Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ? | #10 Se lancer dans la gestion de projet

La mise en œuvre de chaque projet nécessite-t-elle l'utilisation de logiciels ? Probablement pas. Cependant, cela vaut-il la peine d'effectuer des calculs compliqués dans votre mémoire avec une calculatrice à portée de main, lorsque le temps et la précision du résultat sont importants ? Vaut-il la peine de venir à une réunion avec un classeur plein de notes lorsque les participants veulent lire une présentation intéressante et concise ?

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ? - table des matières:

1. Introduction
2. Gagner du temps
3. Surveiller l'état du projet
4. Rendre l'information disponible
5. Assurer la continuité du projet
6. Sommaire

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ? Introduction

Personne n'aura probablement besoin d'être convaincu pour utiliser un logiciel de gestion de projet. Surtout si nous parlons de projets vastes et complexes qui ne peuvent tout simplement pas être exécutés sur papier. Cependant, il vaut la peine de déterminer quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet . Considérez tout d'abord si, dans notre pratique PM, nous maîtrisons tous ces domaines. Deuxièmement, nous pouvons choisir le logiciel le plus adapté aux spécificités de nos projets et de notre travail d'équipe.

Nous voudrions souligner quatre domaines dont l'amélioration est cruciale pour les utilisateurs de logiciels de gestion de projet. Ceux-ci sont:

• gagner du temps
• suivi de l'état d'avancement du projet
• garantissant la disponibilité des informations
• assurer la continuité du projet

Nous les examinerons un par un ci-dessous, suivis d'une discussion sur les fonctionnalités logicielles à noter, ainsi que d'un aperçu de certaines des solutions les plus populaires disponibles sur le marché.

Gagner du temps

Les avantages du logiciel en matière de gain de temps résident principalement dans l'amélioration de l'organisation du projet. En effet, cela signifie une planification simple et une esquisse flexible du cadre du projet. La préparation d'une charte de projet ou d'un diagramme de Gantt est beaucoup plus simple et plus pratique lorsqu'elle est faite tout de suite dans le programme que nous utiliserons plus tard pour gérer le projet.

En effet, au lieu d'utiliser des outils externes, les plans peuvent être complétés au fur et à mesure de l'avancement du projet par des tâches détaillées affichées sur les tableaux Kanban ou dans le backlog du projet. Cela fournira une mesure tout à fait réaliste du temps consacré à des tâches spécifiques par des membres concrets de l'équipe de projet.

Cependant, lorsqu'il s'agit de gestion du temps de projet, le choix du logiciel lui-même et s'il est déjà familier à l'équipe est d'une importance considérable. Après tout, les programmes de gestion de projet varient considérablement en complexité et la courbe d'apprentissage peut devenir difficile à naviguer. Alors que Firmbee est un environnement transparent contenant tous les outils nécessaires pour gérer un projet, Jira est un outil colossal et très complexe qui permet l'automatisation des tâches et des intégrations avec des programmes externes.

Surveiller l'état du projet

Le deuxième domaine d'intérêt du logiciel de gestion de projet est la surveillance en temps réel de l'état du projet. Chaque programme comprend des outils analytiques pour visualiser les statistiques. Ils montrent, entre autres :

• l'état actuel de la mise en œuvre des tâches - combien de tâches ont été accomplies et à quelle heure, qui a accompli quelles tâches,
• comparer les résultats réels aux hypothèses – par exemple, en utilisant un graphique comparant le temps moyen d'une tâche avec son déroulement réel,
• l'état d'exécution du budget, ainsi que
• des outils prédictifs pour évaluer si les choses vont dans la bonne direction.

Rendre l'information disponible

Un autre problème que le logiciel aide à résoudre est la disponibilité en temps réel des informations sur le projet pour l'équipe et les parties prenantes. Les principaux avantages d'un logiciel de gestion de projet sont la possibilité de se connecter à tout moment, ainsi que la différenciation des autorisations - par exemple, pour modifier des tâches ou pour afficher les statistiques de performance des membres individuels de l'équipe. Par exemple, un client peut avoir la possibilité de visualiser les tâches accomplies au cours d'une semaine donnée, mais pas le pouvoir de modifier la liste des tâches à accomplir dans les jours suivants.

En un mot, le troisième domaine important est de faciliter le maintien d'un bon ordre dans le projet, ainsi que la transparence de la communication. Enfin et surtout, l'utilisation d'un document de projet collaboratif édité à la volée aide à créer un sentiment d'appartenance à l'équipe et de responsabilité pour l'exécution des tâches assignées qui contribuent à l'objectif du projet.

Assurer la continuité du projet

Un avantage important mais souvent négligé de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet est qu'il maintient la continuité en cas de changement de personnel. Ceux-ci peuvent affecter à la fois le chef de projet et les autres membres de l'équipe. Grâce à la disponibilité des données historiques du projet et des outils d'analyse, une nouvelle personne peut se faire une idée de la situation relativement facilement et être rapidement initiée à de nouvelles tâches. Sans passer en revue la documentation complète du projet, elle peut également découvrir, entre autres, ce qui a déjà été fait, quelles tâches causent des difficultés à l'équipe et si le projet est mis en œuvre conformément au calendrier et au budget.

Sommaire

Un logiciel de gestion de projet réduit le temps nécessaire pour terminer les projets. De la planification à la délégation des tâches, en passant par la vérification de leur réalisation par les membres de l'équipe, qui n'a pas à être enregistrée à chaque fois par le chef de projet. Toutes ces étapes sont réalisées plus efficacement. Il est donc avantageux d'investir du temps dans l'apprentissage du bon programme.

Il facilite également le suivi de la situation actuelle et garantit que toutes les parties prenantes ont accès à tout moment aux informations relatives au projet les concernant. Il faut ajouter à cela l'avantage non négligeable d'avoir toutes les données rassemblées en un seul endroit, où il est facile de les maîtriser. Ces fonctionnalités permettent également d'assurer plus facilement la continuité du projet, même en cas de changement radical de personnel.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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Initiation à la gestion de projet :

1. Qu'est-ce qu'un projet ?
2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
3. Comment gérer des projets ?
4. Méthodes de gestion de projet
5. Types de projets
6. 4 exemples de projets
7. Priorisation des projets
8. Domaines d'activité du projet
9. Définition du succès en gestion de projet
10. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?