Organisasi Kerja: 10 Tips menguasai organisasi kerja

Ingin tahu apa rahasia orang sukses dalam pekerjaannya? Secara alami, Anda segera menyadari bahwa ini adalah masalah yang sepenuhnya individual, karena setiap karyawan memiliki seperangkat keterampilan keras dan lunak, kepribadian, atau karakter yang unik. Namun, ada satu elemen yang dapat Anda perhatikan untuk meningkatkan kinerja tugas harian Anda dan mendorong pencapaian hasil yang diharapkan – organisasi kerja yang baik. Bagaimana? Di bawah ini Anda akan menemukan daftar 10 kiat organisasi kami yang dapat mewujudkannya.

Organisasi kerja – daftar isi:

1. Rencanakan pekerjaan Anda
2. Fokus pada satu tujuan (dan tugas) pada satu waktu
3. Ingatlah untuk beristirahat secara teratur
4. Mengatur prioritas
5. Perkirakan dan kendalikan waktu
6. Tetapkan siklus produktivitas individu
7. Singkirkan gangguan
8. Bekerja dengan papan Kanban
9. Gunakan alat untuk merampingkan pekerjaan Anda
10. Tetapkan batasan untuk kolega
11. Organisasi kerja yang lebih baik – sekarang Anda tahu apa yang harus dilakukan

Rencanakan pekerjaan Anda

Anda dapat mengatur jadwal Anda dalam alat online khusus, dalam buku catatan online, secara tradisional di atas kertas (cara mana pun yang paling sesuai untuk Anda) – Anda tidak boleh lupa untuk merencanakan pekerjaan Anda jika Anda tertarik untuk meningkatkan organisasi Anda. Menuliskan semua tugas yang harus dilakukan untuk hari atau minggu tertentu adalah dasar untuk langkah selanjutnya yang kami sebutkan. Namun, ingatlah untuk merencanakan diri sendiri hanya 80% dari waktu di tempat kerja – sisanya harus disisihkan untuk kejadian tak terduga.

Fokus pada satu tujuan (dan tugas) pada satu waktu

Anda tidak akan dapat langsung mencapai semua yang Anda tetapkan untuk diri sendiri – sama seperti Anda tidak akan berhasil menyelesaikan semua tugas yang telah Anda rencanakan untuk sehari sebelum sore. Fokus pada apa yang paling penting saat ini, dan Anda akan melihat hasil yang positif.

Ingatlah untuk beristirahat secara teratur

Yang terbaik adalah merencanakan istirahat Anda setiap hari pada waktu yang sama (sejauh mungkin, tentu saja) – dengan cara ini tubuh Anda akan masuk ke ritme kerja tertentu, membuatnya lebih mudah untuk mencapai tujuan Anda.

Mengatur prioritas

Tugas mana yang penting dan mendesak, dan mana yang harus dikembalikan? Setelah Anda merencanakan pekerjaan Anda, Anda harus menentukan urutan di mana Anda harus melaksanakan berbagai tanggung jawab (matriks Eisenhower akan membantu Anda dalam hal ini). Dengan cara ini Anda akan tahu persis apa yang harus dilakukan dan bagaimana berpindah dengan lancar dari satu tugas ke tugas berikutnya, tanpa membiarkan diri Anda ragu-ragu.

Perkirakan dan kendalikan waktu

Untuk mengatur waktu Anda di tempat kerja dengan sebaik-baiknya, Anda juga harus memperkirakan berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Dengan cara ini Anda akan mendapatkan kendali dari waktu ke waktu sambil meningkatkan motivasi Anda untuk menyelesaikannya. Secara terus-menerus memeriksa kecepatan tugas Anda, pada gilirannya, akan memungkinkan Anda untuk mengantisipasi kemacetan dan mempelajari pelajaran untuk masa depan (misalnya dalam hal fakta bahwa jenis tugas tertentu memerlukan tenggat waktu yang diperpanjang). Kedua tindakan ini secara signifikan meningkatkan organisasi kerja.

Tetapkan siklus produktivitas individu

Jam berapa Anda bekerja paling baik? Mengetahui apakah Anda lebih produktif di pagi, siang, atau sore hari (dan bagaimana fakta ini berkorelasi dengan waktu makan Anda di tempat kerja) adalah titik awal untuk pengaturan pekerjaan harian Anda yang lebih baik. Lagi pula, yang terbaik adalah meninggalkan tugas yang paling menantang untuk diri Anda sendiri saat Anda paling produktif sehingga menyelesaikannya harus setidaknya sedikit lebih mudah. Sebaliknya, dalam periode produktivitas paling rendah, Anda harus melakukan tugas otomatis dan berulang yang tidak memerlukan banyak komitmen. Pendekatan ini akan membantu Anda menghilangkan perasaan membuang-buang waktu di tempat kerja.

Singkirkan gangguan

Perlu diingat bahwa tidak ada yang lebih buruk untuk melakukan tugas sehari-hari selain terus-menerus mengalah pada semua jenis gangguan – memeriksa media sosial, mengunjungi rekan kerja, atau meninjau email. Mengapa? Karena pikiran kita perlu beberapa saat untuk fokus pada tugas yang ada dan setiap gangguan menyebabkan konsentrasi kita memudar dan kita harus mulai dari awal. Untuk alasan ini, sebaiknya blokir situs tertentu selama pekerjaan Anda atau gunakan teknik Pomodoro (yang mendukung bekerja dalam siklus) untuk menghindari gangguan.

Dalam hal ini, perhatikan juga bahwa Anda mengalami gangguan baik di kantor maupun saat bekerja di rumah – identifikasi apa yang paling sering mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan dan kemudian coba hilangkan masalah ini untuk meningkatkan alur kerja Anda.

Bekerja dengan papan Kanban

Memvisualisasikan tugas yang harus dilakukan di papan Kanban (pembagian kolom selesai dilakukan) meningkatkan kontrol atas alur kerja. Terlebih lagi, ini memungkinkan orang lain untuk melihat apakah mereka saat ini dapat menggunakan sumber daya Anda, atau mungkin Anda berfokus pada tugas penting dan tidak dapat menemukan ruang untuk membantu.

Gunakan alat untuk merampingkan pekerjaan Anda

Pikirkan tentang jenis perangkat lunak ini (seperti perangkat lunak manajemen proyek Firmbee kami) jika Anda bekerja dalam tim dan merasa perlu untuk meningkatkan komunikasi antar anggota tim. Solusi yang memungkinkan Anda menyimpan semua informasi yang diperlukan tentang proses yang terjadi di satu tempat dapat dengan cepat dan efektif meningkatkan pengaturan pekerjaan mereka yang terlibat. Namun, Anda harus ingat untuk memilihnya secara tepat untuk kebutuhan tim Anda (dengan menganalisis area yang menyebabkan masalah).

Tetapkan batasan untuk kolega

Nasihat terakhir adalah salah satu yang ingin diambil oleh sedikit orang karena diyakini bahwa dengan melakukan itu Anda mungkin mendapatkan label "teman yang tidak membantu". Namun demikian, terkadang lebih baik untuk menyampaikan kepada rekan kerja bahwa Anda tidak akan membantu mereka saat ini daripada mendukung orang lain secara paksa dan kemudian menghadapi penundaan dalam tugas Anda, yang dapat merugikan Anda berdua (konsekuensi kesehatan fisik dan mental terkait stres dan lembur) dan organisasi (karena tenggat waktu tidak terjawab).

Organisasi kerja yang lebih baik – sekarang Anda tahu apa yang harus dilakukan

Anda mungkin berpikir bahwa tips yang tercantum di atas “sepele” dan tentunya tidak cukup untuk membereskan kekacauan dalam kehidupan kerja Anda. Namun, cobalah memasukkan beberapa ke dalam aktivitas harian Anda dan Anda akan segera melihat bahwa hasilnya akan jauh melebihi prediksi Anda. Tentu saja, semua tip yang tercantum di atas tidak akan bekerja persis dalam situasi Anda (itu semua tergantung pada masalah apa yang Anda miliki dengan mengatur pekerjaan Anda sejauh ini), tetapi tidak diragukan lagi itu adalah titik awal yang cocok untuk memikirkan tentang ubah, jalankan, dan kemudian – nikmati hasilnya.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting