10 jenis faktur umum

Menjalankan bisnis terkait erat dengan penerbitan faktur dan ini datang dalam berbagai bentuk dan ukuran. Beberapa sama-sama familiar, sementara yang lain harus kita terbitkan sekali dalam bulan biru. Namun, sebagai profesional, kita harus tahu bagaimana memilih dan mengeluarkan semua jenis. Artikel ini akan menguraikan dasar-dasar yang diperlukan untuk membantu Anda membedakan dan dengan cepat memilih jenis faktur yang tepat.

Jenis faktur – daftar isi

1. Faktur proforma
2. Faktur pembayaran di muka
3. Faktur penjualan
4. Faktur berulang
5. Faktur sebagian
6. Faktur akhir
7. Ringkasan faktur
8. Nota kredit
9. nota debit
10. Faktur PPN

Faktur proforma

Faktur proforma, atau seperti yang dikatakan beberapa orang sebagai faktur awal, adalah solusi yang dirancang untuk memamerkan penawaran Anda kepada pelanggan. Jika mereka menerima syarat dan ketentuan Anda, mereka akan membayar faktur dan Anda dapat mengirimkan barang atau jasa secara rinci.

Jika pelanggan tidak menerima syarat dan ketentuan Anda, mereka tidak perlu membayar. Itu karena menerbitkan faktur proforma tidak mewajibkan pelanggan untuk membayar atau menciptakan kewajiban pajak apa pun.

Kondisi apa yang menyiratkan kewajiban seperti itu? Hanya ketika pelanggan membayar proforma invoice. Dalam kasus seperti itu, Anda harus mengeluarkan faktur biasa dan membayar semua pajak yang terkait dengan penjualan. Apa yang Anda dapatkan adalah uang bahkan sebelum pemrosesan pesanan. Bagaimana dengan pelanggan Anda? Mereka juga diuntungkan karena faktur proforma memungkinkan pelanggan dengan mudah dan bebas membandingkan penawaran dari beberapa perusahaan untuk memilih yang tepat.

Faktur pembayaran di muka

Sepintas, tagihan di muka mirip dengan proforma. Tapi lihat lebih dekat dan Anda akan menemukan mereka bervariasi. Faktur di muka melibatkan kewajiban untuk membayar, sedangkan faktur proforma hanyalah proposal untuk menandatangani kontrak penjualan.

Kapan faktur di muka merupakan pilihan yang baik? Jelas, jika Anda perlu berkomitmen, dari sudut pandang Anda, sumber daya keuangan yang signifikan untuk menyelesaikan pesanan. Faktur di muka memungkinkan Anda menerima sebagian pembayaran dari pelanggan bahkan sebelum menjual barang atau jasa. Ini akan berdampak positif pada likuiditas Anda, terutama saat memproses pesanan besar. Anda dapat mengatur nilai sebagai persentase tertentu dari total pesanan. Ini memberi Anda kepastian lebih bahwa pelanggan Anda tidak akan menarik diri dari kontrak, karena mereka akan kehilangan uang yang sudah dibayarkan.

Faktur penjualan

Ini adalah faktur biasa tetapi tidak boleh hilang dari daftar ini. Dalam transaksi komersial, faktur seperti itu paling sering terjadi. Itulah dokumen yang ada di benak kita saat mendengar istilah invoice. Seperti jenis faktur lainnya, ini berisi semua 12 elemen yang diperlukan faktur. Ini mendokumentasikan peristiwa bisnis yang terjadi antara penjual dan pembeli. Faktur semacam itu dapat mencakup penjualan barang dan penyediaan layanan.

Faktur berulang

Faktur jenis ini sangat umum untuk penyediaan layanan. Dikeluarkan pada setiap periode yang telah ditentukan. Paling sering itu adalah satu bulan tetapi Anda juga dapat menemukan faktur triwulanan atau tahunan mingguan. Ini biasanya muncul dalam kasus berbagai langganan.

Biaya untuk setiap bulan ditetapkan di muka, sehingga Anda segera tahu berapa jumlah yang harus dibayar. Fitur faktur berulang ini membuatnya sangat mudah untuk mengotomatisasi penerbitan jenis faktur tersebut. Dengan menggunakan aplikasi faktur, proses penerbitan faktur berulang dapat menjadi sangat sederhana dan sederhana. Yang perlu Anda lakukan adalah memasukkan beberapa data yang diperlukan dan faktur berikutnya akan dibuat secara otomatis. Data apa yang diperlukan untuk ini? Biasanya, informasi berikut sudah cukup:

• data pelanggan,
• informasi tentang untuk apa faktur itu,
• jumlah faktur,
• jam berapa faktur berikutnya harus dikeluarkan,
• tanggal pembayaran.

Untuk faktur berulang, setiap faktur berikutnya sangat mirip dengan faktur pertama yang diterbitkan. Mereka akan berbeda dalam jumlah, tanggal penerbitan dan penjualan, dan tanggal jatuh tempo. Jika Anda mengetahui alamat email pelanggan Anda, Anda juga dapat meminta perangkat lunak faktur Anda mengirim faktur ini secara otomatis, yang tentunya akan menghemat banyak waktu Anda.

Faktur sebagian

Dalam kasus proyek besar, faktur parsial sangat populer. Dalam situasi ini, pekerjaan yang disepakati dibagi menjadi beberapa tahap. Ketika tahap tertentu terpenuhi, Anda mengeluarkan sebagian faktur. Metode faktur ini berlaku untuk penyediaan barang dan penyediaan layanan. Yang terbaik adalah menetapkan jadwal pembayaran lebih awal, sudah pada tahap penandatanganan kontrak. Dengan cara ini Anda akan memberi tahu klien Anda sebelumnya tanpa mengejutkan mereka dengan faktur yang Anda keluarkan.

Apa manfaat dari faktur parsial? Mereka akan memberi Anda likuiditas yang lebih besar, sementara pelanggan Anda akan menghindari tagihan yang sangat besar setelah menyelesaikan seluruh pesanan karena pembayaran pecah menjadi beberapa bagian dan menyebar seiring waktu.

Faktur akhir

Jenis faktur ini biasanya terjadi setelah menyelesaikan pesanan. Itu bisa datang bersama dengan faktur muka atau faktur parsial. Anda menerbitkan faktur akhir dengan menghitung jumlah yang merupakan perbedaan antara faktur yang diselesaikan dan diselesaikan hingga saat ini dan jumlah total kontrak. Bagaimana cara melakukannya? Anda harus mengurangi nilai uang muka atau sebagian faktur yang telah Anda keluarkan untuk proyek dari nilai total proyek.

Ringkasan faktur

Ringkasan faktur praktis ketika pelanggan telah melakukan beberapa pesanan dengan Anda. Anda tidak perlu mengeluarkan faktur terpisah untuk setiap pesanan. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan faktur ringkasan. Tentu saja, untuk membuat solusi ini menguntungkan bagi Anda, pesanan individu tidak dapat diperpanjang dari waktu ke waktu. Mengapa? Anda harus ingat bahwa Anda akan menerima uang hanya setelah beberapa waktu setelah mengeluarkan faktur. Oleh karena itu, jika Anda menunggu terlalu lama sebelum mengeluarkan ringkasan faktur, uang akan dikreditkan ke akun Anda untuk pesanan yang telah diselesaikan.

Dalam praktiknya, Anda dapat menjadwalkan ringkasan invoice setiap periode tertentu, misalnya seminggu atau sebulan. Pada akhir minggu atau bulan, Anda mengumpulkan semua pesanan yang telah Anda buat untuk pelanggan itu dan menyiapkan satu faktur ringkasan. Anda juga dapat menggunakan jenis faktur ini ketika pelanggan telah memesan tetapi kemudian menambahkan sesuatu yang lain. Dalam hal ini, Anda tidak perlu menetapkan dua faktur terpisah, tetapi Anda dapat menyertakan kedua pesanan dalam ringkasan.

Nota kredit

Catatan kredit adalah jenis faktur kredit. Ini biasanya digunakan ketika pelanggan telah mengembalikan produk, membayar produk tetapi ingin membatalkan pesanan, atau menerima barang dagangan yang rusak atau berukuran terlalu kecil yang melibatkan pengurangan harga sebagai kompensasi. Anda juga dapat membagikan catatan ini ketika Anda ingin memberikan diskon tambahan kepada pelanggan setelah pesanan mereka selesai dan dibayar. Ini juga berlaku ketika faktur berisi nilai total yang salah dan membengkak, sehingga memerlukan penyesuaian.

Memo kredit berarti bahwa penjual berutang uang kepada pembeli. Ini adalah konfirmasi dari penjual bahwa dia telah memberi pembeli beberapa bentuk kredit. Pembeli dapat menggunakan kredit ini untuk pembelian di masa mendatang atau meminta pengembalian dana.

nota debit

Ini adalah jenis faktur korektif yang Anda kirim ke pelanggan ketika Anda melakukan kesalahan dalam mengecilkan nilai barang atau jasa yang dijual. Nota debit berarti bahwa selain jumlah faktur, pelanggan juga berutang kepada Anda sejumlah uang yang diterbitkan. Perbedaan antara faktur kredit atau debit dan faktur biasa adalah Anda mengirim faktur biasa saat barang atau jasa dijual. Faktur kredit atau debit, bagaimanapun, terjadi setelah faktur biasa telah diterbitkan untuk memperbaiki jumlah yang ditampilkan pada faktur.

Faktur PPN

Di negara-negara di mana terdapat PPN (pajak pertambahan nilai), jenis faktur yang sangat umum adalah faktur PPN. Ini mendokumentasikan penjualan barang dan jasa oleh entitas yang menjadi pembayar PPN. Ini umumnya mayoritas perusahaan yang beroperasi di negara-negara tersebut. Menariknya, bahkan jika tidak ada PPN di negara Anda, jika Anda menjual barang atau jasa ke negara di mana ada PPN, Anda mungkin diminta untuk menerbitkan faktur yang menyertakan PPN.

Baca juga: 5 kesalahan umum faktur

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting