvent avoir des MOQ qui dépassent vos capacités.
• Travailler avec un grossiste peut vous permettre d'obtenir des produits de plusieurs fournisseurs. De cette façon, si un fabricant particulier ne peut pas vous fournir ce dont vous avez besoin, il peut toujours exécuter votre commande en passant à un autre fournisseur. Vous paierez une majoration sur les marchandises pour passer par un grossiste, mais vous obtiendrez également de meilleurs prix que sur le marché libre, à moins que vous ne puissiez acheter directement.
• Certains fabricants ne vendent que par l'intermédiaire de distributeurs . Si tel est le cas, demandez au fabricant une liste de distributeurs recommandés pour vous assurer que vous pouvez faire confiance à la chaîne d'approvisionnement.

Quelles sont les meilleures pratiques pour l'approvisionnement mondial ?

L'approvisionnement mondial est la pratique consistant à se procurer des biens et des services au-delà des frontières géopolitiques. C'est un moyen efficace d'obtenir des avantages concurrentiels, tels que la réduction des coûts, l'accès aux talents mondiaux et l'amélioration des processus.

Cependant, cela s'accompagne également de défis, notamment des barrières linguistiques, des différences culturelles et des problèmes logistiques. Voici quelques bonnes pratiques pour un sourcing mondial réussi :

1. Comprendre le marché : Comprendre les marchés internationaux d'où vous vous approvisionnez est crucial. Cela inclut la connaissance des coutumes commerciales locales, des taux de change et de la stabilité économique.
2. Assurer la conformité réglementaire : La conformité aux lois et réglementations internationales est essentielle dans l'approvisionnement mondial. Chaque pays a son propre ensemble de règles concernant les importations, les exportations et les opérations commerciales. Le non-respect peut entraîner de lourdes amendes, des poursuites judiciaires et des dommages à la réputation de votre entreprise. Il est conseillé de faire appel à une aide juridique ou de consulter un spécialiste pour vous assurer de respecter toutes les exigences de conformité réglementaire.
3. Établir une communication claire : Une communication claire est essentielle en raison des barrières linguistiques et culturelles potentielles. Assurez-vous que toutes les attentes, y compris les spécifications des produits, les calendriers de livraison et les normes de qualité, sont clairement définies et comprises par les deux parties.
4. Développer des relations solides avec les fournisseurs : L'établissement de relations solides avec vos fournisseurs peut conduire à un meilleur pouvoir de négociation, à une meilleure qualité et à des calendriers de livraison fiables.
5. Gestion des risques : Comprendre les risques potentiels liés à l'approvisionnement international et mettre en œuvre une stratégie d'atténuation. Cela pourrait impliquer de diversifier votre base de fournisseurs ou d'avoir des plans de secours en cas de perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
6. Utiliser la technologie : un logiciel d'approvisionnement peut aider à rationaliser le processus d'approvisionnement, à améliorer la communication et à fournir des informations précieuses sur les performances des fournisseurs.
7. Achats durables : tenez compte de l'impact social et environnemental de vos décisions d'approvisionnement. Opter pour des fournisseurs durables peut améliorer la réputation de la marque et la fidélité des clients.

Un approvisionnement mondial réussi ne se limite pas à trouver le coût le plus bas. Cela implique une planification minutieuse, l'établissement de relations solides et le strict respect des normes de qualité et de la conformité réglementaire.

Que dois-je savoir d'autre ?

Garder vos étagères approvisionnées avec le bon nombre de produits est l'objectif. Si vous avez trop de produits dans votre entrepôt, vous augmentez vos coûts de possession et vous risquez de vous retrouver avec des produits qui ne se vendent pas. Trop peu de produits dans les rayons peuvent entraîner des ruptures de stock et des clients frustrés.

Créer une chaîne d'approvisionnement solide signifie gérer vos fournisseurs existants et potentiels, en plus de votre inventaire. L'utilisation d'un logiciel d'approvisionnement comme SkuVault vous donne accès à des informations en temps réel pour gérer votre stock avec précision.

Vous pouvez suivre vos fournisseurs et automatiser le réapprovisionnement lorsque les niveaux de stock tombent dans des limites prédéfinies. Vous pouvez gérer le stock de sécurité que vous devez maintenir jusqu'à l'arrivée des produits de remplacement. Et vous pouvez utiliser des rapports, tels que le rapport de réapprovisionnement, pour prendre de meilleures décisions commerciales.

Dernières pensées

Trouver des fournisseurs appropriés nécessitera un investissement initial, mais c'est essentiel pour créer une chaîne d'approvisionnement efficace.

Pensez-y de cette façon : vous ne devriez pas vous précipiter dans une relation engagée à long terme (que ce soit personnellement ou professionnellement). La même logique s'applique aux relations avec les fournisseurs.

Prenez votre temps, réfléchissez à votre stratégie d'approvisionnement et à vos processus commerciaux, et donnez la priorité aux partenaires d'approvisionnement durables, et non aux relations ponctuelles.

Le développement d'un processus d'approvisionnement stratégique est crucial pour la chaîne d'approvisionnement de toute organisation.

Ce n'est que le début de la chaîne d'approvisionnement, car vous engagez des fournisseurs capables de fournir la qualité des produits dont vous avez besoin à un prix adapté à votre entreprise.

Nous avons tous vu ce qui se passe lorsque la chaîne d'approvisionnement tombe en panne. Cela entraîne des pertes de ventes, des clients mécontents et peut nuire à la réputation d'une entreprise.

Prenez le temps d'examiner minutieusement les fournisseurs dans votre processus d'approvisionnement. Cela portera ses fruits à long terme – et peut-être aussi à court terme.

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