Réponses aux questions les plus fréquemment posées sur les logiciels

Publié: 2021-07-19

Nous discutons chaque jour avec de nombreuses personnes du logiciel qui convient le mieux à leur entreprise, ce qui signifie que chez Software Advice, nous comprenons les problèmes auxquels sont confrontées les petites et moyennes entreprises.

Qu'il s'agisse de trouver comment mettre rapidement votre entreprise en ligne pour sauver la ferme laitière familiale ou de vous aider à trouver un logiciel de planification pour vous assurer que vos rendez-vous sont mieux organisés, nous sommes là pour vous conseiller. Peu importe les circonstances, nous avons probablement parlé à quelqu'un dans une situation similaire à la vôtre.

Selon une enquête menée par Capterra, seuls 27 % des propriétaires de petites entreprises trouvent un logiciel qui répond ou dépasse leurs attentes sans compromis. Cette statistique peut sembler décourageante, mais avec une bonne planification et des conseils d'experts, vous pouvez vous assurer que vous obtenez le meilleur logiciel adapté à votre entreprise.

C'est pourquoi nous avons répondu à certaines des questions les plus fréquemment posées sur les logiciels :

  1. "Lorsque vous achetez un logiciel, comment vous assurez-vous d'obtenir le service dont vous avez besoin et non de l'huile de serpent ?"
  2. « Quel est l'impact d'une mauvaise décision concernant le logiciel ? »
  3. « Les petites entreprises réduisent-elles leurs coûts en adoptant de nouveaux logiciels ? »

Nous allons également vous laisser quelques ressources supplémentaires qui peuvent vous aider à prendre la meilleure décision possible, qu'il s'agisse de comprendre comment fonctionne un logiciel, comment il est tarifé ou comment négocier le meilleur contrat.

Question n° 1 : « Lorsque vous achetez un logiciel, comment vous assurez-vous d'obtenir le service dont vous avez besoin et non de l'huile de serpent ? »

Vous prenez une énorme décision d'achat qui pourrait faire la différence entre le succès et l'échec de votre entreprise. C'est stressant, il est donc important d'être sûr que vous prenez la bonne décision. Il existe deux façons de vous assurer que vous obtenez une solution qui vous aidera à faire évoluer votre entreprise et à ne pas vendre quelque chose qui ne peut pas vous livrer.

Utilisez les fonctionnalités d'avis avancées pour trouver des avis plus pertinents de la part de personnes de votre secteur

Utilisez les avis de vos pairs. Il est peu probable que les représentants commerciaux fassent du bénévolat quoi que ce soit de négatif à propos de leur produit. C'est pourquoi il est crucial d'avoir l'avis de vraies personnes qui ont utilisé le produit.

Que ce soit sur Software Advice ou ailleurs, vous voudrez faire certaines choses pour vous assurer de tirer le meilleur parti des avis que vous lisez :

  • Filtrer par industrie
  • Filtrer par taille d'entreprise
  • Lisez d'abord les avis les plus récents
  • Si disponible, filtrez par facilité d'utilisation, rapport qualité-prix, support client ou fonctionnalité

En filtrant, vous vous assurez de voir l'opinion de personnes dans une situation similaire à la vôtre. Vous pouvez découvrir comment cela a fonctionné pour eux et si les fonctionnalités qui vous intéressent sont efficaces ou non.

La lecture des avis les plus récents est également importante car le logiciel est mis à jour régulièrement. Une critique qui date même de deux ans peut être obsolète en raison d'une amélioration des fonctionnalités ou d'une baisse de la qualité.

Incitez les fournisseurs à parcourir votre cas d'utilisation dans une démo

Une fois que vous êtes au stade où vous êtes prêt à parler aux fournisseurs de logiciels de leur produit, il est temps de mettre en place des démonstrations. Il est important de venir préparé.

En prenant le temps de faire une démonstration des outils que vous envisagez, vous vous assurez que votre sélection convient le mieux à votre entreprise. La dernière chose que vous voulez est de choisir un logiciel, de l'utiliser pendant quelques mois, puis de devoir répéter tout le processus.

C'est votre chance de poser des questions spécifiques concernant les défis de votre entreprise et quelles fonctionnalités logicielles sont les mieux adaptées pour relever ces défis.

Voici quelques trucs et astuces pour vous aider pendant le processus de démonstration :

  • Demandez deux démos. Un pour votre équipe de direction et un pour votre représentant informatique si vous en avez un.
  • Personnalisez les démos. Fournissez deux à trois cas d'utilisation réalistes que vous souhaitez que le logiciel accomplisse, demandez une présentation du point de vue d'un client, le cas échéant, et demandez ce qui peut être personnalisé en fonction de vos besoins spécifiques.
  • Passez en revue les points forts. Demandez aux fournisseurs de montrer leurs fonctionnalités les plus populaires. C'est aussi une bonne idée de poser des questions sur les fonctionnalités à venir qu'ils ont prévues.
  • Renseignez-vous sur leurs utilisateurs les plus performants : découvrez ce que font leurs clients les plus performants pour s'assurer qu'ils tirent le meilleur parti du logiciel. S'il semble que cela nécessite une équipe informatique à temps plein pour que cela fonctionne de manière optimale, et que vous ne l'avez pas, il est bon de le savoir plus tôt que tard.

Consultez "Comment passer à travers l'argumentaire de vente dans les démonstrations de logiciels" si vous souhaitez en savoir plus sur la meilleure façon de naviguer en parlant aux fournisseurs de logiciels.

Question 2 : "Quel est l'impact d'une mauvaise décision concernant le logiciel ?"

2020 et la première moitié de 2021 ont vu un besoin sans précédent pour les entreprises de se connecter rapidement pour survivre. Si vous êtes propriétaire d'un restaurant et que vous ne disposez peut-être que de trois semaines de liquidités, vous ne pouvez pas vous permettre d'implémenter un nouveau logiciel plusieurs fois. Prendre la mauvaise décision peut faire la différence entre que votre entreprise reste ouverte et prospère, ou qu'elle ferme ses portes.

Vous gaspillerez de l'argent si vous faites un mauvais choix, mais il y a aussi des impacts de second et troisième ordre à prendre en compte. Imaginez ceci : vous avez acheté le mauvais logiciel et, bien sûr, cela n'a peut-être pas été si cher du point de vue des coûts, mais vous devez également tenir compte du temps que vous avez perdu à rechercher, sélectionner, négocier, mettre en œuvre et former. Et vous devrez tout recommencer une fois le contrat de votre solution logicielle défaillante terminé.

En fin de compte, le coût d'opportunité d'une erreur est généralement supérieur au coût réel du logiciel.

De plus, la formation et l'adhésion de vos employés sont l'un des aspects les plus souvent négligés de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel. Peu importe à quel point le logiciel s'adapte à votre entreprise si votre personnel ne l'utilise pas correctement ou ne l'utilise pas du tout.

À l'autre extrémité du spectre, vous pourriez avoir un scénario où vos employés ont adopté le logiciel et l'utilisent à son plein potentiel, mais vous devez changer de logiciel pour une raison sans rapport. Lorsque vous passez à un nouveau logiciel, vous risquez de réduire la confiance de vos employés dans votre prise de décision. Il est beaucoup plus difficile d'obtenir l'adhésion la deuxième, troisième ou quatrième fois que vous demandez à votre personnel d'apprendre un nouveau logiciel.

Même si le logiciel que vous avez implémenté était relativement peu coûteux, voire gratuit, vous perdez du temps, de l'argent et l'adhésion de votre personnel.

Pour obtenir plus d'adhésion de votre personnel, lisez "3 façons de recueillir les commentaires des employés pour la sélection de logiciels".

Question n° 3 : « Les petites entreprises réduisent-elles leurs coûts en adoptant de nouveaux logiciels ? »

Oui, mais si vous ne pensez qu'à la réduction des coûts. vous manquez beaucoup d'avantages. La réduction des coûts en fait partie, mais un excellent logiciel doit être un multiplicateur de force qui vous aide à vous améliorer et à évoluer tout en réduisant les coûts.

Ce n'est pas de la magie, cependant. Vous n'allez pas obtenir de nouveau logiciel et tout à coup vos coûts baissent. Vous pourriez en fait avoir une flambée des coûts à court terme parce que vous devez payer des frais d'installation, des frais de licence et former votre personnel, mais vous devez penser à une réduction des coûts à long terme.

Par exemple, supposons que vous soyez une petite entreprise et que vous ayez constaté que la gestion de la paie vous prend du temps, des efforts et de l'argent. Vous décidez donc de vous procurer un logiciel de paie. Ce temps supplémentaire que vous gagnez avec le logiciel signifie que votre personnel de paie a plus de temps pour effectuer des tâches plus importantes.

En fait, selon le rapport In(Sight) 2020 de WorkMarket, 53 % des employés déclarent pouvoir économiser jusqu'à deux heures de travail par jour grâce à l'automatisation, et 78 % des chefs d'entreprise affirment que l'automatisation peut libérer jusqu'à trois heures de travail par jour. Le simple fait est que l'automatisation offerte par les logiciels permet à votre entreprise d'être plus efficace et productive.

Vous avez démarré une entreprise parce que vous avez vu un besoin dans votre communauté. Vous avez démarré une entreprise parce que vous avez une passion pour quelque chose. Si vous constatez que vous passez des heures par semaine sur des tâches manuelles et répétitives qui ne sont pas liées à votre passion, vous allez probablement vous épuiser.

Avec le logiciel, vous avez essentiellement externalisé ces tâches et pouvez vous concentrer sur ce qui vous passionne.

Cette efficacité et cette capacité d'évolutivité concernent l'ensemble de votre entreprise. Une fois que vous aurez libéré votre personnel pour qu'il se concentre sur des problèmes d'ordre supérieur, vous pourrez faire plus avec moins. Vous voulez toujours développer votre entreprise plus rapidement que vos effectifs ne doivent augmenter, et trouver le bon logiciel est un excellent moyen d'y parvenir.

Pour une introduction sur toutes les façons dont vous pouvez économiser de l'argent lors de l'achat de logiciels, consultez "Économisez de l'argent sur les logiciels avec ces secrets d'achat".

Choisir le bon logiciel pour votre entreprise ne doit pas être difficile

L'achat de logiciels peut être écrasant, et bien que le coût d'une mauvaise décision puisse être dévastateur, choisir le bon logiciel peut changer la donne pour votre entreprise.

Consultez quelques ressources supplémentaires sur le choix d'un logiciel !