Un aperçu complet de Zoho Sign

Dans un monde où tout devient de plus en plus numérique, nos vies ont commencé à dépendre de plus en plus de méthodes numérisées. Pensez à un outil qui permet aux entreprises de conclure rapidement des accords et de faire en sorte que le processus de signature se fasse dans le cloud sans aucun tracas. Un logiciel qui permet aux employés des organisations de se débarrasser de tous les soucis liés à la numérisation, l'impression et la télécopie des documents. Cela semble transparent, non ?

Eh bien, le logiciel de signature électronique de Zoho Sign fait exactement cela. Cela entraîne essentiellement la signature d'un contrat qui peut avoir lieu à tout moment, n'importe où et sur n'importe quel appareil. La mise en œuvre de Zoho Sign est d'une grande importance pour les organisations de toute taille, que ce soit dans l'immobilier, la santé, la construction, la fabrication, etc. Il est pratique, accessible et convivial.

De plus, avec l'utilisation généralisée de COVID-19, un nombre croissant de personnes qui se tournent vers le travail à domicile et tout devient entièrement sans papier, la mise en œuvre de Zoho Sign est devenue plus importante que jamais.

Dans ce blog, nous vous proposons un aperçu complet de Zoho Sign. Cependant, nous commencerons d'abord par comprendre en détail ce qu'est Zoho Sign .

Qu'est-ce que Zoho Sign ?

Zoho Sign est un outil de signature numérique conçu pour permettre aux entreprises de conclure des affaires en quelques minutes tout en réalisant de manière transparente le processus de signature dans le cloud. Il s'agit d'un service qui élimine toute la tension, le temps et l'argent supplémentaires nécessaires au transport et à la numérisation de documents papier en permettant aux utilisateurs et à leurs clients de signer numériquement et de vérifier les documents juridiquement contraignants.

L'utilisation de Zoho Sign aide à optimiser le processus de signature de contrats en déplacement depuis n'importe quel endroit et depuis n'importe quel appareil. Ceci afin de faire avancer les transactions grâce à l'intégration de l'application avec une variété d'applications Zoho et d'autres applications tierces telles que OneDrive, DropBox, Google Drive et autres. Cela fait de Zoho Sign une solution précieuse pour les PME et les grandes entreprises dans un large éventail de secteurs, notamment l'immobilier, la fabrication, la santé et la construction.

Avec la connexion Zoho Sign , un niveau de sécurité peut être expérimenté pour la confidentialité et la confidentialité des documents. Il utilise des pistes d'audit, des codes d'accès et une vérification multifactorielle pour protéger les documents. De plus, cela garantit également que les documents signés numériquement dans l'application Zoho Sign ont un traitement juridique similaire, tout comme les signatures manuscrites conformément aux actes juridiques.

L'utilisation de Zoho Sign prend en charge divers fichiers tels que pdf, doc, docx, txt, jpeg, png, etc. En dehors de cela, il peut également être utilisé dans divers navigateurs Web populaires tels que Google Chrome, Mozilla Firefox, etc. Zoho Sign est une solution confortable et accessible pour tous les utilisateurs. Ce qu'il faut retenir, c'est qu'il n'est pas nécessaire d'avoir un compte pour signer un document. Il suffit d'un e-mail contenant un lien unique pour que le destinataire puisse accéder et signer le document.

Zoho Sign – Signature, envoi et gestion de documents

Zoho Sign offre un moyen rapide de signer, d'envoyer et de gérer des documents. Vous pouvez découvrir à quel point il est facile de signer, d'envoyer et de gérer numériquement des documents juridiquement contraignants dans les étapes mentionnées ci-dessous.

Envoi d'un document

En utilisant Zoho Sign, vous pouvez envoyer un document aux destinataires en un clin d'œil. Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer le document.

• Télécharger : allez-y et téléchargez les documents depuis le lecteur local de votre appareil ou importez-les depuis votre service de stockage en nuage préféré.
• Ajouter des destinataires : ajoutez maintenant les destinataires, définissez les rôles et définissez un ordre de signature pour un document.
• Envoyer : Enfin, placez les champs du formulaire pour chaque signataire et appuyez sur le bouton d'envoi.

Signer un document

La mise en œuvre d'un outil de signature numérique tel que Zoho Sign permet aux utilisateurs de signer facilement des documents. Suivez les étapes ci-dessous pour signer les documents où que vous soyez.

• Ouvrir le lien : Vous pouvez commencer le processus de signature en cliquant sur le lien qui vous est envoyé par e-mail.
• Entrez le code d'authentification : Allez-y et entrez le code d'authentification lorsqu'il est appliqué et lancez le processus de signature.
• Remplissez les valeurs des champs : remplissez tous les champs pour terminer le processus de signature de manière complète et efficace.

Gestion des documents

Avec l'utilisation de Zoho Sign, vous pouvez gérer les documents de manière transparente. Suivez les étapes mentionnées ci-dessous pour gérer les documents.

• Vérifier l'état du document : pour commencer, vérifiez l'état du document lors de l'exécution et prenez des mesures rapides en fonction de l'état.
• Terminer les pistes d'audit : vous pouvez obtenir un historique complet de toutes les actions effectuées sur un document, ainsi qu'une certification d'achèvement pour les documents terminés.
• Personnalisez les modèles : démarrez le processus de création de modèles personnalisables et utilisez-les à tout moment en cas de besoin.

Avantages de Zoho Sign

Zoho Sign est en fait une solution très pratique et fiable pour toutes les entreprises qui ont besoin de gérer la signature de documents et de contrats juridiquement contraignants en ligne. Il est livré avec divers avantages qui aident énormément à rationaliser le processus de signature électronique. Certains des avantages de Zoho Sign incluent :

1. Processus de signature de document personnalisé

Zoho Sign vous permet de signer et d'envoyer différents types de documents allant des propositions, des règles et politiques de l'entreprise, des contrats indépendants, des accords de non-divulgation, des contrats de location, des bons de commande, etc. Avec cela, l'application offre les outils qui aident à la personnalisation ou adapter les documents officiels envoyés en fonction des différents besoins.

Une personne peut créer un modèle personnalisé une fois et l'enregistrer pour le réutiliser ultérieurement. De plus, les documents peuvent également être marqués avec des e-mails et des logos d'entreprise pour incorporer l'image de marque. Pour gagner du temps, on peut envoyer plusieurs documents en une seule fois tout en les faisant tous signer en même temps.

De plus, Zoho Sign permet également de définir une date d'expiration pour les documents. Il envoie des notifications à l'approche de la date limite pour s'assurer que les documents confidentiels ne sont ni oubliés ni laissés pour compte.

2. Suivi des documents officiels

La mise en œuvre d'un logiciel de signature électronique tel que Zoho Sign aide à rester au top des documents en s'assurant que l'on a un accès complet, une vue d'ensemble et un contrôle des documents officiels. Pour vous assurer que vous restez complètement aligné avec des destinataires individuels ou différents, vous pouvez également laisser une note sur n'importe quel document officiel ou communiquer en utilisant les messages privés et de groupe de l'application.

Chaque fois qu'un destinataire interagit avec un document officiel, l'expéditeur en sera informé. Toutes les actions, y compris l'affichage, la signature et l'achèvement du processus de signature, seront connues d'un signataire. Puisqu'il est très important de s'assurer que le document n'est en aucun cas négligé, des notifications sont également envoyées au destinataire à titre de rappel à tout moment lorsqu'un document doit être signé.

3. Documents sûrs et conformes à la loi

Le fondamental sur lequel l' outil de signature numérique de Zoho Sign est créé est en fait basé sur la cryptographie à clé publique qui assure la sécurité et la conformité légale des signatures numériques. L'outil utilise une haute sécurité dans le cryptage et la protection des documents car il est basé sur une infrastructure à clé publique.

Zoho Sign est protégé par un cryptage AES-256 et en transit ; le cryptage SSL protège également vos fichiers. De plus, il est livré avec un accès basé sur les rôles qui aide à définir les autorisations et à définir les rôles des utilisateurs. Cela offre un immense contrôle sur qui est autorisé ou refusé l'accès à un document.

Essentiellement, le processus d'authentification est si avancé qu'il envoie immédiatement un e-mail au signataire pour garantir que le bon destinataire ou les bons destinataires ont reçu le document. Il est livré avec des pistes d'audit qui aident à surveiller le processus de signature et les modifications du document.

4. Optimisation des workflows de signature

Avec l'aide des partenaires de mise en œuvre de Zoho pour l'adoption de Zoho Sign, les entreprises peuvent rationaliser les processus manuels qui permettent d'économiser du temps et des erreurs. Par exemple, le logiciel est tel qu'il vous permet d'ajouter plusieurs destinataires pour un document tout en accélérant le temps de réponse.

Lorsqu'il y a un ordre que vous devez suivre pour envoyer des documents à signer, un ordre de signature peut être défini pour les destinataires. Avec l'aide d'un visualiseur de documents, on peut facilement vérifier les documents avant de les envoyer.

Le processus de prévisualisation vous permet d'ajouter des destinataires et des e-mails. En dehors de cela, vous pouvez également choisir d'imprimer le document, puis de le télécharger. Fondamentalement, le processus d'interaction avec les documents vous permet d'accéder à une page particulière et de vous déplacer dans les champs à l'aide de l'option glisser-déposer.

5. Collaboration à distance

L'utilisation de Zoho Sign offre une collaboration à distance sous la forme de différentes fonctionnalités. Il est possible pour l'expéditeur d'ajouter une note publique ou privée qui détaille les informations du document et réduit l'envoi des documents dans les deux sens pour plus de clarté.

Vous pouvez également définir des rappels opportuns qui aident à suivre l'état du document et à envoyer des rappels afin que le processus de signature puisse être accéléré en temps opportun. De plus, si l'expéditeur commet une erreur dans le document ou envoie le document à la mauvaise personne, il n'y a pas lieu de s'inquiéter car on peut simplement rappeler le document et annuler le processus de signature.

Essentiellement, il existe un contrôle complet qui permet à l'expéditeur d'approuver, de refuser ou de refuser des documents comme il le souhaite. La mise en œuvre de Zoho Sign permet de répondre très simplement aux besoins d'une personne.

Conclusion

Zoho Sign est essentiellement tout ce dont une organisation peut avoir besoin pour mener à bien le processus de signature sans papier. On peut signer, envoyer et gérer des documents à peu près partout et à tout moment.

Si vous dirigez une entreprise, vous pouvez faciliter le processus de conclusion d'accords, d'envoi, de signature et de gestion de documents en vous associant à des partenaires de mise en œuvre experts de Zoho comme Encaptechno. Mettez en œuvre le remarquable Zoho Sign dès aujourd'hui pour garantir une signature de documents sans effort, sûre et conforme à la loi.