Automatisation du flux de travail : définition, importance, outils et comment l'utiliser

Chaque entreprise ou organisation dispose d'un flux de travail que les employés doivent suivre. Cependant, ces tâches peuvent parfois prendre beaucoup de temps et être sujettes à des erreurs.

Même si les entreprises utilisent aujourd’hui des outils de gestion de projet et Excel pour s’attaquer aux tâches redondantes, cela reste encore insuffisant. Pour rationaliser ces tâches fastidieuses, nous avons été initiés aux outils d'automatisation des flux de travail.

Mais qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail exactement et comment aide-t-elle les entreprises ? Dans ce blog, nous examinerons sa définition, son importance et les meilleurs outils que vous pouvez utiliser. De plus, nous parlerons également de quelques cas d’utilisation. Alors, commençons.

Qu’est-ce que l’automatisation du flux de travail ?

En termes simples, l'automatisation du flux de travail est définie comme la technique qui automatise les tâches répétitives pour rendre le flux de travail plus fluide et plus rapide. Lorsque vous définissez les règles, le logiciel d'automatisation peut planifier des tâches, envoyer des e-mails, lancer des campagnes marketing et bien plus encore, sans aucune supervision régulière.

De plus, l’automatisation des flux de travail est une façon de travailler qui rend les choses plus efficaces, fait gagner du temps, réduit les erreurs et rend les gens plus productifs. Comprenons-le mieux à travers des exemples.

Exemples d'automatisation du flux de travail

Voici un exemple du fonctionnement de l'automatisation des flux de travail pour les agences de marketing.

Supposons que vous travailliez dans une agence de marketing et que vous envoyiez des rapports quotidiens aux clients. Au lieu de compiler manuellement les données de plusieurs sources, vous pouvez utiliser une plate-forme de flux de travail pour créer une configuration qui extrait automatiquement les détails nécessaires, les formate dans un rapport et planifie le courrier quotidiennement.

Cela permettra non seulement de gagner du temps et de réduire les erreurs, mais également de garantir que vos clients reçoivent leurs rapports rapidement, chaque jour. De plus, un logiciel de flux de travail peut vous aider dans les domaines suivants :

• Automatisez la capture de leads pour identifier les clients potentiels
• Planifiez et publiez des publications sur les réseaux sociaux sur plusieurs plateformes
• Automatisez les tâches de création de contenu
• Générez et envoyez automatiquement des rapports de performances
• Envoyez des e-mails de bienvenue et organisez les premières réunions.
• Recueillir les commentaires des clients et envoyer des communications de suivi

Les 5 meilleurs outils pour l'automatisation du flux de travail

Maintenant que vous avez compris ce qu'est l'automatisation et son importance, découvrons quelques-uns des meilleurs exemples de logiciels d'automatisation des flux de travail.

• Cliquez vers le haut
• Jira
• Zapier
• Microsoft Power Automate
• Flux de baisers

1. Cliquez vers le haut

ClickUp est un outil de gestion de projet tout-en-un basé sur le cloud qui comprend diverses fonctionnalités d'automatisation des flux de travail. Il vous aide à créer et automatiser facilement des tâches de routine à l'aide de modèles de processus. Il peut attribuer automatiquement du travail, fournir des avis, suivre les statuts et bien plus encore. ClickUp s'intègre également à d'autres outils comme Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag, etc.

Caractéristiques de ClickUp

• Personnalisation sans code
• Propose des diagrammes de Gantt, des Kanban et des bibliothèques de flux de travail
• Collaboration et communication fluides en équipe
• Reporting en temps réel avec visuels
• Fonctionnalités de gestion du temps et des tâches

Prix ​​​​de Clickup : -

ClickUp propose un forfait gratuit et trois forfaits payants.

• Gratuit : forfait gratuit pour toujours avec 100 Mo de stockage et tâches illimitées
• Illimité : à partir de 10 $/mois
• Entreprise : à partir de 19 $/mois
• Entreprise : Disponible sur demande

2.Jira

Jira est un constructeur d'automatisation sans code qui constitue une solution idéale pour les équipes non techniques souhaitant rationaliser leurs tâches. Il est efficace dans la gestion de projets et de tâches et permet aux équipes d'attribuer, de suivre et de créer des tâches efficacement. Le logiciel propose également des flux de travail personnalisables, permettant aux entreprises de le modifier en fonction de leurs besoins.

Fonctionnalités du logiciel d'automatisation des flux de travail Jira

• Fonctionnalités d’attribution automatique et de synchronisation automatique.
• Intégrez vos outils préférés.
• Des centaines de modèles d'automatisation
• Tableau Scrum pour organiser les tâches.
• Rapports et tableaux de bord d'informations.
• Générateur d'automatisation par glisser-déposer.

Tarifs de Jira : -

• Gratuit : plan d'utilisation gratuit avec jusqu'à 10 utilisateurs et 2 Go de stockage.
• Standard : à partir de 8,15 $/mois
• Premium : à partir de 16 $/mois
• Entreprise : Disponible sur demande

3. Zapier

Tout comme Jira, Zapier est également un logiciel de création de processus glisser-déposer sans code. Vous pouvez tout automatiser, des tâches simples aux flux de travail complexes. De plus, ce qui distingue Zapier, c'est qu'il se connecte à plus de 5 000 applications différentes. Que vous utilisiez Gmail, Slack, Trello ou Stripe, Zapier peut vous aider à automatiser les tâches de tous vos processus métier.

Caractéristiques de Zapier

• Zaps en plusieurs étapes pour automatiser les tâches
• Créez des chemins avec différentes actions basées sur la logique
• Option de filtre pour trouver certaines tâches et conditions
• Planifiez votre flux de travail
• Convertissez la devise, les dates, le texte, etc. au format souhaité
• Recevoir et envoyer des données à l'aide de webhooks

Tarifs Zapier

Zapier propose cinq types de forfaits : -

• Gratuit : plan d'utilisation gratuit avec 100 tâches par mois
• Entrée : à partir de 20 $/mois (environ)
• Professionnel : à partir de 49 $/mois (environ)
• Équipe : à partir de 70 $/mois (environ)
• Entreprise : Disponible sur demande

4. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate est l'un des outils d'automatisation des processus métier bien connus qui aide les utilisateurs à automatiser les tâches entre différentes applications et services. Il peut automatiser les applications de bureau et les sites Web grâce à l’IA et à l’automatisation des processus numériques et robotiques. Vous pouvez synchroniser, collecter des données, recevoir des notifications et automatiser les e-mails ou les demandes d'approbation avec Power Automate.

Fonctionnalités de Microsoft Power Automate

• Traitement et génération de l'IA
• Automatisation du bureau
• Exploration de tâches et de processus
• Rapports et analyses
• Automatisation commerciale basée sur les données

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate propose 3 types de forfaits : -

• Gratuit : utilisation gratuite avec des fonctionnalités premium pendant 30 jours
• Power Automate Premium : à partir de 12 $/mois
• Processus Power Automate : à partir de 123 $/mois

5. Flux de baisers

Kissflow est l'un des meilleurs logiciels de gestion de flux de travail qui vous permet d'automatiser les processus et de créer des applications avec des approches low-code et no-code. Il peut être utilisé pour l'automatisation du marketing, la gestion de projet et la gestion des flux de travail. Il vous propose un tableau de bord analytique avec une interface facile à utiliser. Vous pouvez consulter des rapports simples avec des mesures de base pour voir comment fonctionne votre système d'automatisation ou vous pouvez créer vos rapports personnalisés.

Caractéristiques de Kissflow

• Coopération transversale
• Tableau de bord organisé et sans encombrement
• Sécurité et contrôles d'accès
• Intégration API
• Personnaliser et définir des flux de travail

Tarifs Kissflow

Kissflow propose deux forfaits :

• De base : à partir de 1 500 $/mois
• Entreprise : Disponible sur demande

Tableau de comparaison des outils d'automatisation du flux de travail

Importance de l’automatisation des flux de travail et pourquoi devriez-vous l’opter ?

Les outils d’automatisation des flux de travail sont devenus un logiciel incontournable pour les entreprises de toutes tailles. En fait, une étude récente de Zapier a révélé que plus de 66 % des PME s'appuient sur des outils d'automatisation pour rendre leur entreprise plus efficace.

Ces outils aident les entreprises à gérer des tâches fastidieuses, à réduire les erreurs humaines, à améliorer la productivité et bien plus encore. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles l’automatisation des flux de travail est importante et pourquoi vous devriez l’envisager.

Efficacité et productivité accrues

Si les opérations commerciales courantes sont automatisées, vos employés ne sont plus obligés de perdre leur temps sur des activités ou des tâches répétées. Cela aidera les organisations à simplifier le processus de travail, à gérer leur temps, à améliorer les performances et la productivité des employés.

Erreurs réduites et précision améliorée

Les humains sont sujets aux erreurs et il est naturel de rencontrer des problèmes lorsqu’ils travaillent manuellement, en particulier avec un grand ensemble de données. Grâce à l'automatisation des flux de travail, il y aura moins de points de contact humains et une portée d'erreurs minimale, ce qui peut aider les entreprises à réduire les erreurs et à améliorer la précision.

Collaboration et communication améliorées

Lorsque vous travaillez à distance, vous traitez probablement de nombreux e-mails et messages qui peuvent devenir insupportables. Mais l’automatisation des flux de travail peut vous aider en gardant une trace de vos interactions et en les organisant soigneusement.

Les outils d'automatisation peuvent être personnalisés en fonction du flux de travail de votre entreprise, ce qui le rend orienté vers les objectifs. Cela signifie que tous les membres de l'entreprise peuvent travailler ensemble pour une meilleure collaboration et communication.

Économies de coûts et optimisation des ressources

L'automatisation des flux de travail peut réduire les coûts en réduisant les coûts de main-d'œuvre et en améliorant l'efficacité. Par exemple, l’automatisation des tâches de routine peut permettre aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes, réduisant ainsi le besoin de personnel supplémentaire ou de rémunération des heures supplémentaires.

Évolutivité et adaptabilité aux besoins changeants

Les flux de travail automatisés sont naturellement évolutifs et adaptables. À mesure que les entreprises grandissent et évoluent, l’automatisation des flux de travail peut facilement gérer tout changement de volume ou de complexité du travail. Cette évolutivité garantit que le système reste efficace et efficient pour répondre aux besoins changeants de l'organisation.

Favorise la responsabilité

Si les choses sont faites manuellement, il n'y a souvent aucun enregistrement et les responsables peuvent rencontrer des difficultés pour les suivre. Les outils d'automatisation pour la gestion des flux de travail vous permettent de créer des tâches, de les attribuer aux employés et de définir des priorités. Cela permet de reconnaître le rôle de chaque employé et de tout clarifier.

Comment mettre en œuvre l’automatisation du flux de travail ?

Vous pouvez mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail en identifiant les tâches répétitives, en analysant les étapes du flux de travail, en testant l'automatisation et en surveillant les résultats. Voici un guide étape par étape sur la façon dont vous pouvez mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail :

Identifiez les tâches et les flux de travail répétitifs

La toute première étape de la mise en œuvre de l’automatisation des flux de travail consiste à identifier les tâches et les flux de travail répétitifs. Vérifiez quelles tâches sont bonnes pour l'automatisation, c'est-à-dire celles qui sont des tâches manuelles répétitives. Pensez également aux tâches les plus sujettes aux erreurs humaines.

Analyser les étapes du flux de travail et identifier les déclencheurs et les actions

Une fois que vous avez découvert les tâches à automatiser, décomposez le flux de travail en étapes détaillées pour comprendre clairement le processus. Identifiez ensuite les déclencheurs qui peuvent démarrer des actions spécifiques au sein du flux de travail. Par exemple, si vous automatisez votre processus de recrutement, l'automatisation du flux de travail peut se déclencher une fois qu'une personne a postulé à un emploi ou envoyé son CV.

Choisissez l'outil approprié et configurez des règles d'automatisation

Sélectionnez le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail en fonction des besoins de votre entreprise et de la complexité des tâches. Vérifiez toutes les règles d'automatisation dans l'outil choisi et mappez votre déclencheur en conséquence.

Testez et affinez le processus d'automatisation pour des performances optimales

Effectuez maintenant des tests approfondis du flux de travail automatisé dans le logiciel de votre choix. Identifiez et résolvez tout problème, erreur ou inefficacité pendant la phase de test. Recueillez également les commentaires des utilisateurs impliqués dans le flux de travail pour affiner et améliorer l’automatisation.

Surveiller et mesurer les résultats

Une fois que vous avez testé avec succès votre flux de travail, surveillez et mesurez les résultats pour suivre les progrès et identifier les domaines à améliorer. Analyser régulièrement les résultats et identifier les axes d'amélioration.

Cas d'utilisation de l'automatisation du flux de travail

Les logiciels d'automatisation des flux de travail sont principalement utilisés pour le développement de logiciels dans les industries informatiques. Vous trouverez ci-dessous quelques cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail :

Ventes et marketing

• Livraison des factures
• Génération de leads
• Publication sur les réseaux sociaux
• Publicité par e-mail
• Intégration et suivi des clients

Bancaire

• Génération de rapports
• KYC (Connaissez vos clients)
• Demande de carte de crédit
• Traitement du prêt
• Ouverture et fermeture de compte

Ressources humaines

• Processus d'intégration automatisé
• ATS
• Traitement de la paie
• Évaluations des performances

Légal

• Suivi des dossiers
• Nouvelle réception de cas
• Documentation
• Dépôt du rapport
• Facturation

Soins de santé

• Admission et sortie des patients
• Prise de rendez-vous
• Facturation automatisée
• Rapports des patients

Conclusion

En fin de compte, l’automatisation avec des règles et une logique est un excellent moyen de faciliter votre travail. Il permet d'organiser et de personnaliser vos tâches et de réduire les erreurs. L'automatisation des flux de travail rend également les choses plus fiables, vous aide à terminer les tâches rapidement et facilement, rend les employés plus responsables, permet d'économiser de l'argent, réduit les erreurs, et bien plus encore.

Chaque organisation a sa propre façon de faciliter les tâches en fonction de ses besoins. Mais chaque organisation devrait envisager un logiciel de workflow.

À mesure que votre organisation grandit, vous aurez plus de choses à faire. L’automatisation peut y contribuer. Ainsi, si vous souhaitez de meilleurs résultats avec une équipe plus efficace, l’automatisation des flux de travail est la voie à suivre.

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