Lebih dari 330 juta orang di seluruh dunia menggunakan dokumen PDF setiap hari. PDF telah muncul sebagai tulang punggung operasi kerja perusahaan modern, terutama dengan munculnya budaya kerja jarak jauh.

‍

Mereka mudah digunakan, disimpan, dan digunakan. Namun, Anda harus menggunakan platform yang tepat untuk memprosesnya. Banyak perangkat lunak PDF kaku untuk digunakan dan bergantung pada pihak ketiga untuk operasi dasarnya.

‍

Pilih perangkat lunak PDF yang memproses PDF tanpa membebani sistem Anda. Mari kita lihat beberapa fitur penting untuk dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak PDF.

10 fitur penting untuk dipertimbangkan saat memilih Perangkat Lunak PDF

Portable Document Format (PDF), seperti namanya, adalah format dokumen digital yang berisi informasi yang dapat diproses, diamankan, dan dibagikan dengan mudah secara elektronik . Itu telah muncul sebagai salah satu landasan paling menonjol di ruang kerja digital saat ini.

‍

Setiap dan semua operasi perusahaan memerlukan penggunaan ekstensif PDF yang dibuat, diedit, dan dibagikan di seluruh platform . Sebagai bisnis di era digital, Anda harus menggunakan PDF setiap hari.

‍

Untuk itu, Anda memerlukan perangkat lunak PDF yang mudah digunakan dan menawarkan fitur yang sesuai dengan sifat dan ruang lingkup operasi bisnis Anda . Kami telah menemukan fitur paling penting untuk dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak PDF. Lihatlah.

1. Konversi multi-format

Sumber

‍

Fitur pertama dan terpenting yang perlu Anda perhatikan dalam perangkat lunak PDF Anda adalah jika ia menawarkan konversi dokumen PDF ke berbagai format lain seperti kata, seperti Word, Excel, PPT, JPG , dll.

‍

Ini karena file PDF terkenal kaku untuk diedit dan penggunaannya fleksibel . Bisnis seringkali perlu mengandalkan alat eksternal untuk mengekstraksi penggunaan optimal dari file PDF. Menggunakan perangkat lunak yang memungkinkan konversi saat bepergian memudahkan alur kerja.

‍

Anda dapat dengan mudah mengonversi PDF ke Word dengan alat Smallpdf dan dokumen kata kembali ke PDF agar sesuai dengan penggunaan dokumen. Itu membuat berbagi dan memproses dokumen di berbagai platform lebih mudah karena Anda dapat mengubahnya tergantung pada apa yang diterima di platform.

2. Kemudahan penggunaan

Perangkat lunak PDF adalah alat sehari-hari yang memudahkan alur kerja operasi di kantor. Mereka tidak perlu menjadi alat rumit yang membutuhkan kurva pembelajaran untuk digunakan karyawan. Perangkat lunak PDF harus mudah digunakan sehingga setiap orang dapat memanfaatkannya sebaik mungkin .

‍

Seorang pengguna harus dapat mengedit dokumen dan memindainya dengan mudah. Carilah fitur OCR yaitu Optical Character Recognition karena mengubah gambar menjadi teks dengan mengenali teks pada gambar. Ini membantu mengubah PDF menjadi dokumen yang dapat diedit yang dapat diproses saat dalam perjalanan.

‍

Selain itu, lihat solusi software yang menawarkan template yang bisa digunakan untuk mempercepat proses kerja Anda . Saat Anda memiliki template yang siap dipilih, Anda tidak perlu membuat dokumen dari awal atau menghabiskan waktu untuk aspek seperti desain dan tata letak.

3. Harga dan lisensi

Solusi perangkat lunak PDF biasanya tersedia sebagai produk SaaS, artinya Anda harus membelinya secara berlangganan bulanan atau tahunan . Karena ini adalah alat yang digunakan perusahaan setiap hari, mereka juga sering memilih langganan seumur hidup.

‍

Harga dan lisensi perangkat lunak PDF memainkan peran utama dalam keputusan pembelian Anda. Ada perangkat lunak PDF yang tersedia secara gratis dan menawarkan fungsionalitas dasar dan terkadang hebat. Sementara yang lain menawarkan banyak fitur eksklusif dengan harga lebih tinggi .

‍

Solusi yang Anda pilih bergantung pada anggaran Anda dan penggunaan alat yang Anda perlukan. Buat daftar kebutuhan Anda dan anggaran yang dapat Anda alokasikan untuk membuat keputusan akhir. Jika solusi menawarkan uji coba gratis, manfaatkan kesempatan ini untuk menilai apakah alat tersebut akan kompatibel dengan struktur kerja Anda atau tidak.

4. Penggunaan lintas platform

Fitur penting lainnya yang perlu dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak PDF adalah kompatibilitasnya dengan platform pihak ketiga. Perangkat lunak PDF harus berkolaborasi dengan platform lain untuk berbagai tugas . Misalnya, mengizinkan banyak peserta pada satu dokumen.

‍

Demikian pula, dokumen PDF harus dapat diakses dari berbagai platform dengan mudah. Perangkat lunak harus memberikan fleksibilitas untuk memungkinkan dokumen PDF digunakan oleh banyak pihak secara bersamaan.

5. Ramah seluler

Sumber

‍

Sekitar setengah dari lalu lintas web di seluruh dunia berasal dari perangkat seluler. Semua orang dari karyawan Anda hingga rekan Anda cenderung menggunakan perangkat seluler untuk mengakses dan mengerjakan PDF. Jadi, penting untuk memeriksa solusi perangkat lunak Anda untuk kegunaan seluler.

‍

PDF Anda harus dapat diedit saat dalam perjalanan . Ini berarti bahwa pengguna harus mengerjakannya dengan cara yang sama dari perangkat seluler mereka seperti dari desktop. Ini menempatkan fokus khusus pada keterbacaan dan penyesuaian margin.

‍

Perangkat seluler seperti smartphone dan tablet memiliki layar yang lebih kecil, sehingga perangkat lunak harus dapat menyesuaikan dimensi dokumen tanpa mengorbankan keterbacaan teks . Jika dokumen telah dikompresi, kualitasnya tidak akan terpengaruh saat dibuka di layar yang lebih kecil.

6. Keamanan Terbina

Salah satu alasan utama PDF menjadi format pilihan di ruang perusahaan adalah keamanan yang mereka tawarkan . Tidak semua orang dapat mengakses atau mengeditnya. Mereka dapat dengan mudah dibagikan ke seluruh dunia tanpa mengorbankan konten di dalamnya.

‍

Perangkat lunak PDF yang Anda pilih perlu menawarkan keamanan terbaik untuk melindungi informasi rahasia dalam dokumen Anda. Cari fitur seperti perlindungan kata sandi yang membantu Anda membatasi siapa yang dapat mengakses dokumen.

‍

Ada izin unik yang memungkinkan Anda memilih siapa yang dapat membaca atau mengedit dokumen . Fitur keamanan tingkat lanjut memungkinkan Anda untuk membatasi atau mencabut akses setelah dokumen dibagikan dengan pengguna sehingga mereka tidak dapat mengaksesnya lebih lanjut.

7. Dukungan dan layanan pelanggan

Meskipun perangkat lunak PDF pada dasarnya adalah solusi perangkat lunak yang mudah digunakan, penyedia Anda tetap perlu memastikan bahwa Anda dapat memanfaatkannya secara maksimal. Lihat bahwa penyedia perangkat lunak melengkapi Anda dengan tutorial dan panduan tentang cara menggunakan solusi tersebut .

‍

Perlu ada FAQ untuk membantu Anda menyelesaikan masalah sederhana dengan mudah. Selain itu, perlu ada layanan pelanggan instan untuk membantu menyelesaikan masalah yang lebih besar. Untuk mengetahui tentang kualitas layanan yang diberikan penyedia, periksa ulasan mereka dan apa yang dikatakan pengguna.

‍

Ini akan memberi Anda gambaran realistis tentang seberapa efisien penyedia Anda dalam menyelesaikan masalah. Selain itu, Anda selalu dapat bertanya kepada penyedia itu sendiri tentang layanan pelanggan mereka untuk mendapatkan gambaran dasar tentang sejauh mana layanan yang mereka berikan.

8. Berbasis cloud

Solusi perangkat lunak PDF berbasis cloud adalah beberapa yang paling sering dipilih oleh perusahaan. Ini karena alasan sederhana bahwa mereka adalah solusi ringan yang cukup mudah digunakan dan memberikan akses ke .

‍

Anda tidak ingin sistem PDF Anda menjadi berat atau lambat. Selain itu, sistem yang lambat dapat menghambat seluruh alur operasi Anda dengan pemrosesan yang lamban . Sistem berbasis cloud cepat, gesit, dan fleksibel untuk digunakan serta mudah diakses oleh sebagian besar pengguna.

9. integrasi tanda tangan elektronik

Sumber

‍

Opsi eSignature telah muncul sebagai kebutuhan saat ini karena semakin banyak bisnis yang melakukan bisnis virtual . Anda tidak bisa begitu saja mengirim dokumen fisik ke pesta dan menunggu berhari-hari untuk menerimanya kembali dengan tanda tangan mereka.

‍

Perangkat lunak PDF Anda harus memiliki alat tanda tangan elektronik yang memungkinkan pengguna menandatangani dokumen secara digital dan mengembalikannya kembali dengan kualitas utuh . Ini membantu mempercepat transaksi antar pihak dan membuat proses jauh lebih efisien.

10. Otomatisasi

Otomasi adalah kebutuhan dari setiap proses perusahaan, terutama jika bisnis Anda beroperasi dalam skala besar dan Anda perlu memproses dokumen dalam jumlah besar setiap hari. Cari fitur otomasi di perangkat lunak PDF Anda untuk dapat membuat pilihan yang tepat.

‍

Fitur otomatisasi seperti alat seret dan lepas serta alat temukan dan ganti membantu Anda menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan mudah, tanpa cakupan kesalahan. Anotasi dan markup akan membantu Anda mengedit PDF lebih cepat.

‍

Ini akan memudahkan pengguna berikutnya untuk memprosesnya lebih cepat serta mereka akan mengetahui poin yang harus dicari secara instan. Dengan cara ini, mereka dapat memprosesnya dalam waktu singkat.

Pilih solusi perangkat lunak PDF yang kaya fitur dan gesit untuk memudahkan pengoperasian harian Anda

PDF telah muncul sebagai format file masuk untuk operasi perusahaan. Memilih solusi perangkat lunak yang tepat untuk memproses dan mengelolanya akan membantu Anda mengeluarkan yang terbaik di dalamnya dan memudahkan operasi harian Anda sebagai bisnis.

‍

Cari fitur seperti pengeditan saat bepergian dan kolaborasi lintas platform di perangkat lunak PDF Anda. Itu harus menawarkan keamanan terbaik sambil ringan dan mudah digunakan untuk semua jenis pengguna.

‍

Beri tahu kami di komentar apa menurut Anda fitur terpenting yang harus dimiliki perangkat lunak PDF untuk membantu Anda memudahkan pengoperasian.

‍