10 erreurs courantes de Zoho CRM et comment les éviter ?

Les systèmes de gestion de la relation client ont aidé de nombreuses entreprises à se développer en rationalisant l'ensemble du processus de vente. Cependant, la condition la plus importante pour que la structure CRM fonctionne bien est un déploiement réussi du système. De nombreux facteurs contribuent à l'efficacité du système CRM en ligne . Ils incluent la garantie que toutes les fonctionnalités sont incluses, une implémentation orientée processus et des intégrations tierces correctes.

Peu importe à quel point l'accent est mis sur le fait de ne pas faire d'erreurs lors de la mise en œuvre du CRM, quelque chose ou une autre tourne mal facilement. Lorsque les systèmes CRM ont été introduits au début, ils offraient aux entreprises une stratégie à long terme pour engager et gérer rapidement les relations avec les clients, conclure davantage de transactions et automatiser tout type de tâches récurrentes.

Une idée fausse courante qui accompagne une implémentation de Zoho CRM est qu'elle est considérée comme un événement ponctuel. Les gens font l'erreur de penser qu'après la mise en œuvre de Zoho, tous les prospects perdus, les méthodes de vente cassées et le manque de suivi seront réparés. Même s'il est vrai que le système Zoho CRM est conçu pour prendre en charge le processus de vente de bout en bout, il faut également se rappeler que le système n'entraînera pas à lui seul la croissance de l'entreprise.

Par conséquent, il est nécessaire de considérer la mise en œuvre du CRM comme un processus important à long terme et à l'échelle de l'entreprise, par opposition à un événement ponctuel. Souvent, les managers ont les meilleures intentions mais leurs stratégies finissent par heurter le sol lors de la phase de mise en œuvre. Dans ce blog, nous verrons pourquoi en examinant les 10 erreurs courantes de Zoho CRM et comment les éviter .

1. Incapacité à souligner un problème

D'une manière ou d'une autre, cela a tendance à être l'une des erreurs les plus courantes lors du processus de mise en œuvre de Zoho CRM . Comprendre que vous avez un problème est la première étape. Vous avez peut-être aussi entendu cela auparavant, mais examinons ce point en référence au cycle de vente.

Vous devez comprendre que la stratégie CRM commence à se déployer dès que vous réfléchissez au choix d'un système CRM. Il est tout à fait possible de penser que vous n'avez même pas de problème. Vous devez savoir gérer tous les points de contact qu'un client potentiel peut éventuellement avoir avec votre entreprise.

Des facteurs tels que savoir comment passer au crible les e-mails, les points importants de votre bloc-notes, la gestion de vos enregistrements d'appels, les clients présents dans votre pipeline de ventes et les revenus qui peuvent être attendus le mois prochain sont tous importants. Si vous pensez que l'un de ces facteurs n'est pas compréhensible ou connu de vous, il y a de fortes chances qu'il y ait un problème dans votre cycle de vente.

Lorsque vous connaîtrez tous les problèmes, vous pourrez mieux utiliser les fonctionnalités offertes par le système CRM. Après tout, les systèmes CRM sont là pour vous aider et faciliter la gestion de votre vie professionnelle. Vous devez donc voir le problème pour ce qu'il est et le posséder car la bonne nouvelle est qu'il y a toujours une solution.

2. Défaut d'acheter la valeur du CRM

Vous devez vous rappeler que la communication est essentielle dans cette situation. En tant que manager, vous devez comprendre la valeur qu'un système CRM est capable d'apporter à votre entreprise. Une fois que vous aurez bien compris cette valeur, vous serez en mesure de mieux comprendre la situation dans son ensemble et la valeur que le CRM peut apporter à votre organisation.

Tous les employés sont comme des pièces de puzzle qui s'intègrent dans une vue d'ensemble de la croissance de votre entreprise. Obtenir un meilleur contexte de la façon dont le CRM peut prendre en charge ces rôles peut aider les employés à adhérer à la stratégie CRM. Vous pouvez aider votre équipe à tirer le meilleur parti de la valeur du CRM en tenant compte de facteurs tels que la stratégie de croissance commerciale du CRM, la valeur apportée par le CRM à chaque fois et à chaque organisation, et le contexte d'un processus CRM existant.

Tout au long de cela, l'important est de garder à l'esprit que l'équipe de vente a besoin d'une attention supplémentaire pendant le changement. Vous ne voudriez pas que l'équipe de vente pense que vous ajoutez une tâche banale à leur journée bien remplie déjà existante. Vous pouvez obtenir l'adhésion du professionnel de la vente expérimenté en offrant un contexte sur la façon dont le système CRM est conçu pour travailler sur des tâches et des problèmes fastidieux afin que l'accent puisse être mis sur la conclusion de transactions.

3. Défaut de communiquer les objectifs

Tout changement peut ouvrir la porte à l'incompréhension, à la perte de motivation et à la frustration. En tant que manager, vous pouvez définir des attentes dès le début. Peu importe si vos objectifs ne sont pas clairs pour le moment, vous pouvez donner à votre équipe une idée de l'endroit où vous voulez aller et de la manière dont le système CRM en ligne va vous aider à y parvenir.

Il doit être clair qu'un CRM est comme une stratégie fonctionnelle cohérente qui aide une équipe à conclure plus de transactions afin que l'entreprise puisse se développer. Vous pouvez garder votre équipe motivée en répondant à des questions telles que la nécessité de mettre en œuvre un système CRM, comment le système CRM prendra-t-il en charge les rôles individuels et comment un système CRM peut-il offrir un meilleur contexte sur ces processus ?

4. Aucun soutien exécutif continu

Évitez d'être le professionnel qui a une réunion avec le personnel pour disparaître plus tard. Il est nécessaire d'être présent et impliqué dans le processus d'intégration. De cette façon, vous ne donnerez pas seulement un nouveau processus à vos employés, mais vous intégrerez également un système dans un processus déjà existant.

Vos employés doivent pouvoir vous faire confiance et lorsque vous êtes proactif tout en gardant votre équipe responsable de l'intégration du processus, la mise en œuvre et le fonctionnement du CRM en ligne deviennent faciles. L'objectif doit être de maintenir l'équipe au courant en facilitant une communication régulière sur la manière dont les employés intègrent le CRM dans le processus.

En dehors de cela, vous devez également être en mesure de planifier des réunions individuelles avec les employés et de demander leur contribution spéciale sur l'amélioration des processus au sein du système CRM. De plus, vous devriez également être en mesure de tenir les chefs d'équipe responsables du soutien d'une stratégie à long terme avec l'intégration du système CRM.

5. Aucune stratégie en vigueur

Il est facile de savoir que nous avons besoin d'un système CRM, mais il est beaucoup plus difficile de mettre en œuvre et d'utiliser le système CRM de manière appropriée. Il est possible que vous ayez déployé votre système CRM pour cocher tous les éléments importants. Vous auriez également pu créer des rôles et des profils, migrer les données correctes, configurer l'automatisation du flux de travail, placer des formulaires Web sur votre site Web, planifier les rapports sur les pipelines de vente et configurer les affectations de prospects.

Cependant, les principaux défis surviennent lorsque vous obligez vos équipes à tout utiliser. Vous devez accorder toute l'attention voulue à cette partie pour que le travail puisse réussir. La configuration du système CRM en ligne et son déploiement ne constituent qu'une petite partie de l'ensemble de la stratégie CRM. La mise en œuvre du système CRM se poursuit également après le déploiement. Il s'agit d'une stratégie à long terme.

Vous pouvez prendre en compte des facteurs tels que la manière dont votre équipe utilisera le CRM, la manière dont l'équipe soutiendra les ventes, le marketing et le support client, la manière dont l'équipe sera tenue responsable de la mise à jour constante des données, la manière dont les employés seront formés et qui une formation CRM en ligne vous rendra disponible pour votre équipe.

Une stratégie de mise en œuvre efficace de Zoho CRM inclura le développement d'une culture d'entreprise où les clients sont au centre d'une entreprise. Vous devez être dévoué et cohérent avec vos objectifs et votre stratégie afin que le système CRM puisse soutenir la croissance de votre entreprise de la bonne manière.

6. Prendre plus de fonctionnalités que nécessaire

Une erreur courante lors du choix et de la mise en œuvre du système CRM est d'être attiré par plusieurs fonctionnalités sans vraiment comprendre si votre entreprise en a besoin ou non. De nombreux utilisateurs finissent par ne pas utiliser correctement les fonctionnalités de CRM.

Vous n'êtes pas obligé de choisir les utilisations les plus avancées et les plus riches en fonctionnalités. Au contraire, il est logique de déterminer les fonctionnalités les plus appropriées pour vous en fonction des besoins de votre entreprise. Assurez-vous que tout est aligné avec votre budget et vos priorités.

Avant la mise en œuvre, faites une liste de toutes les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser. Il sera également avantageux si vous finissez par obtenir les contributions de vos utilisateurs finaux tout en leur posant des questions sur les problèmes de flux de travail qu'ils souhaitent résoudre.

7. Ne pas former l'équipe

Le choix et la mise en place d'une structure CRM n'est que le début d'un long combat. Un système CRM en ligne robuste ne signifiera rien si personne ne comprend comment l'utiliser. Par conséquent, une mise en œuvre correcte et la formation des utilisateurs finaux à l'utilisation du système CRM sont importantes.

Ce faisant, vous aiderez votre équipe à comprendre le besoin et les avantages de l'utilisation du système et vous l'encouragerez également à intégrer le CRM dans ses tâches quotidiennes. Cela vous aidera à avoir un faible taux d'adoption. Les entreprises ont un long chemin à parcourir en ce qui concerne l'adoption du CRM.

Les entreprises doivent prendre conscience de l'importance que le système CRM est capable d'apporter tout en augmentant la performance commerciale. La meilleure façon d'éviter cette erreur est d'avoir un programme de formation approprié au bon endroit afin que les utilisateurs finaux puissent avoir une chance d'explorer le système avant de l'adopter officiellement dans les activités quotidiennes.

Prendre le soutien d'un consultant Zoho peut vous aider à former l'équipe à l'utilisation du CRM. Vous pouvez découvrir les conseils de formation tels que la planification, l'utilisation des ressources, la détermination des meilleures pratiques et la création de modules de formation pour tirer le meilleur parti d'un investissement CRM.

8. Ne pas utiliser le CRM mobile

L'avantage le plus important d'accéder à un CRM avec un appareil mobile est que vous pouvez le faire n'importe quand et n'importe où. C'est l'une des erreurs CRM courantes commises par de nombreuses entreprises. Vous devez réaliser que le CRM mobile vous permet de rester au top de vos tâches sans avoir besoin d'être devant l'ordinateur à tout moment.

Ne pas utiliser correctement l'application CRM mobile peut ralentir le temps de réponse aux clients et augmenter le risque de manquer des mises à jour importantes pour les clients. La plupart des vendeurs qui utilisent leur téléphone mobile sont en mesure de respecter leurs quotas de vente par rapport à ceux qui ne le font pas.

La plupart des équipes qui utilisent les CRM mobiles finissent également par améliorer leur productivité globale. Vous pouvez choisir un système CRM avec une excellente application CRM mobile et vous assurer que l'équipe commerciale la télécharge et l'utilise.

9. Défaut de maintenir des données propres et exactes

Les données client ressemblent davantage à la pierre angulaire d'un système CRM. Il est nécessaire de s'assurer que vous migrez et maintenez des données client correctes et mises à jour dans le système CRM en ligne .

Malgré la compréhension de l'importance de cela, de nombreuses entreprises tombent dans le piège de conserver de mauvaises données qui entraînent des prévisions de ventes inexactes et des informations client obsolètes. Toutes les données manquantes, obsolètes et incomplètes finissent par coûter cher aux entreprises.

Pour s'assurer que cela ne se produise pas, les organisations peuvent créer une pratique standard sur la saisie de données que l'équipe doit suivre. Par exemple, le processus d'identification des champs obligatoires à remplir lors de la création d'un nouveau profil client afin d'éliminer les doublons.

Cela peut inclure le nom complet, le nom de l'entreprise, les coordonnées, les détails de la ligne fixe et mobile, l'adresse et les profils de médias sociaux. En dehors de cela, vous pouvez également planifier des configurations périodiques pour nettoyer le système de maintenance. Cela peut aider à voir les informations en double ou manquantes, après quoi des mesures pour rectifier les choses peuvent être prises immédiatement lorsque le processus est effectué régulièrement.

10. Manque d'intégration

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un outil métier et de plusieurs applications logicielles est la possibilité d'intégrer des outils les uns aux autres. Tout échec à faire de même finira par diminuer le niveau de productivité car il oblige les utilisateurs à utiliser différents systèmes et à basculer entre différents outils commerciaux.

En conséquence, les risques de duplication des données et de connaissances commerciales dispersées augmenteront. La plupart des gens comprennent que le manque d'intégrations commerciales avec d'autres outils est l'un des plus grands défis de l'utilisation de la structure CRM .

Avant la mise en place du CRM, faites une liste détaillée de tous les outils commerciaux et voyez s'ils sont compatibles entre eux ou non. Les fournisseurs de CRM doivent disposer d'une liste d'intégrations natives et tierces disponibles pour utiliser le système. Si vous avez un système CRM et que vous envisagez de vous abonner à d'autres outils, vous pouvez faire de même en vérifiant si le CRM s'intègre ou non à ces outils.

Si vous découvrez que le CRM ne s'intègre pas à un outil métier, vous pouvez également consulter un consultant Zoho . Le consultant présentera un outil d'automatisation qui peut connecter des applications et des services. Deux ou plusieurs applications seront facilement connectées pour automatiser toutes les tâches répétitives sans avoir besoin de coder ou de dépendre des développeurs pour l'intégration.

Conclusion

Faire des erreurs CRM peut coûter cher. Ils n'incluent pas seulement les impacts financiers, mais ils entraînent également une perte de temps précieux et de gestion des données clés des clients. La bonne chose est qu'une recherche minutieuse sur des aspects importants tels que connaître les bonnes fonctionnalités, les intégrer de manière appropriée et suivre le processus de mise en œuvre peut éviter les erreurs CRM courantes .

Vous pouvez considérer toutes les erreurs mentionnées ci-dessus afin qu'elles puissent être évitées ou vous pouvez faire un meilleur travail et prendre le soutien d'un consultant Zoho . De cette façon, votre entreprise sera empêchée de faire des ratés potentiels sur la route.