Votre guide ultime pour choisir un webinaire Zoom ou une réunion [Comment maîtriser les deux !]

Des études montrent que les entreprises américaines perdent environ 37 milliards de dollars par an à cause de réunions inutiles ! La bonne (ou la mauvaise) réunion peut avoir un impact important sur le succès de votre entreprise.

C'est pourquoi connaître les meilleures pratiques d'un webinaire Zoom par rapport à une réunion peut faire ou défaire vos objectifs hebdomadaires. Si vous vous demandez quelle est la différence entre un webinaire Zoom et une réunion, alors vous êtes au bon endroit !

Examinons chacun d'eux et apprenons à les utiliser pour atteindre vos objectifs.

Webinaire Zoom vs réunion : quelle est la différence ?

Si vous vous apprêtez à organiser un événement virtuel, vous vous demandez peut-être si vous devriez en faire un webinaire ou une réunion. Une fois que vous avez déterminé les principales différences, il est beaucoup plus facile de déterminer ce qui vous convient le mieux.

Webinaire Zoom

Utilisez un webinaire sur Zoom lorsque vous souhaitez organiser un événement virtuel . C'est à ce moment que vous présentez des informations ou invitez un ensemble de panélistes et de conférenciers à partager leurs connaissances. Vous pourriez avoir une entrevue individuelle avec un invité spécial ou utiliser une présentation PowerPoint.

Les webinaires Zoom limitent généralement les participants au mode "affichage uniquement", un peu comme un cours ou une conférence. Ils peuvent interagir via des questions-réponses, discuter ou répondre à des questions de sondage, mais ils ne peuvent pas parler pendant la présentation.

Certains webinaires permettent aux téléspectateurs de poser des questions à la fin du webinaire. Mais pour la plupart, les téléspectateurs d'un webinaire sur Zoom n'ont pas la permission de faire des choses comme se renommer ou interrompre l'orateur.

Réunion Zoom

Le but d'une réunion Zoom est de reproduire une réunion en personne mais de l'héberger virtuellement. Pour cette raison, ils sont beaucoup plus petits que les webinaires Zoom afin que tout le monde puisse y participer.

Lorsque vous pensez à une réunion régulière, il peut y avoir un conférencier principal tandis que d'autres participants peuvent partager leurs pensées, opinions et idées tout au long. Les réunions Zoom accueillent la collaboration et la communication en tête-à-tête.

Les autorisations pour les participants sont également généralement disponibles afin que chacun puisse activer et désactiver son microphone et sa vidéo comme bon lui semble. Tout le monde a également la possibilité de partager son écran et de voir qui d'autre est présent.

Comment choisir entre un webinaire Zoom et une réunion

Certaines des principales différences entre une réunion Zoom et un webinaire sont les caractéristiques de chacun. Déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre événement en ligne peut vous aider à choisir le format virtuel qui vous convient.

1. Rôles des participants

Selon Zoom, il existe différents rôles de participant pour chaque type d'événement virtuel. Par exemple, vous avez un hôte et un co-hôte ainsi que le ou les participants aux réunions Zoom. Alors qu'un webinaire Zoom a un hôte, un co-hôte, ainsi que des panélistes et des participants.

Dans une réunion Zoom, l'hôte peut faire en sorte que les participants soient mis en sourdine à l'entrée pour permettre aux participants de contrôler quand ils sont prêts à parler. Lors d'un webinaire, il est moins probable que les participants disposent de l'une de ces autorisations, car ils ne sont généralement pas censés participer à la présentation.

Conseil de pro : pour les réunions Zoom, assurez-vous que votre option de partage d'écran est désactivée pour tous les participants avant le début de la réunion. C'est pour éviter le "Zoombombing", c'est-à-dire lorsque des trolls non invités piratent votre réunion.

2. Taille de la réunion vs webinaire

Lorsque vous organisez une réunion par rapport à un webinaire sur Zoom, une différence clé est la taille des événements virtuels. Les réunions Zoom avec une licence gratuite peuvent inclure jusqu'à 100 participants. Vous pouvez inviter jusqu'à 1 000 personnes en fonction de votre plan Zoom et des modules complémentaires de réunion qu'ils proposent.

Gardez à l'esprit que plus le groupe est grand, plus il peut être difficile d'avoir une réunion efficace. La taille de votre réunion dépend de votre objectif et de la manière dont vous comptez rester sur la bonne voie.

Pour les webinaires Zoom, vous pouvez vous attendre à un public beaucoup plus large. Votre webinaire peut avoir entre 500 et 50 000 participants. Le nombre de personnes autorisées peut dépendre de la licence que vous avez achetée avec Zoom. Assurez-vous donc d'avoir la disponibilité si vous vous attendez à ce que votre webinaire décolle.

3. Autorisations de chat

La façon dont vous interagissez pendant l'événement Zoom en ligne peut différer selon que vous organisez un webinaire ou une réunion. Cela peut vous aider à déterminer quel type d'événement vous convient le mieux.

Chat Zoom dans les réunions

Une autre considération concerne les différences de communication par chat tout au long de l'événement en ligne. Pour les réunions, vous pouvez autoriser les participants à utiliser le chat en réunion. Cela permet à chacun d'envoyer directement un message à quelqu'un et de tenir des conversations tout au long de la réunion.

Les messages de chat privés ne sont ni enregistrés ni visibles par l'hôte. Mais, l'hôte peut enregistrer et télécharger la discussion de groupe pour référence future.

Chat Zoom dans les webinaires

L'une des principales différences entre les deux événements en ligne sur Zoom est que les webinaires ne permettent pas aux participants de discuter en privé. Au lieu de cela, ils peuvent utiliser le chat du webinaire de Zoom.

Ce chat peut être limité afin que seul l'hôte puisse voir ce que les gens publient. Ou vous pouvez autoriser tous les participants à voir les commentaires.

Conseil de pro : c'est une bonne idée d'avoir quelqu'un qui surveille votre chat de webinaire si vous êtes l'hôte. Si votre webinaire est ouvert et que tout le monde peut y participer, vous devrez peut-être contrôler votre chat et supprimer les personnes qui causent des problèmes.

C'est également formidable d'avoir quelqu'un pour répondre aux questions de base et aider les participants avec des préoccupations communes. Vous pouvez également utiliser la fonction de chat pour encourager les participants à agir, partager des liens et résoudre des problèmes techniques.

4. Déterminez vos objectifs

La première question à se poser est : "Quel est votre objectif pour la mise en place de cet événement virtuel ?" Allez-vous partager des informations, enseigner ou accueillir des panélistes ? Vous attendez-vous à ce que les participants aient une discussion et contribuent ?

Il est préférable de penser à une réunion Zoom de la même manière que vous abordez une réunion en personne. Utilisez les réunions pour un tête-à-tête avec un client ou un groupe de collègues collaborant sur un projet. Pour une réunion, vous vous attendez à ce que tout le monde parle et partage ses idées.

Considérez un webinaire comme un séminaire en ligne. Tout comme une conférence en classe, les participants sont assis dans le public désireux d'apprendre des conférenciers ou de l'hôte. Ils peuvent avoir l'occasion de lever la main et de poser une question à la fin. Mais pendant la majeure partie du séminaire, ils s'assoient tranquillement et écoutent.

Meilleures pratiques pour votre webinaire ou réunion Zoom

Maintenant que vous comprenez les différences et leurs nombreux avantages. Plongeons-nous dans d'autres bonnes pratiques qui peuvent vous aider à organiser un webinaire ou une réunion réussie sur Zoom.

Tester les problèmes techniques

Une fois que vous avez configuré votre réunion ou votre webinaire Zoom en ligne, assurez-vous que votre équipement fonctionne. Vous souhaitez tester votre connexion Internet et vous assurer également que vous disposez de la bonne licence Zoom, sinon votre événement pourrait être désactivé à mi-parcours !

Vérifiez votre arrière-plan en allumant votre appareil photo avant de commencer. Cela vous aide à régler l'éclairage et confirme également si tout dans le cadre est approprié et professionnel. N'oubliez pas de tester votre microphone et la qualité du son.

Suivez l'étiquette appropriée

Avant de commencer votre réunion ou votre webinaire, assurez-vous que tous les participants ou invités sont présents. Vous devrez peut-être attendre quelques minutes jusqu'à ce que les gens puissent se connecter. Soyez prêt à bavarder avec les personnes présentes pendant que vous attendez.

Anticipez les difficultés techniques et offrez votre aide si vous le pouvez. Ayez quelqu'un dans les coulisses qui peut vous aider en cas de problèmes techniques.

Vous n'avez pas besoin d'être parfait

C'est bien d'être préparé, mais si quelque chose d'inattendu se produit, ce n'est pas grave. Vos invités et participants comprennent que la réunion ou le webinaire est en direct. Informez simplement tout le monde de ce qui se passe et faites de votre mieux pour y remédier.

Ayez une liste de contrôle des choses à dire et à faire (comme battre un record !) avant de commencer. Cela garantit que vous n'oubliez pas une étape importante pour vous assurer que tout se passe bien.

7 meilleures pratiques pour un webinaire en ligne

Les webinaires sont de plus en plus populaires. Aujourd'hui, vous pouvez tout apprendre des experts du monde entier. Qu'il s'agisse de compétences en leadership, de livraison directe Amazon, de santé mentale ou de yoga, il y en a pour tous les goûts !

Zoom est la plateforme d'appel vidéo la plus populaire avec 300 millions de participants à des réunions quotidiennes dans le monde ! C'est un excellent point de départ pour créer votre webinaire en ligne.

Conseil de pro : si vous vous demandez comment enregistrer un webinaire, Zoom propose également un moyen simple. Cliquez simplement sur le bouton d'enregistrement du cercle directement sous votre fenêtre vidéo.

À la fin de votre réunion, votre vidéo, votre audio et votre transcription sont automatiquement téléchargés afin que vous puissiez les enregistrer instantanément.

Les webinaires en ligne ont élargi nos capacités à apprendre les secrets de l'intérieur auprès de professionnels qui excellent dans leur secteur. Si vous souhaitez mettre en valeur vos propres compétences pour créer un webinaire, vous devriez commencer par rechercher votre domaine.

Si vous souhaitez vendre votre webinaire ou l'utiliser pour générer du trafic vers votre site Web ou votre entreprise, assurez-vous de choisir le bon sujet. Pour ce faire, faites des recherches sur votre secteur d'activité.

1. Faites des recherches approfondies

Que recherche votre client idéal ? Quels sont leurs principaux points douloureux ? Si vous pouvez déterminer exactement ce qu'ils recherchent, vous pouvez créer un webinaire qui sera une ressource pour eux.

Ne devinez pas ce qui, selon vous, intéresse votre public cible. Vous pouvez combiner la recherche de mots-clés SEO, les forums de discussion sur les réseaux sociaux et consulter votre équipe de vente pour obtenir des informations sur les principales difficultés de votre public cible . Si vous parvenez à joindre votre public idéal au téléphone pour lui poser des questions directement, c'est encore mieux !

Assurez-vous d'interroger un grand nombre de personnes pour avoir l'idée la plus précise des points communs entre elles.

2. Décidez s'il s'agit d'un webinaire Evergreen

L'un des avantages d'un webinaire est que vous pouvez le rendre permanent ! Cela signifie que vous pouvez l'enregistrer et l'utiliser sur votre site Web ou sur une page de destination en tant que ressource permanente d'informations. À partir de là, vous pouvez le partager dans des campagnes de marketing par e-mail , de publicité ou de médias sociaux.

Les réunions Zoom peuvent également être enregistrées mais sont moins susceptibles d'être utilisées comme contenu précieux pour les clients potentiels. Un webinaire à feuilles persistantes est un excellent moyen de générer du trafic ou d'éduquer votre public cible sur votre domaine d'expertise.

Considérez-le comme le cadeau qui continue de donner. Vous n'avez pas besoin de passer une heure ou plus chaque fois que vous souhaitez présenter l'information. Vous avez maintenant un élément permanent de contenu premium à partager avec un minimum d'effort.

3. Ne sortez pas avec vous

Lorsque vous considérez quel contenu ferait un bon webinaire à feuilles persistantes, rappelez-vous que vous ne voulez pas parler de quelque chose qui a une date limite ou qui va être obsolète dans quelques mois ou années. Des sujets plus larges qui contiennent des concepts et des stratégies durables sont votre meilleur pari.

4. Racontez votre histoire

Pour attirer l'attention de votre auditoire dès le début, présentez-vous à l'aide d'une histoire. Vous ne voulez pas lire une longue biographie. Au lieu de cela, expliquez pourquoi vous êtes la meilleure personne pour partager ces informations.

Cela commence généralement par votre problème (le même que votre public), comment vous l'avez surmonté et comment vous avez réussi à le perfectionner et à devenir la personne qui réussit que vous êtes aujourd'hui.

Assurez-vous de sourire tout au long de votre histoire. Cela vous donne non seulement l'air accueillant, mais élève également votre voix pour que vous ayez l'air enthousiaste. Cela inspirera vos auditeurs et renforcera la confiance.

5. Gardez-les engagés

Maintenant que vous avez raconté votre incroyable histoire, vous devez garder votre public engagé tout au long de votre webinaire.

Pour ce faire, vous pouvez facilement utiliser des diapositives courtes et visuellement attrayantes. N'oubliez pas que les réunions en ligne sont encore plus difficiles à garder le public engagé, car les ordinateurs offrent de nombreuses distractions telles que les médias sociaux, les SMS et les notifications par e-mail.

Essayez de fournir un mélange de diapositives, de questions interactives, de quiz et de mini-défis ou tâches, ainsi que de vidéos, de musique, de gifs et d'images passionnants.

6. Entraînez-vous à parler

Votre ton et votre façon de parler sont des éléments essentiels d'un webinaire réussi. Faites semblant de parler à un ami ou à un collègue et gardez les choses sur le ton de la conversation. Il est préférable de s'adresser à vos auditeurs en tant que « vous » afin qu'ils aient l'impression que vous leur parlez directement.

Pratiquez l'intégralité de votre webinaire plusieurs fois avant de passer en direct. Si vous n'êtes pas à l'aise avec le matériel, votre public le saura et cela peut lui faire perdre confiance en vous. Utiliser un humour léger tout au long de votre présentation est acceptable tant qu'il n'est pas offensant.

7. Invitez des invités spéciaux

Une façon de vous assurer de ne pas endormir votre auditoire consiste à inviter un expert ou un leader d'opinion à faire une présentation. Cela aide à mélanger la présentation et vous donne également une pause.

Vous pouvez avoir plus d'un orateur et encourager une discussion entre eux en utilisant des questions pré-planifiées. Cela rend le webinaire encore plus intéressant et retient l'attention de vos participants.

Avoir des experts peut également augmenter la participation à votre webinaire, car ils amènent leur fidèle public avec eux. Assurez-vous que vous et vos invités spéciaux joignez vos efforts pour promouvoir le webinaire au préalable sur vos plateformes de médias sociaux.

7 bonnes pratiques pour une réunion Zoom réussie

Si vous avez décidé qu'une réunion Zoom est la bonne solution pour votre prochain événement en ligne, il y a quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit.

1. Bonne étiquette de caméra

Dans le passé, on croyait que garder votre caméra allumée et obliger tout le monde à le faire, garantissait une productivité et un engagement accrus. Pourtant, de nouvelles études démystifient ce processus de pensée dépassé.

En fait, avoir la possibilité d'éteindre votre caméra conduit à des réunions plus productives. En effet, les chercheurs ont découvert que les gens ont tendance à passer du temps pendant les réunions à se concentrer sur leur propre visage et à devenir gênés.

Éteindre leurs caméras leur permet de se concentrer davantage sur le contenu de la réunion. La meilleure pratique consiste à permettre aux participants de choisir s'ils veulent être filmés ou non. Si vous êtes l'hôte ou le présentateur, il est préférable que vous soyez devant la caméra lorsque vous parlez.

Il existe des exceptions compréhensibles à la caméra pour toute réunion, y compris les pauses toilettes, les urgences familiales ou d'autres interruptions. Dans ce cas, le participant éteindrait sa vidéo et son audio pour faire face à la situation.

La fatigue des écrans est réelle ! Permettez aux participants d'éteindre leurs caméras et de faire une pause. Cela peut se traduire par une réunion encore plus productive à la fin.

2. Mettez-vous en sourdine à moins de parler

Si vous ne parlez pas, vous devez vous mettre en sourdine. L'une des plus grandes perturbations lors des réunions est les personnes avec des bruits de fond forts. Cela peut être gênant et faire complètement dérailler votre réunion.

Établissez des directives au début de votre réunion afin que tout le monde connaisse le protocole. Vous pouvez également faire savoir aux participants qu'ils peuvent maintenir la barre d'espace enfoncée pendant les réunions Zoom pour parler. Cela agit comme un talkie-walkie et constitue un moyen facile d'activer et de désactiver rapidement le son.

3. Suivez un agenda

Vous ne pouvez pas rester sur la bonne voie pendant votre réunion sans un ordre du jour clair. Assurez-vous de vous mettre d'accord sur les objectifs et les buts de votre réunion avant de plonger. Pour ce faire, envoyez votre ordre du jour à tous les participants à l'avance afin qu'ils puissent se préparer.

Il est important de ne pas trop s'éloigner de votre agenda préétabli. Si d'autres problèmes surviennent, vous pouvez toujours planifier une autre réunion pour les résoudre plus tard. Ou vous pouvez suivre ces sujets après la réunion par e-mail.

4. Ayez une stratégie de chat

Une façon de garder la réunion sur la tâche et d'éviter les interruptions est de demander aux participants de poser des questions ou des réponses dans le chat de groupe. De cette façon, l'orateur peut compléter ses réflexions et répondre aux préoccupations individuelles lorsqu'il en a l'occasion.

Vous pouvez également demander que les discussions privées soient envoyées à la personne appropriée lorsque les questions ne font pas partie de l'ordre du jour de la réunion. Ceux-ci peuvent être enregistrés et téléchargés ultérieurement, de sorte que même si vous n'y accédez pas pendant la réunion, vous avez toujours la conversation à laquelle vous référer.

5. Respectez votre calendrier

Il est important de respecter votre échéancier et de ne pas dépasser le temps imparti pour la réunion. Vos participants ont une disponibilité limitée et ont leurs propres projets à reprendre. Si vous laissez les réunions durer dans le temps, cela enlève de la productivité qui coûte de l'argent !

De plus, les réunions virtuelles causent de la fatigue tout comme les réunions en personne. Pousser les gens au-delà de leurs limites provoque de l'épuisement et n'est pas la meilleure façon d'utiliser le temps de quiconque. En fait, même si cela semble être une tâche simple de participer à une réunion en ligne, votre cerveau est en fait surmené.

C'est en partie à cause de la fatigue oculaire que les écrans d'ordinateur provoquent au fil du temps. Mais aussi parce que le chat vidéo limite notre capacité à interpréter les expressions faciales et autres indices subtils. C'est fatigant pour le cerveau qui doit travailler plus dur et cause plus de stress. Ceci est connu sous le nom de "Zoom Burnout".

6. Partagez votre écran

Préparez une sorte de présentation visuelle lors de votre réunion Zoom pour éviter le "Zoom Burnout". Cela interrompt la réunion et donne à chacun quelque chose sur quoi se concentrer autre que les signaux non verbaux. C'est un moyen simple de concentrer tout le monde et de rester concentré sur la tâche.

Utilisez des diapositives et des images colorées pour garder les choses intéressantes. Ajoutez des vidéos et des gifs partout, qui attirent l'attention des gens et sont pertinents pour l'ordre du jour.

7. Gardez tout le monde engagé

Comme pour toute réunion, mais surtout les réunions virtuelles, il est facile pour les participants d'être distraits. Vous pouvez utiliser quelques techniques pour garder tout le monde engagé.

Tout d'abord, assurez-vous de varier le ton de votre voix. Vous ne devriez pas crier sur votre équipe, mais essayez de ne pas parler d'une voix monocorde. Cela amène les gens à se déconnecter et à arrêter d'écouter.

Vous devez également vérifier avec tout le monde dans la réunion. Prenez quelques minutes au début de votre réunion pour voir comment chacun va. Si votre équipe est principalement distante, vous voudrez peut-être consacrer plus de temps au rattrapage.

Dans l'ensemble, essayez de garder vos réunions virtuelles plus courtes que les réunions régulières. Les réunions en ligne ont tendance à être plus ennuyeuses que les réunions en personne, il est donc plus difficile de garder les gens engagés.

Créez votre meilleure réunion ou webinaire Zoom

Nous espérons que vous avez trouvé ces conseils utiles pour choisir entre un webinaire Zoom et une réunion. Maintenant que vous avez une meilleure compréhension des deux, vous êtes prêt à créer votre meilleure réunion ou webinaire Zoom pour votre événement en ligne !

Nous savons qu'il peut être difficile de suivre le paysage virtuel en constante évolution. Si vous avez besoin de conseils et d'assistance pour votre prochain projet de marketing en ligne, n'hésitez pas à contacter nos experts .

Foire aux questions sur un webinaire Zoom par rapport à une réunion

Q : Quelle est la différence entre un webinaire Zoom et une réunion ?

R : La différence entre une réunion Zoom et un webinaire se résume à l'objectif et aux caractéristiques de l'événement. Les réunions sont des événements en ligne hautement interactifs où tout le monde peut participer et discuter de projets, de mises à jour, de rapports, etc.

Les webinaires Zoom sont également hébergés en ligne, mais ils sont utilisés pour des vidéos en direct où les experts peuvent partager des informations privilégiées sur leur secteur. Les participants regardent le webinaire pour tirer profit de la leçon, un peu comme un séminaire en personne.

Q : Qu'est-ce qu'un webinaire Zoom ?

R : Un webinaire Zoom est un événement virtuel similaire à un séminaire ou à une salle de classe, sauf en ligne. Il y a des hôtes, des co-hôtes, des conférenciers invités spéciaux et des participants.

Les webinaires peuvent compter de 500 à 50 000 participants. Ils ont tendance à être plus grands parce que la majorité des participants se connectent en silence pour regarder et apprendre de l'hôte et des orateurs.

Q : Qu'est-ce qu'une réunion Zoom ?

Une réunion Zoom est une vidéoconférence virtuelle où vous pouvez discuter avec un groupe de personnes qui ont été invitées à l'événement. Tout comme les réunions en personne, celles-ci incluent un hôte, un ordre du jour, une heure fixe et une discussion entre les participants.

Une réunion Zoom peut compter de deux à 1 000 personnes. La licence gratuite de Zoom n'autorise que jusqu'à 100 participants aux réunions Zoom.

Q : Comment enregistrer un webinaire ?

L'enregistrement d'un webinaire est facile lorsque vous hébergez un webinaire Zoom. Une fois que vous avez commencé votre réunion, vous pouvez appuyer sur le bouton d'enregistrement du cercle. Vous entendez alors une voix automatisée disant "L'enregistrement a commencé". Si vous cliquez à nouveau sur le bouton, votre enregistrement s'interrompt et vous entendez « Enregistrement arrêté ».

Vous pouvez également utiliser un enregistreur d'écran tel que Movavi Screen Capture pour Windows, Screen Capture ou Loom. Ce sont d'excellentes options si vous souhaitez enregistrer un webinaire que vous regardez mais que vous n'hébergez pas.

Q : Qu'est-ce qu'un webinaire Evergreen ?

Un webinaire permanent est un webinaire en ligne préenregistré qui est utilisé comme contenu à la demande. Vous pouvez utiliser l'enregistrement de votre webinaire en direct ou télécharger des fichiers multimédias sur une plateforme de webinaire.

Cela vous permet de partager votre webinaire et de l'utiliser comme matériel promotionnel. Vous pouvez également vendre votre webinaire préenregistré en tant qu'entonnoir de vente automatisé.