Sept façons de travailler plus intelligemment, pas plus dur

Nous l'entendons tout le temps, l'un des adages de l'entrepreneuriat - travailler plus intelligemment, pas plus dur. Mais qu'est-ce que cela se traduit dans notre vie quotidienne ? Travaillez moins longtemps, mais tirez-en plus. Mais comment y parvenir ? Comme beaucoup de choses, dans l'abstrait, cette idée semble difficile à réaliser, mais une fois décomposée, elle montre qu'il existe de nombreuses façons d'améliorer votre style de travail. Essayez de mettre au moins une ou deux de ces idées en pratique chaque jour et vous finirez par devenir le maître de la qualité de votre travail.

Évitez les distractions

Pensez à votre journée de travail type. Vous accordez-vous de longues périodes de temps pendant lesquelles vous pouvez vraiment vous attaquer à une tâche, ou avez-vous tendance à ne travailler que par petites bribes de temps entre interruption après interruption ? Êtes-vous constamment en train d'aller et venir entre les projets et vos sites de messagerie ou de médias sociaux ? Vos employés viennent souvent poser des questions ou demander des conseils ? Arrête ça!

Saviez-vous qu'il faut en moyenne 15 minutes à une personne pour se remettre d'une distraction ? Cela veut dire que pendant un quart d'heure vous pataugez, essayez de remettre votre esprit là où il était avant l'interruption – et puis vous allez probablement être interrompu à nouveau ! Voici quelques idées pour minimiser les distractions au bureau :

• Laissez les appels aller vers la messagerie vocale, puis répondez-y en un seul bloc.
• Ayez un ou deux moments dédiés pour vérifier et répondre aux e-mails pendant la journée, au lieu de les vérifier au fur et à mesure qu'ils arrivent.
• Désactivez les alertes pour les e-mails entrants, les messages ou les notifications des sites sociaux. Oui, cela peut également signifier éteindre votre téléphone.
• Si votre bureau utilise la messagerie instantanée, désactivez-la ou mettez-vous en mode « absent » pendant que vous essayez de vous concentrer.
• Fermez la porte de votre bureau, accrochez une pancarte sur votre cabine demandant de ne pas être interrompu, ou si vous êtes vraiment désespéré, portez de gros écouteurs ou faites semblant d'être au téléphone.

Autant de distractions qui peuvent nuire à notre productivité

Organiser et prioriser

Trop de gens se précipitent dans la journée sans plan d'action clair, ce qui entraîne de la frustration et une perte de temps lorsque vous déterminez où concentrer vos efforts en premier. Quels sont vos objectifs pour la journée ? Que devez-vous absolument faire, de quoi avez-vous besoin pour progresser et qu'est-ce qui peut rester en veilleuse pour une accalmie ? Réservez du temps à la fin de la journée de travail pour structurer la journée à venir. Pour certaines personnes, cela signifie mettre en place un logiciel de gestion de projet sophistiqué ; pour d'autres, cela signifie rédiger une longue liste de choses à faire et éparpiller des post-it sur leur bureau. Certains peuvent même préférer un simple diagramme de Gantt pour un guidage visuel. Quelle que soit votre préférence, si vous allez sauter une partie de votre journée, ne sautez certainement pas les dix ou quinze minutes que vous passez à organiser et à prioriser votre journée.

Ne faites pas de tâches multiples - Travaillez en parallèle

Malgré ce que vous pouvez croire, avouez-le : vous ne pouvez pas effectuer plusieurs tâches à la fois. Quiconque a déjà essayé de parler au téléphone tout en répondant à des e-mails comprend. Ce que nous appelons « multitâche » ne consiste pas vraiment à faire deux choses (ou plus – honte à vous !) À la fois ; c'est juste votre cerveau qui bascule rapidement entre deux choses encore et encore. Non seulement c'est mauvais pour votre concentration - rappelez-vous qu'il faut 15 minutes pour se remettre d'une distraction ? – mais cela fatigue également votre cerveau, vous fatiguant plus rapidement.

Alors, que pouvez -vous faire sinon multitâche ? Au lieu de cela, essayez de travailler en parallèle. Cette technique est déjà largement utilisée par des équipes de personnes travaillant sur le même matériel - pensez aux équipes de conception ou aux programmeurs - mais vous pouvez également en tirer parti. Est-ce que certains de vos projets font des allers-retours ? Faites d'abord ces projets, et en attendant que d'autres vous les renvoient, travaillez sur d'autres choses. Cela signifie moins de temps d'attente frustré pour vous et vos collègues, et plus de temps pour faire avancer les choses. Vous pouvez également essayer la collaboration en temps réel avec votre équipe ou vos pairs, une autre façon de travailler plus intelligemment et de gagner du temps.

Découvrez la durée des tâches

Une fois que vous avez éliminé ou contrôlé vos distractions, apprenez à connaître votre emploi du temps et votre façon de travailler. Au fil du temps, vous devriez voir des modèles émerger - il vous faut toujours au moins trois heures pour terminer ce type de rapport, alors qu'un autre projet peut être réalisé en trente minutes. Comment le sauriez-vous si vous n'aviez pas pris au lasso ces interruptions ? Ceci est utile non seulement pour bloquer un calendrier pour vous-même, mais aussi pour savoir quand vous devez dire non à un travail ou à un projet.

Déléguer : une compétence indispensable pour travailler plus intelligemment

Tout le monde sait que la délégation est importante, mais pour une raison quelconque, trop de gens s'accrochent à des tâches que d'autres pourraient accomplir plus efficacement ou tout simplement mieux. Réfléchissez à la raison pour laquelle vous effectuez certaines tâches - si la réponse est simplement "parce que je l'ai toujours fait", vous devez réfléchir sérieusement à la question de savoir si cette tâche devrait vraiment vous appartenir. Certaines tâches, en particulier celles qui sont fastidieuses ou celles pour lesquelles quelqu'un d'autre pourrait facilement être formé, ne sont pas un jeu d'enfant.

Améliorez constamment vos processus

Le changement est une bonne chose, surtout lorsqu'il se traduit par la réalisation de tâches plus efficaces, plus rapides ou moins coûteuses. La dernière entreprise pour laquelle j'ai travaillé a récompensé l'amélioration des processus. Même si ce n'est pas le cas pour vous, vous devriez toujours être à l'affût des moyens de mieux faire les choses. Cela pourrait signifier que vous avez plus de facilité à gérer votre journée de travail ou que vous pourriez même obtenir une augmentation.

Reconnaître le point des rendements décroissants

C'est peut-être le point le plus important derrière l'adage «travaillez plus intelligemment, pas plus dur» - il y a un point où travailler plus ne signifie pas que vous en faites plus. La productivité diminue et il peut être de plus en plus frustrant d'atteindre les mêmes objectifs que vous atteigniez facilement auparavant. Cela ne signifie pas que vous faites un mauvais travail – cela peut simplement signifier que vous devez vous concentrer sur une nouvelle stratégie, ou même faire une pause et reprendre la tâche à nouveau. Si vous reconnaissez qu'un tel point existe, vous ferez face à moins de frustration au travail.

Vous trouverez ci-dessus certaines choses pratiques que vous pouvez faire pour travailler plus intelligemment au lieu de travailler plus dur. Vous avez d'autres astuces géniales ? Partagez-les dans les commentaires et si c'est vraiment génial, nous l'ajouterons à l'article.

Adrienne Erin est blogueuse et écrivaine. Lorsqu'elle ne blogue pas sur la technologie et les médias sociaux, vous la trouverez peut-être en train de pratiquer son français, de concocter des recettes qu'elle a trouvées sur Pinterest ou d'être obsédée par les cartes postales et les timbres vintage.