Zoho Workdrive 3.0 – Tout ce que vous devez savoir

Les entreprises et les professionnels du monde entier ont commencé à adopter le modèle de travail hybride. C'est la raison pour laquelle tant de processus commerciaux se sont déjà déplacés sur Internet. Les outils qui améliorent une entreprise sont accessibles rapidement et il est également facile de collaborer avec les équipes distribuées en priorité.

Par conséquent, Zoho a mis au point la dernière version de Zoho WorkDrive qui permet d'accéder aux fichiers et de collaborer avec une équipe depuis n'importe quel endroit. Il s'agit d'un système de gestion de fichiers en ligne qui aide les utilisateurs à tirer le meilleur parti des fonctionnalités pour une meilleure concentration de l'équipe sur les objectifs et pour la conduite d'une main-d'œuvre productive.

Zoho se rend compte qu'au milieu d'une transition, de l'accessibilité des données et de la collaboration de contenu, de nombreuses organisations sont confrontées à des problèmes de stockage de fichiers en ligne . D'où l'introduction de Zoho WorkDrive 3.0 pour accéder, collaborer et optimiser les données où que vous soyez.

Dans ce blog, nous comprendrons tout sur Zoho WorkDrive 3.0 en détail.

Création d'API WorkDrive

WorkDrive 3.0 s'intègre facilement aux applications professionnelles et rationalise également le flux de données dans une entreprise. Il s'agit d'un système de collaboration de fichiers basé sur le cloud qui peut être facilement intégré à d'autres applications ou outils tiers. Il est livré avec les fonctionnalités mentionnées ci-dessous.

1. Optimiser les dossiers d'équipe

Les dossiers d'équipe sont comme un espace de travail virtuel où il est possible de créer, partager et même collaborer sur des fichiers. Avec Zoho WorkDrive 3.0, il est désormais possible d'aider vos équipes à accéder et à travailler efficacement sur des documents grâce à de nouvelles améliorations.

• Épingler un dossier : Le nombre total de dossiers d'équipe créés dans une entreprise peut être un nombre important. Avec ces dossiers, il peut être assez difficile de trouver des données lorsque cela est nécessaire.
  Si vous êtes en communication avec vos clients mais que vous ne trouvez pas le dossier contenant les détails du projet pour ce client, il peut y avoir un problème. La fonction Épingler permet aux utilisateurs de localiser les dossiers d'équipe en les épinglant en haut de la liste.

• Meilleure interface : Zoho WorkDrive 3.0 est une plate-forme de collaboration de contenu qui offre une vue détaillée des dossiers d'équipe afin que vous puissiez trouver les bonnes données au bon moment. Vous pouvez trouver les dossiers d'équipe que vous avez épinglés ainsi que ceux que vous êtes censé rejoindre.
  Dans cette mise à jour, il existe également une fonctionnalité pour ajouter une capacité qui aide à déterminer quels dossiers d'équipe doivent être affichés sur le panneau latéral gauche. De plus, il est également possible d'afficher tous les dossiers d'équipe, uniquement ceux qui sont épinglés, et parfois aucun.

• Dupliquer le dossier d'équipe : Un espace partagé qui est fait pour une équipe ou un but fixe est appelé un dossier d'équipe. Pensez à un hôpital qui est censé partager les mêmes plans de soins aux patients avec différentes infirmières ou médecins.
  Les nouvelles fonctionnalités de Zoho permettent aux utilisateurs de copier le dossier complet de l'équipe pour le partager et collaborer avec un ensemble différent de membres.

2. Meilleure visibilité du contenu

C'était une chose du passé de faire défiler de haut en bas pour localiser les bons documents. Le Zoho WorkDrive 3.0 aide à voir plus d'éléments dans un dossier en utilisant le mode d'affichage compact de WorkDrive.
Les membres de l'équipe peuvent facilement vérifier le contenu d'un dossier et en prendre note car le WorkDrive 3.0 améliore la visibilité du contenu.

3. Travailler en déplacement

Dans le monde actuel, la plupart des appareils mobiles sont devenus une extension des appareils de bureau. Le Zoho WorkDrive 3.0 apporte les dernières améliorations de l'application mobile. Certains d'entre eux sont mentionnés ci-dessous.

• Accéder aux dossiers : l'ensemble du processus d'autorisation d'accès hors connexion à chaque fichier peut prendre beaucoup de temps. Zoho WorkDrive 3.0 vous permet de rendre un dossier complet disponible hors ligne pour accéder aux fichiers de travail lors de vos déplacements. C'est même sans une connexion Internet fonctionnelle.
• Créativité améliorée : que vous travailliez sur un plan de conception ou que vous créiez un personnage, il est possible de créer et de télécharger sur le WorkDrive à l'aide de Scribble. Vous pouvez utiliser le crayon, le croquis, la palette de couleurs et la gomme pour donner vie à vos idées.
• Widgets : Si vous en avez assez de vous connecter à une application mobile à chaque fois pour trouver un fichier ou télécharger un document, les widgets peuvent être utilisés pour télécharger des images et rechercher WorkDrive directement depuis l'écran d'accueil.

4. WorkDrive Genie (bêta) pour Mac

Il y a eu de nombreuses demandes pour la mise à jour de WorkDrive depuis son lancement. Zoho a introduit le nouveau WorkDrive Genie (bêta) pour Mac dans le nouveau Zoho WorkDrive 3.0.
Les utilisateurs Windows et Mac peuvent facilement modifier les fichiers stockés dans WorkDrive à l'aide d'une application compatible à partir du bureau.

5. Format de document normalisé

De la documentation juridique aux journaux des clients et aux dossiers des employés, les modèles aident à créer des fichiers avec un paramètre de document cohérent. La nouvelle version de Zoho WorkDrive 3.0 s'accompagne de deux améliorations majeures.

• Catégoriser les modèles : La plupart des entreprises du monde actuel nécessitent l'utilisation de modèles à de nombreuses fins. Cela peut souvent rendre difficile la recherche et même la gestion des documents en un seul endroit.
  La nouvelle version est livrée avec des catégories. Avec la création de catégories, il devient facile de regrouper les modèles comme vous le souhaitez.

• Rechercher des modèles : la recherche d'un nouveau modèle n'est plus une tâche difficile. On peut trouver le modèle souhaité en utilisant la barre de recherche intégrée. Tout ce que vous avez à faire est de connaître le nom, l'auteur et le mot-clé dans le contenu afin de pouvoir effectuer une recherche directement à partir de cette barre.
  Dans la nouvelle amélioration, vous pouvez utiliser la recherche globale pour trouver un modèle dans la galerie sans avoir à parcourir les modèles manuellement.

6. Améliorations de l'aperçu

La nouvelle version de Zoho WorkDrive 3.0 vous permet de prévisualiser les PDF et même les images dans une large gamme de tailles.
La nouvelle fonctionnalité des améliorations de l'aperçu permet de zoomer et dézoomer facilement, de réinitialiser le zoom pour l'adapter à la taille d'une fenêtre et de passer à n'importe quelle page.

7. Intégrité des données

L'objectif des modèles de données est de classer et d'organiser la plupart des fichiers au niveau de l'équipe. Avec la nouvelle mise à jour du système de collaboration de fichiers basé sur le cloud introduite par Zoho WorkDrive 3.0, il est possible d'aider les utilisateurs à associer automatiquement un modèle de données.
De plus, il est également possible d'ajouter automatiquement les propriétés personnalisées à chaque fichier ou dossier. C'est ainsi que la plupart des utilisateurs peuvent rechercher et localiser instantanément le fichier requis.

8. Gérer les fichiers collectés

Zoho WorkDrive aide à recevoir des documents d'utilisateurs internes et externes. Il est livré avec des fonctionnalités améliorées pour gérer le processus de collecte.

• Catégoriser les fichiers : Le stockage de tous les fichiers en un seul endroit compliquait l'accès aux bonnes données au bon moment. La nouvelle version de Zoho WorkDrive 3.0 permet aux utilisateurs de créer un dossier pour chaque utilisateur en fonction de son nom, de son numéro de téléphone et de son adresse e-mail.
• Rapport de collecte : Il est nécessaire de recevoir les fichiers en toute sécurité mais il est important de connaître les détails de soumission. Ces collections peuvent prendre un certain temps et être spécifiques à l'utilisateur. Vous pouvez obtenir un journal détaillé de tous ceux qui ont soumis les fichiers et à quelle heure en créant un rapport de collecte.

9. Annotations de PDF et d'images

Les annotations sont appelées notes ajoutées à un texte ou à un diagramme pour fournir des informations supplémentaires. La nouvelle version de Zoho WorkDrive 3.0 est livrée avec des fonctionnalités d'annotation de PDF et d'image.

• Annotation PDF : Les PDF sont massivement utilisés dans une organisation et souvent, vous voudrez peut-être même travailler avec un client ou un membre de l'équipe sur un portefeuille. En utilisant Zoho WorkDrive 3.0, vous pouvez facilement utiliser l'annotation et collaborer avec l'équipe. La plupart des utilisateurs peuvent également accéder à une page et ajouter des commentaires à un texte ou à une zone de la page.
• Annotation d'image : Supposons que vous ayez travaillé sur une création avec votre designer et que vous souhaitiez faire des suggestions lors de l'envoi de la conception. En utilisant l'annotation d'image, vous pouvez facilement ajouter des commentaires sur n'importe quelle partie spécifique d'une image et également travailler avec votre concepteur.

10. Expérience vidéo améliorée

Les vidéos peuvent être utilisées dans la plupart des organisations pour augmenter la portée, l'engagement et même les ventes. Zoho comprend l'importance des vidéos et apporte trois fonctionnalités principales.

• Annotation vidéo : imaginez que l'équipe travaille sur une vidéo marketing et qu'elle doit être envoyée à l'équipe produit pour examen. Une fois la vidéo envoyée à l'équipe produit, elle notera les images qui doivent être modifiées et les communiquera à l'équipe marketing à l'avance.
  À l'aide des annotations vidéo, l'équipe peut accéder à n'importe quelle image et ajouter des commentaires avec un horodatage. C'est ainsi que l'équipe pourra directement partager ses attentes et que l'équipe marketing pourra travailler efficacement sur la vidéo.

• Image de couverture vidéo : Le Zoho WorkDrive 3.0 ajoute beaucoup plus de visibilité et de valeur à une vidéo en utilisant l'option d'image de couverture du WorkDrive. Vous avez également la possibilité de modifier l'image de couverture par défaut générée par le système.
  WorkDrive est livré avec une option permettant de remplacer les images par défaut par une image de couverture personnalisée tout en affichant uniquement ce qu'il y a dans la vidéo. Les images nouvellement mises à jour peuvent désormais apparaître dans tous les aperçus, les vues intégrées et sous forme de vignette dans la liste.

• Chapitres vidéo : La plupart des vidéos ont tendance à être ennuyeuses. C'est pourquoi Zoho WorkDrive 3.0 est livré avec des chapitres pour naviguer facilement entre les sections.
  Les chapitres vidéo aident également à diviser une vidéo en sections afin que vous puissiez voir ce qui est couvert dans la vidéo et passer au sujet qui vous intéresse.

11. Meilleure sécurité

Le partage permet à la plupart des entreprises d'envoyer des fichiers importants aux clients, partenaires commerciaux et parties prenantes. Il s'agit d'une nouvelle fonctionnalité qui s'accompagne de deux améliorations pour rendre les liens externes beaucoup plus sécurisés.

• Mots de passe : les organisations partagent des fichiers sensibles avec leurs partenaires commerciaux et, par conséquent, il est important de partager le contenu en toute sécurité car il peut sortir de l'entreprise.
  Zoho WorkDrive aide à obliger tous les utilisateurs à définir des mots de passe lorsqu'il s'agit de créer des liens de partage externes. Cela aide également à définir une politique de mot de passe fort si nécessaire tout en sécurisant les liens.

• Période d'expiration : Il y a des moments où de nombreuses entreprises doivent partager des accords officiels, des avis juridiques et des lettres d'offre. Zoho WorkDrive 3.0 est livré avec une amélioration qui permet aux utilisateurs de définir une période d'expiration par défaut pour les liens de partage externes et les liens de téléchargement afin de restreindre tout accès indésirable.
  La période d'expiration par défaut peut également être appliquée automatiquement. De plus, les utilisateurs peuvent choisir de modifier manuellement et même de désactiver la date d'expiration si nécessaire.

12. Mode de notification

Enfin, le Zoho WorkDrive 3.0 aide également les utilisateurs à décider du mode de notification afin qu'il soit facile de savoir ce qu'il advient d'un fichier d'entreprise tout en étant mis à jour sur les tâches et les projets d'équipe.
Le Zoho WorkDrive vous aide à choisir la liste des notifications dont vous avez besoin ainsi que le type de support nécessaire pour recevoir les notifications.

Conclusion

Il n'est jamais nécessaire de s'inquiéter du transfert des données de l'entreprise lorsqu'il s'agit d'opter pour WorkDrive. À l'aide de Zoho WorkDrive 3.0, vous pouvez facilement déplacer les fichiers depuis un ordinateur de bureau ou d'autres services cloud.

La chose importante à retenir est que toutes les entreprises utilisent des données, quel que soit leur secteur d'activité. L'objectif principal est d'offrir aux utilisateurs un outil de gestion de données efficace pour partager, stocker et travailler ensemble sur des documents.

Par conséquent, des améliorations Zoho WorkDrive sont publiées chaque année pour améliorer la gestion des fichiers en ligne. Dans les temps à venir, tous les utilisateurs peuvent attendre avec impatience les nouvelles mises à jour passionnantes de Zoho avec de nombreuses nouvelles fonctionnalités.