4 Langkah Merancang dan Menjalankan Latihan Meja yang Efektif

Latihan meja, yang sering disingkat TTX atau TTE, adalah bentuk khusus dari persiapan menghadapi krisis. Itu menonjol dari pendekatan lain untuk manajemen risiko dengan ciri khasnya – suasana bebas stres. Dengan demikian, tim berbicara melalui lingkup tindakan individu yang harus diambil, peran anggota tim tertentu serta skenario yang memungkinkan, semuanya dalam bentuk diskusi kelompok yang difasilitasi.

Itu semua terjadi melalui berbicara, berbagi dan menemukan solusi, bukan, seperti dalam kasus latihan lapangan, melakukan atau bertindak. Dalam bentuk seperti itu, hal yang krusial adalah mempelajari dan melihat apakah ketentuan teoretis diterjemahkan menjadi keadaan darurat yang sebenarnya. Dari artikel ini, Anda akan mempelajari nilai apa yang dapat dibawa oleh latihan tabletop ke organisasi, kapan perlu dilakukan dan bagaimana menjalankannya dengan benar.

Aturan dasar untuk melakukan latihan meja

Latihan meja adalah pertemuan yang bertujuan untuk merancang prosedur yang harus diikuti dan langkah-langkah yang harus diambil selama keadaan darurat. Bergantung pada jenis organisasinya, ini mungkin melibatkan cara-cara untuk menanggapi serangan dunia maya, bencana alam seperti gempa bumi, atau serangan teroris yang tiba-tiba. Itu juga bisa memiliki cakupan yang lebih santai, seperti mencari tahu bagaimana menangani kehilangan anggota tim penting atau kemunculan tiba-tiba pesaing di pasar.

Terlepas dari tingkat kedaruratannya, latihan di atas meja memiliki satu kesamaan: skenario siap pakai dengan langkah-langkah spesifik yang harus diambil dan perkembangannya. Tanpa skenario, melakukan TXT tidak masuk akal. Ini karena tujuan utama dari latihan ini adalah untuk memeriksa apakah ketentuan teoretis yang berlaku di organisasi tercermin dalam kenyataan dan apakah perubahan perlu dilakukan. Jadi, jika organisasi Anda tidak memiliki rencana tindakan yang pasti jika terjadi keadaan darurat, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menulis skenario seperti itu.

Latihan berlangsung di lingkungan yang santai untuk memungkinkan semua anggota tim menentukan peran mereka dalam menanggapi situasi tertentu dengan bebas dan mendiskusikan masalah yang meresahkan tanpa rasa takut atau malu. Di sini, ini bukan tentang persaingan dan menguji apakah karyawan dapat bertindak di bawah tekanan, tetapi tentang belajar dan bekerja sebagai sebuah tim.

Nilai apa yang dibawa oleh latihan di atas meja?

Melakukan latihan di atas meja tidak memakan waktu seperti latihan di lapangan, tetapi tetap membutuhkan waktu yang mendedikasikan dan mengumpulkan anggota tim individu. Anda harus melakukan beberapa sumber daya tetapi apa yang akan Anda dapatkan sebagai imbalannya adalah banyak manfaat tidak hanya untuk organisasi tetapi juga untuk anggota tim.

Nilai bagi organisasi yang dapat diberikan TXT

• Memverifikasi prosedur selama pertemuan biasa jauh lebih disukai daripada pengujian "langsung" selama krisis
• Peluang untuk menyempurnakan aturan, menutup kesenjangan, dan menerapkan tindakan korektif
• Peluang untuk meningkatkan teknik tanggap darurat
• Memperkuat ikatan antara anggota tim individu
• Verifikasi bahwa karyawan mengetahui dan mengikuti ketentuan teoretis dari protokol

Nilai bagi anggota tim yang dapat diberikan TXT

• Peluang untuk bekerja melalui peran Anda dalam format kasual
• Kondisi yang lebih baik untuk mengingat langkah selanjutnya dalam menghadapi situasi tertentu
• Kesempatan untuk bertanya, perluas pengetahuan Anda
• Menjalankan skenario dan pengujian memfasilitasi saran untuk perubahan atau peningkatan pada catatan individual

Bagaimana cara melakukan latihan meja?

1. Identifikasi tujuan melakukan tabletop exercise

Merencanakan tabletop exercise harus dimulai dengan menentukan tujuan yang ingin Anda capai setelah dilaksanakan dan bagaimana Anda berencana menerapkan hasil yang dicapai. Bagi sebagian orang, masalah utamanya adalah mendidik anggota tim yang melewatkan kesempatan untuk menganalisis berbagai ketentuan dalam rencana sebelumnya. Orang lain akan menemukan di dalamnya kesempatan untuk menilai apakah prinsip-prinsip teoretis tercermin dalam kenyataan. Apa pun insentif utama Anda untuk melakukan latihan semacam itu, latihan tersebut pasti akan memberikan manfaat yang jauh lebih banyak daripada yang Anda rencanakan.

2. Tunjuk orang-orang yang terlibat dan tentukan peran mereka dalam latihan

Meski tabletop exercise bersifat statis dan dilakukan dalam bentuk percakapan kelompok santai, namun tetap ada aturan tertentu yang harus diikuti. Anda harus menunjuk orang-orang yang akan berpartisipasi dalam latihan dan memberi mereka peran khusus. Orang lain dapat melihat dan mengikuti skenario, tetapi untuk menghindari kekacauan mereka tidak boleh mengambil bagian aktif selama latihan itu sendiri. Pengamat juga dapat menyuarakan sudut pandang mereka, yang dapat berguna selama evaluasi dan dokumentasi latihan, jadi sebaiknya atur waktu untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan saran tepat setelah TXT.

Elemen vital dari keseluruhan upaya ini adalah penunjukan pemimpin/fasilitator yang tepat. Anda dapat memutuskan seseorang dari tim Anda atau mempekerjakan seorang profesional untuk tugas ini. Either way, itu harus seseorang yang tidak hanya mengetahui skenario dan aturan perusahaan dan tugas anggota tim individu dengan sangat baik tetapi juga memiliki kualitas interpersonal khusus untuk melakukan latihan dengan benar.



Fasilitator harus mengetahui dan memutuskan dengan hati-hati kapan harus mengikuti dan kapan harus memimpin kelompok. Aset utama yang juga harus dimiliki adalah kemampuan untuk menyediakan kondisi yang nyaman untuk diskusi kreatif dan memimpin debat agar tetap pada intinya. Seorang pemimpin latihan meja yang mapan akan merasakan kelompok dan menjaga keseimbangan yang baik antara kelonggaran dan aturan yang kaku.

3. Identifikasi skenario tertentu

Skenario harus menanggapi potensi ancaman yang paling nyata bagi organisasi. Banyak hal bergantung pada jenis bisnisnya, tetapi juga lokasi kantor pusatnya. Rencana aksi semacam itu dapat mengatasi terjadinya badai atau elemen lain, tetapi juga menentukan langkah selanjutnya untuk menangani serangan peretasan besar-besaran.

Terlepas dari apa tujuan Anda, skenario harus menentukan dan menjelaskan secara rinci situasi yang cukup realistis. Itu harus mencakup pertanyaan bagi individu untuk menempatkan mereka pada pola pikir yang benar dan memeriksa apakah mereka membuat keputusan yang tepat. Ini karena setiap anggota tim harus tahu siapa yang harus dihubungi jika terjadi krisis, tindakan apa yang penting, serta sumber daya mana yang harus diprioritaskan dan dilindungi. Mereka perlu membiasakan diri dengan skenario umum sebelum pertemuan yang dijadwalkan sehingga mereka dapat mempersiapkannya dengan baik.

Skenarionya harus menyertakan skrip tertentu, namun ada baiknya bertaruh pada beberapa fleksibilitas di sini. Mungkin selama diskusi, poin lebih lanjut akan berubah dan pendekatan anggota tim akan memberi penerangan baru pada keseluruhan situasi. Dalam kasus seperti itu, yang terbaik bagi pemimpin untuk tidak mengganggu diskusi, biarkan mengalir dan sedikit menyimpang dari naskah asli untuk menempa naskah yang lebih baik dan ditingkatkan.

4. Ingat analisis terakhir

Latihan membuat anggota tim memahami peran mereka dan menguji apakah mereka mengetahui berbagai ketentuan untuk merespons dengan benar jika terjadi keadaan darurat. Namun, nilai sebenarnya dari tabletop exercise berasal dari analisis diskusi ini dan terletak pada peluang untuk melakukan perbaikan dan menyempurnakan solusi yang sudah ada. Itulah mengapa sama pentingnya untuk menganalisis keseluruhan acara setelah latihan berlangsung dan membuat laporan berdasarkan itu. Informasi ini dapat meningkatkan rencana darurat dan memverifikasi celah di dalamnya.

Apakah tabletop selalu merupakan solusi yang tepat?

Secara alami, setiap pendekatan manajemen risiko dan kesiapsiagaan darurat memiliki pro dan kontra. Hasil yang mereka berikan dibentuk oleh beberapa variabel yang muncul, lingkungan dan keadaan serta orang-orang. Hal yang sama berlaku untuk latihan di atas meja. Tidak dapat disangkal, latihan ini memungkinkan Anda menguji pedoman yang ada dan mengevaluasi lingkungan dan manusia. Ini juga memungkinkan Anda untuk belajar tentang saran dari anggota tim lainnya.

Ini juga merupakan kesempatan belajar dan bertanya yang bagus yang tidak melibatkan banyak sumber daya dan tidak terlalu padat karya. Terlebih lagi, latihan semacam itu juga dapat dilakukan dari jarak jauh, sehingga akan bekerja dengan baik untuk organisasi yang memiliki lokasi berbeda di seluruh dunia.

Namun, ini tidak berarti bahwa metode ini adalah solusi yang ideal, tetapi juga memiliki kekurangan. Pertama, suasana santai dan pembicaraan teoretis tidak akan pernah mencerminkan peristiwa nyata, di mana bahkan karyawan yang dipersiapkan dengan baik pun bisa gagal, karena stres dan kebutuhan untuk bertindak terburu-buru ditambahkan. Selama tabletop exercise, Anda dapat memeriksa apakah setiap orang mengetahui peran mereka, tetapi Anda tidak akan selalu mendeteksi semua kekurangan dalam rencana tersebut. Beberapa di antaranya hanya akan muncul dalam situasi kehidupan nyata, bukan dalam diskusi teoretis.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting