Structure de répartition du travail – comment déléguer efficacement le travail dans un projet ? | #30 Se lancer dans la gestion de projet

Publié: 2023-01-26

Lors de la planification du projet, le chef de projet décide de la manière d'attribuer les objectifs, des tâches à accomplir ainsi que du moment et des spécialistes à inclure. Ce faisant, il crée la structure de répartition du travail (WBS).

Structure de répartition du travail – table des matières :

Introduction
Structure de répartition du travail
Responsabilité dans l'équipe (Team/Copropriété)
Résumé

Introduction

Une structure de répartition du travail (WBS) bien conçue se traduit par un flux de travail d'équipe fluide. Chaque personne impliquée connaîtra le but de certaines tâches, de qui elle recevra des missions et à qui elle devra les transmettre. Cela facilitera le repérage de qui est surchargé de travail, car, par exemple, trois membres de l'équipe ont besoin de l'aide d'une seule personne simultanément. Ainsi, WBS vous permet d'optimiser le processus de workflow dès la phase de planification. Cela fournit un aspect très important du travail de projet : la responsabilité de l'équipe pour l'achèvement des tâches. Mais comment planifier la meilleure structure de travail pour le projet ?

Structure de répartition du travail

La structure de la division du travail est généralement visualisée à l'aide d'un arbre, sur lequel les phases du cycle de vie du projet sont marquées divisées en objectifs de plus en plus détaillés. Cela facilite la planification de la durée des tâches et du coût de leur réalisation, ainsi que la répartition appropriée des responsabilités entre les membres de l'équipe.

Ce faisant, rappelez-vous que le WBS spécifie ce qu'il faut mettre en œuvre, mais ne répond pas à la question du "comment". Il convient également de noter le principe de limitation du niveau de détail. Cela dépend du type et des exigences formelles du projet. Un niveau de planification différent est requis pour la production de matériel médical ou de réactifs chimiques, et un autre pour l'organisation d'événements ou de campagnes marketing.

La structure de répartition du travail est définie dans le PMBOK comme suit :

"Une décomposition hiérarchique de la portée totale du travail à effectuer par l'équipe de projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les livrables requis."

Le mot « total » est très important ici, et la « règle des 100 % » y est liée. En effet, un WBS bien agencé prend en compte tous les objectifs du projet : exactement tout à accomplir. Y compris la gestion du projet lui-même. Autrement dit, en lisant les tâches du niveau le plus bas de l'arbre, on liste toutes les composantes du niveau supérieur. C'est un principe très difficile à suivre en pratique. Cependant, il est souvent cité comme un outil efficace pour empêcher ce que l'on appelle le fluage de la portée. Spécifier tout ce qu'il faut accomplir empêche l'ajout de nouvelles tâches qui ne correspondent pas aux objectifs prédéfinis du projet.

Responsabilité dans l'équipe

Les tâches effectuées par l'équipe font partie d'un objectif final créé par un effort commun. Cependant, dans de nombreuses entreprises et projets, la visibilité voire l'existence de cet objectif n'est pas évidente. Par conséquent, une structure de tâches et un flux de travail bien planifiés et clairs pour l'équipe de projet constituent la base de la construction d'une responsabilité collective.

Construire un sentiment d'appartenance à l'équipe (Team/Collective Ownership) permet aux membres de l'équipe de mieux comprendre les objectifs du projet et comment le travail effectué contribue à atteindre ces objectifs. Cela augmente la motivation et l'engagement et améliore les performances de l'équipe. L'engagement envers le projet plus vaste et sa réussite se traduisent également par la fidélité des employés à l'entreprise et une bonne ambiance. En d'autres termes, un sens des responsabilités au sein de l'équipe peut contribuer à de meilleurs résultats commerciaux pour l'entreprise dans son ensemble.

Résumé

La tâche de délégation dans un projet est une tâche pour un chef de projet lors de la planification pour atteindre efficacement les objectifs. Tout d'abord, WBS aide à organiser la portée du projet - à isoler des groupes de tâches similaires, à remarquer les dépendances entre elles, qui détermineront l'ordre dans lequel elles seront terminées, et aussi à construire la responsabilité de l'équipe pour les tâches effectuées par les présentant dans le contexte d'objectifs plus petits et plus grands poursuivis par l'entreprise.

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Les questions les plus importantes

Comment déterminer la profondeur appropriée de répartition du travail dans un projet à l'aide de l'arborescence WBS ?
La profondeur du WBS dépend : de l'échelle, de la complexité et de l'objectif du projet, ainsi que de la préférence et de l'expérience du chef de projet - s'il a déjà mis en œuvre un projet similaire, la profondeur de la planification sera probablement moindre. La WBS doit être suffisamment détaillée pour permettre la gestion des différents éléments du projet et faciliter la planification et le suivi de l'avancement des travaux. En même temps, il ne doit pas être trop élaboré, car il sera de peu d'utilité. Trop de détails réduiront sa lisibilité et peuvent compliquer la compréhension de l'ensemble du projet par les membres de l'équipe. En règle générale, un WBS doit être composé de 4 à 8 niveaux, mais la profondeur finale dépend des spécificités du projet et des besoins de l'équipe.

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