15 Tip Teknologi Efektif untuk Startup & Usaha Kecil untuk Mengurangi Biaya Operasional

Sebagian besar perusahaan rintisan dan usaha kecil biasanya muncul dengan sumber daya keuangan yang terbatas dan bahkan tanpa cadangan. Mereka percaya dalam mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang tersedia dan meningkatkan dengan keuntungan yang diperoleh.

Sedikit yang mereka tahu, anggaran terbatas seperti itu tanpa cadangan (moneter) sering menyebabkan bencana dan kehilangan modal.

Karena startup memiliki ruang belanja yang luas tetapi anggaran terbatas, pengeluaran yang tidak terencana dan sewenang-wenang berakibat fatal. Ini adalah alasan utama kebanyakan startup dan usaha kecil gagal dan gulung tikar dalam waktu singkat.

Jadi bagaimana startup dan usaha kecil dapat menyelamatkan diri dari situasi bencana seperti itu?

Hal ini sederhana. Operasikan bisnis dengan model bisnis yang terbukti dan, yang terpenting, jelajahi kiat teknologi yang efektif untuk perusahaan rintisan dan usaha kecil untuk memangkas biaya operasional.

Artikel ini telah mengukir 15 tip teknologi efektif teratas untuk pemula dan usaha kecil untuk memotong biaya operasional. Ini akan berguna bagi pengusaha dan pasti membantu startup Anda mempertahankan arus pasar yang turun.

Mari kita gali detailnya:

15 Tip Teknologi Efektif untuk Startup & Usaha Kecil untuk Mengurangi Biaya Operasional

1. Mengadopsi telepon awan menggantikan sistem telepon tradisional
2. Manfaatkan ruang kantor yang hemat biaya.
3. Bangun tim yang kuat dari individu yang serbaguna.
4. Manfaatkan kekuatan penyatuan untuk menurunkan investasi
5. Latih kualitas daripada kuantitas.
6. Bangun merek Anda di sekitar pelanggan
7. Go digital dan dapatkan hasil maksimal dari teknologi virtual.
8. Prioritaskan pemasaran digital daripada pendekatan pemasaran tradisional.
9. Memasukkan keterlibatan karyawan untuk ide-ide bottom-line.
10. Pantau produktivitas karyawan menggunakan strategi yang efisien.
11. Go green dan pengeluaran keuangan yang lebih rendah.
12. Investasikan pada akuntan untuk mengelola keuangan
13. Menggabungkan outsourcing dan kerja jarak jauh.
14. Manfaatkan setiap peluang yang tersedia.
15. Memfilter dan membuang konsumen sumber daya yang tidak perlu

1. Mengadopsi telepon awan menggantikan sistem telepon tradisional

Komunikasi adalah elemen inti dari bisnis apa pun, kecil atau besar. Sebagai startup, Anda harus melalui beberapa panggilan, biasanya panggilan keluar dan beberapa panggilan masuk.

Saat bisnis Anda mulai mengambil langkah, Anda memiliki daftar pelanggan yang terus bertambah untuk dihubungi. Di sini, telepon awan masuk ke persamaan untuk membantu Anda mengurangi pengeluaran Anda lebih dari 50% dibandingkan dengan sistem telepon tradisional.

Nomor telepon virtual [ Tautan Dofollow] memiliki beberapa keunggulan dibandingkan sistem telepon tradisional. Yang paling penting adalah Anda tidak perlu berinvestasi dalam infrastruktur fisik seperti kabel dan perangkat. Anda dapat berlangganan paket yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda dengan harga yang murah.

Nomor telepon virtual dapat membuktikan investasi yang bagus untuk startup karena skalabilitas dan fleksibilitasnya. Anda dapat menggunakan perangkat yang sudah ada seperti smartphone dan laptop, sehingga tidak memerlukan perangkat keras tambahan.

Ini juga menawarkan skalabilitas di kedua arah untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda tanpa pembayaran di muka. Pada dasarnya, telepon awan mengurangi biaya dan meningkatkan komunikasi dan produktivitas karyawan.

2. Manfaatkan ruang kantor yang hemat biaya.

Sebagai seorang pengusaha, Anda harus pintar-pintar memanfaatkan ruang kantor Anda secara efektif. Ciptakan ruang kerja yang nyaman untuk karyawan Anda, gunakan setiap sudut untuk tidak menyia-nyiakan area.

Itu selalu lebih baik untuk menyewa ruang kantor daripada membeli seluruh tempat, dan bahkan lebih baik untuk menyewakan ruang kantor jika sesuai dengan model bisnis dan operasi Anda. Misalnya, dua perusahaan dengan operasi serupa dapat hidup berdampingan.

Ini membantu Anda berbagi sewa dan mengurangi pengeluaran Anda. Jika Anda memiliki ruang kosong yang tidak Anda gunakan, masuk akal untuk menyewakan ruang tersebut ke bisnis lain yang sesuai dengan bisnis Anda. Ini menghasilkan uang di samping untuk membantu Anda membayar milik Anda.

Ingat: Perusahaan pengembangan perangkat lunak dan perusahaan manufaktur tidak dapat hidup berdampingan.

3. Bangun tim yang kuat dari individu yang serba bisa.

Mempekerjakan individu yang terampil sangat penting untuk bisnis Anda sebagai startup atau bisnis kecil. Karena Anda memiliki dana terbatas untuk beroperasi, Anda harus mencari keserbagunaan pada karyawan Anda.

Mereka dapat membantu di berbagai sektor terkait, yang membantu bisnis Anda menghasilkan lebih banyak dengan investasi lebih sedikit. Melatih karyawan Anda secara bertahap untuk melakukan tugas terkait juga dapat bermanfaat.

Jika Anda tidak secara pribadi terlibat dalam memilih karyawan baru, itu bisa merugikan Anda di tahap selanjutnya. Jika karyawan tidak dapat produktif dalam waktu dan sumber daya yang tersedia, itu membuang-buang uang dan waktu.

Misalnya, Elon Musk, CEO Tesla Motors, secara pribadi terlibat dalam mempekerjakan karyawannya. Dia mengatakan dalam sebuah wawancara.

Membangun tim yang kuat dari individu-individu serbaguna membantu startup Anda menjadi lebih produktif dan menjamin kualitas layanan atau produk yang lebih baik. Ini juga secara langsung (mempengaruhi) mengurangi pengeluaran gaji Anda dan menghasilkan pendapatan yang lebih besar.

4. Memanfaatkan kekuatan penyatuan untuk menurunkan investasi

Anda tidak perlu malu untuk menjangkau bisnis niche Anda untuk menciptakan kumpulan investasi.

Karena Anda semua membutuhkan produk (bahan baku) yang serupa jika tidak sama untuk bisnis Anda, secara kolektif, Anda mendapatkan keuntungan saat membeli persediaan dari vendor.

Permintaan barang yang besar membantu Anda menawar diskon yang lebih besar. Anda mungkin mendapat untung hingga 25% dari investasi pasokan Anda, yang sangat besar dalam jangka panjang.

Hal ini terjadi pada beberapa grosir online seperti Amazon, Alibaba, dll.; mereka menawarkan tingkat diskon yang lebih baik untuk jumlah produk yang lebih banyak. Hal baik lainnya tentang penyatuan adalah memilih vendor terbaik untuk mendapatkan persediaan Anda.

Menyimpan uang penting untuk startup dan usaha kecil, biasanya pada fase awal.

5. Latih kualitas daripada kuantitas.

Startup dan bisnis kecil Anda harus fokus pada menghasilkan produk berkualitas dan memberikan layanan berkualitas sejak awal. Orang-orang lebih menyukai layanan dan produk berkualitas bahkan jika mereka harus membayar beberapa dolar lebih banyak.

Layanan dan produk berkualitas menarik lebih banyak pelanggan dalam jangka panjang. Rekomendasi pelanggan memainkan peran besar dalam penjualan dan eksposur merek, yang tidak mungkin tanpa produk berkualitas dan pengalaman pelanggan yang mulus.

Pelanggan rela membayar beberapa dolar ekstra untuk layanan dan produk Anda, yang menghasilkan pendapatan lebih tinggi dan meningkatkan reputasi bisnis Anda di pasar.

Mempraktikkan kualitas daripada kuantitas tidak serta merta mengurangi investasi Anda tetapi pasti membantu meningkatkan pendapatan dan meningkatkan retensi pelanggan.

6. Bangun merek Anda di sekitar pelanggan

Membangun merek Anda di sekitar pelanggan Anda sangat penting karena bisnis Anda tidak berarti apa-apa tanpa pelanggan. Anda pemula dan bisnis kecil harus fokus pada pengalaman pelanggan sejak awal.

Jika Anda memenangkan pelanggan dengan produk dan layanan Anda, tidak ada yang dapat menghentikan Anda untuk mencapai tujuan bisnis. Seperti yang disebutkan (pada bagian di atas), rekomendasi pelanggan adalah branding dan pemasaran terbaik bisnis Anda.

Selalu libatkan pelanggan Anda dalam bisnis Anda dengan segala cara yang memungkinkan. Itu selalu baik untuk menghargai mereka pada kesempatan untuk kesetiaan mereka. Apakah Anda tahu apa yang lebih baik? Membuat mereka merasa seperti bagian dari bisnis Anda melalui berbagai pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi.

Pelanggan harus berada di atas setiap model bisnis untuk berhasil. Jangan pernah lupa untuk membangun bisnis Anda di sekitar pelanggan.

7. Go digital dan dapatkan hasil maksimal dari teknologi virtual.

Mulai sekarang, model bisnis tradisional akan gagal; startup Anda harus menjadi digital lebih awal dan menggabungkan teknologi virtual untuk mengurangi biaya operasional.

Digitalisasi bisnis Anda membantu Anda menjangkau audiens yang lebih luas dan bahkan yang ditargetkan. Gunakan platform sosial dengan segala cara yang mungkin untuk mempromosikan bisnis Anda.

Anda tidak dapat mengelola keuangan Anda dan mencatatnya dalam bentuk hardcopy seperti dalam sistem tradisional. Anda harus mendigitalkan setiap aspek bisnis Anda, mulai dari menampilkan dirinya sendiri hingga mengelola keuangan dan segala sesuatu di antaranya.

Teknologi virtual datang bersama dengan digitalisasi bisnis Anda. Teknologi ini membantu Anda menghemat uang pada tingkat yang cukup besar karena banyak dari mereka memungkinkan layanan gratis Anda. Sebaliknya, yang lain berharga beberapa dolar.

Misalnya, konferensi video untuk pertemuan bisnis membantu Anda mengurangi biaya operasional dengan menghilangkan pengeluaran perjalanan dan akomodasi.

8. Mengutamakan pemasaran digital daripada pendekatan pemasaran tradisional.

Seperti yang disebutkan (pada bagian di atas), kehadiran digital adalah hal terpenting untuk menjangkau lebih banyak pelanggan dan mendapatkan kepercayaan mereka. Segera setiap bisnis akan menjadi digital, dan mereka yang tidak akan menanggung akibatnya.

“Pada tahun 2025, pasar transformasi digital global diproyeksikan mencapai $1.009,8 miliar setelah tumbuh sebesar 16,5% tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR), selama periode ini.” menyatakan FinancesOnline.

Sebagai startup, Anda harus memprioritaskan pemasaran digital daripada pemasaran tradisional. Manfaatkan platform sosial gratis sebanyak mungkin. Anda tidak perlu ragu untuk menghabiskan beberapa dolar untuk pemasaran bersponsor juga.

Sebuah survei oleh mediavalet menunjukkan bahwa konten video email dapat meningkatkan klik-tayang hingga 300%. Anda pasti dapat meningkatkan eksposur merek Anda dengan membelanjakan lebih sedikit daripada pemasaran tradisional.

Ini juga membantu Anda menghemat uang sampai batas tertentu, yang dapat Anda gunakan dalam aspek bisnis lainnya.

9. Memasukkan keterlibatan karyawan untuk ide-ide bottom-line.

Keterlibatan karyawan adalah metode dasar dan efektif untuk mengumpulkan ide-ide untuk budaya kerja yang lebih baik. Itu tidak harus berupa keputusan manajerial.

Ide kolektif dapat membantu bisnis memproses aturan dan pedoman yang efektif untuk menghemat sedikit uang.

Misalnya, jika karyawan secara bersama-sama setuju untuk membawa botol air (sendiri) atau mug dari rumah mereka, perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang untuk membeli gelas kertas. Ini mungkin tampak seperti cangkir kertas tidak mahal.

Katakanlah biayanya $100 untuk persediaan cangkir kertas bulanan. Ini mungkin tidak tampak banyak, tetapi menghemat banyak uang dalam jangka panjang. (100*12*5=$6000) cangkir kertas dalam 5 tahun.

10. Memantau produktivitas karyawan menggunakan strategi yang efisien.

Baik manual atau otomatis, Anda harus memiliki waktu untuk memantau kemajuan dan produktivitas karyawan. Pemantauan manual mungkin membosankan tetapi akurat.

Alat pemantauan karyawan dan produktivitas kantor yang otomatis secara digital seperti Teramined, ActivTrak, TimeTraco, dll., membantu Anda memantau kinerja karyawan.

Alat-alat ini menjaga karyawan tetap terkendali, tepat waktu, dan berdedikasi pada tugas mereka selama jam kerja. Alat tersebut mengumpulkan catatan harian untuk memproses aktivitas karyawan dan tingkat produktivitas, yang dapat membantu Anda mengambil tindakan yang sesuai.

Produktivitas karyawan secara langsung mempengaruhi pertumbuhan perusahaan Anda, jadi Anda harus menjaga karyawan Anda tetap terkendali dan mendorong mereka dengan penghargaan dan insentif untuk kinerja mereka yang luar biasa.

11. Go green dan pengeluaran keuangan yang lebih rendah.

Pergi hijau dan simpan hijau. Anda harus menggunakan bahan atau sumber daya yang hemat biaya dan, yang lebih penting, ramah lingkungan. Ini membantu Anda menghemat banyak uang dalam jangka panjang, meskipun pada awalnya mungkin tidak terlihat banyak.

Misalnya, menyimpan dan berbagi data secara digital menghilangkan kertas yang digunakan untuk mencetak, yang pada gilirannya menghemat listrik dan pohon yang digunakan untuk membuat kertas. Ini seperti efek kupu-kupu.

Bohlam LED dan kendaraan elektronik mungkin lebih mahal di muka, tetapi ini membantu bisnis Anda dalam jangka panjang.

Startup Anda tidak memerlukan infrastruktur baru untuk beroperasi. Anda dapat mengurangi pengeluaran keuangan dengan mendaur ulang bahan lama dan menggunakan kembali perangkat yang diperbarui. Barang-barang yang diperbaharui tidak membutuhkan banyak biaya, yang menurunkan investasi awal hingga 50%.

Misalnya, pusat kontak pelanggan dapat menggunakan perangkat yang diperbarui seperti laptop, ponsel, dan tablet untuk komunikasi. Perangkat ini harganya sedikit di atas 50% dari harga aslinya.

12. Berinvestasi pada akuntan untuk mengelola keuangan

Mempekerjakan seorang profesional untuk mengelola akun Anda adalah salah satu cara untuk mengurangi biaya operasional dalam jangka panjang. Anda mungkin harus membayar sedikit lebih banyak pada awalnya, tetapi itu pasti membantu bisnis Anda tetap terkendali dengan berbagai kegiatan resmi dan keuangan.

Profesional akan memeriksa seluruh sektor keuangan dan menjaga semuanya tetap terkendali. Orang tersebut akan memberikan rincian keuangan mingguan hingga tahunan Anda, yang dapat Anda gunakan untuk menyusun rencana dan strategi bisnis baru.

Orang tersebut dapat membantu Anda mempertahankan asuransi dan polis lainnya sehingga Anda tidak membayar lebih banyak uang untuk layanan yang berlebihan.

Di sisi lain, jika orang tersebut dapat diandalkan, Anda akan memiliki satu hal yang kurang untuk fokus dan memusatkan seluruh energi Anda pada pertumbuhan bisnis Anda.

13. Menggabungkan outsourcing dan kerja jarak jauh.

Outsourcing dapat menjadi alternatif pekerjaan penuh waktu bagi banyak perusahaan rintisan karena menghilangkan situasi membayar karyawan setiap bulan bahkan jika mereka tetap menganggur atau tidak produktif jika Anda memiliki lebih sedikit pekerjaan.

Hal berikutnya adalah outsourcing dapat bermanfaat sebagai orang-orang yang terampil dalam pekerjaan mereka dan Anda harus membayar sesuai kontrak, yang berjumlah lebih rendah dari biaya karyawan. Ini menghemat sejumlah uang sekarang dan nanti.

Pekerjaan jarak jauh membantu Anda menghemat uang untuk bisnis Anda. Karyawan tidak datang ke kantor Anda; mereka bekerja dari rumah. Artinya, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk ruang kantor, infrastruktur, perangkat, makanan, dan lainnya.

Laporan Global Workplace Analytics menunjukkan bahwa perusahaan biasa menghemat $11.000 per tahun per pekerja jarak jauh yang bekerja 2 hingga 3 hari seminggu.

Dalam jangka panjang, budaya kerja jarak jauh menghemat banyak uang bagi bisnis.

14. Raih setiap kesempatan yang tersedia.

Anda harus optimis dan oportunis (tanpa merugikan orang lain) dalam berbisnis. Kerugian seseorang adalah keuntungan seseorang, dan Anda tidak boleh malu mengambil keuntungan ketika kesempatan datang.

Misalnya, papan reklame memiliki nomor telepon dari beberapa bisnis lain. Tidak ada salahnya untuk menghubungi perusahaan telepon lokal Anda dan memeriksa apakah nomor telepon di papan reklame aktif.

Jika tidak, maka Anda mendapatkan emas. Anda dapat membeli nomor telepon dan menautkannya ke bisnis Anda. Anda tidak membayar untuk papan reklame, dan bisnis Anda mendapat panggilan gratis tanpa iklan.

15. Memfilter dan membuang konsumen sumber daya yang tidak perlu

Anda harus menyadari segala sesuatu yang menghabiskan sumber daya bisnis Anda, misalnya, uang. Anda harus terus-menerus memfilter aplikasi dan langganan yang menghabiskan uang tunai dari akun bisnis Anda.

Selama startup, Anda dapat berlangganan banyak aplikasi dan layanannya, berpikir bahwa Anda akan menggunakannya. Tetapi Anda tidak harus menggunakannya sama sekali atau jarang menggunakannya. Tetapi langganan itu menghabiskan uang Anda setiap bulan.

Anda harus memisahkan aplikasi tersebut dan berhenti berlangganan secara instan untuk menghentikan pengeluaran lebih lanjut yang tidak perlu. Jangan buang anggaran Anda untuk layanan dan produk yang tidak perlu; akan ada konsekuensinya, terkadang ekstrem.

Kesimpulan:

Memotong biaya operasional mungkin tampak seperti segunung tugas, tetapi dimungkinkan melalui kiat-kiat teknologi efektif yang terdaftar untuk pemula. Kiat-kiat ini mungkin tidak banyak menyelamatkan Anda pada awalnya, tetapi mereka akan menyelamatkan startup dan keberuntungan bisnis kecil Anda dalam jangka panjang.

Anda tidak perlu mengecilkan bisnis kecil Anda dan menganggarkannya kembali; hanya menganalisis dan mengevaluasi status keuangan Anda yang ada untuk mencari tahu (tempat) di mana Anda dapat memotong biaya operasional dalam jumlah kecil.

Evaluasi tengah tahun terbukti penting untuk memeriksa operasi bisnis dan status keuangan.