Aturan 2 menit untuk meningkatkan produktivitas Anda

Daftar tugas biasanya berisi pekerjaan yang relatif sederhana untuk dilakukan, tetapi kombinasi beberapa tugas terkadang menciptakan rintangan yang sulit diatasi. Anda tahu bagaimana rasanya kewalahan ketika bahkan tugas biasa seperti menyusun email, membuat janji, atau memesan barang di luar kemampuan Anda. Jika Anda memiliki masalah dengan daftar tugas yang terus bertambah, dan Anda melihat bahwa penundaan menjadi masalah, coba aturan 2 menit.

Aturan 2 menit – daftar isi:

1. Apa itu aturan 2 menit?
2. Proyek kecil dibagi menjadi langkah-langkah kecil
3. Aturan 2 menit dalam latihan
4. Aturan 2 menit untuk komunikasi
5. Manfaat dari aturan 2 menit
6. 2 menit membangun aturan dan kebiasaan
7. Blok waktu
8. Ringkasan

Apa itu aturan 2 menit?

Aturan 2 menit adalah metode penggunaan waktu yang efektif, yang dijelaskan dalam buku oleh David Allen berjudul: Getting Things Done . Ini adalah salah satu komponen metodologinya, tetapi cukup sederhana sehingga dapat dipraktikkan tanpa persiapan sebelumnya. Kesederhanaan inilah yang melatarbelakangi fenomena metode ini.

Mungkin, pada awalnya, metode ini akan tampak terlalu sederhana. Faktanya adalah, terlepas dari penampilan, tugas-tugas kecil, bukan proyek besar, dapat mengalihkan perhatian dan membuat tidak mungkin untuk fokus. Pengenalan aturan ini dapat membantu Anda untuk berlatih melakukan sesuatu dengan segera . Berkat ini, tugas tidak akan menumpuk di daftar dan membuat tumpukan ukuran yang luar biasa.

Tugas sederhana yang dibuat dengan segera tidak menghabiskan banyak energi kita, tetapi dapat meningkatkan tingkat kepuasan yang diberikan oleh setiap tugas yang diselesaikan dan diselesaikan. Selain itu, ini membebaskan pikiran kita dari pikiran dan memungkinkan fokus pada proyek-proyek penting.

Jika Anda mulai mengesampingkan tugas-tugas kecil dan sederhana itu dan menundanya, Anda mungkin mencapai titik bahwa akan ada terlalu banyak tugas yang harus dilakukan, dan Anda bahkan mungkin mulai merasa khawatir bahkan sebelum mencoba melakukannya. Solusi untuk masalah ini mudah. Lakukan semua tugas kecil dan sederhana segera.

Perlu diingat bahwa penulis sendiri menekankan fleksibilitas metode ini. 2 menit tidak berarti Anda harus mengukur tugas dengan timer di tangan Anda. Waktu 2 menit yang diperlukan untuk suatu tugas adalah untuk mengingatkan Anda bahwa banyak tugas sederhana dapat memakan waktu hanya beberapa menit. Tidak ada perbedaan jika 2 atau 5 menit.

Proyek kecil dibagi menjadi langkah-langkah kecil

Aturan 2 menit dapat digunakan dalam banyak cara. Ada banyak hal tentang pemanfaatan aturan untuk melakukan tugas-tugas singkat dan sederhana seperti penyusunan email, dan panggilan telepon, tetapi aturan tersebut dapat diterapkan untuk proyek yang lebih ambisius. Bagaimana? Setiap tugas besar dapat dibagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Berkat ini, proyek yang menuntut dan menakutkan, berubah menjadi daftar tugas yang spesifik, nyata, dan sederhana untuk dilakukan. Modifikasi semacam itu dapat membantu Anda memulai proyek tanpa merasa kewalahan.

Aturan 2 menit dalam latihan

Tidak masalah jika Anda menghabiskan hari Anda di kantor atau di rumah, hari Anda adalah daftar tugas yang harus dilakukan. Di bawah ini kami menyajikan beberapa contoh kegiatan yang dapat diterapkan aturan 2 menit . Itu hanya contoh, tetapi mereka dapat membantu mengidentifikasi tugas sehari-hari Anda.

Beberapa tugas ditunda karena berbagai alasan. Kegiatan tersebut tidak dapat dihindari dalam jangka panjang. Cepat atau lambat seseorang harus melakukannya. Lebih baik melakukannya sekaligus. Salah satunya adalah mencuci piring. Dan lebih baik mencuci piring segera setelah makan. Hal yang sama berlaku untuk membuang sampah, mengajak anjing jalan-jalan, atau melakukan pekerjaan rumah tangga sederhana lainnya. Aturan 2 menit akan membantu Anda menghemat waktu dan melepaskan energi yang dibutuhkan untuk tugas yang lebih penting.

Aturan 2 menit untuk komunikasi

Ketika selama bekerja Anda menerima email, Anda cenderung untuk segera membuka dan membacanya. Maka ini semua yang Anda lakukan karena Anda mengingatkan diri sendiri tentang tugas penting saat ini, dan Anda memutuskan untuk menanggapinya nanti. Tidak ada waktu yang lebih baik dari sekarang, maka jika Anda mengetahui isi email dan Anda telah menghabiskan waktu Anda untuk membacanya – segera tanggapi. Jangan menunggu apalagi jika pesannya mudah, dan tidak membutuhkan usaha yang lebih besar.

Berkat ini, Anda akan yakin bahwa Anda tidak akan melupakannya. Situasi serupa adalah dengan panggilan telepon dan pesan untuk diteruskan ke kolega Anda. Pengenalan aturan ini adalah solusi yang bagus untuk orang-orang, yang tidak suka berbicara melalui telepon. Menunda dan menunda tidak pernah membantu. Lebih baik melakukan sesuatu secara langsung.

Manfaat dari aturan 2 menit

Banyak teknik memiliki tujuan yang sama – manajemen waktu yang lebih baik. Manfaat terbesar dari aturan 2 menit adalah kenyataan, bahwa tidak ada sistem yang terlibat. Anda tidak perlu mempersiapkan diri, tidak perlu memiliki sistem atau aplikasi apapun. Aturannya sederhana - bertindak sekaligus.

Satu tugas 2 menit bukanlah masalah, tetapi seluruh daftar tugas kecil menciptakan perasaan berat yang sulit untuk dilawan. Selain itu, pada siang hari daftar menjadi semakin panjang dengan semua tugas, aktivitas, dan tugas baru. Ini menyedot energi dan mencegah fokus.

Penggunaan aturan 2 menit tidak hanya mengurangi tingkat stres tetapi juga meningkatkan kepuasan. Realisasi bahkan tugas paling sederhana memberi Anda perasaan hak pilihan dan membawa energi yang dibutuhkan untuk realisasi tugas lain.

2 menit membangun aturan dan kebiasaan

Menggunakan metode ini tidak hanya membantu Anda membentuk kebiasaan melakukan aktivitas dengan segera, tetapi juga dapat menjadi metode yang baik untuk memperkenalkan kebiasaan baru yang efektif . Ada saat-saat ketika kita ingin melakukan sesuatu untuk diri kita sendiri: memulai kursus bahasa baru, memperkenalkan rutinitas membaca buku, atau mulai berolahraga, tetapi sepertinya kita tidak punya cukup waktu untuk itu.

2 menit disisihkan per hari tidak terdengar buruk, kan? Mungkin ini adalah langkah yang baik untuk memulai perjalanan baru dan membangun kebiasaan baru. Mungkin ternyata, seiring waktu, Anda akan memperpanjang waktu untuk latihan baru Anda, tetapi aturan 2 menit ada di sini untuk membantu Anda melanjutkan di awal dan mengatasi penundaan.

Blok waktu

Tugas singkat yang hanya membutuhkan waktu 2 menit biasanya mudah dilakukan. Mereka mungkin menghabiskan banyak waktu Anda jika jumlahnya banyak. Bagaimana jika ada proyek besar dan penting yang harus diselesaikan tepat waktu, dan membutuhkan perhatian khusus Anda? Tidak semua aktivitas Anda dapat dibagi menjadi potongan-potongan kecil atau langkah-langkah.

Beberapa tugas membutuhkan fokus dan konsentrasi yang dalam. Jika Anda berurusan dengan proyek seperti itu, cobalah untuk memblokir waktu Anda. Pemblokiran waktu memungkinkan Anda untuk berkonsentrasi pada satu tugas selama seluruh durasi waktu yang ditentukan. Jangan berhenti bekerja sampai pekerjaan selesai. Istirahat yang berulang dalam proses menurunkan kemampuan untuk berkonsentrasi dan membuat pekerjaan Anda kurang efisien.

Ringkasan

Aturan 2 menit berguna saat Anda mengerjakan aktivitas yang membutuhkan banyak konsentrasi dan fokus. Alih-alih mencoba melakukan semuanya sekaligus, aturan tersebut mendorong orang untuk memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, yang dapat membantu mereka menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Aturan ini dapat diterapkan pada tugas atau aktivitas apa pun yang perlu Anda lakukan.

Misalnya, jika Anda memiliki banyak email untuk ditulis, akan lebih baik jika Anda memulai dengan email yang membutuhkan lebih sedikit waktu dan tenaga. Dengan cara ini, Anda tidak akan lelah dan akhirnya menunda-nunda tugas yang lebih sulit di kemudian hari. Aturan 2 menit adalah peretasan produktivitas yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa Anda tidak membuang waktu untuk tugas yang tidak perlu Anda lakukan. Ini adalah alat untuk pengendalian diri.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting