Travaillez à domicile avec Zoho One

De nombreux employés sont passés au travail à distance, et avec cela, certaines parties des entreprises sont également devenues beaucoup plus difficiles. Il est devenu d'autant plus difficile de rester en contact avec ses pairs que les gens sont laissés pour compte, et même les tâches simples peuvent prendre beaucoup plus de temps qu'auparavant.

Certains problèmes sont tout à fait compréhensibles, mais ce sont aussi ceux que vous pouvez résoudre si vous utilisez les bons outils. De nombreuses entreprises réalisent maintenant que le passage au travail à distance/travail à domicile est une option facile.

Avec la mise en œuvre de Zoho One , une organisation obtient les outils qui permettent une communication appropriée pour aller à distance et atteindre les objectifs commerciaux. Zoho One contribue à une collaboration et une communication efficaces au sein d'une organisation. Il aide également à intégrer le stockage de fichiers et divers outils de gestion de projet.

Dans ce blog, nous parlerons de la façon dont Zoho One aide au travail à distance.

Fichiers centralisés

Il est très important de centraliser les fichiers dans tous les scénarios. Cependant, cela devient d'autant plus important lorsque les gens travaillent à partir d'endroits différents. Il y a tellement de chances que les fichiers se perdent et que les e-mails soient envoyés dans les deux sens avant que quiconque ne puisse trouver quelque chose. Ce faisant, un temps important est perdu.

Zoho One est un système d'exploitation pour les entreprises qui garantit que les fichiers restent sécurisés et facilement disponibles lorsqu'ils sont le plus nécessaires. Il fonctionne comme un référentiel cloud centralisé qu'une entreprise crée et avec lequel elle interagit.

Les utilisateurs peuvent facilement créer ces documents à partir de la suite bureautique Zoho et de Zoho WorkDrive tout en prenant en charge les types de fichiers courants avec lesquels vous avez peut-être travaillé. Il est également facile de travailler avec des fichiers en ligne et de les enregistrer sur le disque dur à l'aide de la synchronisation du bureau.

Lorsque le stockage de fichiers est transféré vers Zoho WorkDrive, il devient plus facile de résoudre les problèmes de duplication de documents et de réduire le temps perdu à rechercher des fichiers. Les documents peuvent être stockés dans le WorkDrive et partagés au niveau d'une équipe ou à l'échelle de l'organisation.

Zoho One est livré avec de nombreux dossiers d'équipe qui sont essentiellement des dossiers partagés sur lesquels les équipes peuvent collaborer et même des dossiers d'organisation qui peuvent être utilisés pour distribuer des documents à tout le monde dans une organisation.

De plus, le WorkDrive offre un contrôle absolu sur qui peut accéder à quoi et un contrôle minutieux sur les niveaux d'accès de chacun. Par exemple, une personne peut voir un dossier d'équipe entier mais ne jamais le modifier, tandis qu'une autre peut modifier mais ne jamais supprimer les fichiers de l'équipe.

Avec le contrôle amélioré que Zoho WorkDrive vous offre sur les fichiers, il est supposé que chacun n'a accès qu'à ce dont il a besoin. Outre le partage avec des coéquipiers, les utilisateurs peuvent partager en toute sécurité des fichiers en externe à l'aide de liens personnalisés pour les parties prenantes externes, des mots de passe protégeant ces liens, les révoquant à tout moment, en surveillant l'utilisation, etc.

Les aspects importants de la gestion des fichiers, tels que l'accessibilité et la sécurité, peuvent être consultés facilement. Les documents peuvent également être sauvegardés et accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin. Cela dit, ils seront également disponibles pour tout le monde le plus rapidement possible et à partir de différents endroits.

Communication

La communication est tout. Les organisations qui comprennent bien ce fait assez bien, et par conséquent, elles utilisent également les bons outils qui sont considérés comme importants pour les communications d'équipe.

À d'autres moments, certaines organisations ne pensent pas que ce soit un gros problème jusqu'à ce qu'elles se retrouvent dans la confusion et que la communication devienne difficile à naviguer. Zoho One est livré avec de nombreux outils de communication qui ont le meilleur outil pour tous les types de communication.

Ci-dessous, nous mentionnerons comment les différents outils aident dans diverses communications. Cela aidera à comprendre pourquoi Zoho One est une plate-forme de gestion d'entreprise qui aide à une communication efficace.

Chat unifié

Même les conversations en cours doivent être rapides, et le chat est souvent la meilleure option pour s'en assurer. Il peut devenir difficile de gérer les e-mails car il faut beaucoup plus de temps pour obtenir une réponse.

De plus, une boîte e-mail pleine peut également sembler intimidante par rapport à une série de messages. Pour résoudre ce problème, Zoho Cliq facilite la communication car il est fourni avec un service de chat flexible qui le rend utilisable à partir de n'importe quelle autre application Zoho utilisée.

Il est simple de réagir rapidement aux messages et même de rester en contact avec l'équipe où que vous soyez. De plus, vous pouvez également l'utiliser pour rester en contact avec les clients et d'autres personnes extérieures à une organisation en configurant un chat invité.

Outils de communication vidéo

La communication vidéo est importante et fonctionne mieux pour quelques conversations. L'heure du spectacle et la rencontre proposent des outils de communication vidéo qui viennent avec des objectifs quelque peu différents.

L'option Réunion se concentre davantage sur les réunions vidéo, et Showtime se concentre beaucoup plus sur l'éducation et les présentations. Lorsque vous avez celui que vous préférez, il devient facile de trouver tous les outils nécessaires.

Les options Meeting et Showtime sont fournies avec des outils de webinaire, mais la conférence Web est une option uniquement prise en charge par Meeting. Vous pouvez enregistrer des webinaires dans Meeting ou Showtime, mais seul Showtime propose des webinaires à la demande où les téléspectateurs peuvent s'inscrire pour voir une vidéo préenregistrée.

Il s'agit principalement de choisir ce qui rend la communication facile et efficace pour vous et votre équipe. Les outils de communication vidéo dotés de fonctionnalités utiles devraient être préférés par vous et votre équipe.

E-mail plus intelligent

L'utilisation du courrier électronique est hautement fonctionnelle à bien des égards, mais elle a tendance à être surutilisée lorsque les organisations ne créent pas de voies appropriées pour différents types de communication.

Cependant, il ne faut pas ignorer le fait que le courrier électronique est l'un des éléments les plus importants de la communication numérique. Que vous souhaitiez exécuter votre e-mail via Zoho Mail ou un outil tiers tel que Gmail ou Outlook n'a pas d'importance. Il doit être propre, convivial et intégré au logiciel.

Zoho One est une plate- forme commerciale intégrée qui facilite la communication par e-mail. Il offre Zoho Mail qui n'est pas seulement un service de messagerie intuitif, mais s'intègre également facilement à Zoho One.

Vous pouvez configurer la messagerie avec Zoho One, ce qui signifie également que vous pouvez ajouter des tâches à un projet, extraire des informations sur les clients du CRM et également enregistrer des documents importants sur le WorkDrive. Cela garantira que les e-mails ne seront jamais oubliés en commençant à discuter à partir d'e-mails et en planifiant des réunions.

Intégrations tierces

L'habitude d'utiliser des applications déconnectées peut créer un problème dans le processus, mais la vérité est qu'il n'est pas nécessaire que ce soit comme ça. Si vous choisissez un service de messagerie tiers, vous pouvez l'intégrer aux applications Zoho pour garder les applications professionnelles connectées.

Le WorkDrive est également livré avec des intégrations de Gmail et Microsoft qui peuvent être utilisées pour intégrer les services de messagerie tels que CRM, Sprints, Projects, etc.

Une meilleure culture d'entreprise

Une fois que différentes voies de communication ont été créées, il est également nécessaire de créer un espace qui puisse faire prospérer la culture d'entreprise. Connect est l'une des applications Zoho One qui vous permet de faciliter les conversations entre les équipes et les employés.

Plutôt que d'avoir une conversation trop longue, les utilisateurs peuvent efficacement créer des messages sur le forum et poursuivre des discussions tout en les rendant accessibles à presque tous ceux qui souhaitent les lire après coup. C'est l'un des meilleurs moyens de favoriser une culture d'entreprise conviviale.

Gestion de projet adaptable

L'idée du travail à distance affecte de nombreux aspects de la communication et de la collaboration ainsi que la productivité. La résolution de ce problème peut être gérée en recherchant un système de gestion de projet capable de travailler efficacement pour une équipe.

Les gens ont tendance à rechercher une approche générale de la gestion de projet, mais le fait est que différentes approches fonctionnent pour différentes personnes, et il est toujours préférable de l'adopter. L'une des principales étapes de l'évaluation d'un logiciel de gestion de projet est la communication d'équipe.

Différentes personnes ont différents styles de gestion de projet, et le fait est que ces styles sont utilisés depuis de nombreuses années. Certaines personnes souhaitent également organiser leur travail par e-mails ou tableaux avec une feuille de calcul détaillée ou une application qui comprend toutes les informations en un seul endroit.

Lors de l'évaluation du bon outil de gestion de projet, il est important de considérer ce dont vous avez besoin. Voyez si votre équipe a besoin d'un outil de gestion de projet partagé ou d'un tableau, ou est-il préférable que chacun choisisse son propre outil ?

Les outils tels que Zoho Projects dans les applications Zoho One facilitent la centralisation des données d'un projet et permettent à chacun d'utiliser les outils dont il sait qu'ils fonctionneront pour lui. En utilisant cet outil, un chef de projet peut utiliser le projet pour obtenir une vue d'ensemble de presque tout. Le gestionnaire peut également attribuer et ajouter des tâches à partir d'e-mails avec des données qui restent cohérentes.

Zoho Projects est également extrêmement efficace pour maintenir un calendrier sur la bonne voie, vous aider à gérer les retards imprévus et proposer des rapports afin que vous sachiez exactement où vous en êtes. Vous pouvez vous intégrer à d'autres applications Zoho one et être flexible afin de faciliter la gestion du temps et d'utiliser efficacement Zoho Projects.

Lorsque vous gérez les projets dans Zoho Projects, vous pouvez facilement donner accès aux outils nécessaires pour rester sur la bonne voie lorsqu'il s'agit de choisir le meilleur. Zoho Projects est l'une des applications de gestion de projet les mieux intégrées qui exploite différentes applications de communication pour rationaliser le processus.

L'étape principale consiste à s'assurer que chaque déploiement de projet s'accompagne d'une base solide, et cela peut être réalisé en configurant des informations de surveillance au fur et à mesure que différentes tâches sont entrées dans le projet, y compris un budget, une répartition de l'état des tâches et les dates d'échéance des tâches.

Une fois cette opération effectuée, un modèle peut être créé afin que les projets et les rapports puissent s'exécuter automatiquement lorsque vous saisissez des heures et fermez des tâches. Si vous avez travaillé sur une grande feuille de calcul ou une application de gestion de projet, vous avez peut-être des données que vous craignez de perdre.

Passer à un nouvel outil peut être un processus accablant, mais il peut être beaucoup plus simple. Vous pouvez importer efficacement les fichiers CSV afin de travailler dans des projets et de reprendre dès que vous êtes parti dans le système précédent.

Utilisation des outils Zoho à leur potentiel

Si vous avez été stressé par l'utilisation de Zoho Projects et que vous souhaitez également l'utiliser un jour, il peut être utilisé pour bien fonctionner pour tous les besoins. Zoho Projects vous permet de désactiver tous les modules qui ne sont pas nécessaires en utilisant simplement le module des tâches et en vous faisant une idée du fonctionnement des projets avant de vous engager complètement.

De plus, vous pouvez également utiliser Zoho Sprints. Sprints est très agile pour la gestion de projet et peut être largement utilisé pour les projets de conception et de développement. Zoho Sprints convient également aux projets si vous recherchez une méthode simple pour naviguer lorsque vous n'avez pas de feuille de route de projet. Si vous cherchez à développer un nouveau projet ou à concevoir quelque chose comme UX, alors Zoho Sprints peut vous aider. L'utilisation du module backlog et sprints peut rendre même une liste de tâches dispersée beaucoup plus gérable.

Lors de la gestion des tâches de gestion de projet, il est important de s'assurer que chacun utilise l'outil qui répond bien à ses besoins. Zoho Projects offre une flexibilité dans la manière dont les utilisateurs interagissent avec le projet afin qu'il puisse être extrêmement utile.

Vous pouvez demander à votre équipe d'utiliser Zoho Sprints lorsque tous les membres d'une équipe souhaitent utiliser un outil de gestion de projet similaire tout en le vérifiant régulièrement et en traitant un projet lorsqu'il n'est pas clair comment atteindre l'objectif final. Il est préférable de voir les besoins, de vérifier le fonctionnement de chaque outil et de communiquer avec l'équipe pour comprendre la meilleure option.

Conclusion

Aller à distance n'est pas seulement possible, mais peut aussi tourner en votre faveur. Tant d'entreprises ont réalisé que le passage au travail à distance peut bien fonctionner pour elles. Zoho One peut être utilisé par les organisations pour obtenir les outils qui permettent une communication appropriée pour aller à distance et atteindre également les objectifs commerciaux.

Vous pouvez entrer en contact avec des consultants experts Zoho et mettre en œuvre les étapes nécessaires pour passer à distance avec la mise en œuvre de Zoho One.