4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio | #24 Memulai manajemen proyek

Manajemen 4P memiliki banyak kesamaan – mereka membutuhkan keterampilan organisasi dan interpersonal, serta fleksibilitas dan kemampuan untuk memotivasi tim. Tapi apa yang tersembunyi di bawah empat huruf P?

4P manajemen – daftar isi:

1. Perkenalan
2. 4P – Proyek, produk, program, portofolio
3. Manajemen proyek
4. Manajemen Produk
5. Manajemen program
6. Manajemen portofolio
7. Ringkasan

Perkenalan

Perusahaan kecil sering mengimplementasikan satu proyek atau membuat satu produk. Dalam kasus seperti itu, ini adalah satu-satunya tujuan organisasi. Namun, ketika perusahaan tumbuh, strateginya membutuhkan pandangan yang lebih luas untuk masa depan dan tujuannya beragam, ada baiknya mempertimbangkan cara terbaik untuk mengatur manajemen proyek agar implementasinya seefisien mungkin.

4P – Proyek, produk, program, dan portofolio

4P berarti kelompok tugas yang sedikit berbeda dan seringkali saling terkait. Ini adalah:

• proyek
• produk
• program
• portofolio

Di bawah ini, mari kita lihat lebih dekat apa ini dan mengapa penting untuk mengetahui secara spesifik saat mulai merencanakan, mengatur tugas, dan melaksanakan proyek.

Manajemen proyek

Setiap proyek dapat dilakukan secara mandiri. Itu juga dapat ditampilkan sebagai bagian dari program atau portofolio. Ini memiliki awal dan akhir yang ditentukan, dan tujuannya adalah untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil lain yang unik.

Fitur karakteristik proyek meliputi:

• waktu mulai dan berakhir yang ditentukan
• tujuan yang ditentukan
• tim sementara yang dibentuk khusus untuk melaksanakan tugas ini

Banyak Manajer Proyek menangani banyak proyek secara bersamaan. Ini terutama berlaku untuk proyek yang termasuk dalam satu program atau portofolio. Tetapi bagaimana sebuah proyek berbeda dari sebuah produk?

Manajemen Produk

Manajemen produk berbeda dari manajemen proyek terutama karena tidak ada kerangka waktu yang ditetapkan. Manajer Produk harus mengetahui dengan baik produk yang mereka awasi dan merencanakan pengembangannya. Mereka menetapkan prioritas, menambah fitur baru, meningkatkan yang sudah ada, serta mengelola anggaran pengembangan produk dengan menyeimbangkan kemampuan perusahaan dan harapan pelanggan.

Kita dapat membedakan produk dari proyek dengan menganggapnya sebagai objek fisik permanen. Ini karena suatu produk mempertahankan identitas konstan meskipun mengalami penyesuaian. Sebuah produk bisa berupa ponsel cerdas yang berubah tergantung pada aplikasi yang diinstal dan cara personalisasinya.

Tidak seperti proyek, produk tidak memiliki siklus hidup yang ditentukan. Oleh karena itu, manajemen produk dicirikan oleh:

• perbaikan terus-menerus dalam menanggapi perubahan kebutuhan pelanggan
• kontinuitas
• perencanaan adaptasi
• bekerja dengan tim pengembangan produk permanen

Suatu produk dapat dikembangkan melalui proyek – sementara dan diimplementasikan selama beberapa waktu. Kembali ke contoh smartphone, proyek pengembangan produk dapat menyertakan pembaruan perangkat lunak untuk mempermudah penggunaan kamera di malam hari.

Manajemen program

Menurut PMBOK, programnya adalah:

Kumpulan proyek terkait, dan terkadang program yang lebih kecil, yang dikelola bersama untuk membangun nilai yang tidak dapat diberikan oleh pengelolaan masing-masing secara terpisah. (Versi en: "Program. Proyek terkait, program anak perusahaan, dan kegiatan program dikelola secara terkoordinasi untuk mendapatkan manfaat yang tidak tersedia dari pengelolaannya secara individual.")

Manajemen proyek dan produk melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan tugas yang merupakan bagian dari profil organisasi dan mengarah pada realisasi tujuan yang berguna bagi pelanggan atau perusahaan itu sendiri. Manajemen program, di sisi lain, melibatkan penentuan proyek mana yang perlu diimplementasikan dalam organisasi untuk mencapai salah satu tujuan strategis secara efektif dan tepat waktu. Perencanaan jangka menengahlah yang menentukan prioritas apa yang harus diberikan pada setiap proyek, serta penentuan berkelanjutan tentang hubungan yang seharusnya di antara mereka.

Mari kita perhatikan contoh Program "Cabang Perusahaan Baru". Ini mungkin terdiri dari:

• Proyek A, untuk memilih lokasi dan melengkapi markas baru
• Proyek B , untuk mempekerjakan tim di kota baru
• Proyek C , untuk menyelenggarakan pesta rumah baru perusahaan
• Proyek D , untuk membangun basis pelanggan lokal

Antara lain, manajemen program harus memperhitungkan waktu proyek A, B dan C. Mengelola setiap proyek tanpa mengetahui status proyek lainnya bisa berakhir, misalnya dengan mengadakan pesta syukuran ketika renovasi kantor pusat belum selesai. , atau… tim belum dipekerjakan.

Setiap proyek yang membentuk program dilaksanakan secara terpisah, dan hasilnya bergantung pada tugas yang dilakukan, yang membawa risiko berbeda. Oleh karena itu, perbedaan utama antara manajemen proyek dan program terkait dengan perspektif evaluasi hasil, dan pendekatan variabilitas. Ini adalah:

• Asumsi penerimaan ketidakpastian hasil
• Kebutuhan akan manajemen perubahan yang efektif
• Penyesuaian prioritas yang hati-hati dengan status saat ini dari setiap proyek
• Perspektif jangka panjang dalam mengevaluasi manfaat program.

Manajemen portofolio

Portofolio proyek adalah istilah yang lebih jarang digunakan daripada program tetapi pemisahan portofolio proyek di perusahaan sangat berguna ketika kita secara berkala mengimplementasikan proyek yang sifatnya serupa. Finalisasi masing-masing proyek yang termasuk dalam portofolio tidak bergantung satu sama lain, seperti halnya dengan sebuah program.

Misalnya, untuk perusahaan yang mengembangkan perangkat lunak untuk ponsel cerdas, portofolio terpisah dapat berupa implementasi proyek:

• pembaruan, misalnya:
• pembaruan perangkat lunak kamera,
• pembaruan keamanan untuk melindungi dari berbagai jenis serangan,
• perangkat lunak tambahan, misalnya:
• memungkinkan pengguna untuk memilih kulit dan ikon,
• menambahkan 3 fitur yang paling sering disarankan oleh pengguna,
• pemfaktoran ulang, misalnya:
• meningkatkan kode bagian modular aplikasi,
• menulis ulang kode yang paling membebani perangkat.

Portofolio adalah kumpulan proyek dan program terpusat yang sedang berlangsung di perusahaan. Manajemen mereka terutama ditujukan untuk mencapai tujuan strategis organisasi. Seperti proyek dan program, portofolio harus merinci:

• tonggak - untuk memiliki gambaran yang jelas tentang sub-tujuan, pencapaian mereka, dan rencana untuk menghadapi kegagalan,
• rencana manajemen risiko,
• pemangku kepentingan – yaitu, semua yang tertarik dengan status implementasi portofolio

Namun, aspek terpenting dari manajemen portofolio proyek perusahaan adalah menetapkan skema prioritas. Ini memastikan bahwa semua proyek, produk, program, dan portofolio yang diterapkan dan direncanakan di perusahaan mendapatkan tempatnya dalam hierarki tugas yang harus diselesaikan.

Apa perbedaan antara 4P?

Manajemen masing-masing 4P – proyek, produk, program, dan portofolio – berbeda dalam beberapa hal. Yang paling penting adalah perbedaan dalam bidang subjek manajemen dan sifat tim.

Subjek manajemen dalam 4P berbeda karena tingkat detail tugas yang dilakukan dan kedekatannya dengan pelanggan.

Dalam kasus proyek, Manajer Proyek dan Manajer Produk mengawasi pelaksanaan tugas dan pembuatan solusi yang ditujukan langsung ke pelanggan. Dalam kasus program, proyek terkait dan hubungannya adalah subjek manajemen. Dalam portofolio, manajemen memperhatikan semua program dan proyek dalam organisasi mengenai tujuannya, sehingga peran dan tugas Manajer Portofolio terletak paling jauh dari pelanggan.

Namun, tugasnya harus tetap berpusat pada hubungan antara misi organisasi, tujuan dan kebutuhan klien.

Perbedaan antara 4P juga berlaku untuk tim. Dalam sebuah proyek, tim dibentuk selama durasi proyek tertentu, sehingga implementasi proyek seringkali hanya menjadi bagian dari tanggung jawab peserta.

Situasinya berbeda dalam kasus produk – di sini tim permanen dibangun, yang tugas utamanya dan seringkali satu-satunya adalah mengerjakan produk. Ini mengurangi risiko downtime antara proyek yang mengembangkan produk. Kebutuhan transfer pengetahuan, yaitu implementasi anggota tim baru yang memakan waktu, juga lebih jarang.

Sebaliknya, tim yang dikelola oleh Manajer Program dan Portofolio, dibuat bersama oleh Manajer Proyek dan Produk dari seluruh organisasi, serta analis, konsultan, dan pakar bisnis tingkat tinggi.

Ringkasan

4P terdiri dari manajemen proyek, produk, program dan portofolio. Manajemen masing-masing berbeda dalam detail, sifat tim, dan tanggung jawab.

Sebuah proyek adalah usaha yang mendasari dan terikat waktu dengan durasi dan tujuan tertentu. Suatu produk dapat dikembangkan melalui proyek, tetapi tidak memiliki siklus hidup yang pasti dan perkembangannya terkait erat dengan harapan pelanggan. Program adalah kumpulan proyek yang saling terkait dari berbagai jenis yang melayani tujuan bersama. Portofolio dapat didefinisikan sebagai kumpulan proyek dari jenis yang sama, dilakukan secara siklis atau paralel, berfungsi untuk menyelaraskan semua P lainnya dengan tujuan strategis organisasi dengan cara terbaik.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek